# 1 Projektredovisning Administration och hantering mars 2008 Pär Falkman

# 2 Vad utgör risk i samband med externa medel? Externa risker … Misshushållning med resurser Skärpta myndighets- krav Strategiska risker … All ej riktad finansiering måste ”fylla igen hål” Begränsar strategisk handlingsfrihet Finansiella risker … Försämrade relationer med finansiärerna Färre nya kontrakt Operativa risker … Externa medel räcker inte Önskad kvalitet kan inte upprätthållas i budgeterad verksamhet Externa medel

# 3 Kommentarer med avseende flerfinansierad verksamhet  ”Varför skall jag bidra till min kollegas underfinansierade verksamhet när han eller hon inte kan generera egen extern finansiering”  ”Finansiären vill ge mig pengar för min forskning, inte för att de skall användas till administration”  ”Externa medel ser jag som bonuspengar som jag använder till vad jag vill så länge finansiären inte har några synpunkter”  ”Du som verkar förstå vår verksamhet kan väl förklara för administrationen att de inte har att göra med hur jag redovisar mina bidrag”  ”Mina bidrag ser jag som en klump och redovisar kostnaderna på de projekt där det finns pengar”  ”Det finns ingen risk med dessa medel, bara möjligheter.”

# 4 Vad är problemet?  Vad är ett projekt?  Vad är full kostnadstäckning?  Hur skall indirekta kostnader fördelas och hur transparent kan denna fördelning bli?  Självkostnad eller marginalkostnad?  Generella eller lokala lösningar?  Hur skall samfinansiering hanteras?  Risk för underfinansiering  Glappet mellan norm och praktik?  Avveckling av verksamhet  Controllingverksamheten är underutvecklad?  Offentlig särart – vad är det och vilken effekt får det på den ekonomiadministrativa hanteringen av ”projekt”

# 5 För- kalkyl Upplägg i redo- visning Budget Upplägg i redo- visning Budget Värdering Resultat- avräkning Bokslut Redovisnings- period 1 Redovisnings- period 2 Redovisnings- period 3 Löpande uppföljning Ansökan Beviljande Styr- punkter Åtagande Avslut Slutlig avrapportering till finansiär Efterkalkyl

# 6 Identifiera vad som Kontroller - exempel kan gå fel – exempel Vad, när, hur, vem och rapportering?  Ansökningstillfälle  Underfinansierad  Beviljad ansökan/avtalstecknande  Ej behörig avtalstecknare  Genomförande/löpande redovisning  Felaktig kostnadsallokering  Bokslut  Potentiell förlust redovisas ej  Avslut  Ej resultatavräkning i samband med avslut  Ansökningstillfälle  Förkalkyl enligt standard upprättas och granskas av oberoende  Beviljad ansökan/avtalstecknande  Delegationsordning  Genomförande/löpande redovisning  Attester vid kostnadsallokering  Bokslut  Dokumenterad rutin för förlustriskbedömning  Avslut  Uppföljning av resultatavräkning Projektadministration och hantering

# 7 Ledning och styrning av projektverksamhet  Förutsättningar för att bli styrd och kunna styra  Tydlig ansvarsfördelning  Kunskap och acceptans av ekonomimodellens funktion och betydelse  Belönings- och sanktionssystem  Ekonomiadministration, ekonomikunskaper och administrativa rutiner måste prioriteras  Ekonomiadministrativt strukturkapital måste finnas  Strategi/policy rörande externa medel  Detta är ett grundläggande problem!

# 8 n Den ekonomiadministrativa organisationen är traditionellt svag i förhållande till den akademiska organisationen Detta bidrar till svårigheter att upprätthålla kompetens i form av specialiserade tjänster med ekonomiutbildad personal n Belönings- och sanktionssystem saknas helt, eller har svag koppling till formell delegationsordning Organisation och ansvar

# 9 Intern- och externredovisning  Det är avgörande att identifiera vilka målgrupperna är med avseende på upprättad redovisning  Detta är inte i alla lägen tydligt  Relationen mellan intern (budget) och externredovisning  Skilda krav från olika intressenter:  allmänna externredovisningskrav  krav på meningsfulla beslutsunderlag från internredovisningen – forskningsledare, prefekt och centrala ekonomiadministrationen  finansiärens krav  Det är avgörande att identifiera vilka målgrupperna är med avseende på upprättad redovisning  Detta är inte i alla lägen tydligt  Relationen mellan intern (budget) och externredovisning  Skilda krav från olika intressenter:  allmänna externredovisningskrav  krav på meningsfulla beslutsunderlag från internredovisningen – forskningsledare, prefekt och centrala ekonomiadministrationen  finansiärens krav

# 10 Projektredovisning  Projektredovisningen behövs för fyra ändamål:  externredovisning  löpande styrning av projekt  styrning och uppföljning av verksamheten i stort  återrapportering till finansiären  Detta ställer omfattande krav på redovisningsfunktionen  Segmentsredovisning – krav för företag av viss storlek – kan det vara en framkomlig väg

# 11  Externredovisningen är beroende av en god intern (projekt)- redovisning för att inte bli missvisande  Förlustriskbedömning – redovisning av avsättningar för framtida förluster  Skall sådana göras i en kommunal miljö?  Intäktsredovisning och samfinansiering?  När skall erhållna medel avräknas och när skall extern finansiering avräknas  Kopplingen mellan den interna redovisningen (projektredovisning och externredovisningens krav)  Hur skall bidrag redovisas i resultaträkningen?  Externredovisningen är beroende av en god intern (projekt)- redovisning för att inte bli missvisande  Förlustriskbedömning – redovisning av avsättningar för framtida förluster  Skall sådana göras i en kommunal miljö?  Intäktsredovisning och samfinansiering?  När skall erhållna medel avräknas och när skall extern finansiering avräknas  Kopplingen mellan den interna redovisningen (projektredovisning och externredovisningens krav)  Hur skall bidrag redovisas i resultaträkningen? Intern och externredovisning

# 12 Intern och externredovisning  Gemensamma kostnader särskilt problematiskt:  Full kostnadstäckning (påläggskalkyl) vs. Marginalkostnadskalkyl ABC-kalkylering Projektredovisning och externredovisning Förlustrisker – hur hanteras de och hur kan de hanteras?  Enhets- och allokeringsproblem, vad är ett projekt och hur skall det definieras? Avgränsning i tid och rum – livsverk – pågående verksamhet  Gemensamma kostnader särskilt problematiskt:  Full kostnadstäckning (påläggskalkyl) vs. Marginalkostnadskalkyl ABC-kalkylering Projektredovisning och externredovisning Förlustrisker – hur hanteras de och hur kan de hanteras?  Enhets- och allokeringsproblem, vad är ett projekt och hur skall det definieras? Avgränsning i tid och rum – livsverk – pågående verksamhet

# 13 Sammanfattande kommentarer  Praxis ser idag olika ut – ambitionsnivåer skiljer sig åt.  Det är i flera fall ett ledningsproblem – vad är det för information som efterfrågas  Jämförbarhet  Förtydligande av existerande norm/regelverk  Det går att EKONOMISERA forskningsverksamhet, vi måste EKONOMISERA forskningsverksamhet, vi vill EKONOMISERA forskningsverksamhet.  Vi är i behov av goda verktyg.