Budget datum Tidigarelagd budgetprocess - parallella processer Viktiga datum: -4 november -LTK för 2014 i GLIS -Schemalagd budgetsupport -18 november -Fördelning statsanslag öppnar Budgetarna ska stängas - 6 december

Budget 2014 – vanligt fel Sidinitiering: Lösning:

Budget tips -Mail (finns även på webben) -Datum och information - -Det första man gör: -Projektmallar -Lathund med checklista uuplus/anvisningar

ESV´s förslag till förändringar i redovisning och årsredovisning Regler för löpande periodiseringar och för halvårsrapportering Förslag till ändring av S-koder Förslag till förändrade regler om myndigheternas årsredovisning Formalia i ÅR Förslag till regler avseende effekter av ändrade valutakurser

Rättvisande redovisning – hur uppnås tillfredsställande kvalitet i redovisningen? Intäkter och kostnader på rätt plats Rätt projekt Rätt prestation Rätt period Hur uppnås detta Säkerställ redan från början att bokföringen i så stor utsträckning som möjligt sker på rätt projekt och prestation. Vi vill inte se omföringar för att uppnå ett visst resultat på visst projekt eller prestation. Periodisera intäkter och kostnader till rätt period. Prata med prefekt, lärare, forskare mfl om vad som ska beaktas. Håll utkik efter fakturor avseende varor och tjänster som levererats men ej fakturerats eller tvärtom. Ta ställning till periodisering. OBS ingen periodisering av inköp som ska bli en anläggningstillgång. Ställ ut fakturor i rätt tid. Om faktura avseende arbete i december ställs ut i januari måste den periodiseras. Tänk på bra fakturatext!

Analyser som behövs för att ta ställning till resultatet Jämför mot budget Ta hjälp av olika rapporter i Raindance och Glis Varför blev det inte som det var tänkt? Är verksamhetsutfallet rimligt? Om det blir stora över- eller underskott i någon verksamhet måste man reflektera över det. Ring eller maila gärna och resonera om det är svårt att göra analysen själv Sent ute, upptäckt att något fattas i bokföringen? Berätta för AEU som tar ställning till om rättelse/komplettering behöver göras!

Tidplan bokslutsarbete 2013 Många klämdagar runt jul AEU kommer att hantera leverantörsfakturor löpande under klämdagarna för att undvika fördröjningar AEU kommer att ha ”öppet” fredagen den 27 dec kl 9-15 Finns det behov av support andra tider – säg till NU! Bokslutskommentarer skall lämnas tidigare Leverans av komplett siffermaterial till ledningen från AEU 23 jan

Tidplan bokslut 2013 prel TidpunktHändelse On 20 och on 27 nov Bokslutsinformation Må 2 decSlutreglering av lokaltjänstkostnader (LTK) bokförs av byggn avd samt LTK steg 1-3 bokförs av AEU Må 9 decSista dag att skicka ev justeringar av LTK steg 1-3 till AEU. Justeringarna bokförs senast den 13 dec Må 9 decBokade lokaler i Time Edit och bokade skrivplatser tom 31 dec debiteras av Byggn avd Må 9 decFörmedlingstjänster, selectavgifter och telekostnader debiteras av avd för IT och inköp To 12 decSista dag att skicka rekvisitioner resp EA17x till scanning för utbetalning av lämnade bidrag/transfereringar. Dessa fakturor måste vara betalda 2013 vilket medför att attest måste vara gjord senast 20 dec. Fr 13 decSista dag att i KDB godkänna och skicka rekvision/faktura till statliga myndigheter och sista dag för registrering av interna kundfakturor i Raindance. Fr 13 decJusteringar och avräkningar avseende medfinansieringen per skall vara AEU tillhanda

Tidplan bokslut 2013 prel TidpunktHändelse On 18 decDecemberlöner bokförs i Raindance (mån omställning 17 dec) On 18 decAnslagen för december bokförs i Raindance Fr 20 decSista dag att i KDB godkänna prel rekvisitions/fakturaunderlag till andra motparter än statliga myndigheter Fr 20 decSista dag för registrering av kundfakturor (ej KDB) till andra motparter än statliga myndigheter Fr 20 decSista ordinarie arbetsdag för attest av leverantörsfakturor avseende lämnade bidrag. Förfallodag anges till senast 30 dec.

Tidplan bokslut 2013 prel TidpunktHändelse Fr 3 janBrytdag Ti 7 janSista dag för import av scannade leverantörsfakturor 2013 med ver datum 2013 i Raindance Ti 7 janSista dag att skicka excelfiler avs grundbokföring 2013 för inläsning i Raindance On 8 janKl 12 sista tidpunkt att hantera leverantörsfakturor avseende 2013, interna lev fakturor, periodisera kostnader och registrera rättelser med ver typ BOKP/BIFP On 8 janEfter kl 12 bokförs avskrivningar, finansiering av lämnade bidrag/transfereringar, indirekta kostander, medfinansiering, periodisering av förutbetalda bidragsintäkter och internränta kv 4. To 9 janRaindance öppnar för registrering av BKV-transaktioner 2013 Må 13 janAEU tar emot excelfiler med bfo fram till kl 10. Raindance stängs för BKV-transaktioner 2013 kl 16. On 15 janSlutlig tilldelning av statsanslag till utbildning bokförs Fr 17 janBokslutskommentarer 2013 till AEU Må 20 till To 23 jan Sammanställning av de finansiella delarna i ÅR, kap 5

Rapportering den 17 jan För varje prestation för sig skall följande punkter besvaras/kommenteras. Det ska vara kortfattat, gärna i punktform: kommentar till årets kapitalförändring jämförelse mot budget och analys av eventuella budgetavvikelser analysera orsakerna till balanserat över-/underskott redogörelse för hur det balanserade resultatet kommer att hanteras kopplat till den budget som upprättats för 2014