Offentlig sektors ramavtal för ärendehanteringssystem Karl Wessbrandt, Verva Registratorskonferens, Stockholm, 2006-05-17

Medborgaren skall själv kunna välja hur hon vill möta den offentliga tjänsten - på plats, på papper, på telefon, på internet

Ramavtal Informationsförsörjning 2005: Fokuserar på funktioner som stöder parallell och likvärdig hantering av pappersburen och elektronisk information, underlättar elektronisk självbetjäning för att söka, hämta och lämna information och möjliggör sammanhängande, automatiserade processer inom och mellan myndigheter, med medborgare och företag. Lösningarna skall kunna integreras och samverka med befintliga system och ge IT-stöd för myndigheternas verksamhetsprocesser

Elektroniska fördelar: Ge stöd för att bevara inkomna och upprättade handlingar i ursprungligt skick Underlätta övergång från papper till e-dokument Elektroniska fördelar: Samma dokument kan ingå i olika vyer Dokumentet kan kopieras obegränsat utan kvalitetsförlust Enklare att tillgodose krav på säkerhet, sekretess, integritet och selektiv åtkomst beroende på behörighet Det elektroniska dokumentet kan ha ett rikare informationsinnehåll (spårbarhet av ursprung och ändringar, beräkningsformler, animeringar,…)

e-post-exempel

Excel-exempel: Diagram över förväntad tillväxt

Excel-exempel: Diagram över förväntad tillväxt Vilka data har genererat figuren?

Arkivera direkt för effektivare processer Samordna diarie- och arkivplaner Låt mottagaren/utställaren registrera och arkivera handlingar direkt i ursprungligt inkommet/upprättat format Ange metadata enligt givna regler, så långt möjligt med automatik Gör register och handlingar direkt sökbara och åtkomliga (för den som har rätt behörighet), internt och externt via webben

Juli 2003: Förvaltningslagen utökad med en skyldighet för myndigheter att kommunicera även via fax och e-post.

e-Arkiv Ändrade förutsättningar:

e-Arkiv Ändrade förutsättningar:

Underlätta informationshanteringen genom dokumentens hela livscykel - Document Lifecycle Management Underlätta samverkan mellan befintliga IT-system och informationshanteringslösningar

Funktionsmodell för informationsförsörjning organisationsportal diarieföring e-post Office Övriga befintliga system ärendehantering/workflow/process management Indata: Utdata: e-id SHS infra- tjänst e-id SHS infra- tjänst sökmotorer e-blanketter publicering/ presentation/ export scanning/ tolkning document-/content mgmt records management/e-arkivering Modellerings-verktyg XML- och integrationsverktyg

Funktionsmodell för informationsförsörjning organisationsportal diarieföring e-post Office Övriga befintliga system ärendehantering/workflow/process management Indata: Utdata: e-id SHS infra- tjänst e-id SHS infra- tjänst sökmotorer e-blanketter publicering/ presentation/ export scanning/ tolkning document-/content mgmt records management/e-arkivering Modellerings-verktyg XML- och integrationsverktyg

Funktionsmodell för informationsförsörjning organisationsportal diarieföring e-post Office Övriga befintliga system ärendehantering/workflow/process management Indata: Utdata: e-id SHS infra- tjänst e-id SHS infra- tjänst sökmotorer e-blanketter publicering/ presentation/ export scanning/ tolkning document-/content mgmt records management/e-arkivering Modellerings-verktyg XML- och integrationsverktyg

Funktionsmodell för informationsförsörjning organisationsportal diarieföring e-post Office Övriga befintliga system ärendehantering/workflow/process management Indata: Utdata: e-id SHS infra- tjänst e-id SHS infra- tjänst sökmotorer e-blanketter publicering/ presentation/ export scanning/ tolkning document-/content mgmt records management/e-arkivering Modellerings-verktyg XML- och integrationsverktyg

Funktionsmodell för informationsförsörjning organisationsportal diarieföring e-post Office Övriga befintliga system ärendehantering/workflow/process management Indata: Utdata: e-id SHS infra- tjänst e-id SHS infra- tjänst sökmotorer e-blanketter publicering/ presentation/ export scanning/ tolkning document-/content mgmt records management/e-arkivering Modellerings-verktyg XML- och integrationsverktyg

Vad innehåller Vägledningen Informationsförsörjning 2005? Två versioner planeras: - HTML - PDF Finns på www.verva.se och www.avropa.nu Översikt upphandlade produkt- och tjänsteområden Leverantörs- och produktöversikter Avropsprocessen Leverantörsprofiler Produktbeskrivningar Produktegenskaper och -jämförelser

Ramavtalets innehåll - Översikt produktutbud

Ärendehanteringsprodukter i avtalet

Produktbeskrivning - exempel

Inför avrop: Vägledningen ger en översikt som stöd för att identifiera tänkbara leverantörer och produkter Men kom ihåg att: Vervas krav och utvärdering syftade till att få ett brett urval av leverantörer och produkter för olika behov Utvärderingen och vägledningen visar INTE vilken leverantör eller produkt som är ”bäst” för just era behov Varje avropare behöver själv fastställa sin egen kravprofil för att kunna välja den ”bästa” lösningen utifrån sina egna behov

Effektiva e-förvaltningsprocesser förutsätter aktivt samarbete mellan olika ansvarsområden: Ansvariga för berörda verksamhetsprocesser Ansvariga för IT-strategi och -utveckling Ansvariga för registratur och myndighetsarkiv Ansvariga för regelverket

Samordna utvecklingen av verksamhetsprocesser och verksamhetsstöd med hjälp av - standarder - riktlinjer och vägledningar - ramavtal för produkter och tjänster

Offentlig sektors ramavtal för ärendehanteringssystem Karl Wessbrandt, Verva Registratorskonferens, Stockholm, 2006-05-17