O-Ringen i Skåne /PS

O-Ringen AB bildas 2013 för att ”förbättra O-Ringens ekonomi” skiljs bolagets ekonomi legalt från både SOFT och från funktionärsföreningarna Funktionärsföreningarna och SOFT kvarstår som ideella föreningar SOFT behåller varumärket och äger bolaget till 100 % Bolaget styrs enligt SOFT:s ägardirektiv och aktiebolagslagen Verksamheten fortsätter som tidigare, med en ”momseffekt”, som användes till att först bygga en stabil bolagsekonomi, därefter komma SOFT och funktionärsföreningarna tillgodo Genom ett tilläggsavtal mellan Skåne, SOFT och O-Ringen AB övertar O-Ringen AB SOFT:s roll som projektansvarig för O-Ringen i Skåne Överenskoms vidare att Skåne ska ersättas pekuniärt av O-Ringen AB såsom om O-Ringen AB inte fanns. Skåne ska vare sig belastas eller gynnas ekonomiskt av SOFT:s bolagisering av O-Ringen, dvs ingen ”momseffekt” Bolagisering av O-Ringen

O-Ringenchef Marknad sansvarig Marknad schef Service ansvarig Miljö ansvarig IT ansvarig Sälj ansvarig Personal ansvarig Ekonomi ansvarig Ekonomi chef Service chef IT-chef Säljchef Personal chef Miljöchef Generalsekreterare Upplevelse ansvarig Rese ansvarig Tävlings ansvarig Boende ansvarig O-Ringenorganisationen fr o m februari 2014 O-Ringen AB Ideella föreningar

Funktionärs- föreningarna O-Ringen AB Styrgrupp centralt Styrgrupp lokalt Ledningsgrupp lokalt Beställare VD, utnämnda GS, fasta personalen Lokal projektledare GS lokalt Huvud- funktionärerna Funktionärerna GS, cheferna för Tävling, ORS, Arenor och Logistik Platsansvarig. Ska se till att r ä tt saker blir gjorda, i tid. Kommunicera, styra, förhandla, delegera, f ö lja upp och rapportera till den centrala styrgruppen. Bistå projektledningen i budgetuppdateringen och uppföljningen. Leder den fasta organisationen, som ska stötta den lokala arrangören och skapa struktur för bl a bokföring, ekonomistyrning och rapportering samt redovisa och följa upp arrangemanget. Planera genomförandet, utreda, förhandla, besluta, informera, instruera – inom attestreglerna Inom var och en sitt ansvarsområde leda/ansvara för genomförandet Genomföra arrangemanget enligt anvisningar/utbildningar Organisationsplan 2014 OBS! Föreningen Skåne har ingen funktion i denna organisation mer än att besluta i frågor hänskjutna från den lokala styrgruppen, typ fördelningsnyckeln. VD Projektledare Planerar, förhandlar, tar övergripande, kort- och långsiktiga beslut

O-Ringen AB:s kontoplan Ansvarsområden A. Ledning B. Tävling C. Resa D. Boende E. Upplevelse F. Ekonomi G. Funktionär H. Marknad I. Sälj J. IT K. Service L. Miljö Totalsumma Resultat Bokföring enligt SOFT:s projektplan byts till O-Ringen AB:s kontoplan – från verksamhetsområde till ansvars område SOFT:s projektplan Verksamhetsområden O-Ringenstaden Tävling Marknad/Information Personal inkl funktionärsättning Administration Service Personal arrangemanget ( kläder utbildning) Academy Reklamförsäljning Summa Resultat

Kassaregisterlagen Försäljning mot kontant betalning (även betalkort) på bl a idrottsarrangemang sorteras sedan länge in under reglerna för s.k. torghandel Fr om januari 2014 måste även torghandlare registrera sin kontanta försäljning i ett av Skatteverket godkänt kassaregister, om försäljningen överstiger fyra prisbasbelopp under ett år. ( kr under 2014) Kunden måste dessutom alltid erbjudas ett kassakvitto utformat enligt Skatteverkets krav Sker försäljningen mot en s.k. kontantfaktura måste den innehålla uppgifter som ska finnas på en faktura och ska ha löpnummer och bokföras enligt bokföringslagen Daglig tömning av alla kassor - tömningsrapporter typ kassaregistrets journal och Z-dagrapport, samtliga kvittenser och returkvitton. Underlag för bokföringen. Alla kvitton och listor måste sparas i 7 år. Vi fick 3 sopsäckar fulla med kvitton och tömningslistor mm lagda i kuvert per kassa och dag Skatteverket kan göra oanmälda kontrollbesök Bolagiseringen gjorde att vi även måste hålla koll på fsg med 6, 12 och 25 %

