IT-stöd för landstingsfinansierad tandvård – utbildning för pilotkliniker 2017-01-10

Landstingsfinansierad tandvård? Nödvändig tandvård Tandvård som ett led i sjukdomsbehandling Tandvård vid långvarig sjukdom eller funktionsnedsättning = N, S och F Uppsökande munhälsobedömning Allmän barn- och ungdomstandvård (Tandvård till asylsökande, oralkirurgiska åtgärder som kräver ett sjukhus resurser)

Regelverk Tandvårdslagen SFS 1985:125, SFS 1988:554 Tandvårdsförordningen 1998:1338 och 2008:193 LOV för allmän barn- och ungdomstandvård

Förutsättningar: Fritt vårdval Kommunen utfärdar intyg mm

Utbildning, nya TVS Region Norrbotten 2017-01-10 Lars Wennerholm, Kentor IT

Hålltider Start Slut Område 08:00 08:15 Inledning, översikt 08.15 09.00 Förhandsbedömning 10.00 Fakturering 10.15 Fikapaus 10:30 11.15 Barn- och ungdomstandvård 12.00 Uppsökande verksamhet

Översikt, applikationer och roller

Inloggning Förutsättningar för att logga in Användaren upplagd med rätt behörighet och HSAID i användarregistret (TVG hanterar) Användaren har ett giltigt e-tjänstekort med nedladdat SITHS-certifikat, samt PIN-kod Kortläsare, inbyggd i datorn eller ansluten till datorn NetID installerat på datorn Windows 10-webbläsaren Microsoft Edge fungerar INTE med SITHS. Använd Internet Explorer eller annan webbläsare istället https://tandvardsstod.nll.se/symfoni

Förhandsbedömning i TVS

Förhandsbedömning, process Ansöka om tillägg

Allmänt om förhandsbedömning i TVS Öppna ärenden är överflyttade till nya TVS från start, totalt knappt 700 st, som därmed skall faktureras klart i det nya systemet Systemet har information om patientens intyg (N, F) Möjlighet vid ny ansökan att ange redan utförd åtgärd (beh datum + motivering) Möjlighet att delegera åtgärder för utförande hos annan klinik. Utförande klinik fakturerar sina åtgärder till NLL i TVS Krav på bifogade dokument, kontrolleras av systemet, t ex läkarintyg, röntgenbilder, remiss. Kan innebära krav på komplettering av ärendet Spara utkast är möjligt –endast skaparen kan se dessa (”under arbete”) Inskickat ärende kan sökas fram av klinikkollegor. Alla på kliniken kan se beslutade ärenden E-postmeddelande vid statusändringar i ärendet

Giltighetstider för godkända förhandsbedömningar Patientkategori N: 1 år Patientkategori F: 1 år Patientkategori S1: 4 år Patientkategori S2: 3 år Övriga S-kategorier: 1 år

Exempel på kontroller i systemet Patienten måste vara folkbokförd i länet (eller ha c/o-adress) och ej vara avliden vid ny förhandsprövning eller på behandlingsdagen Bastandvård som överstiger 15 000 kr för de senaste 12 månaderna kräver godkänd förhandsbedömning All kategori S-vård utom S4, S7 och S8 kräver godkänd förhandsbedömning för att kunna faktureras Patientkategorierna (N, F och S1-S15) styr vilka åtgärder som får tas med och faktureras i en förhandsprövning N, F: Kontroll att patienten hade giltigt intyg på behandlingsdagen, och inte var avliden eller utflyttad Förhandsbedömd vård kan faktureras senast 90 dagar efter utförd vård

Startsidan

Exempel på en hjälpsida, ny flik öppnas i webbläsaren

Funktion för att se kvarvarande fribelopp på patienten

Sök fribelopp

Statusar för Förhandsbedömningar Inskickad Under bedömning Avvaktar komplettering Inkommen komplettering Avvaktar konsultsvar Svar från konsult Bedömd - Godkänd Bedömd - Godkänd med begränsningar Bedömd - Avslagen Avskriven Tilläggsärende

