Mina meddelanden sprider sig över landet Jenny Hurtig Anna Gillquist Rutger Langland

Så fungerar tjänsten för mottagare Du väljer den brevlåda som passar dig bäst Tar emot post från stat & kommun Tar emot post från privat sektor för privatpersoner Tar emot post från stat & kommun för privatpersoner och företag Tar emot post från stat & kommun Tar emot post från privat sektor för privatpersoner Vi ser till att skicka posten till den brevlåda du valt. Så fungerar tjänsten När ett meddelande skickas till en mottagare från en myndighet eller en kommun görs en kontrollsökning i ett gemensamt förmedlingsregister för att se: a) om mottagaren vill ha sin myndighetspost digitalt b) om mottagaren har tackat ja till att ta emot post digitalt från den aktuella myndigheten eller kommunen c) vilken digital brevlåda har mottagren valt att registrera för att ta emot sin myndighetspost. Meddelandet skickas sedan till den digitala brevlådan. Hur mottagaren får information om att ett meddelande kommit beror på vilken brevlåda hen valt. Mottagaren loggar in i brevlådan med sin e-legitimation/mitt BankID och läser sin post. Ett meddelande från en myndighet anses ha kommit fram till mottagaren när det levererats i den digitala brevlådan.

Detta krävs för att använda tjänsten Svenskt personnummer Organisationsnummer om företag E-legitimation/BankID En digital brevlåda Dator, läsplatta eller mobil Vad krävs för att man ska kunna använda tjänsten? Svenskt personnummer/organisationsnummer för företaget och e-legitimation/BankID Tillgång till dator, läsplatta eller mobiltelefon. Att mottagaren har valt en godkänd digital brevlåda och registrerat en profil för Mina meddelanden. Vem kan använda tjänsten? Tjänsten är tillgänglig för alla som har svenskt personnummer och en e-legitimation/BankID. Företag som aktiebolag, handelsbolag, kommanditbolag och ekonomiska föreningar kan också använda tjänsten genom att behörig firmatecknare registrerar bolagets profil i den digitala brevlådan som man har valt. Det är möjligt att ge ett ombud till exempel en anhörig eller en revisor behörighet att läsa posten i den digitala brevlådan. Det går även att själv vidarebefordra det som kommer. Ombuden måste dock aktivt i sin egna digitala brevlåda godkänna att ta emot den vidarebefordrade posten från personen. Kommunikation mellan parterna är därför mycket viktigt och bör ske i samband med att behörigheten registreras i tjänsten. Om personen inte längre vill ha ombud eller vidarebefordra sin digitala post avslutas tjänsten enkelt genom att loggar in i brevlådan och avsluta tjänsten i Mina Meddelanden.

Fördelar för användaren (privatpersoner och företag) Tjänsten är frivillig och kostnadsfri för dig som användare Gratis Du läser din myndighetspost när du vill och var du än är i datorn på din platta eller mobil Tillgängligt Ingen obehörig kan läsa din post Säkert Meddelandet levereras i samma stund som det skickas Snabbt Kostnaderna för papper, porto och distribution kan läggas på annat Samhälls- ekono-miskt Miljövänligt då det går åt mindre papper och mindre transport Hållbart Den här tjänsten sätter ”kunden i centrum” i dess verkliga betydelse. Tack vare tjänsten Mina meddelanden sätts mottagaren och mottagarens val i fokus. Myndigheterna inordnar sig i en och samma digitala infrastruktur och skickar sin myndighetspost till MIN personliga och valda digitala plats/brevlåda. Jag som privatperson behöver därmed inte söka upp information hos varje myndighet. Aktuella myndigheter och kommuner söker istället upp mig, oavsett tid, var jag bor och var jag befinner mig i mitt liv – utan att någon obehörig kan komma åt den. Vilka fördelar finns det med tjänsten för mig som användare? Tjänsten kostar inget och är helt frivillig och går att avsluta om jag vill Jag kan läsa posten när som helst på dygnet och var som helst på datorn, läsplattan eller på mobilen. Jag får sin post på ett snabbt och säkert sätt. Det är mycket säkrare än e-post - endast behöriga som kan ta del av innehållet. Det spar tid eftersom digital post kan läsas nästan i samma stund som den skickas. Det spar pengar eftersom distributionen sker till mycket lägre kostnad – inget porto, inget papper, ingen distribution Tillsammans spar vi även miljön på ett fantastiskt sätt.

