Prefektmöte 2009-10-14 Samordnat IT-stöd vid LU Johnny Nilsson, PL Birgitta Lastow, bitr. PL Anders Sjöö, bitr. PL

Agenda Inledning Presentation av projektet Fika Diskussion Bakgrund Syfte och målsättning Omfattning och arbetsgång Projektplan Pågående aktiviteter Fika Diskussion Summering och avslutning

Uppdraget

Grundläggande definitioner Begrepp Förklaring IT-stöd De samlade resurser, funktionella och personella, som stödjer verksamheten genom IT. Omfattar stöd i alla processteg från idé via utveckling till drift och support. IT-infrastruktur Den samlade mängden utrustning och program som behövs för att leverera IT-tjänster. Innefattar t.ex. nätverk, servrar, klienter, operativsystem, arbetsstationer, skrivare, programvaror, databaser, serverrum, etc. IT-tjänst Funktion som användare nyttjar och som är baserade på IT-infrastruktur och verksamhetsspecifika IT-system. T.ex. nätåtkomst, datalagring, arbetsdator, e-post, videokonferens, telefoni.

Varför samordning och detta projekt? En snabbare förändringstakt på LU nu och framöver kräver en snabbare anpassning av IT-stödet till nya arbetssätt Ökad rörlighet bland studenterna inom LU Större samverkan mellan fakulteter och även mellan olika lärosäten Nuvarande IT-miljö är väldigt spretig – gäller även gemensamma system Högre krav på tillgänglighet på IT-tjänster - 24/7 Säkerställa att LU har ett effektivt IT-stöd som uppfyller forskningens, utbildningens och ledningens behov.

Exempel på förbättringsområden Många olika LMS system Mycket fragmenterad webbmiljö Många olika och ibland bristfälliga IT-miljöer för studenterna Identitetshanteringen ej tillräckligt flexibel och anpassad till behoven Administrativa systemen ej tillräckligt användarvänliga eller samordnade Bristfällig integration mellan olika system LU utnyttjar inte sin storlek i inköpen

Projektets status och pågående aktiviteter 13 aug Rektor beslutar om genomförande enligt projektplanen juni-sep Workshop med IT-medarbetare sep Möte med respektive områdesledning sep Referensbesök på Göteborgs och Linköpings universitet okt Prefektmöten för information och diskussion okt-dec Behovskartläggning – besök vid varje institution nov-dec Möten med studenter, forskare och andra anv. grupper okt-nov Inventering av IT-infrastruktur, IT-system och IT-tjänster

RRVs granskning av informationssäkerheten Urval av frågor (totalt 25) från RRV till institutionsledare vid LU 2. Enligt gällande föreskrifter för IT-säkerhet (2003) har prefekten ansvaret för IT-säkerheten vid respektive institution. Bedömer du att du har kunskap om vad detta ansvar innebär och vad som förväntas av dig? Enligt gällande föreskrifter för IT-säkerhet (2003) ska säkerhetsplaner upprättas för varje dator, datorsystem och funktion/utrustning i kommunikationsnät där det är av vikt att driften inte störs. I denna ska ett antal olika delar ingå, bl.a. riskanalys. Har sådana säkerhetsplaner upprättats? …….. Finns policydokument för informationssäkerhet på institutionen? (Vi tar gärna kopia på) 11. Har institutionen en rutin för informationsklassning?  Har det gjorts någon riskanalys och klassning av den information som du/institutionen äger? 12. Har institutionen beslutat/definierat vilka system som är verksamhetskritiska? 14. Har institutionen en rutin för incidenthantering? 20. Utvecklar institutionen (alt. LDC) egna system? Hur säkerställs att säkerhetsaspekten tas om hand vid utveckling? Finns rutiner som säkerställer test och godkännande av ändringar innan driftsättning?

Vanlig situation och önskad förändring Ny funktionalitet 8% Ny funktionalitet 45% Integration av nya applikationer till gamla system 25% Nya projekt Nya projekt Support och IT-drift (Infrastruktur & applikations- underhåll) 67% Integration 15% Support och IT-drift (Infrastruktur & applikations- underhåll) 40% Hantera befintligt Hantera befintligt Före Efter Procentsatserna är exempel från annan organisation

Vad omfattar projektet? Projektet undersöker Kalle Allt IT-stöd Inkl. speciella miljöer Lokala system, gemensamma system, support, bas-IT-tjänster, etc. Projektet har som uppgift att definiera denna gräns. Samordnade bas-IT-tjänster Förslag till samordnade bas-IT-tjänster

Projektorganisation

Styrgrupp Marianne Granfelt, ordf Ingemar Carlstedt Karl Ageberg PG Nilsson Mats Tjernberg Erik Bodin, LUS Mats Cederwall, PO På bilden saknas Erik Bodin

