Reach 2018 Skicka in ditt registreringsunderlag

Syftet med denna presentation Denna presentation, med noter, har förberetts av Echa, Europeiska kemikaliemyndigheten, för att hjälpa dig att förbereda en presentation om Reach 2018, dvs. det sista registreringsdatumet för infasningsämnen. Avsikten är att du ska kunna välja relevanta bilder och modifiera dem för din publik, t.ex. en företagsledning, anställda, personal inom miljö, hälsa och säkerhet, myndigheter osv. Du kan använda dem utan ytterligare tillstånd. Denna presentation ger en kort översikt över fas 6 (Skicka in ditt registreringsunderlag) i Echas färdplan för Reach 2018. Den ingår i en serie presentationer om Reach 2018 som finns på Echas webbplats. Vi välkomnar dina synpunkter och förslag till: reach-2018@echa.europa.eu. Rättsligt meddelande: Informationen i denna presentation är inte avsedd som juridisk hjälp och representerar inte nödvändigtvis Europeiska kemikaliemyndighetens officiella ståndpunkt ur rättslig synvinkel. Europeiska kemikaliemyndigheten friskriver sig från ansvar när det gäller innehållet i detta dokument. Publiceringsdatum: Maj 2017

Ditt IT-verktyg för att skicka in information till Echa Echas sätt att kommunicera med dig Källa för information Få åtkomst här: Reach-IT är IT-verktyget som hjälper dig att uppfylla dina lagstadgade krav enligt Reach. Det är ett onlineverktyg som sköts av Echa och du behöver därför inte installera det på din egen dator. Det är säkert att skicka in information till Echa genom Reach-IT. Även alla meddelanden eller kommunikationer från Echa beträffande din inlämning eller registrering skickas på ett säkert sätt. En del information beträffande gemensamma inlämnanden är synlig i Reach-IT: Informationen om en ledande registrant om du har förregistrerat eller frågat om ett ämne och en ledande registrant finns Deltagande registranter i ett gemensamt inlämnande är synliga för varandra. Om ditt företag inte redan är registrerat måste du först skapa ett konto. Besök Reach-IT-sidan på Echas webbplats och gå till ”Register a company” (Registrera ett företag) för att sätta igång. Om du redan har skapat ett Echa-konto kan du bara klicka på ”Login” (Inloggning). Användbara länkar: Reach-IT: https://reach-it.echa.eu/reach/ https://reach-it.echa.europa.eu/reach//

När du loggar in ser du förstasidan för Reach-IT När du loggar in ser du förstasidan för Reach-IT. Det finns tre framträdande funktioner, som är markerade med blå sfärer: Skicka in ett underlag Uppgifter Ämnen. Funktionen ”Submit a dossier” (Skicka in ett underlag) visar de olika alternativen för att skicka in ett underlag. Funktionen ”Tasks” (Uppgifter) ger dig en fullständig översikt över alla uppgifter som kräver en åtgärd från ditt företag inom en viss tid. Uppgifterna är färgkodade efter hur brådskande de är. Funktionen ”Substances” (Ämnen) är din portal till att övervaka alla regleringsprocesserna för dina ämnen. Det finns också olika sökalternativ. Alternativet ”quick search by number” (snabbsökning efter nummer) är beläget i den övre banderollen på varje sida i Reach-IT. Detta sökalternativ använder ett ämnes EG- eller CAS-nummer, ett inlämningsnummer till Reach-IT eller något annat referensnummer. Det blå förstoringsglaset i det övre högra hörnet på skärmen är till för avancerade sökningar. När du klickar på detta visas en lista över sökämnen. Du kan begränsa dina sökresultat ytterligare genom att filtrera resultaten. Stödlänkar finns tillgängliga längst ner på varje Reach-IT-sida.

Uppgifter och meddelanden Echa vill att du vidtar en åtgärd du får en uppgift t.ex. du måste betala en avgift Echa vill informera dig om en händelse du får ett meddelande t.ex. din underlagsinlämning är klar Användbara funktioner: guider, inbäddad hjälp, förenklad sökning, uppgifter om ledande registrant, utländsk användare, favoriter Meddelanden och uppgifter har olika syften men de är båda ett sätt för Echa att skicka information till dig i Reach-IT. Om Echa vill att du ska vidta en åtgärd i samband med en Reach-IT-aktivitet skickas en uppgift till dig. Uppgifter kräver att du vidtar en åtgärd inom en viss angiven tid och du tillråds därför att vara uppmärksam på de uppgifter markerade som New (Ny) och Close to deadline (Nära tidsfristen) som visas på huvudsidan. Om Echa behöver informera dig om en händelse i Reach-IT skickas ett meddelande till dig. Meddelanden visas på den övre banderollen och är endast informativa, dvs. de kräver inte att du vidtar någon åtgärd. Reach-IT innehåller många funktioner som gör verktyget användarvänligt och lätt att använda: En guide öppnas när du vill utföra en åtgärd, t.ex. ”submit” (skicka in), ”create” (skapa) eller ”update” (uppdatera) information. Guiden tar dig igenom processen steg för steg. Du kan hela tiden se alla stegen i processen. Den inbyggda hjälpen inkluderar främst ”page help” (sidhjälp) och ”topic help” (ämneshjälp). Genom att klicka på symbolen ”information” i det övre högra hörnet kan du se allmänt och tekniskt stöd för den specifika sida som du befinner dig på. Hjälptexter finns tillgängliga på 23 språk.