Komplettera en förhandsbedömning

Komplettera en förhandsbedömning

Registrera ett tillägg, efter att ärendet godkänts

Registrera ett tillägg forts

”Paraplyrollen” Behörighetsroll till ”Folktandvården Norrbotten” Kan söka fram och se förhandsbedömningsärenden inom hela FTV, men inte redigera dem (kan filtrera på klinik) Kan söka fram och se fakturor/räkningar inkl fakturafiler inom hela FTV, men inte redigera dem (kan filtrera på klinik) Kan söka fram utbildningar (uppsök) inom hela FTV (kan filtrera på klinik) Kan söka fram EPI-rapporter och avvikelserapporter inom hela FTV (kan filtrera på klinik) Kan söka fram boendeenheter i alla anbudsområden (i likhet med klinikbehörighet) Kan söka N-intyg och F-kort för patient Kan se aktivitetslista för alla anbudsområden (i likhet med klinikbehörighet) Kan fakturera Munhälsobedömningar och utbildningar (uppsökande verksamhet) för alla kliniker. Kan uppdatera patientinformation Viktigt att lägga fast rutiner, vad görs centralt resp på kliniker, särskilt ang. fakturering

N-, F- och S-tandvård Förhandsbedömd och ej förhandsbedömd vård Fakturering i TVS N-, F- och S-tandvård Förhandsbedömd och ej förhandsbedömd vård

Exempel på kontroller som förs vid fakturering Kontroll att patienten ej var avliden eller utflyttad vid tiden för behandling Kontroll att fakturerad förhandsbedömd åtgärd har godkänts Kontroll att fakturerade åtgärder är tillåtna för vald patientkategori Kontroll att patienten hade ett giltigt N-intyg/F-kort vid tiden för behandling Kontroll att frikort och patientavgifter har fakturerats korrekt Kontroll att behandlingsdatum ligger inom förhandsbedömningens giltighetstid Kontroll att åtgärd 201, 204, 205, 206 ersätts sammanlagt högst 2 gånger per löpande 12-månadersperiod och patient Kontroll att åtgärd 341, 342, 343 ersätts sammanlagt högst 4 gånger per löpande 12-månadersperiod och patient Kontroll om det tillåtna fribeloppet på 15.000 kr för angiven patient, patientkategori och 12-månadersperiod har överskridits Kontroll att det totalt fakturerade beloppet på förhandsbedömd vård inte överstiger godkänt belopp med mer än 10% (då avvisas fakturan) Kontroll om det totalt fakturerade beloppet på förhandsbedömd vård överstiger godkänt belopp med mellan 5-10% (då flaggas fakturan för särskild granskning)

Några begrepp En Faktura kan bestå av en eller flera Räkningar En Räkning avser som regel en patient En Räkning kan avse kreditering såväl som debitering när det gäller bastandvård eller förhandsbedömd tandvård. Flödet för en krediträkning är detsamma som för en debiteringsräkning, dvs. även dessa skall godkännas och attesteras av TVG

Statusar för räkningar Registrerad (= inskickad av vårdgivare, inget har hänt med räkningen än) För granskning (= flaggad för granskning innan sakattest, pga en regel) Sakattesterad (=godkänd till sitt innehåll och redo att beslutsattesteras) Beslutsattesterad (= godkänd för betalning) Exporterad (= exporterad från TVS till ekonomisystemet för utbetalning) Makulerad (= räkning som makulerats)

Fakturering av ej förhandsbedömd tandvård Vård för patienten kan faktureras upp till totalt 15 000 kr under löpande 12- månadersperiod utan godkänd förhandsbedömning. Därefter krävs godkänd förhandsbedömning S-kategorierna S4, S7 och S8 kan faktureras utan förhandsbedömning (upp till fribeloppet 15 000 kr), övriga S-kategorier måste alltid förhandsbedömmas Systemet innehåller regler för vilka åtgärder som får faktureras per patientkategori Folktandvården kommer att fakturera automatiskt via fil från Carita. Ingen manuell registrering i Symfoni av fakturor skall därmed behövas De privata kliniker som har Carita kan fakturera via manuell filinläsning, kontakta Swedish Care om när detta kan vara på plats Privata kliniker som har andra journalsystem: kontakta era leverantörer (de har fått information/underlag i höstas)

