Samverkan och utveckling i Svenska kyrkan Gemensam IT-plattform Gemensam telefoniplattform Administrativa system.

En presentation över ämnet: "Samverkan och utveckling i Svenska kyrkan Gemensam IT-plattform Gemensam telefoniplattform Administrativa system."— Presentationens avskrift:

1 Samverkan och utveckling i Svenska kyrkan Gemensam IT-plattform Gemensam telefoniplattform Administrativa system

2 Bakgrund Kyrka och stat gick skilda vägar och vi fick nya gemensamma administrativa system

3 Kyrkobokföringssystem Gemensamt datanät E-post Ms Exchange Organisationsregister Statistikdatabas / budgetsimulering Kyrkkontot System kyrkoantikvarisk ersättning Val-/mandatsystem Kbok 2003 Utbildningsportal Pensionssystem Kollekt- o betalsystem Utjämningssystem svenskakyrkan.se Avgiftssystem H-bok E-post i mobilen Kyrkobyggnadsregister Nilex helpdesksystem Exchangebrygga till bokningssystem Clearing av kyrkliga handlingar Gemensamt intranät Integration lokala ekonomisystem till KOB

4 Vad kostar IT i Svenska kyrkan idag? En grov uppskattning: 20 000 datorarbetsplatser med snittkostnad på 15 000 kronor per styck och år = 300 miljoner kronor per år … exklusive arbetstid för bland annat upphandling, avtal, leverantörskontakter

5 Exempel från Stockholms stift IT-verksamhetens omfång Personalen lägger 18 500 timmar per år på IT 2 300 timmar går åt till att upphandla IT IT-budget på minst 22 miljoner per år 203 lokaler med olika typer av dataförbindelser 638 skrivare 77 688 applikationer installerade

6 En vanlig server nyttjas normalt till 40% En dator drar minst 100w under kontorstid 683 skrivare i standbyläge drar el för 75 000 kronor per år En GIP-server nyttjas minst till 80% En tunn klient drar 10w under kontorstid Minskad strömförbrukning sparar 500 000 kronor per år i stiftet. Exempel från Stockholms stift Grön IT

7 Nuläge Kyrkomötets framsynthet föder möjligheter och förlöser processer Stiften driver på för fortsatt administrativ samverkan och gemensamma lösningar

8 Riktat församlingsbidrag (RFb) Möjliggör IT-satsningar 100 mnkr per år 2011 och 2012 Ökad samverkan mellan församlingar Bestående förändringar ska uppnås Effektivisering i verksamheten Samtliga stift satsar på IT-plattform!

9 Gemensam IT-plattform! Flyttar resurser till kyrkans grundläggande uppgift En mer integrerad kyrka Bättre arbetsmiljö

10 Vad innehåller den gemensamma IT-plattformen? Samordnad drift Ett säkert sätt att kommunicera Lagring och skydd av data Säkerhetskopior Skyddad, filtrerad åtkomst av Internet Tunna klienter

11 Standardprogram: MS Office, Outlook, Exchange Konto i gemensamt e-postsystem De gemensamma kyrksystemen Virusskydd Administrativa programvaror Vad innehåller den gemensamma IT-plattformen?

12 Varför en gemensam IT-plattform? Flytta resurser till kyrkans grundläggande uppgift! Personella och ekonomiska resurser frigörs för kärnverksamhet

13 Varför en gemensam IT-plattform? En mer integrerad kyrka Ökad samverkan med gemensamma lösningar Samverkan skapar samhörighet

14 Varför en gemensam IT-plattform? Bättre arbetsmiljö Kvalitetssäkrade system för alla Gemensamma system – större samlad kompetens Tillgång till support centralt Kollegial support

15 Tillgång till informationen Från min arbetsplats Från min mobiltelefon Från min hemdator Från min surfplatta Från min Mac Hans Eskemyr 15

