Utbildningsmaterial Nekksus Utdata och prognos Ver

NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus 2

Upplägg för utbildningen Utbildning uppdelad i två områden, utdata respektive prognos. Fyra steg gås igenom för resp. område. Utbildningsmaterialet kan utan anpassning användas för lokal utbildning. Utbildningen sker i en anpassad utbildningsmiljö. Denna finns tillgänglig för alla förvaltningar och återställs varje natt. I anteckningsfältet under bilderna finns stödtext/”pratmanus” till utbildaren. NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus 3 PRINCIPER & TEORI VISNING i SYSTEMET ÖVNINGAR I NEKKSUS FRÅGOR

Budget, Uppföljning, Prognos, Analys Konceptmålbild Nytt Ekonomikoncept Utdata, rapporter Analys Beslutsstöd Budget Prognos Processtöd Kvalitetssäkrad datalagring (masterdata) Operativt ansvariga Ekonomer Ekonomiadministratörer Projektledare m.fl. Verksamhetsansvariga Ekonomichefer Personalchefer Ekonomer/controllers Koncerncontroller m.fl. Ekonomihantering Leverantör/ Inköp Kund Huvudbok (enbart utfall) Projekt Anläggning Masterdata Styr- och redovisningsmodeller, hierarkier och kodstrukturer Rapporter för de operativa ekonomistödprocesserna WINST Bokföring Fakturaunderlag Personalsystem Koncern- konsolidering Verksamhets- system Framtida behov Ekonomi- och Stödprocesser Budget, prognos och uppföljningsprocessen )Verksamhetsdata till NEKKs datalagring 2)Personaldata till NEKKs datalagring 3)Presentation av personaldata i NEKK 4)Presentation av koncernredovisningsdata i NEKK 4 NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus

Förutsättningar Nekksus På projekthemsidan (www5.goteborg.se/nekk) finns dokumentation om systemlösningens utformning i fas 1, se dokument ”Utformningsprinciper och tillämpning” under flik ”Utrullning”. Användare har tillgång till utdata för hela sin förvaltning. Alla användare har ett förvalt ansvar. Tillgång till lönetransaktioner på individnivå kräver särskild behörighet. Inloggning i utbildningsmiljön görs med specifikt användarnamn och lösenord som tillhandahålls av utbildaren. Inloggning i produktionsmiljön görs med Gbg3000-inloggning, samma inloggning som används vid inloggning i datorn. Rekommenderade Webb-läsare är Internet Explorer 7, 8 eller 9. Utformning Behörighet i Nekksus Teknik 5 NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus

UTDATA NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus 6

Principer utdata Organisationsträdet i Nekksus skapas utifrån strukturen i Horisonten. Spelar en central roll i både utdata och prognosprocessen. Alla upplägg av nya koder (t ex ansvar, objekt) görs liksom tidigare i Horisonten. Giltiga koder och transaktioner läses över från Horisonten till Nekksus varje natt. Information från Kompass läses in i slutet på varje månad. Utfall 2011 och 2012 Budget 2012 Nytt ansvar skapat i Nekksus för att fånga upp kontering på felaktigt ansvar vid inläsning av löneinformation från Kompass. Utgörs av de tre första positionerna på ansvarskoder i organisationsträdet. Visas i många vyer i Nekksus. Organisation Koder och transaktioner Tillgänglig information för utdata AAAA-ansvar Förvaltningsprefix 7 NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus

Systemvisning 8 NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus Stödanteckningar till utbildaren finns i anteckningsfältet Nu går vi in i systemet!