Så fungerar tjänsten för avsändare Medborgaren sköter registret genom självadministration Postadress Kontaktuppgifter för avisering … Stat och kommun avlastas registervård och får bättre datakvalité för: Digital posthantering Kundmötets andra digitala kanaler Ärendehantering ”Det digitala folkbokföringsregistret” Så fungerar tjänsten När ett meddelande skickas till en mottagare från en myndighet eller en kommun görs en kontrollsökning i ett gemensamt förmedlingsregister för att se: a) om mottagaren vill ha sin myndighetspost digitalt b) om mottagaren har tackat ja till att ta emot post digitalt från den aktuella myndigheten eller kommunen c) vilken digital brevlåda har mottagren valt att registrera för att ta emot sin myndighetspost. Meddelandet skickas sedan till den digitala brevlådan. Hur mottagaren får information om att ett meddelande kommit beror på vilken brevlåda hen valt. Mottagaren loggar in i brevlådan med sin e-legitimation/mitt BankID och läser sin post. Ett meddelande från en myndighet anses ha kommit fram till mottagaren när det levererats i den digitala brevlådan.

Så dansar aktörerna tillsammans Avsändarens del i distributionen Infrastrukturen i distributionen Mottagarens del i distributionen Konceptet Mina meddelanden innehåller fyra beståndsdelar: Offentlig verksamhet – expediering av myndighet (grön box) Förmedlare (gul box) Serviceverksamhet/brevlådeoperatör (blå box) Reglerande verksamhet - Infrastruktur för myndighetspost (beige box) 1. Den expedierande myndigheten (grön box) skickar försändelser via en förmedlare. (gul box) Myndigheten kan själv vara förmedlare eller ta hjälp av en avtalad underleverantör. Inför expedieringen gör myndigheten eller förmedlaren en sökning i förmedlingsadressregistret (beige box) för att kontrollera om mottagaren är ansluten till Mina meddelanden 2. Förmedlaren (gul box) kvitterar mottagningen från avsändaren och ansvarar för försändelsen tills att den lämnats till den brevlådeoperatör (blå box) som mottagaren valt att ha sin brevlåda hos. 3. Serviceverksamheten/brevlådeoperatören (blå box) hanterar mottagning och förmedling av den myndighetspost som befordras till och från den registrerade privatpersonens eller företagets valda brevlåda.   Meddelanden kan även skapas av den enskilde och lämnas då från brevlådeoperatören till en förmedlare för hantering enligt punkt 2 ovan. I Infrastrukturen för myndighetspost (beige box) kan brevlådeoperatören Verifiera att avsändaren finns i systemet, ta emot och hantera myndighetspost som adresseras till brevlådeoperatörens kunder. Adressera och förmedla post från privatpersoner/företag till myndigheter, exempelvis svarspost. 4. Reglerande verksamhet, Infrastruktur för myndighetspost (beige box ) tillhandahålls av Skattverket som driver och reglerar en säker infrastruktur för myndighetspost: Förvaltar och tillhandahåller förmedlingsadressregistret - registret över mottagare (privatpersoner och företag) och den brevlåda som mottagaren valt Administrerar anslutningsuppgifter och reglerar de aktörer som använder infrastrukturen. Publicerar de standardiserade format och gränssnitt som tillämpas för infrastrukturen (paketering och adressering av myndighetspost, gränssnitt för kommunikation osv.). Specificerar vilken servicenivå (krav på säkerhet och funktionalitet) som krävs för att få tillhandahålla brevlåda som informationstjänst. Publicerar och kommunicerar tillämpningsregler/anvisningar för expediering av myndighetspost till mottagare. Erbjuder en säker brevlåda med basfunktionalitet till privatpersoner och företag som ett statligt alternativ. Ett ekosystem med många parter, stor valfrihet och flexibilitet En enda part är tvingad att agera i ekosystemet, Skatteverket som genom förordning från Fader Konungen ska ansvara för infrastrukturen. Allt annat är frivilligt: Den enskilde väljer själv om man vill kunna ta emot myndighetsmeddelanden elektroniskt. En offentliga aktörer väljer själv om man vill ansluta och agera ”Expedierande myndighet” Privata eller offentliga aktörer väljer själva om de vill agera i rollen som Förmedlare eller Brevlådaoperatör. 6