16 Principer för kostnader och drift Nationella nivån tillhandahåller miljön till självkostnad för anslutna enheter Stiften ingår i ett gemensamt förvaltningsråd som förvaltar och utvecklar miljön Stiften ansvarar för användarförening i respektive stift

17 Församling Stift Nationell nivå Stiftet avtalar om att leverera GIP till sina enheter Nationella nivån avtalar om att leverera GIP Till stiften Nationella nivån Levererar GIP-tjänsten Till enheterna i stiften

18 Din enhetStiftet Lokalt införande- team Centralt införande- team Nationell nivå Införanden sker i samverkan mellan kyrkans enheter och externa IT-resurser Införanden sker i samverkan mellan kyrkans enheter och externa IT-resurser

19 Intresset är stort Prognos: Närmare 4 000 nya användare per år 2013 och 2014 Stift Användar e jan 2012 Prognos dec 2012 Luleå788918 Stockholm3951021 Skara386566 Härnösand81250 Karlstad52249 Uppsala80 Linköping374 Strängnäs80 Växjö40 Lund160 Göteborg354 Visby 28 Totalt17024120

20 Mer administrativ samverkan Gemensam telefoniplattform En flexibel och kostnadseffektiv plattform Låga investeringskostnader Centralt avtal för hela Svenska kyrkan Gratis intern trafik Möjligt att samverka mellan församlingar Stiftet agerar stöd till församlingarna Kostnadsbesparingar och ökad tillgänglighet

21 Mer administrativ samverkan Gemensam telefoniplattform Just nu mer än 11 000 Centrexanvändare i Svenska kyrkan GTP implementeras nu - Luleå stift - Stockholms stift - Härnösands stift - Skara stift - Växjö stift - Uppsala stift Kostnadsbesparingar och ökad tillgänglighet

22 Svenska kyrkan påverkar Telia – se Intranätet!

23 Nu är tåget i rullning Gäller att inte tappa farten Förväntningarna är skyhöga! Många vill ansluta sig till GIP och GTP Intresse för gemensamma lösningar RFb ger kraft och möjlighet till förändring Ekonomi och demografi påverkar – Svenska kyrkan behöver ställa om

24 Översyn administrativa system

25 Intresset är stort, och behovet 788 ekonomiska enheter – många lösningar GIP som gemensam infrastruktur i Svenska kyrkan Intresse för gemensamma lösningar ökar mycket snabbt Störst intresse för samordnade lösningar inom ekonomi- och löneområdet Stiften betonar vikten av samverkanslösningar Samma process inom andra organisationer

26 Närhet och samverkan Strukturutredningen påverkar

27 Exempel på administrativ samverkan Evangelisk lutherska kyrkan i Finland Central bokföring och löneräkning Servicecenter för församlingarnas, stiftens och kyrkans centralfonds bokföring och löneräkning Enheters beslutanderätt över sin ekonomi kvarstår En del av kyrkostyrelsens organisation men samtidigt självständig.

28 Etapper, delprojekt och pilotprojekt i stiften Ekonomi- och lönesystem 1 juli 2013 Övriga moduler i administrativa system 1 juli 2014 Delprojekt Ekonomiska förutsättningar och personella resurser Arbetssätt och processer IT-verktyg, systemmiljö och stödsystem Utvecklings- och pilotprojekt i stift Luleå, Stockholm, Skara Anknutna projekt Diarium, arkiv och dokumenthantering Fastighets- och byggnadsfrågor Gemensamma lösningar inom egendomsförvaltningen

29 Vad händer nu? Projektbeskrivning och förslag till budget Beslut om projektKommunikationsplan Projektorganisationen Projektet startat Samråd och planering med stiften om information och dialog i stiften Delprojekten pågår Studiebesök – andras lösningar och erfarenheter Utvecklings- och pilotprojekt pågår eller förbereds