Manuell fakturering av ej förhandsbedömd bastandvård

F2017-01

Alternativt sätt att manuellt fakturera förhandsbedömd vård Sök fram och öppna ärendet Klicka på knappen Fakturera längst ned

Sök faktura/räkning

Fakturabilden (övre delen)

Fakturabilden (nedre delen)

Manuell kreditering av räkning (ej exporterad för utbetalning ännu

Manuell kreditering av räkning (status= exporterad för utbetalning)

Ursprunglig Räkning efter kreditering

Krediträkningen som skapats

Fakturering via filinläsning

Barn- och ungdomstandvård i TVS

Lite om regelverket mm Barn måste listas i TVS innan vårdrapport kan göras (kontroll på undersökningsdag). Alla nuvarande listningar är överflyttade till TVS från start. Kontrollera era listningar så snart möjligt För FTV kommer vårdrapporter automatiskt att importeras från Datalagret en gång per vecka Barn 3-6 år har revisionsperiod om max 18 månader Barn 7-21 år har revisionsperiod om max 24 månader Undantag 21-åringar vars revisionsperiod slutar 31/12 Adresslista skapas i november till alla blivande 3-åringar, för brevutskick (av TVG) Adresslista för nyinflyttade skapas varje månad, för brevutskick (av TVG) Vid inflyttning till länet är första revisionsperioden 6 månader Vid omlistning från annan klinik följer revisionsperioden med barnet till nya kliniken 101:a måste utföras/rapporteras varannan revisionsperiod upp t o m 15 års ålder Om vårdgivare/klinik inte registrerar vårdrapport inom revisionsperioden, sätts barnet som olistat på slutansvarsklinik Kapiteringsersättningen baseras på antal listade barn vid månadens slut

Barn- och ungdomstandvård

Lista nytt barn

Visa listade barn

Listningshändelser

Registrera vårdrapport manuellt

Söka kapiteringsfakturor

Se Kapiteringsfaktura, enskild klinik

Sök fakturaadress,”Akutfaktura”

Uppsökande verksamhet, vårdgivare

Översikt, uppsökande verksamhet Upprätthålla Utfärdar-behörigheter (Kommun) Skapa intyg, inkl Ja/Nej till munhälsoerbjudande (Utfärdare) Ändra Ja/Nej (Kommun, Vg) Genomför utbildning (Vårdgivare) Fakturera Utbildning (Vårdgivare) Om Ja Upprätthålla Boendeenheter & placeringar (Kommun) Aktivitetslista uppdateras automatiskt (Vårdgivare) Aktivitetslista uppdateras automatiskt (Vårdgivare) Löpande Planera uppsök (Vårdgivare) Genomför MHB (Vårdgivare) Rapportera EPI & avvikelser (Vårdgivare) Fakturera MHB (Vårdgivare) Granskningslista uppdateras automatiskt (NLL TVG)

Allmänt, begrepp Ett Avtal för Uppsökande verksamhet i systemet: Norrbottens läns landsting Anbudsområde: Område i avtalet som är kopplat till en ansvarig klinik, och som består av Basområden. Ofta är Anbudsområde = Kommun Basområde: geografisk del bestående av Län-Kommun-Församling Boendeenhet: är placerade i ett basområde och kan vara av typ: Kommunalt boende LSS Egen Bostad Hemsjukvård LSS Egen bostad Aktivitetslistan (visar munhälsobedömningar som skall göras) sökfunktioner etc omfattar alla anbudsområden i FTV:s avtal Fakturering sker enkelt i systemet en gång per månad av respektive klinik Patienter och placeringar är överflyttade från gamla systemet, men det finns en hel del patienter som inte kunnat mappas mot rätt boendeenhet, och måste redas ut av främst kommunerna

Funktioner, uppsökande verksamhet

Uppdatera patientinformation

Aktivitetslistan

Registrera EPI-rapport

Registrera Avvikelserapport

Fakturera munhälsobedömningar och avvikelser

Fakturan

Fakturera utbildning

Fakturan

Söka boendeenheter

Sök EPI-rapporter & avvikelser

Supportinformation E-post Symfoni-support@norrbotten.se Telefon 076-761 23 33

för idag! Lars Wennerholm, Kentor IT