Excel Kalkylering Fortsättningskurs Dag 2 Folkuniversitetet - Mahmud Al Hakim - 1

Agenda 9.00 – Säkerhet, lösenord och skydd Makron – 13.00Lunch – 16.00Pivottabeller 2

Spara arbetsbok med lösenord

Alternativ för Spara Obs! Lösenord är skiftlägeskänsliga d.v.s. Excel gör skillnad mellan stora och små bokstäver.

Ändra lösenord 1. Öppna arbetsboken. 2. Klicka på Spara som på Arkiv-menyn. 3. Klicka på Allmänna alternativ på Verktyg-menyn. 4. Dubbelklicka på asteriskerna i rutan Lösenord eller Lösenord för skrivskydd. 5. Skriv det nya lösenordet 6. Skriv det nya lösenordet igen när du uppmanas att göra det och klicka sedan på OK. 7. Klicka på Spara. 8. Ersätt den befintliga arbetsboken genom att klicka på Ja, om du uppmanas till det.

Tips Använd starka lösenord med en kombination av stora och små bokstäver, siffror och symboler. Svaga lösenord innehåller inte alla de här elementen. Exempel ◦ Starkt lösenord: Y6dh!et5. ◦ Svagt lösenord: Hus27. Använd ett säkert lösenord som du kommer ihåg så att du inte behöver anteckna det.

Ta bort lösenord 1. Öppna arbetsboken. 2. Klicka på Spara som på Arkiv-menyn. 3. Klicka på Allmänna alternativ på Verktyg- menyn. 4. Dubbelklicka på asteriskerna i någon av rutorna Lösenord eller Lösenord för skrivskydd (eller i båda rutorna) och tryck sedan på DEL. 5. Klicka på OK och sedan på Spara. 6. Klicka på Ja om du vill ersätta det befintliga kalkylbladet.

Dölj och ta fram kalkylblad

Skydda blad Genom att skydda blad kan du göra din arbetsbok tillgänglig för andra personer samtidigt som det krävs ett lösenord för att kunna förändra innehållet.

Dialogrutan Skydda blad

Skydda arbetsbokens struktur och fönster Du kan låsa arbetsbokens struktur för att därigenom hindra användare från att lägga till eller ta bort kalkylblad eller från att visa dolda kalkylblad. Dessutom kan du hindra användarna från att ändra kalkylbladsfönstrens storlek eller placering. Den här typen av skyddsinställningar tillämpas på hela arbetsboken.

Dialogrutan Skydda arbetsbok

Ta bort Skydd

Låsa enskilda celler i ett kalkylblad OBS! Alla celler är låsta som standard.

Övning: Kaj-Åkes möbler.xls Lås upp ”Antal”

Tips: Lås fönsterrutor När du låser fönsterrutor kan du markera data som syns när du bläddrar i ett blad. Du kan t ex visa rad- och kolumnetiketter när du bläddrar.

Verktyg – Alternativ - Säkerhet Tips! Snabbreferens - Hjälp till att skydda dig: Säkerhet i Office 53&CTT=6&Origin=RC

Makro Ett makro är ett kommando som du tillverkar själv för att effektivisera ditt arbete och för att tjäna tid genom att låta programmet utföra arbetsuppgifter som annars skulle ta lång tid att uträtta manuellt. Ett makro kan snabbt köra en följd av steg och kommandon som skulle ta lång tid att göra "för hand". 18

Makron och säkerhet Det är enkelt att skriva ett makro som innehåller en skadlig serie kommandon. Sådana kommandon kan exempelvis lägga till eller ta bort text i ett dokument eller till och med radera data från datorn. Det finns två säkerhetsfunktioner i Excel som hjälper till att skydda dig från makrovirus: ◦ Kontroll av makron med hjälp av säkerhetsnivåer för makron. ◦ Kryssrutan Alla tillägg och mallar som är installerade är tillförlitliga

Ställa in säkerhetsnivå 20

Alla tillägg och mallar som är installerade är tillförlitliga

Hög säkerhet Övning: Öppna filen ”Bok med Makro.xls” Klicka på Verktyg-Marko-Markon… Kör

Medel säkerhet Ändra Säkerhet till Medel. Öppna filen ”Bok med Makro.xls” Aktivera makron. Klicka på Verktyg-Marko-Markon… Kör

Spela in ett makro Öppna filen tvålopera.xls 24

Spela in ett makro 25 Markera uppställningen v.1 (A31:G42) Verktyg – Makro – Spela in nytt makro

Inspelningen startas! Formatera området genom att t.ex. välja kursiv. Sortera efter totalt fallande Stoppa inspelningen 26

Kör ett makro 27

Makroalternativ 28

Ta bort ett makro 29

Övning Skapa ett makro som infogar dagens datum 30

Skapa nya verktygsfält Verktyg - Anpassa

Lägg till makrot i ett verktygsfält Visa – Verktygsfält – Anpassa Under kommandon välj Makron Dra ”Knapp” till verktygsfältet. Klicka på knappen och välj ett makro. 32

Ändra Knappbild 33

Redigera knappbild

VBA - Visual Basic for Applications Makrokodspråket för Excel är VBA (Visual Basic for Applications). När du spelar in ett makro spelar Excel in VBA-koden som beskriver vad du gör i en modul som är ansluten till kalkylbladet. En modul är en behållare som innehåller ett antal makron.

