Verksamhetsutveckling Samverkan mellan beredningsgrupperna, Kollektivtrafiksekretariatet och Västtrafik

Inledning Den nya ”organisationen” etablerades i samband med skatteväxlingen den 1 januari Under våren 2013 gjordes ett arbete för att se hur denna organisation fungerar. Har tjänstemannaorganisationen med beredningsgrupper, kollektivtrafiksekretariat och Västtrafik fungerat bra under 2012? Kollektivtrafiksekretariatet DKR-sekreterarna och Västtrafik har vid tre tillfällen träffats för att diskutera processer och samarbetsformer. Syftet med dessa möten har varit att få svar på om det finns brister och om man kan förbättra samarbetet. Konsult anlitades för att på ett objektivt sätt beskriva dagens situation och förbättringsmöjligheter. Konsulten har intervjuat ett tiotal personer i alla tre organisationerna. I processen identifierades ett antal problem och förbättringsområden som sammanfattades i en lista med nio punkter. Förslag till åtgärder togs fram. I Göteborgsområdets beredningsgrupp inför det delregionala kollektivtrafikrådet den 27 september diskuterades dessa punkter och vilka som ansågs viktigast (markerade med fet stil på bilden med förbättringspunkter). I detta dokument finns också en sammanfattning av de viktigaste åtgärderna som har gjorts.

Dessa personer har medverkat  Tre möten har genomförts med DKR-sekreterare, KTS och Västtrafik; 23/11, 25/1 och 4/4.  Följande personer har medverkat på mötena: Marcus Nyström, DKR-sekr Sjuhärad Christian Martins, DKR-sekr Fyrbodal Gunnar Carlsson, Jan Bremer, DKR-sekr Skaraborg Frida Karlge, Markus Thunberg, DKR-sekr Göteborgsregionen Ulrika Bokeberg, KTS Jan Efraimsson, KTS, Skaraborg och RKR Martin Elofsson, KTS, Fyrbodal Linda Billberg, KTS, Göteborgsregionen Sara Persson, KTS, Sjuhärad Jörn Engström, KTS Stadstrafikforum Tomas Zeljko, KTS kommunikatör Hugo Lepik, Västtrafik  Konsult: Prové, Annika Bravert

DKR-processen Problemidentifiering och förbättringsområden 1. För många ärenden pågick samtidigt 2012.Svårt att se helheten. Något oklara processer 2. Tidplanerna för strategierna anses ha varit för tighta 3. DKRs mandat och ansvar är i vissa fall otydliga 4. Arbetssituationen bland kommuntjänstemännen är ofta ansträngd 5. Ibland blir för mycket information och för lite dialog 6. Kommunerna känner behov av ökad delaktighet vid framtagandet av strategiska dokument 7. Stärk kopplingen mellan strategiskt och operativt 8. Stärk kopplingen mellan kollektivtrafikutveckling och samhällsbyggnad 9. Oklara rutiner när det gäller utskick, sändlistor mm. Vilka kanaler används till vad?

Sammanfattning av genomförda förbättringar Vid uppstarten av den nya organisationen pågick det många olika arbeten med strategier och utredningar vilket upplevdes som stressigt när förankring skulle ske. Nu ligger fokus på ligger på pris- och sortimentsstrategin och landsbygdsutredningen för att ge utrymme för en utökad dialog. Mer tid har getts för dessa projekt och diskussioner har förts vid flera tillfällen både på delregionala kollektivtrafikråden och tjänstemannaberedningarna. Landsbygdsutredningen har också särskilda diskussioner i en arbetsgrupp med tjänstemän från alla de fyra beredningarna och pris- och sortiment har en politisk arbetsgrupp med representanter från alla råden och kollektivtrafiknämnden.. Tydligare information om pågående projekt med bland annat ett aktivitetsschema finns på rådens hemsida. För att det ska bli mer tid för dialog på mötena har en del information getts skriftligt För att stärka kopplingen – mellan strategiskt och operativt och tydliggöra den logiska sekvensen mellan Västtrafiks trafikplan och uppdragsinriktningen/trafikförsörjningsprogrammet genomför Västtrafik delregionala möten för att informera om konkreta trafikförändringar. Västtrafik redovisar då kopplingar mellan trafikförändringar och beslutade strategidokument. Västtrafik redogjorde på DKR den 27 september särskilt för arbetet med trafikplan Processen kring kollektivtrafiknämndens uppdrag till Västtrafik har utvecklats för att ge mer tid för dialog. Västtrafik har även gjort förändringar i sin organisation för att bättre kunna föra dialog med kommunerna, bland annat är ytterligare en kommunkoordinator anställd och trafikutvecklarna har fått ett tydligare geografiskt ansvar. Arbetet med att stärka kopplingen mellan kollektivtrafikutveckling, infrastruktur och samhällsbyggnad pågår både i kommunerna och Västra Götalandsregionen och i gemensamma arbeten, t.ex. en målbild för stadstrafikens stomnät i Göteborg, Mölndal och Partille. Dessa frågor behöver utvecklas i Göteborgs delregionala råd och tjänstemannaberedningen.