Presentation laddar. Vänta.

Presentation laddar. Vänta.

Inköpsverksamheten inom Skatteverket Linus Sundemar Skatteverkets Inköpsenhet.

Liknande presentationer


En presentation över ämnet: "Inköpsverksamheten inom Skatteverket Linus Sundemar Skatteverkets Inköpsenhet."— Presentationens avskrift:

1 Inköpsverksamheten inom Skatteverket Linus Sundemar Skatteverkets Inköpsenhet

2 Presentation • Historik • Organisation • Inköpsvolymer • Inköpsprocessen • Övergripande riktlinjer för inköpsverksamheten • Uppföljningsmodell • Erfarenheter IT stöd för E-handel

3 Historik Hösten 2003 fattades beslut om en översyn av inköpsverksamheten inom Skatteverket och KFM. Under perioden november januari 2004 genomfördes en utredning som visade på ett antal problemområden med betydande brister.

4 Historik Identifierade problemområden • Fragmenterad och otydlig organisation • Strategisk analys och styrning saknades • Gemensamma rutiner och processer saknades • Otillräckligt systemstöd

5 Historik • Den 16/ fattades ett inriktningsbeslut om att ”inköps och upphandlingsverksamheten ska samlas i en strategisk inköpsenhet” • Ett projekt startades i syfte att bygga upp en strategisk inköpsenhet. Projektet innehöll tre delprojekt. – Varugruppsstrategi – Process och organisation – Systemstöd • Inköpsenheten bildades den 1 oktober 2004.

6 Historik Syftet med inköpsenheten är • Ökad affärsmässighet med bibehållen juridisk korrekthet • Större förståelse för verksamhetens inköpsbeteende och olika varugruppers karaktär och besparingsmöjligheter • Starkare styrning mot bästa inköpsbeteende bästa avtal och mest kostnadseffektiva varor och tjänster • Starkare styrning av leverantörers uppfyllande av överenskomna åtaganden • Högre grad av automatisering i inköps- och upphandlingsarbetet och målsättningen är • Lägre total inköpskostnad • Ökad verksamhetsnytta • Effektivare inköpsverksamhet

7 Presentation • Organisation • Inköpsvolymer • Inköpsprocessen • Övergripande riktlinjer för inköpsverksamheten • Uppföljningsmodell • Erfarenheter IT stöd för E-handel

8 Organisation Skatteverket • Antal orter med kontor: 85 • Antal anställda: • Inköpsvolym per år ca 2000 Mkr Kronofogdemyndigheten • Antal orter med kontor: 43 • Antal anställda: • Inköpsvolym per år ca 500 Mkr

9 Organisation Skatteverket

10 Organisation Verksamhetsstöd för Skatteverket och Kronofogdemyndigheten

11 Organisation Inköpsenheten Inköpschef Fastighet & Personal Sektionschef 11 pers 5 orter 960 mkr Fastighetskostnader Travel Management Exekutiva tjänster och Flyttjänster Kontorsvaror och utrustning Personal IT & Konsulter Sektionschef 12 pers 4 orter 1289 mkr IT och Telekom Information och Kommunikation Konsultstöd och utbildning Sekretariat Jurister, Admin, IT-förvaltning, Controller, Projekt 5 pers 3 orter

12 Presentation • Organisation • Inköpsvolymer • Inköpsprocessen • Övergripande riktlinjer för inköpsverksamheten • Uppföljningsmodell • Erfarenheter IT stöd för E-handel

13 Inköpsvolymer

14 E-beställningsvolymer

15 Presentation • Organisation • Inköpsvolymer • Inköpsprocessen • Övergripande riktlinjer för inköpsverksamheten • Uppföljningsmodell • Erfarenheter IT stöd för E-handel

16 Inköpsverksamhetens huvudprocesser Strategiskt InköpTaktiskt InköpOperativt Inköp Varugruppstrategi- processen Upphandling och avrop på ramavtals- processen Avropsprocessen Inköpsprocessen • Varugruppstrategier • Avtal •Avrop •Leverans •Besparingar

