Kommunal fastighetsförvaltning disposition – föreläsning ons 5/12 IT-stöd, begrepp Strategisk Fastighetsplanering Investeringar; kalkyler, planer etc LPU Kvalitetsarbete (ISO 9001) Överboda projektet Ev. övningar

IT-strategi Frågor att besvara Vad behöver vi för stöd? Vem/vilka skall arbeta/ändra/titta i systemet? Skall vi köpa ett färdigt system? Anpassa/Utveckla själva?

IT-strategi Var ligger tyngdpunkten? Beräkningar Sortering av stora datamängder Analyser Styrning och reglering

Områden för IT-stöd Fastighetsregister Ekonomi (Budget och redovisning) Hyresadministration Felanmälan Energistatistik Projektuppföljning (Projekthantering) Tidsredovisning Ritningsarkiv Kalkylsystem

IT-strategi Gemensam databas Önskvärt med system som kan kommunicera med andra system Webb-lösningar (ökad flexibilitet) Utbilda personalen

Exempel på IT-stöd inom UK Ecopilot Summarum/Repab Pondus Lovisa Visma Wickells kalkylprogram PUF

Svåra begrepp Lokaleffektivitet Internhyra Kapitalkostnad Lokalyta Underhåll Nyckeltal FM

Lokaleffektivitet Optimalt balans mellan tillgång och efterfrågan av lokaler Bästa möjliga nyttjande av lokalerna under tiden

Styrmedel för lokaleffektivitet Koncerntänkande Övergripande planering och direktiv Internhyra Lokalresursplanering Samnyttjande, samplanering Ekonomiska incitament Nyckeltal

Lokalöverskott Samla lediga ytor till uthyrn.bara enh Hyr ut externt? Sälja? Riva? Kallställa?

Internhyra/internpris Självkostnad Driftkostnad inkl media Underhåll Administration Kapitalkostnad

Internhyra/internpris Fördelar Medvetandegör lokalanvändarna om lokalkostnaden Styrningseffekt Lokaler som inte behövs lämnas Underlag för prisjämförelser Intresset för lokalresursplanering ökar Optimerar kommunnyttan

Internhyra/internpris Nackdelar Inga riktiga pengar Hyran motsvarar inte ”värdet” av lokalen Kan bli komplicerat Brist på flexibla lösningar Monopolsituation Kräver administrativa resurser

Internhyra/internpris Nivåer Självkostnad på totalnivå Självkostnad på kategorinivå Självkostnad på fastighetsnivå Självkostnad på byggnadsnivå

Internpris Mål Självkostnadsbaserad med schablon för underhåll Ska visa de verkliga kostnaderna Kan särskiljas från andra kostnader Utmanar till förbättringar Lättadministrerat Externa lokaler med extern hyra plus administration och ev. fastighetsservice, el vatten etc Publiken Konsulten Punkt 1) Vem ska hantera ägarfrågorna? Om inte ägarföreträdarskapet är fastlagt så bör man göra det. Punkt 2) Planeringsorganisation. Slå fast hur den övergripande samordningen av lokalresursplaneringen ska gå till. Lokalstyrgrupp. Punkt 3) Kunddisk. Vart vänder man sig med sina behov. Om man får 17 nya elever till hösten? Om värmen har pajat? Vet alla om det? Punkt 4) Är gränsdragningen mellan kärnverksamheten och fastighetsenheten tydlig? Är det tydligt vad fastighetsenheten ska prestera och verksamheten ska betala för? Finns det någon gränsdragningslista som visar ansvarsfördelningen? Punkt 5) Är uppdraget till fastighetsenheten tydligt och känt av alla? Punkt 6) Vem ska göra vad? Se ovan!

Internpris huvudavtal med bilagor Internpriset beräknas per internavtal Möjlighet till månadsvis ”avräkning” Prognos över internprisets utveckling under planeringsperioden bifogas internfakturan Förvaltningarna bestämmer själva hur internpriset ska fördelas Internavtal Huvudkontrakt - Parter - Kategori - Yta och belopp - Allmänna upplåtelsevillkor - Gränsdragning - Särskilda bestämmelser Bilagor - Lokalförteckning - Budgeterat internpris - Upplåtelse- och uppsägningstider - Gränsdragningslista

Kapitalkostnad Investeringsutgiften Kalkylränta Avskrivningstid

Investeringar Definition Gränsdragningsproblem Större utgifter t ex > 40 000kr Livslängd minst 3 år Gränsdragningsproblem Investering/underhåll