30 Ekonomisystem Modulerna är Redovisning, kund och leverantörsreskontra, anläggningsregister, budgetmodul, rapportverktyg, EFH Leverantörer idag Visma, Eniac, Agrando, Soft-IT, SPCS, Agresso m.fl. Krav Kunna hantera elektronisk faktura och fakturascanning Särredovisning Webbaserade gränssnitt mot slutanvändare (attest, rapport, budget) Notifiering av faktura via E-post Förvaltningsbarhet Integrationsgränssnitt kyrkspecifika krav (mallar, verksamhetsindelning, statistik) SIE4-format stöds

31 Lönesystem Modulerna är Lön, tidsredovisning och reseräkning samt PA som option Leverantörer idag Hogia, Eniac, Soft-One, Visma, Aditro, Agrando, Soft-IT, SPCS, Agda, Flex, Tidomat mfl Krav Särredovisning, projektredovisning Webbaserade gränssnitt mot slutanvändare (tidsredovisning, attest) Notifiering via E-post Ledighetshantering Förvaltningsbarhet Integrationsgränssnitt (Lönestatistik, pensionskassan, tjänstepensioner, försäkringskassan m.m.) Kyrkspecifika krav (mallar, verksamhetsindelning, statistik, lönarter, avtal, avvikelserapportering, årsarbetstid, arbetsschemaplanering m.m.) Digitala lönespecifikationer Arvodeshanteringsrutiner Automatisk kryptering av lönefiler

32 Bokning Modulen är Bokning Leverantörer idag Agrando, Eniac, Sofit-IT, Innovator Krav Resursplanering (personer, lokaler, utrustning, förtäring) Webbaserade gränssnitt mot slutanvändare (webbokning, internetbokning, bokningsförfrågan, översikt tillgänglighet lokal el. person) Notifiering via E-post om arbetsorder samt till externa personer med information om… (Bokningsbekräftelse, deltagarlista m.m.) Förvaltningsbarhet Integrationsgränssnitt (KNavet, Kbok, Ekonomi/clearing (fakturaunderlag), Exchange, styr och regler, kyrksam, org.reg, post nr m.m. www.svenskakyrkan.se, ) Underlag för annonsering/predikoturer Kyrkostatistik

33 Grav och karta Modulerna är Grav, kremationsjournal, karta Leverantörer idag Agrando, Eniac, Softt-IT, Sweco Krav Kunna hantera Gravplatser, Gravsatta, Kontakter, Fakturering, Arbetsorder/Arbetsunderlag, Artikelregister Webbaserade gränssnitt mot slutanvändare (”Publicera gravsatta”) Hantera prenumerationsförfarandet gällande gravvård Notifiering via E-post om arbetsorder Förvaltningsbarhet Integrationsgränssnitt (Myndigheter, KNavet, Ekonomi/clearing (fakturaunderlag), org.reg, post nr m.m.) Gravstatistik Digital arkivsäkring Karta ska vara GIS-baserat ”ArbetsordersAPP”

34 Systemkarta Grav Bokning Kalender Elektronisk faktura EFH webbattest Lön Self-service Anläggnings register Rapport I ntegra- tions- motor Gemensam Faktura scanning Budget PA Verksamhets- register Karta Fastighets system Dokument- hantering Diarie/Arkiv Gudstjänst planering Kund reskontra Redovisning Leverantör reskontra

35 Samråd och samverkan Referensgruppen för administrativ samverkan Dialog med stiften Resurser i projektet

36 Erfarenheter från projektet Röster om gemensam IT-plattform ”Vi gjorde en kartläggning på hur mycket tid vi sparade och det visade sig vara en hel del arbetstimmar.” ”Nu jobbar vi på och kan kontakta den centrala supporten om vi behöver hjälp.” Kent Nordin kyrkoherde Lycksele församling

37 Erfarenheter från projektet Röster om gemensam IT-plattform ”Samverkan mellan alla nivåer inom Svenska kyrkan är viktigt. Genom medveten samverkan kan vi på sikt sänka våra administrativa kostnader.” ”Sårbarheten är påtaglig i både små och medelstora enheter då administrativ personal är frånvarande.” Ulrika Cedgård chef för administrativa avdelningen Skara stift

