Huvudprocesskarta för Vuxenutbildningen i Eslöv

En presentation över ämnet: "Huvudprocesskarta för Vuxenutbildningen i Eslöv"— Presentationens avskrift:

1 Huvudprocesskarta för Vuxenutbildningen i Eslöv
Ledningsprocesser Kvalitetspolicy Beredskap Marknadsutveckling Organisation Översikt kvalitetssystemet Kvalitetsledning Verksamhetsutveckling Strategisk kommunikation Målprogram Hitta rätt i kvalitetssystemet Arkiveringsplan Dokumentlista OBS Vissa ledningsprocesser är inte kompletta Uppdaterat Dokument för studerande Utbildningsprocessen för Yrkeshögskolan Planera utbildning Genomförautbildning Utvärdera utbildning Behov Tillfredsställda behov Produktutveckling : utveckling av produkter initieras av: Produkt idé avslutad när: För-serie är levererad och provad i fält. Försäljning: Försäljning av produkter initieras av: Mottagning av förfrågan, beställning eller ändring från kund avseende förfrågan eller beställning. avslutad när: Produkt levererats till beställare eller information om att beställning ej kommer att läggas. Tillverkning: Tillverkning av produkter initieras av: beslut i försäljningsprocessen. avslutad när: produkt är packad och klar för leverans. Vux - Komvux (enskilda dokument) Myndighetens faktainformation Stödprocesser Dokumentstyrning Personal Ekonomi IT/support Inköp Reception/service

2 Kvalitetssystemet - översikt
Kvalitetshandbok vid YH-Eslöv Ej slutförd pga av att vissa delar i systemet inte är uppdaterade Tillbaka

3 Planeringsprocessen Planera utbildning Genom- Utbildning förande
Antagning Förbereda utbildning Marknadsföring Tillbaka Doknr. UMF-2

4 Planera utbildning - marknadsföring
utveckling Antagning Planera utbildning - marknadsföring Planering/ Analys Genomföra aktivitet Uppföljning Checklista Marknadsförings-aktiviteter Informationsplan (se rutin) Målprogram Marknadsföringsenkät Arkiverings-plan Tillbaka Doknr. UMF-1

5 Antagning Antagningsprocessen Marknads- föring Förbereda utbildning
Elevregistrerings- Program (se rutin) Protokoll ledningsgrupp (se rutin) Sammanställning sökande Utskick till Sökande (se rutin) Mall Informationsbrev Antagna/ Reserver Klasslista (se rutin) Registrera ansökningar Hantera ansökningar Besluta antagningar Informera sökande Registrera studerande Arkivera Riktlinjer antagning YH-myndighetens syn på tillträde till utbildning Mall bedömnings-underlag Produktionstek. Socialpsykiatri Redovisningsek. Målprogram Arkiverings-plan Mall Ansökan till YH Mall Arbetslivs-erfarenheter Tillbaka Doknr. UA-1

6 Förbereda utbildning Förbereda utbildning Antagning Genomföra
Specificera pedagogik och innehåll i kurser Upphandla moment/kurser Specificera administrativa kravbilden Mall för kursplan Riktlinjer Avtal inköp av utbildningstjänster Riktlinjer/ Administrativa krav Riktlinjer för tentamensregler Betygskriterier Policy vid hantering av fusk Mall Att skriva rapporter Målprogram Bilaga - Riktlinjer Arbetsgång avtalshantering Arkiverings-plan Upphandling av externa lärartjänster Bilaga till avtal Utbildningsansvarig Mall och checklista för ledningsgruppsmöten Beställningsblankett för filmning Tillbaka Doknr. UFA-1

7 Genomföra utbildning Genomföra utbildning Planera utbildning Utvärdera
Introduktion utbildning Planera LIA Utbilda i delkurser Följa upp utbildning Genomföra LIA/ Projekt Utvärdering gå till nästa process Tillbaka Doknr. UFA-2

8 Introduktion till utbildning
Planera utbildning Introduktion till utbildning LIA Introducera utbildning Riktlinjer introduktion Riktlinjer studerandeinflytande Information om kvalitetsarbete och kursutvärderingar Målprogram Blankett Överenskommelse – nyttjanderätt till undervisningsmaterialet Arkiverings-plan Blankett Närmaste anhörig Blankett Tillgodoräknande utbildning Tillbaka Doknr. UFA-1

9 Lärande i arbete Lärande i arbete (LIA)/Examensarbete Introduktion
Följa upp utbildning LIA Vård & Omsorg/ Socialpsyk. LIA Redovisnings- ekonomi LIA Produktions-teknik/Bovärdar Riktlinjer LIA KY-myndighetens faktablad Blankett Arbetsmiljöfrågan & Kontaktuppgifter Målprogram Blankett (alt. förenklad blankett) Arbetsmiljöfrågan & Kontaktuppgifter Arkiverings-plan Blankett Omdöme från handledare Blankett Arbetsmiljön vid lärande i arbete Underlag för information till handledare Tillbaka Doknr. ULIA-1