Referensgrupp 1 - IT-ansvariga Anders Kullberg, Natur Colm Doyle, Medicin Jörgen Norén, Ekonomi Lars Olsson, Campus Hbg Magnus Svensson, Juridik Per Foreby, LTH

Referensgrupp 2 - Behov & beställning Kommer att bestå av: Prefekter / motsvarande ej utsedda ännu

Förslag på fokusgrupper – behov av IT-stöd Syfte Deltagare Studierektorer Lärarnas och studie-administrationens behov av IT-stöd Forskare Gemensamma behov av IT-stöd för olika forskargrupper Studenter Kartlägga behov och förväntning av IT-stödet Utses av studentkårerna Administratörer Som ovan Representanter för admin Bibliotek / BD Alla bibliotek och BD Är detta rätt grupper? Vad har vi missat?

Effektmål Enhetliga och standardiserade kriterier för en fungerande IT-infrastruktur, vilket leder till förbättrad funktionalitet, kvalitetsförbättringar, ökad säkerhet, effektivisering och en potential till besparingar. Användarvänliga IT-tjänster som är väl anpassade till verksamhetens arbetssätt.  En flexibel organisation som arbetar utifrån verksamhetens behov och som i nära samverkan med verksamheten kan delta i olika former av utvecklingsarbete. Verksamheten styr behovet av förändrade IT-tjänster och en samordnad IT-organisation kan snabbare realisera dessa behov.   Tydlighet i hur IT-verksamheten leds, styrs och följs upp.

Leveransmål Fungerande former för samverkan och utveckling av LUs IT-stöd Fungerande organisation inkl IT-processer och styrning av IT Utbud av samordnade IT-tjänster Konsolideringsplan - vad ska konsolideras, när och till vilken kostnad

LUs vision, övergripande mål och strategier

Intressenter Ledning Användare IT Övriga Universitetsledning Lärare & och Dekaner Lärare & Forskare Studenter Prefekter och motsvar-ande Kansli- och Sektions-chefer Ledning Användare Administra-törer Samordnat IT-stöd vid LU IT-ansvariga Fackliga organisa-tioner IT Övriga IT-medarbet-are LUS & Kårerna LDC Externa kunder

Tidplan Aug-09 Okt-09 Jan-10 Apr-10 Jul-10 Okt-10 Jan-11 1. Kartlägg nuläge och behov 2. Definiera tjänster & arbetssätt 3. Roller och organisationsformer 4. Förbered ny organisation 5. Etablera arbetssätt och org Start av nya arbetssätt Beslut om vilka IT-tjänster LU:s verksamheter skall erbjudas Beslut om hur IT-verksamheten leds, styrs och följs upp Beslut om organisationsform

Behovskartläggning Pågår i fas 1 Mål: att kartlägga LUs behov av och visioner för IT-stödet I första hand kartlägga behov som är gemensamma Webb kartläggs inom webbprojektet Kartläggningen pågår oktober – december Besök 1½ timme på varje institution inom LU Relaterade aktiviteter: Workshoparna Inventeringen Pågår i fas 1

Inventering av IT-tjänster, system och IT-infrastruktur Mål: att skapa en överblick över nuläget med avseende på IT- tjänster och system samt IT-infrastruktur. En uppskattning av nuvarande IT-kostnader skall även genomföras. Inventeringen sker genom att ett frågeformulär fylls i av IT- ansvariga i olika delar av verksamheten. Relaterade aktiviteter: Behovskartläggningen Workshoparna Pågår i fas 1

Workshop för IT-medarbetare Syftet med workshopparna är att informera om projektet och att få en dialog om projektets mål och genomförande. Genomfört 16 stycken workshops Totalt har 210 medarbetare deltagit Ca 60 grupper har arbetat med frågeställningarna Har fått in totalt 953 svar (förslag), vilka finns på www.lu.se/samordnat-it-stod Genomfört

Framgångsfaktorer Kommunikation / Dialog Att ha LUs målsättningar i den strategiska planen som en bas Projektet skall ha en öppen inställning och skapa delaktighet för alla IT-medarbetare Ta till vara den samlade IT-kompetensen inom LU Att våga se saker med nya ögon och inte fastna i gamla inställningar och förhållningssätt Tillförsäkra verksamhetens och ledningens fulla stöd

Skicka synpunkter, idéer och frågor till: Följ projektet via webbplatsen: www.lu.se/samordnat-it-stod Skicka synpunkter, idéer och frågor till: Samordnat-IT-stod@lu.se ... eller ring och prata med någon av oss i projektledningen

Frågor för kafét Vilka farhågor har du inför projektet? Vilka positiva resultat kan projektet föra med sig? Vad är viktigt för projektet att tänka på?