Om DiVA och DiVA-konsortium Riksantikvarieämbetet, 10 maj 2017 Aina Svensson & Urban Ericsson Enheten för digital publicering, UUB

Innehåll Om oss DiVA konsortium Förvaltningsmodell Om DiVA – sökgränssnitt, funktioner Vidareutveckling Att gå med i DiVA

Enheten för digital publicering Vilka är vi? En enhet inom Uppsala universitetsbibliotek. Leder DiVA-konsortium och vidareutveckling av DiVA. Arbetar även med DiVA och Open Access-frågor vid Uppsala universitet samt avhandlingsproduktion och grafisk formgivning. Här sitter vi Carolina Rediviva

DiVA portal DiVA-medlemmar Använder samma system Styr gemensamt systemets utveckling Gemensam finansiering via avgifter Gemensam sökingång via DiVA-portal 960 000 referenser/280 000 i fulltext Layout och viss funktionalitet kan anpassas lokalt …

45 DiVA-medlemmar Försvarshögskolan Gymnastik- och idrottshögskolan Blekinge tekniska högskola Ersta Sköndal högskola Försvarets materielverk Försvarshögskolan Gymnastik- och idrottshögskolan Havs- och vattenmyndigheten Högskolan Dalarna Högskolan i Borås Högskolan i Gävle Högskolan i Halmstad Högskolan i Skövde Högskolan Kristianstad Högskolan Väst Institutet för språk och folkminnen Jönköping University Karlstads universitet Konstfack KTH - Kungliga Tekniska Högskolan Kungl. Konsthögskolan Kungl. Musikhögskolan Linköpings universitet Linnéuniversitetet Luleå tekniska universitet Mittuniversitetet Mälardalens högskola Nationalmuseum Naturhistoriska riksmuseet Naturvårdsverket Nordiska Afrikainstitutet Nordiska ministerrådet Nordiska museet Polarforskningssekretariatet Riksarkivet RISE – Research Institutes of Sweden Röda Korsets högskola SMHI Sophiahemmet Högskola Stockholms konstnärliga högskola Stockholms universitet Södertörns högskola Teologiska högskolan Stockholm Umeå universitet Uppsala universitet VTI, Statens väg- och transportforskningsinstitut Örebro universitet I höst påbörjas Institutet för språk och folkminnen, Teologiska högskolan Stockholm, Trafikverket

DiVA-utveckling 2000 – start, fokus avhandlingar i fulltext DiVA 17 år! 2000 – start, fokus avhandlingar i fulltext 2003 – 5 medlemmar (konsortium) 2008 – 17 medlemmar (ny version av DiVA) 2010 – 27 medlemmar 2013 – 34 medlemmar 2016 – 44 medlemmar (ny funktionalitet; dataset och projekt) 2017 (maj) – 45 medlemmar + fler intresserade

Vad finns i DiVA? Publikationer som produceras vid ett lärosäte/myndighet: Tidskriftsartiklar Rapporter, working papers Skriftserier Konferenspublikationer Avhandlingar Studentuppsatser Tidskrifter Parallellpublicerade artiklar, kapitel mm Dataset Konstnärlig output etc

DiVA webbstatistik (Miljoner) Nedladdningsstatistik för DiVA visar att vi har en stor mängd besökare. I dagsläget finns ca 820 000 referenser, varav 230 000 tillgängligt i fulltext via DiVA-portal. 770 000 referenser, varav ca 220 000 finns öppet tillgängliga i fulltext 40 miljoner nedladdade fulltexter (enbart under 2014) och 68 miljoner besökta webbsidor (under 2014) Har vi statistik från 2015?? (År) Sammanlagt finns ca 960 000 referenser, varav 280 000 i fulltext i DiVA (nov 2016)

DiVA system & konsortium DiVA som system: DiVA ägs av Uppsala universitet och förvaltas vid Uppsala universitetsbibliotek. DiVA som konsortium: DiVA vidareutvecklas i samarbete mellan samtliga anslutna medlemmar som ett konsortium. Gemensamma beslut om budget och strategiska mål för vidareutveckling. UU äger systemet DiVA: Det betyder att UUB ansvarar för att bemanna förvaltningsorganisationen som består av systemutveckling, förvaltning, drift och support. I det ingår ansvar för personal, arbetsmiljö och budget samt planering och fördelning av personalresurser. Konsortium: Det betyder att samtliga DiVA-medlemmar gemensamt beslutar om budget och strategiska mål för vidareutveckling av systemet. Dessa beslut tas vid det årliga mötet då bl.a. förvaltningsplanen ska godkännas.

DiVA konsortiet - ny styrstruktur! Varför ny styrstruktur? Ökat antal DiVA-medlemmar. DiVA får en allt mer betydande roll i det nationella ekosystemet. Beslut ska kunna fattas även mellan systemägargruppens årliga möten. Krav på en tydlig och effektiv beslutsstruktur. Beslut att tillsätta en styrgrupp togs vid systemägarmötet 9 maj 2017. Systemägargruppen byter namn till ”Stämman”. Stämman tillsätter en styrgrupp, som ska finnas på plats till midsommar.

