Manual Offentliga jobb Chefer HR-funktion Version 1.0

Innehållsförteckning 1 Inloggning 4-8 1.1 Logga in 4 1.2 Byta lösenord 5 1.3 Glömt lösenord 6 1.4 Behörighet 7 1.5 Startsida i rekryteringssystemet 8 2 Ansökningar och urval 9-13 2.1 Se alla ansökningar 9 2.2 Lista alla ansökningar 10 2.3 Se utvalda kandidater 11 2.4 Lista utvalda kandidater 12 2.5 Rangordna/betygsätta kandidater 13 3 Intervjuer 14-15 3.1 Markera kandidater 14 3.2 Skicka bekräftelse till kandidater 15 4 Ta referenser och slutbedömning 16-16 4.1 Formaliakontroller utförda 16

5 Återkoppa och följa upp 17-18 5.1 Markera kandidat som anställs 17 5.2 Muntligt besked till kandidater som intervjuats 18 6 Dokument 19-20 6.1 Lägga till dokument 19 6.2 Övergripande rekryteringsdokument 20

1 Inloggning 1.1 Logga in Systemet når du via länken www.offentligajobb.se. Klicka på rubriken ”FÖR ARBETSGIVARE” i menyraden och välj ”ARBETSGIVARINLOGGNING” för att logga in. Som användarnamn anger du ditt RS-id och lösenord RegionS1, som är ett tillfälligt lösenord och som måste bytas ut första gången du loggar in.

1 Inloggning 1.2 Byta lösenord Under fliken ”HJÄLP” kan du enkelt byta lösenord.

1 Inloggning 1.3 Glömt lösenord Om du har glömt ditt lösenord klicka på Skriv in den e-postadress som är registrerad i systemet. Ett mejl skickas till den registrerade e-postadressen med ett nytt tillfälligt lösenord som måste bytas ut när du loggar in. 6

1 Inloggning 1.4 Behörighet Om du saknar behörighet till rekryteringssystemet kontakta GSF rekrytering. Skicka en beställning till rekryteringsservice.gsf.rs@skane.se. Beställningen ska innehålla uppgifterna: - Förnamn - Efternamn - Titel - Förvaltning - E-postadress - RS-id - Telefon - Mobil 7

1 Inloggning 1. 5 Startsida i rekryteringssystemet Obeservera! Information om utbildningstillfällen som finns på startsidan i rekryteringssystemet avser inte användare i Region Skåne.

2 Ansökningar och urval 2.1 Se alla ansökningar Klicka på Annonser/Rekryteringar i menyraden. Klicka på siffran under rubriken ”Ans.” vid aktuell rekrytering för att se alla inkomna ansökningar i ärendet.

2 Ansökningar och urval 2.2 Lista alla ansökningar Klicka på symbolen för att läsa ansökningarna.

2 Ansökningar och urval 2.3 Se utvalda kandidater Klicka på Annonser/Rekryteringar i menyraden. Se utvalda kandidater genom att klicka på ”Annonsstatus” (Intervju/Tillsättning) vid aktuell rekrytering.

2 Ansökningar och urval 2. 4 Lista utvalda kandidater 2 Ansökningar och urval 2.4 Lista utvalda kandidater. Klicka på symbolen för att läsa ansökningarna.

2 Ansökningar och urval 2.5 Rangordna/betygsätt kandidater Betygsätt kandidater genom att färgsätta stjärnorna, beroende på hur bra kandidaterna är för tjänsten. Om kandidaten ska ha 4 av 5 möjliga stjärnor klicka på den fjärde stjärnan. 4 stjärnor kommer då att färgas och visas som gula. Om du vill ändra bedömningen gör samma sak igen, men väljer denna gång att klicka på en annan stjärna för att nollställa stjärnmarkeringen klicka på den rödmarkerade stjärnan, då försvinner alla stjärnor för just den kandidaten.

3 Intervjuer 3.1 Markera kandidater Markera kandidater som ska få bekräftelse om tid för intervju. Klicka på funktionen ”Kontakta markerade sökande”.

3 Intervjuer 3.2 Skicka bekräftelse till kandidater Välj kontakttyp och skriv in meddelande. Förhandsgranska meddelande innan det skickas. Klicka på ”Skicka e-post”.

4 Ta referenser och slut bedömning 4.1 Formaliakontroller utförda Registrera att kontroller är utförda (kontroll av legitimation, kontroll av anmälan eller pågående utredning hos Socialstyrelsen, kontroll av intyg och betyg, referenstagning. Klicka på under aktuell rubrik och skriv kommentar.

5 Återkoppa och följa upp 5 5 Återkoppa och följa upp 5.1 Markera kandidat som anställs Klicka på symbolen under rubriken ”Accepterat” och registrera när kandidat accepterat erbjudande om jobb.

5 Återkoppa och följa upp 5 5 Återkoppa och följa upp 5.2 Muntligt besked till kandidater som intervjuats Klicka på symbolen under rubriken ”Erbjudits”. Registrera ”Nej” samt skriv notering ”Muntligt besked lämnat” när kandidater fått besked.

6 Dokument 6.1 Lägga till dokument Klicka på fliken ”Rekryteringsspecifika dokument” och bifoga dokument som ska sparas till rekryteringsärendet.

6 Dokument 6.2 Övergripande rekryteringsdokument Under fliken ”Övergripande dokument” i rekryteringsärenden finns styrande dokument inom område rekrytering.