Systemvisning – fortsättning 9 NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus Nu går vi in i systemet! Ytterligare stödanteckningar till utbildaren finns i anteckningsfältet

Övning 1 – Logga in i Nekksus utbildningsmiljö 1.Starta Internet Explorer 2.Skriv in följande länk: 3.Logga in med de inloggningsuppgifter som du fått av din lärare NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus 10 I den här övningen lär du dig att logga in i Nekksus utbildningsmiljö

Övning 2 – Arbeta med en rapport 1.Klicka på flik Ekonomi 2.Klicka på Resultaträkning till höger på skärmen Du får nu upp en resultaträkning som visar summan av ansvar Skolan och Biblioteket. 3.Välj ansvar Skolan genom att klicka på ansvar i vänstermenyn 4.Byt period till februari i väljaren högst upp på skärmen 5.Klicka på raden för kontogrupp ”Förbrukn matr o rep” i flik Översikt 6.Klicka på flik Motpart Nu visas kontogruppen ”Förbrukn matr o rep” uppdelad per motpartsgrupp 7.Återställ rapporten genom att klicka på pil-ikonen NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus 11 I den här övningen lär du dig att öppna och arbeta med en rapport

1.Ta fram en resultaträkning för summerad nivå (Skolan + Biblioteket). I detta fall är denna nivå förvald, så du behöver inte göra något aktivt val 2.Byt till kolumnuppsättning ”Standard” i väljaren högst upp 3.Återställ rapporten till ursprungsläge I den här övningen lär du dig att välja kolumnuppsättning Övning 3 – Anpassa kolumner NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus 12

Övning 4 – Välj och återställ urval 1.Ta fram en resultaträkning och gör urval enligt nedan: Ansvar = Skolan Period = Februari Kontogrupp = ”Entr o köp av verks” När raden är vald blir den kursiv och gulmarkerad. 2.Visa utfall på denna kontogrupp uppdelat per motpartsgrupp 3.Gör ett urval på motpartsgrupp ”1-4 Extern” genom att klicka på raden. 4.Återgå till flik Översikt och analysera urvalet 5.Välj bort urvalet för motpart 6.Återställ rapporten till ursprungsläge NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus 13 I den här övningen lär du dig att välja och återställa urval

1.Ta fram en resultaträkning och gör urval enligt nedan: Ansvar = Biblioteket Period = Mars 2012 Verksamhet =K200 Bibliotek 2.Återgå till flik Översikt och analysera resultaträkningen 3.Välj kontogrupp ”Förbrukn mtrl o rep” 4.Scrolla ner i vyn och välj konto 6431 ”Böcker tidningar och facklit” 5.Granska transaktioner genom att klicka på flik Transaktioner 6.Klicka på rubriken Belopp för att sortera listan i storleksordning 7.Titta på underlaget på den transaktion som har högst belopp 8.Återställ rapporten till ursprungsläge I den här övningen lär du dig att borra dig ner till transaktioner och sedan vidare till underlag/faktura Övning 5 – Visa transaktioner NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus 14

Övning 6 – Analysera utfall per period 1.Ta fram en resultaträkning och gör urval enligt nedan: Ansvar = Biblioteket Kontogrupp=Taxor avg ersättn Verksamhet =K Kultur 2.Klicka på flik Period för att visa utfall per månad 3.Tips! Använd ”Visa/dölj sidomeny” för att få bättre plats på skärmen 4.Återställ rapporten till ursprungsläge NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus 15 I den här övningen lär du dig att se utfall fördelat per period

Övning 7 – Sparade urval 1.Ta fram en resultaträkning och gör urval enligt nedan: Ansvar = Skolan Period = Februari 2012 Verksamhet =G910 Skolmåltider 2.Klicka på diskettikonen i rapportfliken. 3.Klicka på ”Spara nuvarande urval” 4.Döp urvalet i titelfältet. Spara. 5.Återställ rapporten till ursprungsläge 6.Hämta det sparade urvalet genom att klicka på diskettikonen. Klicka på raden för valt urval. Klicka sedan på ”Ladda urval” 7.Återställ rapporten till ursprungsläge NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus 16 I den här övningen lär du dig att spara ett urval i en rapport för att kunna använda det igen