© Foto Rutger Langland

Alla ska med! Drygt 200 000 aktiva Ett tiotal förbereder tjänster Elva avsändare Drygt 200 000 aktiva Ett tiotal förbereder tjänster Mottagare: Små och medelstora företag ROT/RUT-kunder & andra skattebetalare Bilägare Studerande Offentliganställda Kommunmedborgare Arbetssökande Arbetsgivare Lantbruk, Speditörer, Skattebetalare Premiepensionssparare Föräldrar Sjukskrivna … från juni 2015: Husägare småhustaxering … från okt 2015 Flyttanmälan Skatteverket … från nov 2015 Utbetalning Försäkringskassan Tjänsteleverantörer: Postföretag, printingleverantörer, banker, programvaruleverantörer, open source- & integrationskonsulter, … Avsändare maj 2015: Arbetsförmedlingen Bolagsverket Försäkringskassan Pensionsmyndigheten Skatteverket Statens tjänstepensionsverk SPV SUNET (vid Vetenskapsrådet) Tomelilla kommun Transportstyrelsen Tullverket Värnamo kommun Statliga insatser 2015 - 2017 Regeringsuppdrag 30 april: Uppföljning anslutningtakt Vad händer 2017? Eventuellt regeringsdirektiv till statliga myndigheter att ha anslutit sig senast detta år. Nyhet Tre brevlåde- operatörer Ett sextiotal meddelande-typer 120 statliga myndigheter följs upp Myndigheterna kommer i först med flera utskick som kan ha betydelse för kommunerna. Exempelvis kommer 29 maj 2015 Nu ansluter Pensionsmyndigheten flera meddelanden och du kommer att kunna se värdebesked, transaktionsbesked och tillgodohavande av premiepensionen via tjänsten Mina meddelanden. Försäkringskassan i november: Utbetalningsbesked Kontrolluppgifter Båda flödena är i mångmiljonnivån i fråga om antal utskick Skatteverket i juni och oktober Besked om småhustaxeringen går ut till ca 4 miljoner mottagare i juni Registrering av flyttanmälan är ett nytt utskick som kommer i oktober Det kan nu genomföras tack vare Mina meddelanden. Tidigare har man anmält flytt i exempelvis Skatteverkets e-tjänst och fått en bekräftelse i tjänsten att anmälan är mottagen- Men här får man även en skriftlig bekräftelse på att registreringen av flytten är genomförd. Sju finansiärer Finansiärer: Bolagsverket, Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Pensionsmyndigheten, Skatteverket, Tillväxtverket, Transportstyrelsen Regeringskansliet finansierar vissa delar av etableringen.

”Följ ditt ärende” Enklare Öppnare Effektivare Förälder Företagare Sjuk Nyanländ Arbetslös Student Bostadslös Efterlevande Enskilt Gemensamt Näringslivet Överst har vi de gemensamma målen, och nivån under visar exempel på tjänster som byggs utifrån medborgarnas behov och livssituationer. Där ska medborgaren hitta all samlad information som han eller hon behöver i just den situationen, istället för att behöva leta runt på många olika ställen.   Men det här kräver att offentlig sektor samverkar för att ta fram de här gemensamma tjänsterna. Sen har vi olika sätt att erbjuda tjänsterna, dels via en enskild kommun eller myndighet men i vissa fall är det bättre att erbjuda den gemensamt eller att låta näringslivet erbjuda tjänsten. Fältet i mitten på bilden visar var Mina meddelanden hör hemma. Det är en gemensam tjänst som blir bäst om den utvecklas gemensamt för alla myndigheter och kommuner, gör vi det så når vi målet att medborgaren ska kunna få sin digitala kommunikation från offentlig sektor på ett samlat sätt. Av de gemensamma tjänsterna som ni ser här är Mina meddelanden som har kommit längst. Den är uppe och rullar och det är dags för myndigheter, kommuner och landsting att börja fundera på när man ska ansluta sig. Men för att ansluta sig måste man veta mer vad Mina meddelanden innebär. Tjänster och information från en enskild organisation Gemensamma tjänster och information Tjänster och information från privata sektorn e-legitimation Mina ärenden E-arkiv och e-diarium Mina fullmakter Mina meddelanden Effektivare informationsförs. xx xx xx Förutsättningar för samverkan (vägledningar, standarder, arkitektur, informationsförsörjning)

