Ramavtal för tekniska konsulttjänster 2014

En presentation över ämnet: "Ramavtal för tekniska konsulttjänster 2014"— Presentationens avskrift:

1 Ramavtal för tekniska konsulttjänster 2014

2 Avtalsvillkor I avtalade timpriser ingår följande:
Rese- och traktamentskostnader Dator och/eller datorprogram för beräkningar, ritningsarbete e.d. Underkonsulter Löner, sociala avgifter och övriga administrativa kostnader. Övriga kostnader ersätts enligt verifierad självkostnad utan procentpåslag. Indexreglering får ske en gång per år vid årsskiftet, ska godkännas av inköpsenheten Krav på kompetens och kapacitet Krav på inställelsetid efter utförd beställning

3 Ramavtalslistan I ramavtalslistan finns information om vilka fackområden som har handlats upp samt vilka konsultföretag vi har avtal med. Där framgår även vilken avropsmodell och vilka beloppsgränser som gäller för respektive område. För varje fackområde gäller olika regler för avrop. Vilken avropsmodell som är aktuell framgår av ramavtalslistan. Rangordning vid alla avrop Rangordning med förnyad konkurrensutsättning över ett visst belopp Förnyad konkurrensutsättning vid alla avrop I ramavtalslistan framgår det vilka avtal som inte kommer att förlängas. Inom de fackområdena ska eWork anlitas istället.

4 Hur går ett avrop till vid rangordning?
Om det är rangordning som gäller i det aktuella fackområdet kan man som beställare göra avropet själv: Kontakta konsultföretaget som har rang 1. Kontaktuppgifter finns i e-avrop under respektive avtal. Skriv ihop en offertförfrågan där det framgår vad uppdraget omfattar och när det ska utföras. Maila offertförfrågan till konsultföretaget. Om det konsultföretag som har rang 1 tackar nej till uppdraget kontaktas det företag som har rang 2 och så vidare. När ett konsultföretag tackar nej, ska en avvikelse registreras i e-avrop för respektive avtal, alternativt mailas till Anbudet/offerten som konsulten lämnar måste stämma överens med priserna och övriga villkor i ramavtalet.

5 Hur går ett avrop till vid förnyad konkurrensutsättning (FKU)?
En förnyad konkurrensutsättning (FKU) är som en "miniupphandling" där det är möjligt att utvärdera på andra parametrar än lägsta pris, t.ex. kompetens, leveranstid eller kvalitet. Vid en FKU ska alla upphandlade konsultföretag inom det aktuella fackområdet tillfrågas. Viktigt med realistiska tidplaner Det lättaste sättet att göra en FKU är via e-avrop. Då behövs en uppdragsbeskrivning där det framgår vad uppdraget omfattar och när det ska utföras. Dessutom måste det framgå hur anbuden kommer att utvärderas. Kontakta inköpsenheten för att få hjälp.

6 Uppdragsbeskrivning Vad ska utföras och under vilken tidsperiod?
Kompetenskrav Uppdragsvillkor: - Viten vid försening? - Handlingar som ska levereras? - Ska konsulten utföra del av uppdraget och/eller delta på möten i stadshuset? Handlingar som ska ingå i konsultens anbud: - Genomförandeplan/tidplan? - Organisationsplan? - CV? - Referensuppdrag?

7 Handlingar i avtalen Alla avtalsvillkor finns under respektive avtal i e-avrop. Följande dokument är publicerade på varje avtal: Prislistor CV för godkända konsulter Anbud AF-del, AUA Tekniska konsulttjänster Kontrakt Mall för offertförfrågan I filen ”översikt avtal” finns en kortfattad sammanställning av avtalsvillkoren. Om ett konsultföretag offererar en konsult vars CV inte finns i e-avrop ska konsulten, innan uppdraget påbörjas, granskas så att de krav som ställts i upphandlingen uppfylls. När konsulten blivit godkänd ska dennes CV läggas in i e-avrop under det aktuella avtalet. Detta bistår inköpsenheten med.

8 Fakturor Krav på e-fakturering – vite utgår vid manuell faktura
Samtliga konsulter som står med på fakturan ska ha godkänts för att utföra uppdraget Ändrings- och tilläggsarbeten ska faktureras separat Felaktig faktura ska krediteras och en ny faktura med rätt uppgifter ska skickas

9 Fakturans innehåll Fakturan ska innehålla följande uppgifter:
- Datum, när den sammanställts - Leverantörens firmanamn - Leverantören ska vara godkänd för F-skatt vilket ska framgå av fakturan och F-skattesedelnummer ska finnas med - Leverantörens organisationsnummer - Leverantörens momsregistreringsnummer - Ett unikt löpnummer för varje faktura - Leverantörens och Beställarens adress - Beställare/referensperson - Beställarens referenskod = ansvarskod, se ovan - Specifikation över utförda arbeten inkl. timmar per konsult kategori samt eventuella varor kopplade till den aktuella faktureringsperioden. - Priser exklusive moms - Gällande momssatser i % - Momsbelopp

10 Avvikelserapportering
Avvikelserapportering görs i e-avrop under respektive avtal. Logga in och klicka på "rapportera avvikelse", och beskriv problemet i textrutan. Avvikelsen skickas annars till inköpsenheten, Syftet med avvikelserapporteringen är att vi får en möjlighet att åtgärda problemen, samt att vi kan göra bättre upphandlingar i framtiden om vi vet vad som inte fungerade i den förra upphandlingen. Exempel på avvikelser som ska rapporteras Ej godkänd konsult har utfört uppdrag Fel timpris faktureras och/eller fakturan är felaktigt utformad Brott mot avtalsvillkor och ställda obligatoriska krav Konsultföretag tackar nej till uppdrag Konsultföretag lämnar inte anbud vid förnyad konkurrensutsättning Bristande kvalitet eller tidshållning i utförandet

11 FAQ Var hittar jag kontaktuppgifter till konsultföretagen?
Kontaktuppgifterna finns angivna under respektive avtal i e-avrop.  Hur vet jag ifall, och från vilket datum, konsulten har indexreglerat sina timpriser? I e-avrop finns under respektive avtal en excelfil med de aktuella timpriserna och där framgår även från vilket datum priserna gäller. I konsultens anbud finns personer med som inte återfinns bland de CV som är inlagda i e-avrop. Vad ska jag göra då? Be konsulten skicka CV för de nya personerna och gör en bedömning om kompetenskraven enligt ramavtalet uppfylls eller inte. Om kraven uppfylls ska godkända CV skickas till inköpsenheten som lägger in dem under avtalet i e-avrop. Om kraven inte uppfylls ska konsultföretaget ersätta den icke godkända konsulten med en annan konsult.

12 FAQ Konsultföretag X har tidigare gjort en förstudie åt oss och nu ska vi inom samma projekt göra en fortsatt utredning. Kan jag anlita X för att göra utredningen också? Ja, om du i uppdragsbeskrivningen för förstudien angett att uppdraget även ska omfatta den framtida utredningen, eller att utredningen är upptagen som en option i upphandlingen av förstudien. I annat fall blir det som ett nytt uppdrag som ska avropas enligt gällande villkor. 5. Kan ett uppdrag pågå efter att avtalet gått ut? - Ja, om beställningen gjordes innan avtalstiden löpte ut.

13 eWork Tekniska konsulttjänster inom alla områden som inte finns i ramavtalslistan ska avropas från eWork