Fånga drivkrafterna! Ca 150 handläggare → över 500 h Bubblar av idéer och förslag Utveckla befintligt och skapa nytt.

En presentation över ämnet: "Fånga drivkrafterna! Ca 150 handläggare → över 500 h Bubblar av idéer och förslag Utveckla befintligt och skapa nytt."— Presentationens avskrift:

1 Fånga drivkrafterna! Ca 150 handläggare → över 500 h Bubblar av idéer och förslag Utveckla befintligt och skapa nytt

2 Aktuella knäckfrågor: 1.Hur skapar vi oss en tydligare profil gentemot vu? 2.Hur ökar vi vår samsyn? 3.Hur skapar vi en bättre övergripande planering och uppföljning som utgår från risker och miljönytta? 4.Hur kan vi säkerställa en kontinuerlig kompetensutveckling och att vi håller oss à jour?

3 1. Hur skapar vi oss en tydligare profil gentemot vu? Fördelar: -Tydliggör förväntningar/krav -Tillsynen blir effektivare Möjliga hinder (lösning): -Individens egen vilja att skapa eget (lagom uppstyrt) -Rädsla för myndigheten (vi blir medvetna om det) -Kostnader (ta fram gemensamt) Förslag: -Gemensamt informationsmaterial -Kvalitetsgaranti (förvaltningsvis) -Förmöte inför branschtillsyn -Enkäter (ut mot vu/medborgare) -Ta fram miljövänliga profilprodukter med logga -Uppdaterade och användarvänliga hemsidor med lättåtkomlig information -PR-film med humor

4 2. Hur kan vi öka vår samsyn? Fördelar: -Lika inför lagen -Tydligt, alla vet vad som gäller -Likartade bedömningsgrunder -Enklare och roligare att arbeta -Vinner tid (inte behöva uppfinna hjulet) Möjliga hinder (lösning): - Ej debiterbar tid, alla får/kan inte delta (motivera behov, övertyga) -Negativa inställningar (sprida det vi kommer fram till för att se nyttan) -Oklar målbild (tydligt syfte) -Svårt hitta rätt person (förbättrat kontaktnät ) Förslag: -Intranät som Livstecknet även inom miljö/hälsa -Skuggning -Jobbrotation (under bestämd tid) -Samarbetsavtal -Gemensam kunskapsbank (mallar, projekt) -Gemensamma träffar där ny lagstiftning tas upp -Mer projekt inom hälsoskydd -Tillsynsprojekt tillsammans med Länsstyrelsen -Bättre regional och nationell tillsynsvägledning -Kompetensdatabas

5 3. Hur skapar vi en bättre övergripande planering och uppföljning som utgår från risker och miljönytta? Fördelar: -Rätt fokus på tillsynen/lätt att motivera -Ökad förståelse för vårt uppdrag -Verklighetsförankrat och rättvist -Genomtänkta resurser för tillsynen (ekonomiska och kunskapsmässiga) Möjliga hinder (lösning): -Politiska beslut/prioriteringar (bra underlag från förvaltningen) -Personalomsättning (bra personalvård) -Otydlig styrning (samverkan chefer) -Arkivering (tydliga och hållbara rutiner) Förslag: -Tidsredovisa 8 h/dag (ger underlag för realistisk planering framöver) -Månadsuppföljning av verksamhetsplan -Tydlig verksamhetsplan med specifika mål och tidsangivelser -Riskklassa miljöfarliga verksamheter -Omvärldsbevaka (hjälpas åt) -Resursinventera -Personliga verksamhetsplaner/tidsplaner över året -Varje år diskutera mål, syfte och prioriteringar med verksamheten (alla på avd.) som sedan dokumenteras

6 4. Hur kan vi säkerställa en kontinuerlig kompetensutveckling och att vi håller oss à jour? Fördelar: -Anpassad kompetens -Säkrare i yrkesrollen -Samstämmighet i regionen -Rättssäkert Möjliga hinder (lösning): -Brist på pengar (samarrangera) -Tidsbrist (tänk långsiktigt) Förslag: -Kartlägga befintlig kompetens och framtida behov -Tydlig tillsynsvägledning (regionalt och nationellt) -Kompetensdatabas -Tid för kontinuerligt erfarenhetsutbyte /diskussionsforum -Följa med kollegor med spetskompetens -Studiebesök hos vu -Samverka kring kompetenshöjning (som detta projekt) -Söktjänster (som Infosoc, JP etc.)