Investeringstyper Verksamhetsinvesteringar Fastighetsinvesteringar Ny- till- och ombyggnader Verksamhetsanpassning Fastighetsinvesteringar Lönsamhetsinvesteringar Reinvesteringar

Kapitalkostnader Beräkningsmodeller Real annuitet Nominell annuitet Rak avskrivning Nominell avskrivning

Real annuitet Fördelar Nackdelar Jämt fördelad årskostnad Tar hänsyn till inflationen Nackdelar Högst kapitalkostnad i slutet av avskrivningsperioden Svår att förstå

Nominell annuitet Fördelar Nackdelar Jämt fördelad årskostnad Lättare att kommunicera Nackdelar Tar inte hänsyn till inflationen

Rak avskrivningsmodell Fördelar Lättast att förstå Låga kapitalkostnader i slutet av perioden Tydlig redovisning av ränta resp avskrivning Nackdelar Höga kapitalkostnader i början av perioden

Kapitalkostnader Årskostnad (Annuitet) Årskostnad (Rak) Utgiften x faktor (kalkylränta och avskrivning) Inflationskompensation (Real kalkylmodell) Årskostnad (Rak) Restvärdet x räntan

Lokalyta Olika areabegrepp BTA Bruttoarea BRA Bruksarea LOA Lokalarea ÖVA Övrig area NTA Nettoarea

Underhållsbegreppet (enl UK) Långsiktigt planerat underhåll LPU Ytskikt Förebyggande underhåll FU Årliga kontroller Avhjälpande underhåll AU Akuta fel Skadegörelse (Reinvestering) Byte av tekniska komponenter Funktionsrelaterad

Underhållsbegreppet (enl Aff) Planerat underhåll (förutbestämt i tid och rum) Felavhjälpande underhåll (t ex felanmälan) Övrigt felavhjälpande underhåll (t ex byte packningar) Akut underhåll (t ex trasig värmepanna)

Underhållshjulet

Benchmarking Ta reda på vem som har bästa värdet Hur har man gjort där? Kan vi göra på samma sätt? Ständig utveckling/förbättring

Benchmarking Använd nyckeltal Mät på samma sätt Mät samma sak Mät samma period

Nyckeltal Kontrollera och följa upp utvecklingen Inom den egna verksamheten Hos andra jämförbara organisationer

Nyckeltal Men även stimulera och sporra organisationen till förbättringar

Nyckeltal Lokalkostnad/m2 Lokalkostnad/anställd Lokalkostnad/elev Energiförbrukning/m2 Underhållskostnad/m2 Administrationskostnad/m2 Kapitalkostnad/Total kostnad

Nyckeltal Att tänka på Vad menas med m2? Förbrukning eller kronor? Vilken period avses? Begränsa antalet nyckeltal

FM = Facility Management Tillhandahållande av funktionella arbetsplatser Stödfunktion till kärnverksamheten Styrning och ledning av supporttjänster

FM = Facility Management Förmåga att skapa samspel mellan den fysiska arbetsplatsen, människorna och organisationens arbete Omfattar Planering, utformning, byggande och förvaltning

FM = Facility Management Konsten att få fastigheten/lokalen att optimalt stödja kärnverksamheten

FM Exempel Lokalvård IT-stöd Möblering Reception Servering Omflyttningar

Strategisk förvaltningsplan Identifiera problemområden Underlag för beslut Underlag för koncerndirektiv Underlag för LRP Faktasamling Prognoser

Strategisk fastighetsplanering Bör omfatta Historiska uppgifter (Senaste 5 åren) Aktuella uppgifter (Det närmaste året) Långsiktiga planer (år 2 till 10)

Strategisk fastighetsplanering Inom områdena Ekonomi/Budget Investeringsprojekt Underhållsåtgärder Lokalnyttjare/verksamhet Lokalytor/förändringar Nyckeltal

Investeringskalkyler Nuvärdemodellen - jfr alternativa lösningar Annuitetsmodellen- jfr alternativa lösningar Pay-off - lönsamhetsinvesteringar

Nuvärdemodellen Alla förväntade in- och utbetalningar omräknas till nuvärde med hjälp av en faktor Om summan av nuvärdet större än 0 är investeringen lönsam

Annuitetsmodellen Grundinvesteringen fördelas ut över den ekonomiska livslängden Jämför förväntade driftnetton med den fördelade investeringen Om driftöverskottet är större än de årliga annuiteterna är investeringen lönsam

Pay-off metoden Grundinvesteringen dividerat med den förväntade vinsten per år Investeringen lönsam om pay-off tiden är kortare än investeringens livslängd eller kortare än uppsatt mål