17 Varugruppsstrategiprocessen, övergripande 1. Etablera varugrupps- team 2. Analysera varugrupp 3. Identifiera besparings- potential 4. Utveckla varugrupps- strategi 5. Implementera varugrupps- strategi 6. Uppföljning 0. Identifiera varugrupp Huvudansvarig: •Inköpsenheten Utförare: •Inköpsenheten Input: •Inköpsstatistik Output: • Definierad varugrupp Huvudansvarig: •Inköpsenheten Utförare: •Inköpsenheten Input: •Definierad varugrupp Output: •Varugrupps- team Huvudansvarig: •Inköpsenheten Utförare: •Varugrupps- team Input: •Inköpsstatistik marknadsinfo Output: •Varugrupps- analys Huvudansvarig: •Inköpsenheten Utförare: •Varugrupps- team Input: •Varugrupps- analys Output: •Identifierad besparings- potential Huvudansvarig: •Inköpsenheten Utförare: •Varugruppsteam Input: •Varugrupps- analys •Identifierad Besparings- potential Output: •Varugrupps- strategi Huvudansvarig: •Inköpsenheten Utförare: •Varugruppsteam Input: •Varugrupps- strategi Output: •Beslutad och implementerad Varugrupps- strategi Huvudansvarig: •Inköpsenheten Utförare: •Varugruppsteam Input: •Inköpsstatistik •Kvalitets- uppföljningar Output: • Tertial uppföljning Strategiskt Inköp

18 Upphandlingsprocessen, övergripande Huvudansvarig: •Kund till Inköps- enheten Utförare: •Kund till Inköps- enheten Input: •Verksamhets- strategier (t ex IT-strategi) •Behov - Volym - etc.v Output: • Avrops- / Upphandlings- begäran 2. Förfrågan3.Utvärdering 1. Behovsanalys0. Behov4. Avtal5. Förvaltning Huvudansvarig: •Inköpsenheten Utförare: •Inköpsenheten tillsammans med kund Input: •Upphandlings- eller avrops- begäran • Output: •Kravspeci- fikation •Tidsplan Huvudansvarig: •Inköpsenheten Utförare: •Inköpsenheten tillsammans med kund Input: •Kravspeci- fikation •Tidplan Output: •Inhämtade anbud alt avropssvar •Sändlista •Avropsförfrågan alt. Förfrågnings- underlag •Annons •Diarienummer Huvudansvarig: •Inköpsenheten Utförare: •Inköpsenheten tillsammans med kund Input: •Inhämtade anbud alt avropssvar •Sändlista •Avropsförfrågan alt. Förfrågnings- underlag •Annons •Diarienummer Output: •Utvald leverantör •Tilldelnings- beslut Huvudansvarig: •Inköpsenheten Utförare: •Inköpsenheten Input: •Avtal / Ramavtal •Avropssvar /Anbud •Förfrågnings- underlag •Tilldelnings- beslut Output: •Tecknat avtal •Kommunicerat avtal till organisation •Avtal publicerat i avtalsdatabas Huvudansvarig: •Inköpsenheten Utförare: •Inköpsenheten Input: •Tecknat avtal Output: •Avslutat avtal alternativt förlängt avtal Taktiskt Inköp

19 Avropsprocessen, övergripande Huvudansvarig: •Inköpsenheten Utförare: •Inköpsenheten Input: •Verksamhetens behov av artiklar och tjänster Output: •Tillgängliga artiklar och tjänster i eBeställ 2. Attestera och göra beställning 1. Söka artiklar/tjänster skapa beställning 0. Systemförvaltning inköpssystem 3. Bevaka leverans och leveransgodkänna Huvudansvarig: •Beställare Utförare: •Beställare Input: •Enskilda behov av artiklar och tjänster Output: •Attest begäran eBeställ Huvudansvarig: •Attestant Utförare: •Attestant Input: •Attest begäran Output: •Beställning till leverantör Huvudansvarig: •Beställare Utförare: •Användare Input: •Leverans Output: •Leveransgodkännande Operativt Inköp

20 Roller befogenheter Inköpsverksamheten inom Skatteverket och KFM är organiserad i följande funktioner. De huvudsakliga arbetsuppgifterna för respektive funktion har angivits inom parantes. • Central inköpsfunktion (Riktlinjer, inköpsstrategier, framställan av standardsortiment och upphandlingar), • Regional inköpsfunktion (Information om riktlinjer, uppföljning av avtalstillämpning, direktupphandling och avrop) • Lokal inköpsfunktion (avrop från befintliga avtal, godsmottagning, leveranskontroll) Central och regional inköpsfunktion ligger organisatoriskt inom Inköpsenheten. Den regionala inköpsfunktionen fördes över från Internservice Lokal inköpsfunktion ligger huvudsakligen inom Internservice.