Resultatet från arrangemanget ska fördelas i enlighet med följande principer: A.Resultat (budgeterat) B. O-Ringenföreningen Skåne (*Garanti) C. SOFT D. O-Ringenföreningen Skånes utdelning efter garantisummorna och vid uppnådd budget E. Resultat utöver det budgeterade resultatet fördelas mellan parterna sålunda: O-Ringenföreningen Skåne 70% O-Ringen Centralt 30% */SOFT garanterar ett resultat på för O-Ringenföreningen Skåne.

Resultatbudget Med SOFTMed ORABDiff Intäkter Kostnader Bruttoresultat6 851 Uppskattad momseffekt0 Överskott att fördela6 851 Skåne4 835 SOFT/O-Ringen AB Att fördelaSkåneSOFTORAB Överskottsfördelning enl ovan4 835 Uppskattad momseffekt0 Ersättning till Skåne, SOFT resp ORAB Att betala för reseersättning 2000 Bolagets kostnader över Bolagets uppstartskostnader00 Återstår Licensavgift till Soft Återstår Budgeten i bolagsmiljö 500 kkr + 20 kr/etappstart etappstarter

Budget apr Att fördelaSkåneORAB ORAB efter kostnader för bolagsstart och licensavgift maj jun Resultatprognoser (inkl momseffekt) feb Efterkalkyl (inkl momseffekt) mar

ResultatUtfallBudgetDiff Anmälningsavgifter Sponsorer, bidrag Kioskförsäljning Diverse Summa intäkter Intäkter

Konto O-Ringen ABUtfallBudgetDiff 4331 VVS Vattenhantering Camping Bygg El Tält Toalett Dusch Avfall ( schablon från faktura) Utfall O-Ringenstaden, kostnader

ArenaUtfallBudgetDiff Vånga, 2 etapper Friseboda Ynde Ravlunda Utfall arenorna, kostnader Konto i SOFT-budgetenBeloppKommentar Tält 63Fördelat på Dusch 50Fördelat på Vätska 18Fördelat på Toalett 88Fördelat på Generellt Inträngningsavgift 0 Kostnad per arena införd i tabellen ovan 294 Budgeterat arenorna, kostnader

ResultatUtfallBudgetDiff O-Ringenstaden Kostnader Arenor Bussning Kartor Personal, lokalt Personal, centralt Bolagets uppstartskostnad3500 Summa kostnader Övrigt O-Ringentidningen mil om man åkte buss T/R alla etapperna att jämföra med 26 mil i genomsnitt tidigare år IT-kostnader

Intäkter Kostnader Bruttoresultat Momseffekt Överskott att fördela Skåne O-Ringen AB ResultatUtfallBudgetDiff

Att fördelaSkåneO-Ringen AB Överskottsfördelning enl förra bilden Momseffekt Överskott att fördela Betalat för resers, marka, inhyrningar Överskott till funktionärerna/bolaget Licensavgift till SOFT Återstår kkr + 20 kr/etappstart etappstarter Betalda funktionärsersättningarBelopp Milersättningar498 Funktionärsmarka123 Inhyrda föreningar247 Totalt868 6,5 ggr runt jorden

Camping ORS Kiosker ORS Kiosker arenor Busstransporter Utfall intäktsställe inkl moms IntäktsställeIntäktKostnNettoBudgetDiff Academy PreO MTB-O och WC Nostalgirace53202 Sjukvården

Redovisning av arbetade timmar Styrelsen beslöt redan 2011 att samla in uppgifter på all nedlagd tid eftersom detta skulle utgöra underlaget för den framtida ersättningsfördelningen Ansvaret för denna dokumentation lades på personalfunktionen med Mats Håkansson i spetsen I början av oktober 2014 överlämnade Mats sin slutredovisning till styrelsen över funktionschefernas och klubbarnas rapporterade antal arbetade timmar