Styrgrupp (under tillsättning) Förvaltningsmodell för DiVA (utgår från systemförvaltningsmodellen pm3) Verksamhet IT (UUB) Stämma (beslutande) Drift Förvaltningsledning Styrgrupp (under tillsättning) Vidare-utveckling Arbetsgrupper Modell för systemförvaltning: pm3 (används även för andra IT-objekt inom Uppsala universitet) Bygger på tydliga roller och samverkan mellan verksamhet och IT-utveckling Förvaltningsorganisation: Stämman: Består av en representant per medverkande organisation, vanligen bibliotekschef/motsvarande på ledningsnivå. Beslutar om budget (avgifter) och övergripande inriktning. Möte 1 gång/år. Styrgrupp: Under tillsättning efter utredning av ny styrstruktur för konsortiet. För större frågor bildas arbetsgrupper som tar fram underlag/kravspecifikationer till utvecklingen. Förvaltningsledningen (UUB): Leder och samordnar verksamheten och ansvarar för drift och utveckling Utveckling (UUB): Uppdateringar släpps ca en gång i månaden, vanligen måndag kväll, kort driftstörning i samband med det. Support (UUB): Under kontorstid, per mail och telefon. Central support vid UUB, Drift (UUB): Servrarna finns i UU:s serverhallar. Lagring och back-up på två olika platser I Uppsala. Uppetid nästan 100%, Specialistgruppen (operativ) Support Lokala användare, forskare, studenter

Förvaltningsorganisation – ”verksamheten” Stämman 1 representant per medlem (vanligen bibliotekschef/motsvarande på ledningsnivå). Beslutar om budget/avgifter och övergripande inriktning. Möte 1 gång/år. Specialistgruppen Representanter på operativ nivå som arbetar med DiVA lokalt. Kontaktpersoner mot lokala användare och den centrala DiVA-supporten. Möten 2 gånger/år, utbyte via e-postlista och wiki. Styrgrupp (under tillsättning, juni 2017) Tillsätts av stämman, valberedning utsedd (maj 2017).

Förvaltningsorganisation – IT vid Uppsala UB IT vid Uppsala universitetsbibliotek: Förvaltningsledning Leder och samordnar verksamheten och ansvarar för drift och utveckling. Utveckling Utvecklingsarbetet sker i sprintar dvs. ca 3 veckors perioder. Support Under kontorstid, per mail och telefon. Drift Servrarna finns i Uppsala universitets serverhallar. Lagring och back-up på två olika platser i Uppsala.

Mötesstruktur - sammanfattning DiVA specialist/användarmöten Vår och höst (hos olika medlemmar). DiVA stämman November (Uppsala). DiVA styrgrupp Förslag 3-5 per år.

URI, stabila länkar (KB) urn:nbn Funktioner/användning Spridning (exempel) Open access-publicering Webbsidor och publikationslistor Webbshop-koppling SwePub LIBRIS uppsatser.se, avhandlingar.se Utvärdering, bibliometri CV/webbsidor OpenAIRE/BASE Import/export DiVA används för registrering, lagring, tillgängliggörande och spridning av en organisations publikationer Open access-publicering: original- och parallellpublicering, även retroaktiv publicering av digitaliserade verk. Lagring av tryckoriginal och andra filer. Funktion för att länka till en webshop (print-on-demand) Bibliografisk redovisning för bibliometri, utvärdering och statistik CV/webbsidor: skapa publikationslistor och t.ex. visa dem på en egen webbplats. Även möjligt att skapa egna sökgränssnitt med hjälp av utsökningar (exempel senare) Import/export av referenser och fulltextpublikationer i olika format Långtidsbevarande: Långsiktig förvaltning via förvaltningsplan. Permanenta identifikatorer, versionshantering och registering av förändringar i systemet (Fedora). Borttagen information och filer kan återställas. Öppna filformat, främst XML och PDF. Kontinuerlig översyn av filformat. Lagring och back-up sker i särskilt anpassade lokaler vid Uppsala universitets centrala IT-avdelning. URI, stabila länkar: Varje publikation i DiVA får ett urn:nbn som även används för att skapa beständiga länkar. Hanteras via länkserver på Kungl. Biblioteket. Det är även möjligt att ange andra stablia id som doi eller Web of Science-id. Spridning: DiVA är interoperabelt (OAI-PMH) och många tjänster höstar DiVA. Här ett urval, Ytterligare funktioner som är mer relevanta för lärosäten: Digital spikning av avhandlingar Digital arkivering av allmänna handlingar såsom studentuppsatser Primo, Summon, Ebsco m fl Digital arkivering (arkivpaket) Google Scholar etc. E-plikt (KB) Dataset URI, stabila länkar (KB) urn:nbn 15