21 Inköpsfunktioner 2010 De olika inköpsfunktionerna har starka beroenden, vilket medför ett behov av konstant hög prestation inom alla områden för att minska riskerna för avtagande tvärfunktionellt och värdeskapande inköp Strategi Styrning Hantering Interna Kunder Operativ support och rapportering Varugrupps- hantering Avtalstrohet Upphandling/Avrop Kontrakts- administration Leverantörs- hantering Organis- ation Leverantör Strategisk Taktisk -Koppling till övergripande strategi -Inköpsstrategi -Kompetensplanering för inköp -Affärsplanering och målsättning -Strategisk leverantörshantering -Strategi för avtalstrohet -Balanserat styrkort -Riskidentifiering och hantering -Riktlinjer, processer och standardistering -Roller och ansvarsfördelning -Internkundshantering -Inköpshantering för projekt -Långsiktig efterfrågeplanering -Varugruppsstrategi -Spendanalys -Marknadsanalys -Support och administration åt interna kunder -Bevakning av avtalstrohet -Förberedelse för upphandling -Annonsering och anbudsgivning -Kvalificering och anbudsprövning -Upphandlingens avslutande -Överprövning, skadestånd etc. -Tilldelning av kontrakt -Säkerställande av avtalstrohet för leverantör -Säkerställande av avtalstrohet för företaget -Kontraktshantering -Kvalificerande leverantörsutveckling -Löpande leverantörsutveckling -Orderläggning -Mottag -Leverantörsbetalning Huvudfunktioner för inköp -Besparingsuppföljning och hemtagning -Inköpsdatahantering -Operationell rapportering -Kortsiktig efterfrågeplanering -Kontraktsöversyn och administration -Kontraktsregister -Spot-inköp - IT-stöd- Personalhantering - Finans- och legala tjänster- Lager och materialplanering Support -Avstämning av interna krav -Utveckling av leverantörsmarknad Operativ

22 Presentation • Organisation • Inköpsvolymer • Inköpsprocessen • Övergripande riktlinjer för inköpsverksamheten • Uppföljningsmodell • Erfarenheter IT stöd för E-handel

23 Övergripande riktlinjer för inköpsverksamheten Syfte Riktlinjerna syftar till att fastställa Inköpsenhetens övergripande ansvar och befogenheter samt verka för: • Affärsmässighet och juridisk korrekthet inom inköpsverksamheten • Hög effektivitet i inköps och upphandlingsarbetet • Styrning mot bästa inköpsbeteende, bästa avtal och mest kostnadseffektiva varor och tjänster Målsättningen är att riktlinjerna ska leda till en lägre total inköpskostnad och ökad verksamhetsnytta.

24 Övergripande riktlinjer för inköpsverksamheten • 1) Upphandling av varor och tjänster för Skatteverket (HK, regioner och VE) ska utföras av Inköpsenheten inom VE /AS. Inköpsenheten ansvarar för att myndighetens upphandlingar genomförs effektivt, affärsmässigt och i enlighet med gällande regelverk. • 2) Avtal med externa leverantörer ska upprättas och kontrasigneras av Inköpsenheten inom VE /AS. Inköpsenheten ansvarar för att avtalen upprättas på ett korrekt sätt, tecknas av behörig person och registreras i Skatteverkets avtalsdatabas. • 3) Avrop via förnyad konkurrensutsättning för Skatteverket (HK, regioner och VE) ) ska utföras av Inköpsenheten inom VE /AS. Inköpsenheten ansvarar för att myndighetens avrop via förnyad konkurrensutsättning genomförs i enlighet med gällande regelverk. • 4) Avrop/beställning av vara eller tjänst ska ske via, av Skatteverket beslutat, inköpssystem. Inköpsenheten ansvarar för att beställningar administreras på ett effektivt sätt samt att ESV/Regeringens riktlinjer för E- handel efterlevs. • 5) Rekvisition från inköpssystem ska nyttjas vid inköp ”över disk” för små-/sällan köp som genererar en leverantörsfaktura. Nyttjandet av E-rekvisition möjliggör uppföljning och identifiering av nya avtalsområden och säkerställer att leverantören får rätt underlag för fakturering.

