EKO - Ekonomi, kontrakt, offerter & ansökningar 1

Rapport Budget- kalkyl EKO - Effektivt processtöd för externa medel EKO Info om externa medel Ekonomi Diarie Ekonomi Kontrakt Ansökan Rekvisition Analys Personal Bemanning Portal Datalager Inbetalning Avgifter No. 2

EKO – kontraktsdatabas Idag ett samarbete mellan; Göteborgs universitet Chalmers tekniska högskola Uppsala universitet Örebro universitet Logica

EKO fakta – Göteborgs universitet Antalet användare är ca 500 st fördelade på 8 fakulteter samt Gemensamma förvaltningen och Universitetsbiblioteket Antal kontrakt registrerade totalt 2010: st (varav ca st på Sahlgrenska Akademin) Registrerat kontraktsvärde 2010: 1,7 Mdkr Antal kontrakt registrerade mellan för Handelshögskolans fakultetsområde: 1050 st

Nyttan med EKO innan ansökningsprojektet Planering/styrning av externfinansierad verksamhet Effektivisering av arbetsrutiner Bättre sökmöjligheter Kontroll på kontraktsstocken Uppföljning och analys förenklas Kontroll på inbetalningar per kontrakt Information om framtida inkomstflöde Effektivisering av arbetsrutiner Bättre sökmöjligheter Kontroll på kontraktsstocken Uppföljning och analys förenklas Kontroll på inbetalningar per kontrakt Information om framtida inkomstflöde

Nyttan med EKO efter ansökningsprojektet Ger förbättrade möjligheter till uppföljning och analys En mer kvalitativ, elektronisk hantering av ansökningar/offerter Projektportfölj per forskare och ämnesområde Bättre beslutsunderlag till prefekt och budgetansvarig Underlättar riskbedömning, godkännande och diarieföring Högre kvalitet i underlagen till kontraktsregistrering Ger förbättrade möjligheter till uppföljning och analys En mer kvalitativ, elektronisk hantering av ansökningar/offerter Projektportfölj per forskare och ämnesområde Bättre beslutsunderlag till prefekt och budgetansvarig Underlättar riskbedömning, godkännande och diarieföring Högre kvalitet i underlagen till kontraktsregistrering

Processbeskrivning – från ansökan till slutredovisning 7 A1. Skapa/skriva ansökan Förfrågan eller behov uppstår A2. Registrera ansökan A3. Godkänna ansökan A4b. Beslut om förvaltning/ avtal sluts A4. Sända ansökan A5. Lägga upp projekt och registrera kontrakt A7. Bevaka betalning A6. Rekvirera medel A4a. Besked från bidrags-/ uppdragsgivare A8. Ta emot pengar A10. Ta fram redovisning A9. Löpande uppföljning A11. Återbetala/ slutbetalning Rätt Pengar rätt på GU ProjektledareAdministratör Prefekt/motsv

Hur fungerar det i verksamheten 8 Ansökan/offert samt kalkyl färdigställs av forskare/administratör Kort sammanfattning av projektet bifogas Ansökan/projektsammanfattningen och kalkylmallen blir underlag till registrering och godkännande i EKO Kvalitativ elektronisk hantering av ansökningar/offerter Bättre beslutsunderlag till prefekt och budgetansvarig Projektportfölj per forskare och ämnesområde

9 Sökfunktion och rapport utseende

Rapport Summa per institution & ämneskategori 10

Rapport Projekt per institution och projektledare 11

Hur har vi implementerat ansökningsmodulen? Informerat och involverat kanslichefer, dekaner, prefekter samt institutionsekonomer fortlöpande under projektets gång 2011 Utbildat drygt 100 administratörer samt 30 prefekter i februari-mars 2012 Tillgängligt via Medarbetarportalen Registrerings- eller läsbehörighet beroende på roll Fokus på snabb och enkel tillgång till elektronisk information

Mer information och kontaktuppgifter Hemsida: Applikationsansvarig: Åsa Karlsson Telenr: E-post: Redovisningschef: Gunilla Annerstedt Telenr: E-post: