Presentation laddar. Vänta.

Presentation laddar. Vänta.

Inköpsprocessen En presentation om Inköpsprocessen Västra Götalandsregionen Behovs- och totalkostnads- analys Leverantörs- marknads- analys Strategi Anbuds-

Liknande presentationer


En presentation över ämnet: "Inköpsprocessen En presentation om Inköpsprocessen Västra Götalandsregionen Behovs- och totalkostnads- analys Leverantörs- marknads- analys Strategi Anbuds-"— Presentationens avskrift:

1 Inköpsprocessen En presentation om Inköpsprocessen Västra Götalandsregionen Behovs- och totalkostnads- analys Leverantörs- marknads- analys Strategi Anbuds- infordran Anbuds- utvärdering Förhandling & avtal Order- hantering Leverans- hantering Uppföljning

2 Innehåll REGIONSERVICE, INKÖP Inköpen i Västra Götalandsregionen……………………………….3 Målsättningar i Inköpsprocessen……………………………………4 Aktörer i Inköpsprocessen…………………………………………...5 Inköpsområden……………………………………………………..6-7 Inköpsprocessen………………………………………………… Inköpsprocess i tre steg……………………………………………...9 Analys………………………………………………………………...10 Upphandling…………………………………………………………11 Avtalsvård………………………………………………… Inköpsrådets uppgift………………………………………………..13 Styrgruppens ansvar……………………………………… Projektgruppens ansvar……………………………………………15 Projektgrupper organisation………………………………… Aktiviteter – styrgruppen tillser att projektgruppen genomför…..17 Inköpscontroller……………………………………………………..18 Viktiga uppgifter för inköpscontroller……………………………...19 Marknadsplatsen………………………………………

3 Inköpen i Västra Götalandsregionen REGIONSERVICE, INKÖP 3 Totala inköpskostnaden 13 miljarder kronor per år Av dessa utgör ca 8 miljarder kronor kostnader för varor och tjänster (alltså ej köpt vård eller läkemedel) Västra Götalandsregionen har ca leverantörer

4 Målsättningar i Inköpsprocessen REGIONSERVICE, INKÖP 4 Regiongemensamma upphandlingar med starkt verksamhetsinflytande har som mål att: Minska totalkostnaderna Minska miljöbelastningen Standardisera sortiment Minska sortimentsbredden Färre leverantörer Minska fakturaflödet

5 Aktörer i Inköpsprocessen REGIONSERVICE, INKÖP 5 Inköpsråd Styrgrupper Projektgrupper Inköpscontroller Inköpschef Projektledare/inköpare Materialkonsulenter

6 Inköpsområden REGIONSERVICE, INKÖP 6 Ger en regiongemensam struktur Är kopplade till respektive verksamhet Styrgrupper ansvarar för hela upphandlingsprocessen Inköpen är indelade i 24 inköpsområden

7 Läkemedel & Läkemedelstjänster Läkemedelsnära produkter & tjänster Operation Tandvård TextilierÖgon/Öron-Näsa, Hals Inköpsområden Enhet Medicinsk och Kirurgisk Sjukvård Enhet Tjänster, Diagnostik och Terapi Enhet Indirekt Material och Tjänster REGIONSERVICE, INKÖP 7 Administrativa tjänster Allmän diagnostik & terapi Ambulans Anestesi/IVA Bild & Funktionsmedicin Dialys Fastighetsnära varor & tjänster Fordon & Transport Hjälpmedel Hjälpmedel OTA, syn & hörsel Hud & Sår Hälso- och sjukvårdstjänster Inredning IT & Nätverk Kardiologi Kontor & TryckLaboratorie Livsmedel, Husgeråd & Storkök

8 Inköpsprocessen REGIONSERVICE, INKÖP 8 Policy Regelverk LOU, EU förordningar mm Miljö & sociala hänsyn Leverantörs- samverkan Beställning Portal EH-system Analys Organisation Processorg Roller och ansvar Inköpsorganisation Upphandling Avtalsvård

9 Inköpsprocess i tre steg REGIONSERVICE, INKÖP 9 Analys Bestämmer inköpsstrategi Upphandling Enligt lagar Avtalsvård Förlänger värdet Behovs- och totalkostnads- analys Leverantörs- marknads- analys Strategi Anbuds- infordran Anbuds- utvärdering Förhandling & avtal Order- hantering Leverans- hantering Uppföljning

10 Analys REGIONSERVICE, INKÖP 10 Behovs- och totalkostnadsanalys Leverantörs- marknadsanalys Strategi Gjorda köp Vårdens behov Totalkostnad Analys av marknad Leverantörsanalys Nya behov Nya sortimentet Volymer Inköpsstrategi

11 Upphandling REGIONSERVICE, INKÖP 11 AnbudsinfordranAnbudsutvärderingAvtal Produktkrav Kommersiella krav Anbudsunderlag Sammanställning Utvärdering Förslag tilldelning Tilldelning Upprätta avtal Förankra avtal

12 Avtalsvård REGIONSERVICE, INKÖP 12 OrderhanteringLeveranshanteringUppföljning Uppdatera register Kundbeställning Statistik Avvikelser Inleverera Avtalsuppföljning Produktuppföljning Leverantörsuppföljn

13 Inköpsrådets uppgift REGIONSERVICE, INKÖP 13 Leda utvecklingen av inköpsprocessen Införa inköpsprocessens arbetssätt Utse representanter och ordförande till styrgrupper Fastställa nya områden för upphandling och mål Uppdrag från Regiondirektören Rapportera till

14 Styrgruppens ansvar REGIONSERVICE, INKÖP 14 Fastställa målen för upphandlingarna inom sitt inköpsområde Tillsätta erforderliga projektgrupper Initiera och följa upp arbetet i projektgrupperna Fastställa inköps- och kommunikationsstrategi för varje upphandling Vid behov medverka i analysfasen Svara för att följa upp avtalstroheten Ansvara för införingen enligt fastställd kommunikationsstrategi Uppdragshandlingen för respektive upphandling utarbetas av Inköp och beslutas av styrgruppen Styrgruppen svarar även för att, om tveksamhet råder eller avsteg behöver göras från den fastställda inköpsprocessen, föra frågan till inköpsrådet

15 Projektgruppens ansvar REGIONSERVICE, INKÖP 15 Gör det mesta av det praktiska arbetet i de tre stegen i inköpsprocessen Ska med sin bakgrund och kompetens aktivt arbeta för att minska totalkostnaderna, minska sortimentsbredden och antalet leverantörer i enlighet med uppdraget från sin styrgrupp

16 Projektgrupper organisation REGIONSERVICE, INKÖP 16 Styrgruppen tillsätter projektgrupperna Projektgrupperna arbetar utifrån fastställt uppdrag i styrgruppen Projektledare utses av Inköps ledning Projektledaren är ordförande och leder arbetet i projektgruppen. Rapporterar både till styrgruppens ordförande och till Inköps ledning Projektdeltagarnas ansvar innebär att ha ett regionalt synsätt i upphandlingsarbetet Respektive förvaltning svarar själv för insatserna i upphandlingsarbetet Projektgrupperna är permanenta under hela avtalstiden

17 Aktiviteter – styrgruppen tillser att projektgruppen genomför REGIONSERVICE, INKÖP 17 Följa upp och utvärdera nuvarande avtal Undersöka gemensamma behov Göra behovsanalys Utreda frågan om olika avtals- tider för olika varor och tjänster Genomföra leverantörsdialoger Sträva efter att upphandlade varor går via regionens depåer Utarbeta en inköpsstrategi Genomföra upphandlingen Ta fram modell för att mäta resultat och tillämpning av upphandlingen Utveckla beställnings-, fakturerings- och logistikrutiner Ta fram strategi för att kommunicera resultatet av upphandlingen

18 Inköpscontroller REGIONSERVICE, INKÖP 18 Inköpscontroller ingår i ett nätverk tillsammans med områdeschefen för Inköp Uppdraget är att bidra till samverkan mellan verksamheterna, sprida information och utveckla den egna verksamheten Inköpscontrollern svarar för en stor del i uppföljningen av avtalstroheten

19 Viktiga uppgifter för Inköpscontroller REGIONSERVICE, INKÖP 19 Mäta och följa upp resultat, formulera förslag till mål för det samlade inköpsarbetet i den egna verksamheten Slå larm vid avvikelser Ta initiativ till förbättringsprojekt Samarbeta med kundservice inom Inköp för faktainsamling Analysera inköpskontrakt som berör den egna verksamheten Följa upp avtalstroheten i den egna verksamheten Se till att det är ordning och reda i den egna beställningsverksamheten

20 Marknadsplatsen REGIONSERVICE, INKÖP 20 I Västra Götalandsregionen sker all handel av varor och tjänster i Marknadsplatsen. Marknadsplatsen skapar ett sammanhållet elektroniskt flöde från order till faktura. I och med detta kan företag och organisationer bedriva handel med Västra Götalands- regionens alla verksamheter, interna såväl som externa. Som leverantör till oss tar man del av följande fördelar: Produkter blir synliga för över användare inom Västra Götalandsregionen Konkurrensneutralitet för alla avtalsparter Ett effektivare och säkrare flöde för båda parter från beställning till faktura Ökade möjligheter till affärer för dig som redan har avtal med oss För anslutning elektroniskt finns två sätt, via Web-EDI som är en kostnadsfri tjänst eller FullEDI, om du har egna IT-system som kan hantera detta. Produktunderhåll sker i Marknadsplatsens Produktkatalog. Det innebär att du som leverantör ska uppdatera befintlig produktinformation, lägga till/ta bort produkt och uppdatera pris efter överenskommelse med ansvarig inköpare för att våra kunder alltid ska ha rätt information vid beställning.

21 Tack för i dag! April 2014


Ladda ner ppt "Inköpsprocessen En presentation om Inköpsprocessen Västra Götalandsregionen Behovs- och totalkostnads- analys Leverantörs- marknads- analys Strategi Anbuds-"

Liknande presentationer


Google-annonser