Koll - Kompetenskartläggning och medarbetarsamtal inom FFS Lathund för chef

Det här behöver du, och här hittar du information. Dator med Internetuppkoppling. Den här lathunden som guidar dig steg för steg. På KanalN under chefsportalen finns information om Koll för chef så som inloggning, lösenord, lathundar och FAQ. Lathund för chef finns även under ”Hem-fliken” i Koll Länka På KanalN under personalportalen finns information om Koll för medarbetare så som inloggning, lösenord, lathundar och FAQ. Lathund för medarbetare finns även under ”Hem-fliken” i Koll. Länka Information finns att hämta på Skolverkets hemsida om Lärarlegitimation och behörighet, se länk Har du frågor, behöver stöd, eller vill felanmäla är du välkommen att vända dig till Koll supporten via e-post Denna e-postlåda är till för dig som chef samt expertanvändare. Medarbetarna ska i första hand vända sig till sin

Logga in – kom igång 1. Klicka på länken klistra in den i webbläsaren. Både Internet Explorer och Mozilla Firefox fungerar. 2.Som användarnamn/username använder du ditt exempel: Du ska alltså inte använda din ”långa” e-postadress, exempel: 3.Första gången du loggar in ska du använda lösenordet: nackakoll12 och klicka på ”Logga in” 4.En ny sida öppnas och här ska du ändra ditt lösenord till ett personligt enligt instruktionen du får på sidan. Detta lösenord är det du sedan använder. 5.Om du har glömt ditt lösenord: Begär ett nytt genom att klicka på knappen ”Glömt ditt lösenord” Ange e-postadressen som är ditt Du får sedan instruktioner skickade till angiven e-postadress som du följer för att kunna byta lösenordet. Du kan logga in när du önskar och obegränsat antal gånger, och du loggas automatiskt ut efter 30 minuter om du inte har varit aktiv.

Vad är Koll? Koll är ett digitalt verktyg för kompetenskartläggning och medarbetarsamtal som ska användas av alla tidsvidareanställda medarbetare inom FFS. Medarbetaren ska gå igenom sju steg i två olika delar. Första delen består av kompetenskartläggning där frågor om anställning, examen, behörighet och utbildning besvaras. Den andra delen består av medarbetarsamtalsdelen där en självskattning ska fyllas i samt utvecklingsplaner och mål. När medarbetaren gjort detta ska chef stämma av medarbetarens kompetenskartläggning, och godkänna medarbetarens planer, mål och aktiviteter i dialog med medarbetaren.

Expertanvändarens roll Som expertanvändare är du ett stöd till medarbetare och chef på din enhet Som expertanvändare kommer du att a)säkerställa att alla tillsvidareanställda medarbetare på din enhet finns med i systemet b)säkerställa att medarbetarna är kopplade till rätt målprofil c)vara behjälplig avseende lösenordshantering d)stötta i systemets funktionalitet samt e)kunna ta fram olika rapporter f)kunna ladda upp dokument g)informera om var det finns stöd att få (lathundar o likn) Som expertanvändare ansvarar du, tillsammans med chef, för information/utbildning till medarbetarna på din enhet. Medarbetaren ska kunna logga in, verifiera att den har rätt målprofiler, göra sin kompetenskartläggning, fylla i sin självskattning samt förbereda sina utvecklingsplaner och mål. Detta är en förutsättning för att medarbetarsamtal med chef ska kunna genomföras. Cheferna får riktade utbildningar för att kunna förbereda och genomföra sina medarbetarsamtal

Olika roller i systemet

Olika behörigheter i systemet I Koll finns olika behörigheter vilket gör att systemet inte har samma utseende för rollerna chef, medarbetare och expertanvändare. Alla roller har dock samma grund och det är medarbetarrollen. Medarbetare Kompetenskartläggning Medarbetarsamtal Kan ladda upp examensbevis Chef Kompetenskartläggning Medarbetarsamtal Ser medarbetarens kompetens- kartläggning och medarbetarsamtal Kan ta fram rapporter Expertanvändare Kompetenskartläggning Medarbetarsamtal Kan koppla målprofiler till medarbetare Kan administrera lösenord Kan ladda upp examensbevis Kan ta fram rapporter

Så här ser Koll ut för en expertanvändare 7 Så här ser det ut när du loggar in i Koll 1. Hem – Här hittar du lathundar (längst ner till vänster) 2. Match and Select – Här kan du söka fram medarbetare och koppla målprofiler ( flikar som grundar sig på medarbetarens yrkesroll) 3. Mina kompetenser – Här gör du din egen kompetenskartläggning och självskattning 4. Mina planer / Mina mål – Här fyller du i dina egna utvecklingsplaner, mål och aktiviteter inför ditt medarbetarsamtal. 5. Sök & rapporter – Här kan du ta fram rapporter 6. Till administratör – Här kan du administrera en medarbetares lösenord 7. Mitt konto - Uppe i högra hörnet finns denna flik. Här kan du ändra dina personuppgifter så som namn, adress och lösenord

Så här ser Koll ut för en medarbetare 1. Hem – Här finns lathundar (längst ner till vänster) 2. Mina kompetenser – Här gör medarbetaren sin kompetenskartläggning och självskattning 3. Mina planer / Mina mål – Här fyller medarbetaren i sina utvecklingsplaner, mål och aktiviteter inför sitt medarbetarsamtal.