7 5. Hur skapar vi ett bättre samarbetsklimat/bättre kommunikation i kontrollsituationer? Fördelar: -Ömsesidig trygghet -Ökat förtroende/ärligare svar -Sparar tid -Vu blir mer mottagliga för information -Bra kontakt även efter besök Möjliga hinder (lösning): -Mottagarens försvarsmekanismer (viktigt med det avslutande samtalet) -Personkemi (respekt och förståelse) -Förutfattade meningar hos vu (skapa gemensam målbild, syfte med tillsyn, koppla till miljömål) Förslag: -Skicka ut dagordning i förväg, skapa trygghet istället för överraskningar -Tydliggöra vår roll, låta dem prata om sin verksamhet -Förbereder oss mentalt (målbild), lägga energi på att få en bra start -Förklara på ett enkelt sätt, undvika §- hänvisning -Synas i positiva sammanhang -Diskutera och analysera regelbundet, hur är/blir vi professionella (hitta nyckeltal, mäta, utvärdera)

8 6. Hur ökar vi vår flexibilitet och anpassningsförmåga i kontrollsituationer? Fördelar: -Ökad förståelse för vårt uppdrag -Minskad sårbarhet i organisationen -Minskar stress/överarbete Möjliga hinder (lösning): -Risk för stelbenthet (jobba med personlig utveckling) Förslag: -Kontrollera/inspektera utefter risktänk, våga frångå checklista vid stora brister -Gemensamma bedömningsgrunder (nivå 1-3 som är kopplat till taxa) -Utvärdera MSS-projekt (vad har gått bra, vad kunde gjorts bättre, nästa steg) -Skuggning (över kommungränser) -Viktigt med bra utbildningar och tid för eftertanke/möjlighet att diskutera och få utveckla

9 7. Hur kan vi bli bättre förberedda inför kontrollsituationer? Fördelar: -Får ut mer av besöket -Ökar vår trovärdighet -Efterarbetet blir enklare -Vu ges chans att förbereda sig Möjliga hinder (lösning): -Breda arbetsområden (projekttillsyn, stöd av varandra) -Oklara bedömningsgrunder (ta fram gemensamt) -Orealistiska verksamhetsplaner (bättre styrning och uppföljning) Förslag: -Arbeta mer i projektform -Ta fram material på olika språk -Prioritera tid för inläsning – viktigt -Avgränsa kontroller/inspektioner -Vara tydliga med vem vi vill träffa -Checklista för vad som ingår i förberedelsearbetet -Skriva upp frågeställningar i förväg -Ökat utbyte och samarbete kring framtaget projektmaterial

10 8. Hur kan vi förbättra vårt uppföljningsarbete efter kontroll/inspektion? Fördelar: -Bibehåller förtroendet -Ökar miljö-/hälsonyttan -Arbetet känns mer betydelsefullt Möjliga hinder (lösning): -Begränsad tid (prioritera uppföljning då det ger tidsvinster på sikt och våga avgränsa kontroller/inspektioner) Förslag: -Tydligt informera om uppföljning när, var och hur (boka tid direkt på plats) -Ställa uppföljningsbara krav -Flexibilitet i arbetssätt – t ex begära in fotodokumentation på åtgärder -Använda tekniska hjälpmedel – scanna och koppla

11 9. Hur kan vi öka förståelsen och acceptansen hos våra politiker? Fördelar: -Har stöd av politikerna, enad front -Minskar särbehandling -Vi får bedriva tillsyn med störst miljö- /hälsonytta Möjliga hinder (lösning): -Politikerna vill vara väljarna till lags (utbildning) -De har svårt att se långsiktigt (visa på konsekvenser av utebliven tillsyn) Förslag: -Utbilda dem kontinuerligt -Informera på nämndsmöten, olika teman -Redovisa delegationsärende (ett ärende/möte) -Erbjuda politiker att följa med på inspektion -Utflykter där de får se resultat av sina beslut -Tydlig behovsutredning av resurser

12 10. Hur förbättrar vi våra rapporter (väl avvägda och lätta att förstå)? Fördelar: -Större chans att vu förstår och åtgärdar brister -Minskar tiden vi lägger på rapportskrivande Möjliga hinder (lösning): -Skriver utifrån egen kunskapsnivå (låta andra läsa, program för att byta ut byråkratiskt språk) -Inte prioriterat (chefer tydliggöra behov och vikten av bra rapporter) Förslag: -Skriva positiva iakttagelser -Ta sig tid att formulera -Tydliga rubriker -Anpassa efter målgrupp -Använda mallar -Förmedla ute på plats vad som kommer att stå i rapporten -Ta hjälp av varandra/skapa tillsammans -Samverkansprojekt för att ta fram bra upplägg på rapporter (som kan implementeras i kommunerna)