Hur funkar DiVA – olika gränssnitt Gemensam DiVA-portal Lokalt sökgränssnitt med egen layout Administrativt gränssnitt (kräver inloggning) Registrering/import, uppladdning, ändring Granskning och publicering Hantering av användare, rättigheter, listor, e-post, beställningsprofiler Utsökning och export (publikt) RSS/Atom, referensformat, OAI-PMH (Libris, SwePub m.fl.), lokal webb, sökmotorer

1) DiVA portal

2) Lokalt sökgränssnitt (Uppsala)

2) Lokalt sökgränssnitt (Nordiska ministerrådet)

Formulär för Avancerad sökning:

Träfflista i DiVA Avgränsa sökning

Publikation med omslagsbild i DiVA

3) Administrativt gränssnitt

domainAdmin -behörighet Administrativt gränssnitt (Uppsalas DiVA) Länkar valda lokalt domainAdmin -behörighet

Behörigheter i DiVA Staff/User (forskare/anställda) (Student) kan registrera och importera poster och i vissa fall ändra i egna poster (Student) kan enbart registrera studentuppsatser DomainAdmin (bibliotekarie/motsvarande) behörighet att administrera användare och grupper på lärosätesnivå Admin behörighet att hantera publikationer enligt tilldelad roll, t.ex. publicera fulltexter, granska/ändra poster (tilldelas av domainAdmin)

Publikationstyper i DiVA

Registreringsformulär Kontrollerade listor för bl.a. organisation, förlag, tidskrift, serie, ämneskategorier, språk Tre steg: Manuell registrering eller import av bibliografiska uppgifter Uppladdning av filer (går att ange embargoperiod både för filer och själva posten) Kontroll

Publikationsflödet i DiVA Bibliografisk granskning i efterhand - Referenser publiceras direkt Publikationer med fulltexter Avhandlingar och studentuppsatser Möjligt att låsa poster när bibliografisk granskning är klar.

3) Utsökning och export

3) Utsökning och export – hur? Skapa önskad sökfråga. Välj format och sortering.

DiVA som publiceringsplattform för Open Access-tidskrifter

Arbetet med DiVA-utveckling Förslag kan komma in olika vägar Supporten Specialistlistans e-postlista. I samband med DiVA-möten. Förvaltningsledning i Uppsala bevakar förändringar (t.ex. anpassning SwePub) så att DiVA anpassas och uppdateras. Beslut om utveckling – bedömningsfråga Små till medelstora förändringar - blir ett ärende, prioriteras inför kommande sprintstart. Stora förändringar som innebär mer omfattande utvecklingsinsats  arbetsgrupp och strategigrupp. Bedömning och beslut görs av förvaltningsledning (UU) efter insamlad information i relation till utvecklingsinsats.

Vidareutveckling Publikationstypen Dataset Gemensamma bibliografiska poster Gemensamma personposter som kopplar ihop lokala användarnamn och andra person-ID:n Gemensamma ”projekt-poster” som kan kopplas till person/organisation/publikation (CRIS) CRIS = Current Research Information System Stora prioriterade punkter, dessutom en hel del mindre saker

DiVA – SwePub/SweCris – VR Prisma = VRs ansökningssystem SweCris = nationell projektdatabas VR Prisma Publ. Publ. DiVA SwePub Publ. Proj. SweCris Proj.

Publikation Projekt DiVA Person Organisation Artikel, Dataset, Rapport mm. Formas Forte Energimyndigheten Institutet för arbetsmarknads- och utbildningspolitisk utvärdering (IFAU) Ragnar Söderbergs Stiftelse (RSS) Riksbankens Jubileumsfond Rymdstyrelsen Stiftelsen för strategisk forskning Strålsäkerhetsmyndigheten Vetenskapsrådet VINNOVA DiVA Olika namnformer, roller och id:n Org-historik, avdelning, institution, enhet

Frågor till supporten Akuta problem, serverfel Åtgärdas direkt via bevakning (driftansvarig) Mindre problem, typ poster som ”försvinner” Åtgärdas direkt från supporten Buggar, fel som kräver utvecklingsinsats Support/förvaltning skapar ärende (efter bedömning och konstaterande att det verkligen är ett fel) Frågor typ ”hur fungerar det?” eller ”är det möjligt att?” Svar från supporten, ibland krävs utredning för svårare frågor

Lokala önskemål Målet är generella lösningar! Lokala listor Forskningsämnen Organisationer Serier (Utbildningsprogram) (Ämnen/kurser) Möjligheter till vissa lokala anpassningar Helst innebära mervärde för flera/alla (t.ex. anpassning konstnärliga objekt)

Att gå med i DiVA Intresseanmälan Avtal Egen testingång + skarp ingång Lägga upp lokala användare/listor Inloggningsfunktioner (IT-avdelning) Domänadministratörer / kontaktpersoner Egen webblayout / länkar (webbansvarig) Överföring av befintliga databaser Utbildning

Frågor? Aina Svensson aina.svensson@ub.uu.se Urban Ericsson urban.ericsson@ub.uu.se