Så här ser Koll ut för en chef Så här ser det ut när du loggar in i Koll 1. Hem – Här finns lathundar (längst ner till vänster) 2. Mina medarbetare – Här kan chef se sina medarbetare 3. Översikt målprofiler – Här kan chef få en överblick i verksamhetens målprofiler. 4. Match and Select – Här kan chef söka fram medarbetare, se antal kartlagda kompetenser och se examensbevis. 5. Mina kompetenser – Här gör chef sin kompetenskartläggning och självskattning 6. Mina planer / Mina mål – Här fyller chef i sina utvecklingsplaner, mål och aktiviteter inför ditt medarbetarsamtal. 7. Sök & rapporter – Här kan chef ta fram rapporter

Översikt av din enhets medarbetare

Översikt medarbetare Gå igenom och nr dessa 3 nya Du kan söka fram alla dina medarbetare på din enhet och få en översikt. Gå till ”Match & Select” Skriv i fältet sök namnet på din enhet. En lista visas. Klicka på den enhet du vill se.

Översikt medarbetare Enheten du har valt blir grönmarkerad. Klicka nu på lägg till och sök

Översikt medarbetare Medarbetarna listas och du har möjlighet att se antal kompetenser inlagda och målprofil. Längst ner på sidan kan du välj hur många medarbetare du vill se åt gången. En summering av antal medarbetare visas,

Koppla målprofil till medarbetare

Målprofiler För att kunna göra kompetenskartläggningen och självskattningen i Koll är varje medarbetare kopplad till en målprofil. En målprofil innehåller olika ”flikar” i systemet. Vilka flikar en medarbetare har avgörs av yrkesrollen (t.ex. om man är lärare eller barnskötare). I kompetenskartläggningsdelen har: Alla medarbetare flikarna Anställning, Examina & Legitimation och Utbildning utöver examen kopplade till sig. Lärare, förskollärare och fritidspedagoger har även fliken Undervisningsämnen (XX) kopplad till sig, det är en profil som är riktad mot skolform. I självskattningsdelen har: Alla medarbetare en målprofil kopplad till sig som börjar på FFS-xxxx (T.ex. FFS-Lärare, FFS-Barnskötare, FFS-Vaktmästare) Du kan se alla målprofiler under Match & Select

Målprofiler Under fliken Mina kompetenser, ser medarbetaren sina målprofiler. kompetenskartläggningsjälvskattning Det första en medarbetare gör är att logga in och verifiera att den har rätt målprofiler

Ändra målprofil Om en medarbetare har fel målprofil kopplad till sig kan medarbetaren själv ändra. (se lathund för medarbetare) Även du som expertanvändare kan ändra vid behov. För att ändra en medarbetares målprofil gå till fliken ”Match & Select”, skriv medarbetarens namn i fältet Sök. Medarbetaren dyker upp i en rullista, klicka på medarbetarens namn och klicka sedan på Sök (1.) Då dyker medarbetaren upp här. Bocka i medarbetaren och välj sedan ”Målprofil” bredvid ”Dokumentarkiv” En ny bild kommer att visas

Ändra målprofil Om en medarbetare har fel målprofil kopplad till sig kan medarbetaren själv ändra. (se lathund för medarbetare) Även du som expertanvändare kan ändra vid behov. För att ändra en medarbetares målprofil gå till fliken ”Match & Select” 1.Skriv medarbetarens namn i fältet Sök (du kan skriva med gemener eller versaler, för- eller efternamn). 2.Olika namnförslag (om det finns flera) dyker upp i en rullista. Klicka på önskad medarbetarens namn 3.och klicka sedan på ”Sök (1.)” 4.Nu visas vald medarbetare på en rad under sökfältet. Bocka i rutan framför namnet 5.Och klicka på ”Målprofil”. Ett nytt fönster öppnas (se forts. nästa sida)

Ändra målprofil 6. Börja med att bocka i de målprofiler som ska ändras / läggas till eller tas bort. 7. Klicka sedan på Ange tid. Nytt fönster öppnas ovanpå. 8. Klicka på rutan under rubriken ”Time in job profile” för att få fram valen ”Arbetar ej i målprofil” och ”Arbetar i målprofil”. Du behöver göra detta för varje vald profil. Välj ”Arbetar i målprofil” om du ska lägga till en profil. Välj ”Arbetar ej i målprofil” om du ska ta bort en profil. 9. Klicka sedan på spara. Ändringen är nu gjord och du kan stänga ner fönstret

