Anslutning till Mina meddelanden Vägledning 1.0 Anslutning till Mina meddelanden

Vägledning Utvärdera, planera och starta anslutning till MM Kompletterande dokument Ramverk Dokumentstruktur >> Kompletterad med framtagen Vägledning & Förstudie Lotta Vägledningen ska vara till hjälp för personer inom kommunen som ska utvärdera, planera eller påbörja en anslutning till MM och ska då vara ett stöd under de inledande faserna Skatteverket har tagit fram guider för att ansluta till MM och vägledningen kompletterar dessa ur ett kommunalt perspektiv. Det är skrivet som ett ramverk för att kommuner ska kunna välja vilka delar man vill använda. Det finns mycket material att tillgå som hjälp både från e-delegationen och Skatteverket Till hjälp finns en dokumentstruktur som innehåller både allmänna beskrivningar och metodbeskrivningar för anslutning Den har kompletterats med SKLs vägledning och förstudie Detta är ett pågående, iterativt arbete när tjänsten utvecklas och nya erfarenheter görs.

Vägledningens upplägg Metod för anslutning till Mina meddelanden, Skatteverkets Skriven för de som ska ansluta sig till MM, där metoden utgår från Skatteverkets dokument som i sin tur bygger på E-delegationens Metod för utveckling i samverkan. Metoden innehåller 8 olika faser och ger förslag på aktiviteter och metoder för respektive fas. Vår vägledning innehåller idag kompletteringar för de tre första faserna som är relevanta för en kommun, det finns ett kapitel för att genomföra en förenklad nyttokalkyl, Ett kapitel om juridik och informationshantering som kommer utvecklas allt eftersom kommunens behov ökar. De faser vi tittar närmre på är Identifiera behov – ta fram lösningsalternativ och detaljera vald lösning

Fas 1 Identifiera behov Behovsanalys Beskriv behov, krav och nyttan med tjänsten Syfte - vad ska genomföras för vem och varför Effektmål – vad vill vi uppnå Volymer - preliminär tidplan med typer av meddelanden och volymer Verksamhetens förutsättningar – resurser, teknik etc. Budget - en övergripande ekonomisk bedömning Samverkan – finns andra parter att samverka med? Resultat: inriktningsbeslut från ledningen och förstudiedirektiv Efter genomförd behovsanalys bör man fatta beslut om inriktning för vidare arbete med en förstudie. En rekommendation är att den genomförs ur både ett övergripande kommunperspektiv för att ta fram en generell lösning och ifrån en enskild verksamhets behov för att ta fram en konkret lösning för en pilotverksamhet. På detta sätt fås ett realistiskt scenario för vald lösning.

Fas 2 Ta fram lösningsalternativ Förstudierapport + upphandlingsstrategi Komplettering utifrån kommunperspektiv Använd förstudier som genomförts av andra kommuner Vilka andra projekt inom kommunen kan vara intressanta Involvera olika intressenter Här är förslaget att utreda förändringsidéen i en förstudie. Detta för att beskriva olika alternativ för att hitta det förslag som innebär att önskad nytta nås. Resultatet innehåller då uppskattade kostnader, tidplan och konsekvensbeskrivning för verksamhet och teknik Kompletteringar Använd förstudier som gjorts av andra kommuner – idag finns ex Uppsala kommuns och SKLs Förstudierapport Undersök om det finns andra projekt inom kommunen där man kan samverka Involvera intressenter från verksamhet/processer, infrastruktur och print/postlösning för att få en lösning som fungerar utifrån allas perspektiv

