Workshop kring klassificering Syftet med processorienterad arkivredovisning Sammanfattning av verkSAM och exempel på andra klassificeringar Minsta gemensamma nämnare

Behovet av en ny arkivredovisningsmodell Allmänna arkivschemat + diarieplanen = den perfekta tvångströjan (Den egna verksamheten känns inte igen)

Syftet med processorienterad arkivredovisning Återspegla moderna organisationer bättre -Kontextualisera informationen som skapas eller inkommer inom organisationens verksamheter - Kunna anpassas till föränderlighet inom den organisatoriska strukturen Vara bättre anpassad för digital information och fler databärare än bara pappret Ökad spårbarhet och insyn Originaliteten respekteras

Med detta i åtanke… verkSAM (bakgrund och nuläge) Samarbete mellan representanter från ITSAM, Sydarkivera, Sösk, Jönköping och Kalmar kring en gemensam dokumenthanteringsplan ITSAM (deras tillämpning av klassa) (slide 10)

Utgångspunkt för processkartläggning Många förespråkar att man ska ”glömma” den organisatoriska strukturen när man processkartlägger: Förvaltning Process Nyttigt för organisationer som styrs för mycket av revirtänk. Men i verkligheten meningslöst, eftersom samarbete mellan förvaltningsgränser sker hela tiden. Och även om handlingar i en process skapas i fler förvaltningar är ändå en förvaltning/enhet i slutändan huvudägare av den processen/informationen.

RA-FS 2008:4 Alla (statliga) myndigheter ska kartlägga sina processer och dessa ska delas upp i: Styrande verksamheter, Stödjande verksamheter och Kärnverksamheter

Från processkartor till klassificeringsstruktur Varje identifierad process genererar ett handlingsslag, dessa ska struktureras i klassificeringsstrukturen: den samlade representationen av verksamheten

Från klassificeringsstruktur till dokumenthanteringsplan Ett handlingsslag är de handlingar som tillsammans skapas i en process. Varje process består av ett antal aktiviteter. Varje handlingsslag består av ett antal handlingstyper. En handlingstyp ska kunna härledas till en aktivitet. Aktiviteterna återfinns i processkartorna, handlingstyperna (och deras hantering) återfinns i dokumenthanteringsplanen.

Skillnader i tillämpning beroende på kommunstorlek I en mindre kommun: Få förvaltningar med breda uppdrag och liten organisatorisk självständighet/tydligare koppling till kommunstyrelsen. I en större kommun: Fler förvaltningar med smalare uppdrag och större självständighet/självstyre.

Förvaltning Kommunstyrelse E-arkivsystem Ärendehanteringssystem Förvaltning Styrande verksamhet Stödjande verksamhet Kärn- verksamhet Mindre kommun kontra större kommun Verksamhets- område Verksamhets -typ

Ytterligare exempel på klassificeringsstrukturer: Huvudprocesser/processgrupper

Malmö stads klassificerings- struktur för styrande och stödjande verksamheter Gemensam för alla nämnder och förvaltningar inom Malmö stad

Varför en gemensam klassificeringsstruktur? För att underlätta för en framtida sammanslagning av kommunerna, eller en framtida export till ett regionalt e-arkiv? Kommer resultatet leda till att varje kommun känner igen sin egen verksamhet, eller kommer vi bara ha skapat en ny tvångströja?

Att göra-lista Utgå ifrån organisationschemat, ta avstamp från enheterna/avdelningarna som representerar ett visst verksamhetsområde Intervjua den person som bäst kan beskriva vad som sker inom respektive verksamhetsområde; vilka processer finns/vilka ärenden handläggs/vilka insatser görs (vilken information skapas därur) Beskriv processerna grafiskt eller i text (helst både och) Kategorisera processerna utifrån de tre verksamhetstyperna, dvs upprätta en klassificeringsstruktur Upprätta en dokumenthanteringsplan/anpassa befintlig dokumenthanteringsplan utifrån klassificeringsstrukturen

Vad kan vi göra tillsammans? -Hitta de minsta gemensamma nämnarna Alla kommuner har: Kommunfullmäktige En kommunstyrelse En valnämnd En överförmyndarnämnd/överförmyndare En revision Kan vi beskriva processerna i dessa verksamheter tillsammans? (Oavsett var i klassificeringsstrukturen de hamnar hos varje kommun).

Exempel på processer inom Melleruds och Bengtsfors kommuner

Viktigt att tänka på: Vilken är triggern/katalysatorn för varje process? Beskrivs processen bäst utifrån ett medborgarperspektiv eller från verksamhetens perspektiv? Hur detaljerad ska processbeskrivningen vara? (var lyhörd för verksamhetens behov; jämf. Plan- och byggenheten med vård och omsorg)