Administration av lösenord

Alla medarbetare har som användarnamn/username sitt exempel: Man ska alltså inte använda sin ”långa” e-postadress, exempel: Första gången man loggar in ska man använda lösenordet: nackakoll12 och klicka på ”Logga in”. En ny sida öppnas och här ska man ändra sitt lösenord till ett personligt enligt instruktionen man får på sidan. Detta lösenord är det man sedan använder. Det händer att man glömmer sitt lösenord och då går det bra att begära ett nytt genom att klicka på knappen ”Glömt ditt lösenord”. Man anger e- postadressen som är ens Instruktioner skickas till angiven e-postadress som man följer för att kunna byta lösenordet. Om en medarbetare inte kommer in i systemet trots att den angett sitt korrekta kortnamn och fått e-post om nytt lösenord kan du som expertanvändare nollställa medarbetarens lösenord.

Administration av lösenord Klicka på fliken ”Till administratör” du kommer nu vidare till all data som ligger till grund i Koll. Du som expertanvändare har behörighet hit. Det är bra att veta att de ändringar du gör inte kan backas tillbaka. Du som expertanvändare kommer bara att jobba under fliken ”Organisation & medarbetare” och i underfliken ”Medarbetare”. Du behöver inte klicka in på de andra flikarna. För att komma tillbaka klicka på ”Till användare”

Administration av lösenord Under ”Organisation & medarbetare” och underfliken ”Medarbetare” kan du nollställa en medarbetares lösenord. Börja med att ta fram rätt enhet i rullistan. Om underliggande organisationsenheter ska visas behöver du bocka i det. Klicka sedan på symbolen som visar ett papper med en penna på raden för aktuell medarbetare. Ett nytt fönster visas.

Administration av lösenord Nu är du inne på medarbetaren. Här kan du bland annat se medarbetarens e-post adress. 1.För att nollställa lösenordet skriv in: nackakoll12 i fältet ”Nytt lösenord”. 2.Bocka sedan i rutan ”Uppmana användaren att ändra lösenord”. För vissa medarbetare kan denna ruta visas på engelska, och rutan heter ”Promt user to change password”. 3.Klicka på spara och stäng ner rutan genom att klicka på krysset uppe i högra hörnet. Nu kan medarbetaren logga in med sitt användarnamn och lösenordet nackakoll12. Medarbetaren kommer att skickas vidare till en ny sida där han/hon kan välja ett nytt personlig lösenord

Rapporter

I Koll finns en funktion som heter ”Sök & rapporter” som gör det möjligt att dra fram olika slags rapporter med olika typer av filtrering och urval. Det går att välja vilka personer som ska ingå i en analys och enheter. Detta gäller bara medarbetare man är behörig att se. Det är möjligt att göra en sökning, se ett sökresultat direkt på skärmen och att välja olika typer av rapporter. I funktionen Sök och rapporter kan du: Få fram en översikt om vilka som har kartlagt sig och vilka som är avstämda av chef Det går att se vilka behöriga lärare som finns Det går att filtrera fram de lärare som har legitimation och arbetar inom den önskade målprofilen Det går att se vilka lärare som är obehöriga och vilka ämnen de undervisar i Det går att se pensionsavgångar Detta är bara en skiss just nu behöver sätta mig in i rapporter

Rapporter fortsättning…. Ljusgrön ? Mörkgrön – Antal ämnen man är behörig i (varav antal man arbetar i) Gul- ämnen man är behörig i men ej arbetar med Röd – ämnen man ej är behörig i men arbetar med

Rapporter fortsättning….

Examensbevis

Som expertanvändare kan du se en medarbetares uppladdade dokument, t.ex. examensbevis. Du kan även hjälpa en medarbetare att ladda upp sitt examensbevis. För att ladda upp beviset behöver man först skanna in dokumentet och spara det som en pdf fil. Kontakta skolans IT ansvarig för att få hjälp med inskanningen.

Se en medarbetares examensbevis Klicka på fliken ”Match & Select”. Sök fram önskad medarbetare på samma sätt som när du vill ändra en målprofil (se sid xx-xx). Börja med att fylla i medarbetarens namn i sökfältet, välj från rullistan osv. Men istället för att välja Målprofil väljer du att klicka på Dokumentarkiv! Ett nytt fönster visas.

Se / titta på en medarbetares examensbevis och ladda upp dokument För att titta på ett dokument klicka på pdf filen eller på ”Ladda ner” 1. För att ladda upp ett dokument, välj först dokumentkategori i rullisten. 2. Klicka sedan på bläddra, välj den fil du vill ladda upp genom att söka fram den där du har sparat den. Markera filen och klicka på öppna / välj fil. 3. Klicka sedan på ladda upp

Tack