Fördjupad behovsanalys hösten 2015 En rad behovsundersökningar har skett perioden 2010 – 2014 Nu görs vår hittills största undersökning Våra undersökningar finns att hämta från Mina meddelanden Vi har tagit fram en rad behovsundersökningar tidigare, både kvalitativa intervjuer och kvantitativa, bredare enkätundersökningar. Både för företagare och medborgare. I maj påbörjades vår hittills största undersökning som rapporterar under hösten. Alla undersökningar finns att hämta och ta del av från Mina meddelanden. Åtta av tio besökare är mycket eller ganska positiva till tjänsten. Man har tålamod med att vi behöver tid att få igång alla flöden.   Men vad händer med de andra två? Och med alla dem som INTE besökte våra webbplatser dessa dagar? Det vet vi inte ännu. Men ett vet vi. Frivillighet är viktigt. Bara den som ser nyttan med att få posten digitalt accepterar tjänsten. Sverige och svenskarna är öppna för nyheter. Men vi vill inte känna oss tvingade till förändring. Bankerna och internet har skapat tillit till internet och digital post. E-legitimationerna har fått stor acceptans. Tiden är mogen för oss att införa säker digital post. Var tredje tillfrågad medborgare är beredd att hjälpa till mera aktivt – det är viktigt att vi använder deras hjälp och fortsätter samtalet om hur tjänsten ska utvecklas över tid.

Pilotverktyg tillgängligt hösten 2015 Enkelt Outlook-stöd för att prova digital post Inget stöd för elektroniska arkiv Inget stöd för diariehantering Vi tar nu fram ett enkelt stöd för att skicka digital post från Outlook-plattformen. Det och de molntjänster som leverantörer skapar ger er verksamhet bra möjligheter att till låg kostnad prova och utvärdera hur digital post kan bli ett alternativ till den traditionella pappersposten. Den byggs för att underlätta försöksverksamhet. Men den byggs inte för att integreras mot era elektroniska arkiv eller diariehantering. Ett enkelt verktyg för att kunna prova digital post i verksamheten utan stora investeringar. Man kopplar ihop verktyget med den egna outlook-plattformen och får möjlighet att från outlook kunna hämta adress och skicka digital post direkt till företag och medborgare som har valt att ta emot posten digitalt.

Mina meddelanden i kommuner och landsting Hur är läget?

Om enkäten Enkät i december 2014 till SKLs medlemmar – 290 kommuner och 20 landsting/regioner Sista svarsdag 23 januari 2015 Totalt 206 svarande IT-chefer

När beräknar ni ha gjort er första anslutning till Mina meddelanden? 2015 från Malmö till Ydre - Stor spridning mellan stora och små kommuner. Fler små kommuner satsar på Mina meddelanden än e-arkiv. 2016 från Landstinget Dalarna, Umeå till Robertsfors Endast landstinget Dalarna anger anslutningsår, övriga anger att de använder Mina vårdkontakter. Totalt antal svar: 205

Vilka ärendetyper/flöden avser ni att ansluta under första året? Bygglovsärenden Försörjningsstöd Alkoholtillstånd Ansökan förskola Interna meddelanden Kontaktcenter e-tjänster Journalkopior m.m. Notifieringar Information Mina meddelanden ger möjlighet till ökad kommunikation i en process, t.ex att skicka statusmeddelanden om hur handläggningen går i ett ärende. ex.vis Handläggning påbörjad Redo för beslut Beslut fattat osv. Totalt antal svar: 78

Hur många ärendetyper planerar ni att ansluta inom två år efter anslutning? Totalt antal svar: 203

Ser ni några utmaningar kring att ansluta till Mina meddelanden? Totalt antal svar: 197

Beskriv de utmaningar ni ser kring att ansluta till Mina meddelanden Totalt antal svar: 103

Kommentarer kring utmaningar Tjänsten och nyttan är okänd För låg användning Inte prioriterat i organisationen Omoderna verksamhetssystem Egna lösningar? Dubbelriktad kommunikation? Tjänsten och nyttan är okänd Låg prio i samhället, informationskampanj behövs Fler myndigheter måste ansluta sig Motivera vilka fördelar vi får av att ansluta, svårt att se nyttan Inte prioriterat i organisationen Frågan omogen i organisationen Kompetens behövs för detta område Slagsmål om resurser på handläggarsidan Många andra prioriterade områden Omoderna system och egna lösningar Förhållande mellan Mina meddelanden och egna Mina sidor Kommunikationen behöver vara dubbelriktad Landstingen använder Mina vårdkontakter Anpassning av verksamhetssystem, många stöder inte utskick av data. Svårt att synka leverantörens tidplan och vår interna

skl.se - digitalisering Förstudierapport Vägledning Kravmall för verksamhetssystem Ramavtal Seminarier Kravmall för verksamhetssystem är en sammanställning av krav som man kan lägga in i sitt förfrågningsunderlag när man ska handla upp ett nytt verksamhetssystem. Syftet är att få med funktionalitet för att skicka beslut etc. via mina meddelanden direkt i sitt verksamhetsystem. Ju fler system som innehåller funktionalitet för Mina meddelanden desto lättare blir det att skicka digital post integrerat i handläggningen.