Huvudmeny Huvudmenyn visar alla områden för sökning och navigering, t.ex.: inskickning av ett underlag; avancerade sökämnen; alternativ för gemensamma inlämnanden; sidor för företagshantering; uppgifter; meddelanden; villkoren; samt utloggningsknappen.

Hitta den ledande registranten För att hitta den ledande registranten (om du har förregistrerat eller frågat om ett ämne) i Reach-IT: Använd den avancerade sökningen för gemensamma inlämnanden och ange ditt ämnes identitet. Markera kryssrutan ”show other joint submissions” (visa andra gemensamma inlämnanden) innan du påbörjar din sökning. Annars kommer det gemensamma inlämnande du söker inte att visas.

Alternativ för företagshantering Kontrollera företagets storlek i sektionen ”manage company” (hantera företag) i huvudmenyn. Företagets storlek avgör din registreringsavgift. Företagsstorleken ställs som standard till ”large” (stort) – du kan ändra detta här i Reach-IT om detta inte stämmer. Om du vill ändra företagets storlek, välj ”update company size” (uppdatera företagets storlek) för att öppna guiden. Kontrollera företagets kontaktpersoner i sektionen ”manage company” (hantera företag) /sidan ”Contacts” (Kontakter) Kontrollera att din kontaktlista i Reach-IT är aktuell så att Echa och medregistranter kan nå dig. Du kan bara ta bort en kontaktperson om denna inte har några uppdrag eller om du har överfört uppdragen till en annan kontaktperson.

Skyldigheter vid gemensamt inlämnande i Reach-IT Ledande registrant 1. Skapa det gemensamma inlämnandet i Reach-IT 2. Ge säkerhetsnyckeln till de deltagande registranterna När de deltagande registranterna har utsett den ledande registranten ska denna skapa det gemensamma inlämnandet i Reach-IT. Detta görs genom att välja ”Create new” (Skapa nytt) under ”Joint submissions” (Gemensamma inlämnanden) i huvudmenyn. Guiden ”Create joint submission” (Skapa gemensamt inlämnande) öppnas då. Följ guiden och var uppmärksam på checklistorna, som är fulla av användbar information. Guiden tar dig igenom processen, som består av fem steg. Deltagande registranter kan inte skicka in sina underlag förrän den ledande registranten har skickat in sitt underlag framgångsrikt. Den ledande registranten måste ge dem säkerhetsnyckeln för det gemensamma inlämnandet innan de kan skicka in sina egna underlag.

Skyldigheter vid gemensamt inlämnande i Reach-IT Deltagande registrant Få säkerhetsnyckeln från den ledande registranten Gå med i befintligt gemensamt inlämnande Som deltagande registrant måste du få säkerhetsnyckeln för det gemensamma inlämnandet från den ledande registranten utanför Reach-IT. När du väl har denna information är det enkelt att gå med i det gemensamma inlämnandet genom att välja ”Join existing” (Gå med i befintligt) på fliken ”Joint submission” (Gemensamt inlämnande) i huvudmenyn. Guiden öppnas då och leder dig igenom en process på tre steg. Observera: Kontrollera sidan för det gemensamma inlämnandet för att avgöra det ledande underlagets status. När sektionen för det ledande underlaget är grön innebär det att det ledande underlaget har skickats in och du är då, som deltagande registrant, fri att skicka in ditt eget underlag. Om sektionen för det ledande underlaget är röd innebär det att du ännu inte kan skicka in ditt deltagande underlag och du måste då vänta tills den ledande registranten har skickat in sitt underlag.

Kontrollera följande innan din inlämning: Företagets kontaktpersoner Faktureringsadress och momsnummer Inköpsorder Företagsstorlek Ditt IUCLID-underlag kontrollerat med valideringsassistenten i IUCLID redo för uppladdning

Är du redo? Inlämningar i Reach-IT Underlag för varje inlämningstyp kan skickas in genom inlämningsassistenten med hjälp av funktionen ”Submit a dossier” (Skicka in ett underlag) på förstasidan för Reach-IT. Guiden tar dig igenom de nödvändiga stegen.