Skriv makron i Visual Basic Editor

Infoga en Modul Kom ihåg! En modul är en behållare för att lagra makron.

Ge makrot ett namn Skriv ordet Sub i modulfönstret. Skriv ett blanksteg och sedan namnet på makrot t.ex. MittMakro. När du trycker på Enter infogas en rad automatiskt under din Sub-rad med texten End Sub

Lägga till kod till ditt makro Exempel: Visa ett enkelt meddelande. Mellan raden Sub och raden End Sub skriv: MsgBox "Välkommen till mitt första makro"

Spara och kör makrot

Koppla makro till kommandoknappar! Visa – Verktygsfält- Kontroller Klicka på Kommandoknapp och rita en knapp. Dubbelklicka på knappen för att lägga till kod och ändra egenskaper.

VBA Tips! Ett bra sätt att skapa ditt eget kodexempel är att spela in ett makro för åtgärden först. Peka på Makro på Verktyg-menyn och välj Spela in nytt makro. När du har spelat in makrot tittar du på det i Visual Basic Editor för att se hur koden fungerar. Peka på Makro på Verktyg-menyn och välj Makron för att hitta det du spelade in. Markera det och klicka på Redigera för att se koden.

Copyright, Mahmud Al Hakim, Pivottabell En pivottabell är en interaktiv tabell där du snabbt kan kombinera och jämföra stora mängder data. Du kan använda pivottabeller för att visa mönster, trender och samband i Excel-informationen. Följ följande steg för att skapa en pivottabell. 1. Formulera frågor. 2. Använd guiden. 3. Skapa pivottabellrapport. Copyright, Mahmud Al Hakim,

Copyright, Mahmud Al Hakim, Öppna filen clowner.xls Copyright, Mahmud Al Hakim,

Copyright, Mahmud Al Hakim, Uppgift Copyright, Mahmud Al Hakim, Ställ upp en enkel tabell och ett diagram som visar hur uthyrningen av clowner fördelats på orterna! Obs! Chefen vill ha rapporten inom 5 minuter ClownJönköpingPerstorpÖrebro Gertrud Kåverud kr Mikael Kock kr Sverre Lövgren6 810 kr

Copyright, Mahmud Al Hakim, Rapport för pivottabell Copyright, Mahmud Al Hakim,

Copyright, Mahmud Al Hakim, Layout Copyright, Mahmud Al Hakim,

Copyright, Mahmud Al Hakim, Resultat Copyright, Mahmud Al Hakim,

Copyright, Mahmud Al Hakim, Pivotdiagram Copyright, Mahmud Al Hakim,

Copyright, Mahmud Al Hakim, Tabellalternativ Copyright, Mahmud Al Hakim,

Copyright, Mahmud Al Hakim, Formatera rapport Copyright, Mahmud Al Hakim,

Copyright, Mahmud Al Hakim, Fältinställningar Copyright, Mahmud Al Hakim,

Copyright, Mahmud Al Hakim, Fältlista för pivottabell Copyright, Mahmud Al Hakim,

Copyright, Mahmud Al Hakim, Visa och dölja information Copyright, Mahmud Al Hakim,

Copyright, Mahmud Al Hakim, Uppdatera Copyright, Mahmud Al Hakim,

Copyright, Mahmud Al Hakim, Gruppera i en pivottabell Öppna filen effektivitet.xls Copyright, Mahmud Al Hakim,

Copyright, Mahmud Al Hakim, Uppgift Hur många objekt per timme respektive avdelning hinner med, fördelat på tre olika åldersintervall ◦ år ◦ år ◦ år Resultatet ska visas i ett stapeldiagram. Obs! Chefen vill ha rapporten inom 5 minuter Copyright, Mahmud Al Hakim,

Copyright, Mahmud Al Hakim, Copyright, Mahmud Al Hakim,

Copyright, Mahmud Al Hakim, Skapa följande pivottabell Copyright, Mahmud Al Hakim,

Copyright, Mahmud Al Hakim, Gruppera Copyright, Mahmud Al Hakim,

Copyright, Mahmud Al Hakim, Skapa diagrammet Copyright, Mahmud Al Hakim,

Copyright, Mahmud Al Hakim, Övning 1: Filen ikea.xls Visa antal BILLY bokhylla som såldes under den aktuella perioden?

Copyright, Mahmud Al Hakim, Övning 2: Filen ikea.xls Vilka varor sålde Gabriel?

Copyright, Mahmud Al Hakim, Tips! Pivotera istället för att delsummera Filen Delsumma.xls

Copyright, Mahmud Al Hakim, Läs mer Hjälp till att skydda dig: Säkerhet i Office Arbeta med makron i Excel Pivottabell I: Vad är det som är så speciellt med pivottabellrapporter? Pivottabeller II: Arbeta med pivottabellrapporter Pivottabell III: Imponera med dina kunskaper

Copyright, Mahmud Al Hakim, Utvärdering Glöm inte att fylla i utvärderingsblanketten! Tack för den här kursen och hoppas att du kommer att ha stor användning av det du lärt dig i framtiden. Lycka till Mahmud Al Hakim 66Copyright, Mahmud Al Hakim, 2008