10 Följa upp – pågående utbildning
Följa upp utbildning Utvärdering LIA Följa upp – pågående utbildning Stödjande insatser för studerande Studieuppehåll/ Studieavbrott Följa upp studieaktiviteter Riktlinjer Följa upp studerande Riktlinjer Stödjande insatser Riktlinjer Studieuppehåll/ studieavbrott Blankett Kurstidsplanering/ Ekonomiplanering Info – Vuxna med funktionsnedsättning YH:s riktlinjer vid studieavbrott/-uppehåll Målprogram Blankett Betygsrapport externa lärare Blankett Ansökan om särskilt pedagogiskt stöd Blankett Uppehåll/avbrott Arkiverings-plan Blankett Uppföljning stud. Blankett Utredning om särskilt pedagogiskt stöd Exempel på kontinuerlig uppföljning Veckodagbok Dokumentmodell Kontrollstation Inlämningsuppgift Tillbaka Doknr. UFU-1

11 Utvärdera – Delkurs/Utbildning
Utvärdering Genomföra utbildning Utvärdera – Delkurs/Utbildning Planera utvärdering Genomföra utvärdering Analysera utvärderingar Åtgärda avvikelser Riktlinjer utvärdering Enkätmallar Målprogram Introduktion Delkurser 1:a terminen Arkiverings-plan LIA-period Blankett Avvikelserapport Slututvärdering 6-mån. efter avslutad utbildning Tillbaka Doknr. UUV-1

12 Drift/Administration
IT-styrning IT-styrning Samtliga processer Samtliga processer Drift/Administration Säkerhet/Backup Support Systemkrav – studerande IT-regler personal Policy elektronisk informationssäkerhet (Ekis) IT-regler studerande Målprogram Riktlinjer för användare – anställda (förslag 2011) (EKIS) Arkiverings-plan Tillbaka Doknr. IT-1

13 Inköpsprocess: Inköpspolicy Rutin Inköpsprocessen
Samtliga processer Samtliga processer Inköpsprocess: Inköpspolicy Rutin Inköpsprocessen Genomförande Uppföljning Planering Inköps- och upphandlingspolicy för Eslövs Exempel på uppdragsavtal för externa lärartjänster Målprogram Exempel på kravspecifikation i uppdragsavtal Riktlinjer för direktupphandling Arkiverings-plan Riktlinjer Bilersättning & traktamente Blankett – Specifikation för inköp av varor och tjänster Tillbaka Doknr. SI-1

14 Personal Personal Samtliga Samtliga processer processer Tillbaka
Fastställ kravprofil Rekrytering Introducera nyanställda Identifiera utv.behov Kompetens- utveckling Formulär Attest- instruktion Protokolls-anteckningar Intervjuunder-lag (EKIS) Checklista Allmän introduktion Utvecklings-samtal struktur (EKIS) Utvecklings-plan (EKIS) Ledighets-ansökan (EKIS) Körjournal (EKIS) Körjournal (minde) Anmälan om tillbud (EKIS) Policy – anvisning för resor (EKIS) Blankett – uppgifter vid resor (EKIS) Attesträtt firmatecknare Anställnings- beslut (EKIS) Checklista Myndighet/Drift Mall utvecklings-samtal (EKIS) Blankett Närmast anhörig Sekretess-förbindelse (Ekis) Mall/information Folder Investors in People (EKIS) Tillbaka Doknr. SP-1

15 De dokument till studerande som är direkt sökbara här finns också under respektive process, se dokumentnummer Riktlinjer – tentamensregler Blankett LIA Arbetsmiljöfrågan & Kontaktuppgifter Överenskommelse – nyttjanderätt till undervisningsmaterialet Blankett för närmast anhörig Blankett för studieuppehåll/studieavbrott IT-regler för studerande Blankett för tillgodoräkna utbildning - YH Systemkrav (IT) för studerande Blankett för arbetslivserfarenheter Policy vid hantering av fusk Att skriva rapporter Riktlinjer - studerandeinflytande Riktlinjer – Information om Kvalitetsarbete och kursutvärderingar Tillbaka

16 Reception/servicefunktion
Service-behov/ Förfrågan Utförd tjänst Vidare- hänvisning Avser YH Administrativa personaluppgifter Personallista Telefon/Adresser Aktuell litteraturlista Administrativ studerandeservice Kopieringsservice Inköp: Kontorsmaterial Resor & konferenstjänster Tillbaka Doknr. SR-1

17 Faktureringsprocessen
Ekonomi Faktureringsprocessen Faktura in Granska faktura Godkänna faktura Betala faktura Levererad utbildning Kundfaktura Målprogram Skicka kund- faktura Bevaka kund- faktura Betald kund- faktura Arkiverings-plan Tillbaka Doknr. SE-1

18 Organisation Organisationsplan för Gymnasie- och Vuxenutbildning inklusive Salliushuset Bilaga till organisationsplanen Ansvarsfördelning Bilaga till organisationsplanen Administrativa gruppens arbetsuppgifter Tillbaka

19 Dokumentstyrning Dokumentstyrning Samtliga processer Samtliga
Alla anställda K-ansvarig & K-grupp Verksamhetens ledningsgrupp Kvalitetsansvarig IT-samordnade Dokumentansvarig Distribution Uppdatering i nätverk Granskning/ godkännande Arkivering & gallring Rutin Dokumentstyrning Uppdatera kvalitetssystem Arkiveringsplan Hitta rätt i kvalitetssystemet Dokumentlista Rutin ej publicerad Tillbaka Doknr. SDS-1

20 Marknadsutveckling – utbildningar & uppdrag
YH (Komvux) Insamla förslag & ideér Värdera behov & analysera genomförbarhet Ta ställning till fortsättning VL-grupp Accept Ja Skapa/utforma utbildning Offert utförare Avtal Genom- förande Uppdrag Accept Nej Skapa utveckling- grupp Identifiera innehåll & upplägg för utb. Analysera utbildnings- förslaget Besluta om fortsättning VL-grupp Ansöka om utbildningen YH-utbildning Lämna in ansökan till YH-myndighet Beslut från YH-myndighet Utse projekt- ledare/utbildnings- ansvarig Formera ledningsgrupp Rutin och övriga dokument saknas för processen. Tillbaka Doknr. LPMU-1

21 Verksamhetsutveckling
Samtliga processer Verksamhetsutveckling Samtliga processer Ledningens genomgång Kvalitetsmål Mätning av processkvalitet/prestanda Ständiga förbättringar Riktlinjer – Ständiga förbättringar Rutin – Ledningens genomgång Rutin - Kvalitetsmål Målprogram Processflödet Ständiga förbättringar Rutin för avvikelsehantering Riktlinjer – Driva projekt Projektmall – Driva projekt Målresultat Genomfört förbättringsarbete Genomfört projekt Projektplan/rapport Tillbaka Doknr. LPVU-1

22 Strategisk kommunikation
Samtliga processer Kommunikation Samtliga processer Intern kommunikation Extern kommunikation Tidigare dokument ej relevant. Nytt underlag saknas. Tillbaka Doknr. LPSK-1

23 Kvalitetsledning Kvalitetsledning Samtliga processer Samtliga
Omfattning & organisation Revision Externa dokument Kvalitetspolicy Rutin - Kvalitets-systemrevision Rutin – Lagar & andra krav Rutin - Ledningssystemets omfattning Genomförda/planerade internrevisioner Rutin – Verksamhetens organisation Blankett Avvikelserapport Organisationsplan Blankett Sammanfattande rapport Ansvarsfördelning Revisionsrapporter Dok. med Ansvarsfördelning är inte uppdaterat i förhållande till nuvarande organisation. Tillbaka Doknr. LPKL-1

24 Myndighetsinformation
Fakta och informationsmaterial från Yrkeshögskolan Tillbaka

25 Faktainformation från KY
Vår syn på - Kvalitetssäkring i KY Vår syn på - Behörighet, urval och antagning Vår syn på – Ledningsgruppsarbetet inom KY Vår syn på – Lärande i arbete (Lia) Till dig som Lia-handledare Faktablad: Principer för studieuppehåll & studieavbrott Faktablad: Utbildningsplan & kursplaner Tillbaka

26 Faktablad/informationsmaterial från Yrkeshögskolan
För uppdaterad information se Tillbaka

27 Komvux Blankett - Närmaste anhörig studerande
Utvärderingsenkät - Praktik/LIA Vård- & Omsorgscollege Blankett - Närmaste anhörig personal Hyresregler uthyrning av lokal Telefon & maillista Personal inom vuxenutbildningen Tillbaka

28 Beredskap Utrymningsrutin för Salliushuset Krisledningsgruppen
Innehåll krisledningspärm Handlingsplan och rutiner för hantering av våld och hot Tillbaka

29 Revisionsrapporter från interna revisioner inom YH i Eslöv
Tillbaka

30 Projektplan/Rapporter från genomförda projekt inom YH i Eslöv
Projektplan/rapport - funktionsnedsättning Tillbaka