25 Presentation • Organisation • Inköpsvolymer • Inköpsprocessen • Övergripande riktlinjer för inköpsverksamheten • Uppföljningsmodell • Erfarenheter IT stöd för E-handel

26 Uppföljningsmodell Syfte Skatteverkets uppföljningsmodell syftar till att förbättra styrning och kontroll av myndighetens inköpsverksamhet och möjliggöra en ändamålsenlig uppföljning av juridisk korrekthet, affärsmässighet, effektivitet och kvalité. Uppföljningsmodellen är indelad i fyra perspektiv och är uppbyggd som ett balanserat Styrkort • Processperspektiv • Juridisktperspektiv • Finansperspektiv • Kundperspektiv

27 Uppföljningsmodell

28 Processperspektivet Strategisktmål: Hög effektivitet i inköpsprocessen. Kritiska framgångsfaktorer:Av Skatteverket beslutade inköpssystem nyttjas vid avrop och beställning av vara eller tjänst Nyckeltal:Procentuell andel inköp via, av skatteverket beslutade, inköpssystem

29 Uppföljningsmodell Juridisktperspektiv Strategisktmål: Inköpsverksamhet ska följa de regelverk i form av lagar och regler som gäller för inköp inom offentlig verksamhet Kritiska framgångsfaktorer:Varor och tjänster avropas från befintliga avtal. För produkt och tjänsteområden som saknar avtal upprättas avtal. Nyckeltal:Procentuell andel av total inköpsvolym som består av avtalade produkter och tjänster

30 Uppföljningsmodell Finansperspektiv Strategisktmål: Inköpsverksamhet ska vara affärsmässig. Kostnadseffektiva varor och tjänster ska premieras Kritiska framgångsfaktorer:Beslutade strategier för att realisera identifierade besparingar genomförs. Nyckeltal:Realiserade besparingar i procent av total inköpsvolym

31 Uppföljningsmodell Kundperspektiv Strategisktmål: Kvalitén på varor och tjänster ska motsvara verksamhetens behov Kritiska framgångsfaktorer:Verksamhetens krav på varor och tjänster beaktas vid upphandling och avrop. Nyckeltal:Nöjdkundindex

32 Presentation • Organisation • Inköpsvolymer • Inköpsprocessen • Övergripande riktlinjer för inköpsverksamheten • Uppföljningsmodell • Erfarenheter IT stöd för E-handel

33 Erfarenheter IT stöd för E-handel Inköpssystem Identifierade nyttor (2004) • Styr mot bästa avtal och produkter med lägst totalkostnad • Undvika kostnader från ej berättigade inköp • Högre processeffektivitet i inköpsverksamheten • Bättre leverantörsprestanda från större uppföljningsmöjligheter • Bättre arbetsmiljö och högre servicenivå mot verksamheten

34 Erfarenheter IT stöd för E-handel Inköpssystem Framgångsfaktorer • Tvärfunktionell projektgrupp med representation av Ekonomi, Inköp och IT (Teknik) • Konfigurerade (designade) systemet efter våra krav och verksamhetens behov • Användarvänligt Problem • Inköpssystemet inte integrerat med Ekonomisystemet • Ledning och styrning, ingen konsekvens om man inte följer beslutad riktlinje om att använda systemet • För litet (smalt) sortiment vid införandet

35 Erfarenheter IT stöd för E-handel Verva rapporten


Ladda ner ppt "Inköpsverksamheten inom Skatteverket Linus Sundemar Skatteverkets Inköpsenhet."

Liknande presentationer


Google-annonser