38 Erfarenheter från projektet Röster om gemensam telefoniplattform ”Det är suveränt att man på detta sätt kan sänka driftskostnaderna, samtidigt som dyra mobilsamtal undviks.” ”Det innebär stor avlastning särskilt för pastorsexpeditionen. Dessutom får den som ringer höra en mänsklig röst också när inte vi själva svarar. Det är helt enligt vår egen värdegrund.” Carina Wikman Kyrkoherde Skellefteå S:t Olovs församling

39 Samverkan och gemensamma lösningar Sparar pengar och skapar mer tid till kärnverksamhet Samverkan ger vilja till samordning och skapar samhörighet

40 Policy för Svenska kyrkans gemensamma telefoniplattform Denna policy omfattar fast telefoni, mobiltelefoni och i tillämpliga delar sk surfplattor

41 Fastställd av Svenska kyrkans IT-ledning Denna policy är bindande för användning vid Svenska kyrkans nationella nivå samt finns som rekommendation till övriga enheter i Svenska kyrkan.

42 Syfte Att skapa en hög tillgänglighet och bra servicegrad gentemot Svenska kyrkans intressenter, samt en bra funktion för den anställde. Mål Vår omvärld, medlemmar, anställda, leverantörer, allmänheten ställer höga krav på Svenska kyrkans service och tillgänglighet. Målet är därmed att våra anställda med sin telefoni skall kunna vara så tillgängliga som möjligt och ge så bra service man kan. Telefonipolicyn utgör riktlinjer för organisationens användande av telefoni. Därmed skall telepolicyn syfta till att höja, säkra och ständigt förbättra Svenska kyrkans tillgänglighet.

43 Ansvar Enskilda medarbetare ansvarar för sin egen telefonidisciplin i enlighet med policyns riktlinjer. Chefer/ arbetsledare ansvarar för att avdelningens organisation avseende telefoni är ändamålsenlig. Man är också ansvarig att följa upp sin telefoni. Arbetsledare skall informera sin personal om vikten av en god servicenivå och att de anställda strävar efter detta. Enheten förbinder sig att se till att när personalen inte kan besvara samtal, ska de hänvisa sig på något av de sätt som erbjuds i systemet. Svenska kyrkans IT-ledning står som utfärdare av och är ytterst ansvarig för denna telefonipolicy, samt skall se till att den revideras i takt med utvecklingen.

44 Dokumentet

45 Ansvar I det lokala LAN/WAN får användaren mkt stöd när det gäller administration,säkerhet mm I en mobiltelefon/smartphone är jag som användare både systemadministratör och säkerhetsansvarig.

46 Håll koll på farliga appar Det har blivit allt vanligare med virusattacker mot smartphones visar en rapport från säkerhetsföretaget Symantec

47 Exempel Falling Down, Super Guitar Solo, Super History Eraser, Photo Editor, Super Ringtone Maker, Super Sex Positions, Hot Sexy Videos, Chess, Hilton Sex Sound, Screaming Sexy Japanese Girls, Falling Ball Dodge, Scientific Calculator, Dice Roller, Advanced Currency Converter, App Uninstaller, Funny Paint, Spider Man

48 Exempel Men hur är det dom där apparna som ”alla” använder…. Facebook, google maps mm

49 ”Tillgänglighet, vårt gemensamma ansvar” http://internwww.svenskakyrkan.s e/default.aspx?id=748099

50 sammanfattning Utbyggnad på driftsidan Utbyggnad på införandekapacitet Kvalitétsarbete – undvika onödig växtvärk Gip Gtp –Dörröppnare för samverkan Gas –Projekt –Våra leverantörer –Integrationsprojektet – resan Teknet/utbildarträffarna. Samarrangemang m KOM Samverkan, öppenhet är nyckeln Telia o vitryssland