Fas 2 Ta fram lösningsalternativ (forts) Komplettering utifrån kommunperspektiv Genomför en analys utifrån ett verksamhetsperspektiv Genomför en analys utifrån ett brevflödesperspektiv Ta fram förslag på konceptuell lösning som passar in i kommunens arkitektur och förutsättningar Utarbeta en strategi för leverantörssamarbete Utvärdera alternativ och ta fram projektdirektiv Viktigt att involvera olika typer av användare i förstudien och kommunicera till övriga för att förankra införandet Ex på Aktiviteter ur ett verksamhetsperspektiv Analys av målgrupp; behov, volym och sannolikhet för anslutning Identifiera och beskriv förändringar för handläggare och brukare/kunder Identifiera och beskriv nyttor Juridiska förutsättningar M fl Analysera brevflöden Kartlägg och analysera kommunens brevflöden; process, volym, kostnader Uppskatta volym för att skicka digitalt Undersök olika alternativa lösningar Genomför konsekvensanalys och riskanalys > ex vad kommer en förändrad process att innebära Ta fram ett eller flera förslag på konceptuell lösning Ta hjälp av kapitlet i förstudien för de olika alternativen Diskutera med kommuner som kommit längre Gör en omvärldsbevakning av leverantörers planer och erbjudanden Undersök vilka alternativ för att ansluta som passar kommunen och hur ska förvaltningen se ut Vilken strategi ska kommunen använda för upphandling Vad ansvarar kommunen för och vad kan upphandlas som tjänst Vilken prismodell passar kommunen Gör en gemensam analys av det material som kommit fram under förstudien för att ta fram ett gemensamt lösningsförslag och planera för fortsättningen Gör en kostnads-och nyttobedömning som inkluderar både investering – implementering – drift – och förvaltningskostnader Rekommendera ett förslag Skapa handlingsplan för ett införande Skapa en finansieringsplan Ta fram ett projektdirektiv, utgå ifrån kommunens projektmodell

Fas 3 Detaljera vald lösning Fördjupad lösningsspecfikation Tekniska förutsättningar och integrationskrav Involverade parter Informationssäkerhetskrav Rättslig bedömning Verksamhetsförändringar Nyttokalkyl - nyttor, kostnader Nyttorealiseringsplan – hur och av vem realiseras nyttan Risk och sårbarhetsanalys

Metod förenklad nyttokalkylering

Metod förenklad nyttokalkylering Grundvärde Uppskattning Diskonteringsränta 8 % Antal invånare Exempelkommun 100 000 Investeringstid 5 år Anslutningstakt medborgare per process 25 % 2015 – 85 % 2019 Anslutningsgrad processer av totalt 50 4% år 2015 – 70% år 2019 Portokostnad/ utskick 7 kr Digital avsändarkostnad/ utskick 1,50 kr Möjlig besparing arbetstid/ utskick 10 minuter Andel myndighetsbeslut av utskick 10 % Andel processinformation av utskick Antal utskick per process och år 13 000 Ange grundvärden

Metod förenklad nyttokalkylering Nyttor Medborgare Kommun Kvantitativa Kvalitativa Minskad kostnad posthantering förvaltning Processförbättringar förvaltning (process) och posthantering - snabbare hantering och färre telefonsamtal Minskat underhåll adressregister Ökad säkerhet i utskick Reducerad pappersförbrukning och belastning på miljön i form av transporter Frigjord arbetstid att lägga på uppföljning/ minskad övertid Renodling i kanalfloran i sätt att kommunicera med medborgarna Ökad leveranssäkerhet Möjlighet att själv välja lösning Samordnade myndighetskontakter Säkrare automatiserad process Få meddelanden snabbare Minskad miljöpåverkan Minskad kostnad posthantering (beror i övrigt på vilken typ av process det rör sig om)

Metod förenklad nyttokalkylering

Metod förenklad nyttokalkylering Nyttoanalys Bedöm rimlighet och risker I analysen

Juridik och Informationssäkerhet Samma som Förstudierapporten Vägledningen Uppdateras med ny information Vägledningen är ett pågående, iterativt arbete för tjänsten och kommer att utvecklas när nya erfarenheter görs I nuläget kompletterades Fas 1 -3 men kommande faser kommer att utvecklas allt eftersom det blir relevant. Tanken är att kommande versioner förankras i det nätverk som SKL skapar för Förvaltningsgemensamma tjänster.