Välkomna till nätverksträff e-arkiv Fyrbodal

Deltagare Laget runt Blått = närvarande Gult = förhinder Grått = ej svarat

Agenda 1.Nuläget e-arkiv –Siv Torstensson 2.Rapport från arbetsgrupperna för framtagning av kravspecifikation. Johan Kjernald 3.Planering av workshop för "Klassa”. – Siv Torstensson 4.Inkomna frågor - Diskussion (och läxan till er om ni vill dela mer er av era erfarenheter). 5.Fortsatta arbetet - Diskussion

Vad har gjorts 2015 Möten med erfarenhetsutbyte från Skövde och Trollhättan Utbildningar i e-arkiv Utbildning i processhantering och verktyg Gemensamma träffar med GR där tex SKI deltagit Arbetsgrupper för Kravspecifikation

Totalt utbildades ca 150 personer Från ca 70 – 90/gång

Förväntat läge 2015 “Samtliga kommuner, landsting och regioner har påbörjat införande av e-arkiv. Mer än hälften har implementerat e-arkiv och påbörjat anslutning av verksamhetssystem.”

När planerar ni att ha ett e-arkiv i drift i er verksamhet? Totalt antal svar: 280 Enhet: Antal verksamheter 27% har driftsatt inom två år

Redan i drift Landstinget Västernorrland Ale kommun Malmö stad Stockholms stad Landstinget Dalarna Landstinget i Jönköpings län Landstinget i Uppsala län Landstinget i Östergötland Landstinget Sörmland Västra Götalandsregionen Örebro läns landsting Region Skåne Landstinget Gävleborg Landstinget Västmanland Stockholms läns landsting Jämtlands läns landsting

2015 Mölndals stad Partille kommun Region Gotland Västerås stad Järfälla kommun Södertälje kommun Norrbottens läns landsting Lidingö stad Stenungsunds kommun Falköpings kommun Karlshamns kommun Kungsbacka kommun

2016 Jönköpings kommun Linköpings kommun Nacka kommun Orust kommun Vallentuna kommun Örebro kommun Enköpings kommun Eskilstuna kommun Gislaveds kommun Gnosjö kommun Härryda kommun Lerums kommun Norrköpings kommun Upplands Väsby kommun Uppsala kommun Värmdö kommun Bollebygds kommun Danderyds kommun Karlsborgs kommun Lysekils kommun Skellefteå kommun Sollentuna kommun Tibro kommun Tranås kommun Trollhättans stad Tyresö kommun Ulricehamns kommun Vänersborgs kommun Bollnäs kommun Eksjö kommun Karlskoga kommun Nässjö kommun Sundbybergs stad Sundsvalls kommun Sävsjö kommun Tidaholms kommun Uddevalla kommun Vaggeryds kommun Vetlanda kommun Värnamo kommun Göteborgs stad Lessebo kommun Ljungby kommun Säffle kommun Arvidsjaurs kommun Bengtsfors kommun Finspångs kommun Kiruna kommun Salems kommun Upplands-Bro kommun Hässleholms kommun Markaryds kommun Smedjebackens kommun Vara kommun Landstinget Kronoberg

Tillbakablick - Hur var intresset för e-arkiv 2014?

Vill samverka 2014

Hur är intresset för e-arkiv 2015?

Vilka kommuner har avsatt resurser för 2016?

Hur ser intresset ut för e-arkiv 2016? 1.Hur skulle ni svara? 2.Hur långt vill ni nå under nästa år?

Kravspecifikation Rapport från arbetsgrupperna. Johan Kjernald

Planering workshop för "Klassa". Nuläget 1.De är försenade och har för mycket att göra En första remissrunda har genomförts 3.Några kommuner arbetar utifrån förslaget (Olofström) 4.Utgår från förslaget med klassificeringsstruktur: handlingar -typer, kommentarer, gallring eller lagras, sekretess eller öppet osv Används även för dokumenthanteringsplan. (Nationell?) 5.Workshop den 16 oktober i Hässleholm (9-16) där 5 får delta. 6.Ny remissrunda utifrån erfarenheter mm 7.Delta i nätverket – epostlista.

Inkomna frågor för diskussion Läxan 1.Hur ska man gå tillväga för att övertyga kommunledningen om nyttan med e-arkiv?om nyttan med e-arkiv 2.Hur sker kartläggningen av den information som e-arkivsystemet ska kunna hantera inom varje kommun? Sydarkivera.seSydarkivera.se 3.Hur många av kommunerna inom Västkom planerar att gå över till process/verksamhetsbaserad arkivredovisning? 4.Pga obsoleta arkiv har diarieföringssystemet ofta övertagit funktioner som egentligen förknippas med arkiv, hur ser arkivets respektive diariets funktion ut i kommunerna?

Inkomna frågor för diskussion Läxan 1.Hur ska man gå tillväga för att övertyga kommunledningen om nyttan med e-arkiv?om nyttan med e-arkiv? 2.Hur sker kartläggningen av den information som e-arkivsystemet ska kunna hantera inom varje kommun? Regionarkivet.se 3.Hur många av kommunerna inom Västkom planerar att gå över till process/verksamhetsbaserad arkivredovisning? 4.Pga obsoleta arkiv har diarieföringssystemet ofta övertagit funktioner som egentligen förknippas med arkiv, hur ser arkivets respektive diariets funktion ut i kommunerna?

E-samverkan Fyrbodal Bakgrund Samarbete i VGK till delregional nivå E-samverkan exkl E-hälsa 3 års satsning resurser motsvarande en tjänst – 843 tkr per år E-samverkan Fybodal Verkligt genomförande i samarbete TUV leda arbetet

E-samverkan Fyrbodal Förslag E-samverkan med delprojektet E-arkiv – kommungemensam lösning kopplat till verksamhetssystem E-förvaltning – digitalisera hela processer, nya processer, modifiera befintliga Välfärdstjänster med stöd av IT – beslutsunderlag om hela kedjans funktioner och säkerhet Arbetssätt Projekten bemannas med befintlig och projektanställd personal som arbetar i samtliga kommuner med möjlighet för fler kommuner att delta nu eller senare Finansieras av 3 årssatsning samt egen personal och investeringsmedel

Färdplan 2016 Arbetsgrupp/nätverksgrupp Sammankallande Sekreterare Årsschema om vad ni vill Workshoppa kring Viktigt att hålla kvar samverkan med övriga kommuner i Västkom