Kontakt anbudsgivare- beställare under upphandlingstiden? ”Får man prata med varann? I så fall när och om vad?” Vad säger reglerna ? Hur hanterar man det praktiskt?

Tillåtet? Lämpligt? Regelperspektivet v.s. inköpsperspektivet?

De direkta reglerna? Indirekt – 1 kap. 9 § LOU: ”Upphandlande myndigheter skall behandla leverantörer på ett likvärdigt …sätt…” Kontakter som hanteras fel kommer lätt i konflikt med likabehandlingsprincipen… …vilket vi måste förhålla oss till Regelperspektivet?

Oftast: bra! Givetvis ställer anbudsgivare frågan i sitt eget intresse, men inte sällan sammanfaller det med vårt. Kanske bättre lösning? Bättre priser på andra dimensioner, material, förpackningsstorlekar än de som vi utgått ifrån? Dessutom en möjlighet för oss att uppmärksamma misstag och felaktigheter! Risken att vi viker ner oss finns, men är hanterbar Inköpsperspektivet? ”Bra eller dåligt med kontakt sett från upphandlande myndighets synvinkel?”

Sedan förfarandet påbörjats via upphandlingssystemet, TendSign. Frågor- och svarsfunktion är till för att användas. Telefon kan vara bra för vissa typer av kontakter, initialt och även om ett svar på en fråga landar fel. Men vi kan ”aldrig” lämna ändrade förutsättningar den vägen! Rättsliga och faktiska problem ligger i farans riktning! Vem som lägger in svaret, om det är via frågor och svar eller som informationsmeddelande, är av underordnad betydelse. Hur bör kontakt ske?

Livsmedelsupphandling – kan komma 300 frågor i Tendsign. Inom ett par veckor! Många andra upphandlingar – inte ett knyst. Vad beror skillnaden på? Skillnad - olika typer av upphandlingar?

Tänker man ”frågor” så är det ofta att potentiell anbudsgivare vill ha tvetydigheter förklarade, att nödvändig information saknas etc. Men ofta syftar frågorna till att FFU ska ändras, tex; ”ni efterfrågar 10-pack rakblad, kan 20-pack godtas?” Frågor som syftar till?

I nära anslutning till annonsering, om inte kontakten har skett öppet Mellan sista anbudsdag och tilldelningsmeddelandet i stort sett bara svara på: ”när kommer tilldelningsmeddelandet?” Samt sånt som rör anbudsgivares eget anbud Ev förtydliganden hanterar vi i särskild ordning! När är kontakt känsligt?

I viss utsträckning: ja. Större förändringar innebär dock problem. Utrymmet här och nu för att diskutera detta närmare räcker dock inte till. Men kan man justera en förfrågan under anbudstiden?

Mer kontakt! På rätt sätt! En tumregel är: ”ju tidigare desto bättre”. Slutsatser?

Frågor?

Någon som vill delge sina reflektioner? Ja, vad säger ni?