Övning 8 – Export till Pdf och Excel 1.Ta fram en resultaträkning och gör urval enligt nedan: Ansvar = Skolan Period = Mars Klicka på ikonen för Excel. 3.Klicka på ”Exportera fil” och ”Öppna” Nu öppnas rapporten i Excel 4.Stäng rapporten. 17 NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus I denna övning lär du dig att exportera rapporter till Pdf och Excel för att kunna skriva ut eller arbeta vidare med rapporten

Övning 9 – Analysera lönekostnader (Principer) Rapporten Lönekostnader visar lönekostnad per kontogrupp samt uppgift om arbetade timmar, årsarbetare och månadsarbetare. Källdata för lönekostnader är Horisonten. Lönekostnader är enligt definitionen Lönekostnad i Rappet (UR) och omfattar lönekonton exkl konto 5011 och Uppgifter om arbetade timmar samt års- och månadsarbetare kommer från Kompass, och uppdateras i slutet på varje månad. Arbetade timmar visas med värden både per period och ackumulerat. Månadsarbetare visar endast värden per period. Årsarbetare visar endast ackumulerade värden. Uppgifterna om ”Lönekostnad per timme” samt ”Lönekostnad per årsarbetare” är mått som beräknas i Nekksus. Rapport Lönekostnader-Individnivå kräver särskild behörighet och är endast tillgänglig för användarens särskilda löneansvar och här finns möjlighet att borra sig vidare ner till lönetransaktioner på individnivå. Denna individinformation visas endast med namn, ej med personnummer och visas enbart för konton som ingår i rapporten. NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus 18

Övning 9 – Analysera lönekostnader 1.Öppna rapport Lönekostnader – Individnivå och gör urval enligt nedan: Ansvar = Biblioteket Period = Mars Analysera lönekostnaderna 3.Visa utfall per månad genom att klicka på flik Period. 4.Analysera grafen nedanför tabellen 5.Klicka på trekants-ikonen framför kontogruppen ”Semesterlön” och välj konto 5111 genom att klicka och markera raden. 6.Klicka på flik Lönetransaktioner för att visa transaktioner på kontot. 7.Stäng rapporten. 19 NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus I denna övning lär du dig att arbeta med rapporten Lönekostnader – Individnivå.

Avslutande tips! Använd F11 för helskärm. Pil-knapp för att dölja vänstermeny ger mer plats på skärmen. Knapp ”återgår till ursprungsläge” är användbar vid arbete med rapporter. Det går att dölja kolumner i rapporter genom högerklick på kolumnrubrik. Använd ”Sparade urval” för urval i rapporter som användas löpande. NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus 20

PROGNOS NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus 21

Prognosprinciper I Göteborgs stad finns idag fyra obligatoriska prognostillfällen per år, Prognos februari, Prognos mars, Prognos augusti och Prognos oktober. Förutom dessa prognostillfällen kommer det att i Nekksus skapas möjlighet för varje förvaltning att arbeta med ytterligare prognostillfällen. Viktigt att lokal tidplan finns framtagen för prognosarbetet inom förvaltningen. Centrala krav för inmatning av prognos är att den skall registreras på: Kontogrupp Motpartsgrupp XXXX, NNNN och Förvaltningsinternt (Förvaltningsinternt skall vara 0) Endast SDN och Social resursnämnd: verk 1 position (undantag försörjningsstöd) Varje förvaltning kan dessutom ha ytterligare krav för prognosinmatning. 22 NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus

Principer för prognosprocessen Nekksus skapar prognosförslag genom att kombinera utfall och senast godkända prognos (eller budget vid första prognostillfället). En ny årsprognos skapas och användaren registrerar ändringar till detta prognosförslag. All prognosinmatning i Nekksus sker på ansvarsnivå och godkänns på överliggande nivå. Om någon på överliggande nivå vill göra en justering av den uppsummerade prognosen görs detta antingen genom att prognosen skickas tillbaka en nivå i organisationen eller genom att en justering görs på annat ansvar, så kallat justeringsansvar. Samtliga ansvar tilldelas en uppgift vid varje prognosversion (prognostillfälle). Till varje uppgift skall det finnas angivet vem som är prognosimatare och vem som är godkännare. Samtliga ansvar och nivåer måste vara godkända innan förvaltningen som helhet kan godkännas. NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus 23

Processflöde NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus 24 Förvaltningscentralt Verksamhet (flera nivåer) Granska / justera prognos på ansvar* Klarmarkera Skicka tillbaka Analys av prognos på underliggande ansvar EJ OK Godkänn Analys av underliggande prognoser OK Skicka tillbaka EJ OK Godkänn OK * Registrering på justeringsansvar en möjlighet.

Uppgift Aktivitet Process Prognos Mars Skolan Biblioteket Status Ej Påbörjad Påbörjad Klarmarkerad Godkänd Prognosprocessen i Nekksus 25 NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus

Systemvisning NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus 26 Stödanteckningar till utbildaren finns i anteckningsfältet Nu går vi in i systemet!

Systemvisning – fortsättning NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus 27 Nu går vi in i systemet! Ytterligare stödanteckningar till utbildaren finns i anteckningsfältet

Övningar – prognos 1.Starta Internet Explorer. 2.Skriv in följande länk till Nekksus utbildningsmiljö: 3.Logga in i utbildningsmiljön med de inloggningsuppgifter som du fått av din utbildare. NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus 28

Övning 10 – Klarmarkera prognos 1.Klicka på flik Uppgifter Du hamnar nu under fliken ”Mina uppgifter” och här visas de uppgifter som användaren har att göra. I detta exempel finns det två uppgifter. 2.Välj att arbeta med prognos för ansvar Biblioteket genom att klicka på knappen ”Inmatning/Klarmarkering” på raden Biblioteket. Du får nu upp det prognosförslag som systemet skapat för ansvaret. 3.Klicka på flik Analys månader och granska hur prognosen är fördelad över året. 4.Klicka på flik Kommentar Ansvar och skriv en kommentar. Spara. 5.Återgå till flik Översikt och klarmarkera prognosen genom att klicka på knappen ”Klarmarkera”. Uppgiften har nu förflyttats från ”Mina uppgifter” till ”Mina klarmarkerade uppgifter”. Du kan granska din prognos i efterhand men inte göra några ändringar. 29 NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus I den här övningen ska du lära dig att granska, kommentera och klarmarkera/godkänna en prognos

Övning 11 – Justera prognos på kontogrupp 1.Klicka på flik Uppgifter 2.Välj att arbeta med prognos för ansvar Skolan genom att klicka på knappen ”Inmatning/Klarmarkering” 3.Välj att ändra prognosen på kontogrupp ”Taxor avg ersättn” genom att klicka på raden. När raden är vald blir den kursiv och gulmarkerad. 4.Välj flik Prognos och ändra prognosen till 650 tkr. Spara. 5.Välj flik Översikt och kontrollera beloppet på kontogrupp ”Taxor avg ersättn”. 6.Välj flik Kommentar-kontogrupp och skriv en kommentar till ändringen du gjort. Spara. 7.Stäng flik Prognosinmatning. 30 NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus I den här övningen ska du lära dig att ändra ett prognosförslag och att skriva en kommentar på kontogrupp

Övning 12 – Justera prognos per månad 1.Klicka på flik Uppgifter 2.Välj att arbeta med prognos för ansvar Skolan genom att klicka på knappen ”Inmatning/Klarmarkering” 3.Välj att ändra prognosen på kontogrupp ”Förbrukn mtrl o rep” genom att klicka på raden. 4.Välj flik Prognos månad och ändra beloppet till -50 i månaderna mars, april och maj. Ändra beloppet till 0 i juni och juli. Spara. 5.Välj flik Översikt och kontrollera beloppet på kontogrupp ”Förbrukn mtrl o rep”. 6.Stäng flik Prognosinmatning. 31 NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus I den här övningen ska du lära dig att ändra ett prognosförslag per månad