Pionjärkommun!

Värnamo kommun och Mina Meddelanden Offentliga rummet 2015 Den digitala tjänsten Mina meddelanden förenklar vardagen för medborgaren och företagare. Mina meddelanden - Myndigheter och kommuner växlar upp! 10 myndigheter är med, ca 40 kommuner på gång och flera brevlådor att välja bland. Mer än 100.000 privatpersoner har valt att få årets deklaration via Mina meddelanden. Offentlig sektor samlar sig i en tjänst som gör att privatpersoner och företag får sin post från olika myndigheter och kommuner i en digital brevlåda som de själva har valt. Regeringens digitala agenda omsätts nu i konkret kundnytta! Vi berättar om läget och anslutningstakt. E-utvecklingsrådet i Jönköpings län visar sin gemensamma lösning för Mina meddelanden live. Som en av Sveriges pionjärkommuner använder Värnamo kommun Mina meddelanden för snabb kommunikation med gode män för ensamkommande barn. Föreläsare: Rutger Langland, Skatteverket, Anna Gillqvist, SKL och Jenny Hurtig, Värnamo kommun Tid: Tisdagen den 2 juni kl 14:55 - 15:40 Lokal: Viklau

Värnamo – den mänskliga tillväxtkommunen Vision Värnamo – den mänskliga tillväxtkommunen. Här förverkligar du dina drömmar, skapar, upplever, är delaktig och tar ansvar. Antal invånare inom 2 timmars radie: drygt 3,5 miljoner Årsskiftet 2013/2014 var vi 33 155 invånare i Värnamo kommun, och vi växer! Arbetsmarknaden Genuin småföretagaranda Tidig marknadsplats, tusenåriga anor av handel Näringslivet har till stor del präglats av möbelindustrin - Tillverkningsindustrin är dominerande Stora arbetsgivare 3 M Svenska AB, DS Smith Packaging Sweden AB, Trelleborg Automotive Forsheda AB, Trelleborg Sealing Profiles Sweden AB, Sandahls Goods and Parcel AB, Hordagruppen AB, Rapid Granulator AB, Bufab Sweden AB Svenstigs Bil AB, Hilding Anders AB, Ravema AB, Värnamo kommun, Region Jönköpings län I Värnamo bildar Centern, Moderaterna, Folkpartiet, Kristdemokraterna och Miljöpartiet majoritet. Tillsammans har de 26 platser. Framtidsprojekt Sydsvenska Krysset Gummifabriken Höghastighetsbana Vandalorum Campus Värnamo Möbelriket Värt att besöka Vandalorum Apladalen Store Mosse Nationalpark Bruno Mathsson Center Nydala klosterkyrka och klosterträdgård Ohsabanan Smålands Konstarkiv Värnamo – den mänskliga tillväxtkommunen

2014 2015 2016 Värnamo kommun E-utvecklingsrådet i Jönköpings län SKLs Förstudie Anslutning Pilot 3: Ans. om bredbandsstöd Pilot 1: HVB Pilot 2: Familjehemsplaceringar Med upphandlingar av nya lösningar och system Koppling till e-tjänstesatsning Vem ska göra fotarbetet? Vad ska vi har för lösningar framöver? E-utvecklingsrådet i Jönköpings län Lev. diskussioner Projektet: Mina meddelanden som tjänst

Praktiska steg: 1. Avtal 2. Certifikat 3. Konton och instruktion! Skatteverket Värnamo kommun 2. Certifikat Idata Tjänsten Myndighetspost 1. Vi har skrivit avtal om tjänsten Mina Meddelanden med Skatteverket 2. Värnamo har försett Idata (befintlig leverantör) med ett certifikat från Steria som de använder för vår räkning. 3. Vi har lagt in användarkonton i tjänsten för de som ska kunna skicka meddelanden, och visat dom hur man gör! 3. Konton och instruktion!

Så här ser det ut: Länk till Idatas portal Länk till Min Myndighetspost