Genvägar till inlämningsguiden Inlämningsguiden kan öppnas från andra sidor i Reach-IT. Deltagande och ledande registranter för ett gemensamt inlämnande kan t.ex. skapa en genväg till inlämningsguiden genom sidan ”Joint submission” (Gemensamt inlämnande). Här öppnas inlämningsguiden via den orangefärgade händelseknappen ”Submit a IUCLID dossier” (Skicka in ett IUCLID-underlag).

Vad händer härnäst? När du har skickat in ditt underlag skapar Reach-IT ett inlämningsnummer för ditt underlag. Följ länken för att se sidan med inlämningsrapporten. När du har laddat upp ditt underlag i Reach-IT får du ett preliminärt inlämningsnummer. Numret visas som en länk på skärmen. Klicka på länken och du tas då till sidan med inlämningsrapporten.

Sidan med inlämningsrapporten För alla underlagsinlämningar du gör till Echa får du en inlämningsrapport. Sidan med inlämningsrapporten ger dig en översikt över informationen i samband med inlämningen. I den centrala delen av sidan finner du allmän information om inlämningen. En mycket viktig sektion är ”Key documents” (Nyckeldokument) längst ned på sidan. Klicka för att visa denna sektion. Du finner här besluten när det gäller inlämningen samt eventuella fakturor. Till höger på sidan finner du stegen i inlämningsprocessen, en stegvis framställning av underlagets resa inom Echa.

Ett underlags resa När du har skickat in ditt underlag i Reach-IT kontrollerar Echa att underlaget innehåller all information som behövs och att informationen är konsekvent. Det första stoppet är affärsreglerna. Affärsregler är administrativa kontroller som säkerställer att Echa kan behandla filen. Om någon information saknas vid den här kontrollen kommer din inlämning att ignoreras. Du kan skicka in ett nytt underlag när som helst. När kontrollen enligt affärsreglerna är klar kontrollerar Echa inlämningens tekniska och ekonomiska fullständighet. Dessa två kontroller sker samtidigt. Den tekniska fullständighetskontrollen kontrollerar att underlaget är fullständigt när det gäller uppgiftskraven i Reach-förordningen. Den ekonomiska fullständighetskontrollen kontrollerar om du ska betala en avgift för din registrering. Om några brister upptäcks i antingen den tekniska eller den ekonomiska fullständighetskontrollen informeras du av Echa. Om du inte klarar en teknisk fullständighetskontroll får du bara en chans på dig att förbättra ditt underlag och du måste göra detta inom den tidsfrist som Echa anger. Om du klarar alla kontrollerna får du ett positivt beslut samt ett registreringsnummer för ditt ämne.

Uppdatera ditt underlag på begäran Denna bild poängterar en del viktig information som du måste känna till när du uppdaterar ditt underlag efter en begäran av Echa: Först av allt: inlämningsnumret och kommunikationsnumret. När du har korrigerat ditt IUCLID-dataset och är redo att skapa ett nytt underlag behöver du dessa två nummer. Du måste ange dem i underlagets huvud så att Reach-IT vet att du skickar in ett uppdaterat underlag. För det andra måste du vara uppmärksam på tidsfristen för den nya inlämningen – agera i god tid så att du undviker överraskningar i sista minuten. Du kan inte skicka in en uppdatering efter att tidsfristen har gått ut.

Registreringsnummer När ditt underlag har klarat fullständighetskontrollen och du har betalat din faktura När ett underlag har klarat alla kontrollerna får det ett registreringsnummer. På detta stadium är alla steg i inlämningsprocessen klara och länken med registreringsnumret visas efter etiketten ”reference number” (referensnummer). Följ länken för att komma till en översiktssida.

Sida med referensnummer Översiktssidan med referensnumret visar den grundläggande informationen om din registrering. På denna sida kan du även ändra kontaktpersonens uppgifter till en ny kontaktperson om t.ex. den person som är ansvarig för ämnet vid ditt företag har ändrats. Under ”Key documents” (Nyckeldokument) hittar du besluten om din registrering. Du finner även ett utskrivbart beslut från Echa med registreringsnumret. Längst ned på sidan finns en sektion med namnet ”Reference number history” (Referensnummerhistorik). Här kan du se de olika aktiviteterna beträffande registreringen, t.ex. uppdateringar.

Slutsatser Se till att du har tillgång till ditt Reach-IT-konto. Kontrollera ditt företags storlek. Håll dina kontaktuppgifter aktuella. Känn till dina skyldigheter vid gemensamma inlämnanden. Läs e-postmeddelandena från Reach-IT. Agera i god tid om du får en uppgift (avgifter och nya inlämningar). Stöd finns tillgängligt på https://echa.europa.eu/reach-2018.