Övning 13 – Justera prognos på konto 1.Klicka på flik Uppgifter. 2.Välj att arbeta med prognos för ansvar Skolan genom att klicka på knappen ”Inmatning/Klarmarkering”. 3.Välj att ändra prognosen på kontogrupp ”Entr o köp av verks” genom att klicka på raden. 4.Välj flik Prognos detaljer och justera prognos på konto 4643 ”Köp stödverks - färdiglagad mat” till tkr. Spara. 5.Välj flik Översikt och kontrollera beloppet på kontogrupp ”Entr o köp av verks”. 6.Stäng flik Prognosinmatning. 32 NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus I den här övningen ska du lära dig att ändra prognos på konto

Övning 14 – Arbeta med filtrering 1.Klicka på flik Uppgifter 2.Välj att arbeta med prognos för ansvar Skolan genom att klicka på knappen ”Inmatning/Klarmarkering” 3.Välj att ändra prognosen på kontogrupp ”Förbrukn mtrl o rep” genom att klicka på raden. 4.Välj flik Prognos detaljer. Nu visas alla konton och alla kodkombinationer där det finns utfall, budget eller prognos registrerat. 5.Ställ (klicka inte!) muspekaren på konto 6431 och högerklicka. 6.Du får nu upp en ruta där du kan välja ”Filtrerar på detta värde” Nu visas endast de rader där det finns värde på konto Ta bort filtreringen genom högerklick - ”Ta bort filter” 8.Stäng flik Prognosinmatning. 33 NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus I den här övningen ska du lära dig att arbeta med filter. För de förvaltningar som arbetar med prognos på flera koddelar kan filtrering underlätta prognosinmatning

Övning 15 – Arbeta med filtrering i flera steg 1.Klicka på flik Uppgifter. 2.Välj att arbeta med prognos för ansvar Skolan genom att klicka på knappen ”Inmatning/Klarmarkering”. 3.Välj att ändra prognosen på kontogrupp ”Övr verks kostnader” genom att klicka på raden. 4.Välj flik Prognos detaljer och filtera enligt nedan: Konto =6121 Verk =G100 Projekt= DG12 5.Ändra prognosen på filtrerad rad till -20 tkr. Spara. Ta bort filter. 6.Klicka på flik ”Översikt” och kontrollera beloppet på kontogrupp ”Övr verks kostnader”. 7.Stäng flik Prognosinmatning. 34 NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus I den här övningen ska du lära dig att arbeta med filter i flera steg.

Övning 16 – Beräkna sociala avgifter Som stöd för användare finns automatisk beräkning av sociala avgifter vid prognos av lönekostnader. Systemet beräknar sociala avgifter utifrån det genomsnittliga utfall som det aktuella ansvaret har haft innevarande år. 1.Klicka på flik Uppgifter. 2.Välj att arbeta med prognos för ansvar Skolan genom att klicka på knappen ”Inmatning/Klarmarkering”. 3.Välj kontogrupp ”Lön ersättn o förmån” och gå till flik prognos. 4.Ändra prognosen på vald kontogrupp till Spara. 5.Klicka på knappen ”Beräkna sociala avgifter”. Observera att det inte går att ångra denna beräkning, den sparas automatiskt. 6.Kontrollera att beloppet ändrats på kontogrupp ”Soc avg o pensionsk”. 7.Klarmarkera prognosen för ansvar Skolan. 35 NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus I den här övningen ska du lära dig funktionen att beräkna prognos på sociala avgifter