Behandling av timrapporten Styrelsen utser en arbetsgrupp inom sig med uppdrag att exkludera arvoderade timmar från sammanställningen och vice versa att göra en normering/utjämning av angivna tider för likartade funktioner/uppgifter att föreslå styrelsen hur överskottet ska fördelas Timnormeringar gjordes på Starterna Arenorna Kioskerna I övrigt utgick fördelningen från den till styrelsen överlämnade timredovisningen att göra en allmän rimlighetsbedömning Arenorna Vånga h Friseboda h Ynde h (9 635 h) Österlen h

Klubb%-andelKlubb%-andel FK Göingarna18,60Hästveda OK2,11 OK Pan Kristianstad15,94Ringsjö OK2,10 Stigmännen Karlshamn7,26BroSö OK1,99 Härlövs IF6,74Tormestorps IF1,76 OK Vilse 876,10Hässleholms OK1,74 Andrarums IF5,63Frosta OK1,73 Malmö OK4,60FK Åsen1,66 OK Kontinent3,11Helsingborgs SOK1,33 Lunds OK3,07OK Kompassen1,21 FK Boken2,62OK Torfinn1,07 OK Skogsfalken2,53Eslövs FK0,97 Rävetofta OK2,39Ystads OK0,76 OK Silva2,24OK Orion0,74 Totalt100,00 Styrelsens beslut om fördelning av funktionärsersättningen ( % av arbetade timmar )

Varför gick det som det gick? Verksamhetsgrenar och stödfunktioner blandades ihop Den fasta organisationen tog inte fullt ansvar och ledde inte genomförandet fullt ut Delat ansvar är ingens ansvar och det blir lätt ineffektivt då flera personer går på samma bollar Ansvaret för styrningen av projektet hamnade mellan stolarna ("för långt mellan båt och brygga" som ordföranden i O-Ringen AB Stefan Blomgren uttryckte det) Budgeten baserades i stora delar på historiska data med viss hänsyn till egna förutsättningar i Skåne. Vid upphandlingarna främst under våren 2014 konstaterades väsentliga prishöjningar jämfört med budgeten. Därtill kom i budgeten ej beaktade tvingande utvidgningar och tillägg. ………………………..……………………………………………………………………. ……………………… ……………………………………………………………………………………………… Organisatoriska brister – Ledning, styrning, kontroll Logistiska problem Oväntade problem Ingen framförhållning (budget) Ingen löpande uppföljning, inget att avstämma mot Fait accompli

År Arrangör Deltagare 1965 Skåne, Danmark, Blekinge Småland, Västergötland Östergötland/Motala Västergötland/Borås Dalarna/Rommehed Skåne/Kristianstad Södermanland/Malmköping Småland/Eksjö Dalarna/Rättvik Skåne/Kristianstad Stockholm/Haninge Värmland/Ransäter Gotland/Visby Västergötland/Skara Närke/Örebro Uppland/Uppsala Hälsingland/Mohed Norrbotten/Luleå Småland/Anderstorp Blekinge/Bräkne-Hoby Dalarna/Falun Västergötland/Borås Östergötland/Norrköping Medelpad/Sundsvall Jämtland/Östersund Bohuslän/Göteborg År Arrangör Deltagare 1991 Västmanland/Arboga Södermanland/Södertälje Halland/Falkenberg Ångermanland/Örnsköldsvik Skåne/Hässleholm Värmland/Karlstad Västerbotten/Umeå Gästrikland/Gävle Dalarna/Borlänge Närke/Hallsberg Uppland/Märsta Skaraborg/Skövde Bohuslän-Dal/Uddevalla Göteborg Småland/Skillingaryd Hälsingland/Söderhamn Östergötland/Mjölby Dalarna/Sälen Småland/Eksjö Närke/Örebro Hälsingland/Söderhamn Halland/Halmstad Norrbotten/Boden Skåne/Kristianstad O-Ringens unika deltagare (tillkommer ca 20 % medföljare )

År Funktionärsersättning kr/timme kr/timme