Projektarbete – tips och idéer

2 Definition Ett projekt är en avgränsad uppgift som ska färdigställas under en begränsad tid, med en tydlig början och slut, av en tillfällig organisation, med en viss, budgeterad kostnad och ett förutbestämt mål och förväntat resultat.

3 Definitioner, forts. En kraftsamling utöver den vanliga verksamheten som syftar till att föreslå och genomföra: Förändringar Förbättringar Förnyelse Utveckling En arbetsform, en organisationsform, en läroform samt en ledningsform. Från latinets ”projicere” = kasta fram.

4 Varför projekt? En avgränsad uppgift ska lösas Fokusering på uppgiften Förenklar besluts- och informationsvägar Effektivare genomfört Pröva nya arbetssätt och metoder Etablera nya samarbeten Korsbefruktning av olika kompetenser Olika kompetensområden behövs Resurskrävande uppgift som kräver styrning Behov av samordning Tids- kostnads- och resursramar skall hållas Förutbestämt resultat skall uppnås Vad är viktigast hos er?

5 Olika typer av projekt Förändringsprojekt IT-projekt Informationsprojekt Utbildningsprojekt Utredningsprojekt Produktutvecklingsprojekt Administrativa projekt Anläggningsprojekt/byggen Forskningsprojekt Andra sätt att definiera: Öppna projekt Konkreta t.ex. tekniska projekt Synligt (byggnader/produkter) eller dolt Externt el. internt

6 Förändring och utveckling Projekt startar i regel p.g.a. nya idéer och otillfredsställda behov Projektformen ger kraft och energi Kräver förankring och bra processledning Förutsätter också ett medvetet arbete med alla intressenter Implementeringen i fokus!

7 Initiering Vad är anledningen? Otillfredsställda behov Aktiviteter hos andra aktörer Beställningar uppifrån Ny teknik Utveckling av befintlig verksamhet Innovationer Egna exempel? Vem initierar? UTOMSTÅENDE: Regering och riksdag Koncernledning Samarbetspartners Medlemmar Annan INTERN BESTÄLLARE: Ledningen Linjechef Projektledaren

8 Test av projektidén Angelägenhet Vilket behov ligger bakom? Hur prioriterad är idén? Genomförbarhet Behövs ett projekt? Finns det tillräckligt med tid, kompetens och personal? Vilka kan hjälpa till? Hur ska finansieringen gå till? Vilket motstånd kan väntas? Nyttan Står nyttan i proportion till insatsen? Möjlighet till samordning med andra projekt? Är det rätt tid att starta? Starta inte innan du har svaret på dessa frågor!

9 Projektets olika faser Idéfasen Idékläckning - initiering Analys av behov & förutsättningar Ev. förstudie? Projektdirektiv från beställaren alt. Projektplan för ansökningar Projektstart Utse/samla de berörda i projektorganisationen Gör en operativ budget för rörliga kostnader Planeringsfasen Tidplan/metoder/aktiviteter Planeringsverktyg Riskanalys Genomförandefasen Arbetsfördelning tydliggörs Aktiviteter påbörjas o. genomförs Infoplan & dokumentation Administration Uppföljning och avstämning Marknadsföring – spridning Spridningskonferens Avslutning Slutgranskning Överlämnande av resultatet Implementering Projektutvärdering – godkännande Revision och avrapportering Uppföljning (om det finns resurser)

10 Planering av projekt Underlag för styrning, arbetsfördelning, samordning, beslutsfattande och uppföljning Utgår från projektmålen och milstolparna Anger vilka aktiviteter som ska utföras Preciserar tids- och kostnadsramarna Klargör vilka resurser som kan tas i anspråk Resulterar i en projektplan el. projektkontrakt

11 Checklista projektplan Beslutsunderlag, vilka resurser behövs för att nå ett visst mål, när? Projektidén, beskriv Bakgrund. –förståelse, sammanhang. Varifrån kom idén varför? Mål –vad ska åstadkommas? Avgränsningar – vad ska inte behandlas Syfte – varför göra detta, nu som projekt? Risker/osäkra faktorer, vilka är de och hur beaktas de? Strategi, metod och aktiviteter – hur och vad? Tidsram – när starta och sluta? Samarbetspartners – vilka kan bidra Budget. – resursförbrukning och finansiering

12 Projektplan, forts. Personella resurser – vad behövs och vad kostar det Organisation och bemanning – anpassa efter behovet Förankring/marknadsföring – plan för implementering Uppföljning – regelbundna avstämningar Dokumentation – beslutsunderlag, kontrakt, kravspecifikationer etc. Planeringsverktyg – vilka ska användas Information – till vem och på vilket sätt Avrapportering – hur ska styrgrupp/uppdragsgivare följa projektet Utvärdering – Varför? Vad? För vem? Av vem? När? Hur?

Metoder och aktiviteter, exempel Litteratur/omvärldsstudier Enkäter och intervjuer Workshops, fokusgrupper Utbildningar, seminarier och konferenser Skapande aktiviteter Informationsmöten Uppsökeri Stödgrupper INFORMATION: Studiematerial Artiklar i olika kanaler Trycksaker och böcker Filmer Webb Sociala medier Mer? 13

14 Projektledaren hanterar Intressenterna; uppåt & utåt Få accept Marknadsföra Bygga upp trovärdighet Livscykeln; framåt & bakåt Planera & kontrollera Informera & kommunicera Följa upp och utvärdera Prestationerna; inåt & nedåt Hålla ihop arbetet Bygga ett bra klimat Bevaka kvalitén Ta tag i problem och svårigheter Utveckla framgångskriterier Leverera resultat

15 Projektledarens checklista Varje fas i projektet – från idé till utvärdering kräver avstämning. Utgå från checklistan och fundera hur den skulle kunna hjälpa dig i ditt arbete? Analys av projekt och hur problem kan förebyggas i de olika faserna

16 Resursinventering - prioritering För att lyckas med projektet måste det råda balans mellan: Målen Tiden Budgeten Övriga resurser Att undersöka:  Har ditt projekt den nödvändiga balansen?  Om inte hur ska du åtgärda det?  Testa ballongmetoden på din projektidé

17 SMARTA mål Projektmål skall vara: Specifika Mätbara Avgränsade Realistiska Tidsbestämda Accepterade Dela gärna upp i: Huvudmål Delmål De senare anges i milstolparna

18 Planeringsverktyg Skapar struktur och underlättar uppföljning Ger överblick Underlag för prioritering & justering Mest använda är: GANTT-schema (se Microsoft Projekt) Milstolpeplanering WBS – bra för komplicerade projekt

19 Milstolpeplan Beskriver VAD som ska vara GJORT etappvis Ger överblick över viktiga händelser Styr mot målet Logisk följd från projektstart till avslutning Tar upp kontroll-, besluts- och kritiska punkter Tas fram av hela projektgruppen Formuleras från målet och bakåt Viktigt redskap för kontinuerlig uppföljning

20 Projektorganisationen Tillfällig organisation för ett tillfälligt uppdrag Olika intressen och kompetenser samlas Kompletterar annan organisation (linje) Anpassas till projektets karaktär Kräver tydlig rollfördelning mellan Uppdragsgivare Styrgrupp Referensgrupp Projektledare Projektgrupp Övriga intressenter

21 De olika rollerna, forts. Uppdragsgivare Styrgrupp Projektledare Projektgrupp Referensgrupp Styrande funktion  Uppdragsgivare  Styrgrupp Verkställande funktion  Projektledaren  Projektgruppen Rådgivande funktion  Referensgrupp  Intressenter Intressenter

22 Övriga intressenter Viktigaste intressenterna är de fem kategorierna Definiera vilka de övriga är, t ex: Projektets målgrupper Specialister Samarbetspartners Beslutsfattare Opinionsbildare Slutanvändare eller annan mottagare

23 Intressentanalys Vilka är just dina intressenter? Vilka förväntningar tror du att de har? Vilken erfarenhet har de? Hur engagerade kan de tänkas vilja vara? Vilken ställning och inflytande har de? Hur uppfattar de sin roll? Kommer de att vilja vara med och påverka? Hur mycket information vill de ha? I vilken form? Vilka kan du ha mest nytta av?

24 Nu startar vi! Lär känna varandra Gå igenom vad som motiverat projektet Tolka ansökan (direktiven) tillsammans Diskutera, metoder, aktiviteter & spelregler Klargör roller, arbetsfördelning, ansvar  ”Vem gör vad” Granska projektbudgeten Gör en gemensam riskanalys Gör en detaljerad tids- och aktivitetsplan

25 Riskanalys = att ha beredskap Riskhantering = Berörda personer värderar riskerna och väger samman sannolikhet – påverkan för att finna projektets akilleshälar : Lista alla tänkbara risker Ge dem ett värde för S = sannolikhet resp. I = inverkan på projektet Rita in dem på en fyrfälts-karta med variablerna sannolikhet – konsekvenser Gör en reservplan för högriskfaktorer

26 Projektfällor - exempel STYRNING Arbetet startar utan analys och planering Brister i styrdokument Oklar beställare Orealistisk tidplan För lite resurser Oklar roll- och ansvarsfördelning Olika förväntningar (internt och externt) LEDNING Oförståelse från linjen Dålig kommunikation Oklara spelregler Svårigheter att hantera nya förutsättningar Bristfällig uppföljning Dålig kontakt med kund/beställare Bristande ledning

Framgångsfaktorer Rätt avgränsning och prioritering Mål- och resultatorientering Tydlig planering - överblick Engagerade partners - starka kontaktnät Kunskaper inom projektets sakområden Engagerande aktiviteter Kreativitet - idérikedom 27

28 Vanliga konfliktorsaker Otydliga mål Orealistiska förväntningar Bristande ledning Bristande förståelse för olikheter Resursbrist Oklar roll- och ansvarsfördelning Dålig kommunikation Konkurrens Missförstånd Sätter egna regler Revirstrider

29 Att avsluta Utvärdera erfarenheter från projektarbetet för framtida projekt Avveckla projektorganisationen Avsluta alla projektkonton Göra efterkalkyl Tacka alla som bidragit Skriva projektrapport

30 Avslutande aktiviteter Lika viktigt att sluta rätt som att börja rätt Hela projektets livscykel och alla processer ska nu granskas Vad har gjorts bra? Vad blev mindre bra? Vad lär vi av det? Vad återstår att göra? Många saker att tänka på, se checklista Viktigt tillfälle för alla att lära

31 Eftergranskning Framgångskriterier? Fanns de formulerade? Kunde de tillämpas? Projektets livscykel? Var arbetade man effektivt? Var uppstod problem? Styrmedel? Fungerade planerings- och styrinstrument? Ev. svårigheter? Ändringshantering? Höll alla förutsättningar? Vad justerades? Projektorganisation? Fungerade den enligt plan? Ev. svaga länkar? Informationen? Blev alla informerade på rätt sätt? Togs synpunkter till vara?

32 Två begrepp UPPFÖLJNING Då redovisas vad som hänt – vilka aktiviteter har genomförts, kostnader, tidsåtgång & prestationer. UTVÄRDERING Då försöker man bedöma och förklara varför det blev som det blev.

33 Handlingsplan för framtiden Vår modell och rutiner för projektarbete Vilka förbättringar behövs när det gäller: Dokumenthantering Förmåga att planera, styra, följa upp Beställarkompetens Utvärdering Projektledarkompetens Projektkunskaper hos medarbetarna

Pågående Attentionprojekt ATTENTIONS EGNA Min skola ADHD på jobbet Barns röst Idrott för alla SAMVERKANSPROJEKT Nätkoll (Attention Hisingen Kungälv 34

Pågående Attention-projekt Min skola – elevinflytande och anpassningar ADHD på jobbet - stärka våra gruppers position på arbetsmarknaden Barns röst – ungas delaktighet i vård och stöd Idrott för alla – bredda och öppna idrotten för fler grupper Nätkoll – om unga på nätet, i samverkan med Attention Hisingen-Kungälv, som driver projektet