Övning 17 – Skicka tillbaka prognos 1.Klicka på flik Uppgifter och välj att öppna aktivitet ”Godkänn aktivitet”. 2.Välj att arbeta med prognos för ansvar Biblioteket genom att klicka på ansvar Biblioteket till vänster i bilden. 3.Analysera prognosförslaget i flik Resultaträkning översikt. 4.Välj att skicka tillbaka prognosen genom att klicka på ”Skicka tillbaka”. Det kommer nu upp en ruta där det är tvingande att skriva en kommentar till mottagaren av uppgiften. 5.Klicka i rutan för ansvar Biblioteket och skriv en kommentar. 6.Klicka på ”Skicka tillbaka”. 36 NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus I den här övningen är du en chef som skall granska och skicka tillbaka en prognos till underliggande nivå i organisationen

Övning 18 – Läsa och skriva en flödeskommentar 1.Klicka på flik Uppgifter. Välj att arbeta med prognos för ansvar Biblioteket genom att klicka på knappen ”Inmatning/Klarmarkering”. 2.Klicka på knappen ”Flödeskommentarer” och läs kommentaren som din chef har skrivit. 3.Gör en valfri ändring i din prognos. 4.Skriv en flödeskommentar till din chef om gjord ändring genom att klicka på knappen ”Flödeskommentarer” och därefter knappen ”Skapa ny”. Spara. 5.Klarmarkera prognosen. Obs! För att läsa kommentar från underliggande nivå måste användaren klicka i rutan ”Visa kommentar från underliggande flödesnivåer”. 37 NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus I den här övningen har du fått tillbaka din prognos från din chef

Övning 19 – Rapport ”Prognosanalys” Användaren kan när som helst under sitt prognosarbete analysera sin prognos i rapporten Prognosanalys. Här har användaren möjlighet att själv välja vilka kolumner man vill använda för sin analys. Tänk på att uppdatera rapporten med högerklick och ”Ladda om”. Observera att här visas prognoser under pågående process och skall inte förväxlas med senast godkända prognos av förvaltningen som finns i resultaträkningen. Dessutom kan denna rapport vara användbar för att analysera prognoser som gjorts tidigare under året. Genom att använda väljaren kan även utfall från tidigare månader visas. 1.Klicka på flik Ekonomi och öppna rapport Prognosanalys. 2.Gör val av vad som skall visas i rapporten genom att välja version. Håll nere Ctrl- knappen och välj : Prognos mars, Utfall föregående år, Budget helår. 3.Analysera din prognos. 4.Stäng rapporten. 38 NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus I denna övning ska du lära dig att analysera prognos i rapporten Prognosanalys

Avslutande tips! Glöm inte att alltid spara före klarmarkering. Vid prognosinmatning kan det underlätta att samtidigt ha rapport ”Prognosanalys ” öppen. Tänk på att ”Ladda om” för att uppdatera rapporten. Filtrering kan underlätta vid prognosinmatning. För att se vilka konton som är så kallat förvalt konto vid prognos på kontogrupp, sök fram lista ”Kontogruppering budget/prognos” som finns sökbar i sökfältet alt. under ”Gå till” under rubrik ”Övriga rapporter”. I prognosinmatning finns möjlighet att ta bort rad. Tänk på att utfallsposter inte tas bort. Beloppet hamnar istället med vänt tecken i prognos för att det ska bli noll på raden totalt. NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus 39

Utbildningsmiljö Utbildningen sker i en anpassad utbildningsmiljö Övningarna i utbildningsmaterialet är anpassade efter denna miljö Särskilda inloggningsuppgifter distribueras Finns tillgänglig för alla förvaltningar och återställs varje natt 40 NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus

Datorhjälpen Användarstöd finns som guider i Datorhjälpen. Här finns också de övningar som ingår i utbildningen. Länk till Datorhjälpen hittar ni på startsidan i Nekksus och under frågeteckensymbolerna (”?”) i systemet. NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus 41

42 Kontakt NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus