EKÄNGENS IF NÄRVAROREGISTRERING MEDLEMSHANTERING ADMINISTRATION

Innehåll Bakgrund Inloggning Gruppadmin Lagsida/Arbetsrum – Redigering, arbetsrum och nyheter – Aktiviteter – Kalender – Närvaroregistrering

Bakgrund Alla bidragsberättigade aktiviteter skall registreras digitalt Endast medlemmar i föreningen kan registreras på aktivitet Medlemsregistret är grunden för avgifter, medlemskap och aktivitetsavgift Lagledare är ansvariga för att spelare och tränare är medlemmar och att deras uppgifter är rätt ( mobil och mail är viktigast) IdrottOnline är RF:s plattform för detta

Viktigt Denna lathund är giltig för gällande version av IdrottOnline. Uppdateringar, stora och små, görs regelbundet. För aktuella manualer och lathundar hänvisas till Grundprinciperna är dock de samma. Baserat på över 2 års erfarenhet i systemet. När du läser denna guide så finns det anteckningar som förklarar bilderna.

Logga in Se till att du har inloggningsuppgifter EIF webadm skapar lagsida EIF webadm ansvarar för att rätt behörighet sätts på lagledare och tränare, laget måste meddela vilka personer som har dessa roller i laget Lagledaren ser till att spelare/ledare ansöker om medlemskap i EIF och därefter kopplar rätt spelare/ledare till laget/arbetsrummet.

Logga in

Inloggad Olika behörighet ger olika rättigheter

Gruppadmin Gruppadmin för en grupp (arbetsrum) är tex lagledaren och eller tränare Det kan finnas flera gruppadmin/grupp Gruppadmin kan lägga till och ta bort medlemmar i aktuell grupp – Lägga till förutsätter att personen finns i medlemsregistret Gruppadmin kan ändra uppgifter på medlemmar i gruppen, tex mail och mobilnummer

Grupper/Lag/Arbetsrum Grupp – personer som deltar i en grupp som inte kan benämnas som lag, t.ex Styrelsen eller Löpgrupp Lag – Ett lag som består av spelare. Det är lagets medlemmar som faktureras aktivitetsavgift. För äldre spelare finns koppling till licenser Arbetsrum – en yta/”hemsida” som administreras av ledare. Vissa delar kräver inloggning, t.ex. redigering eller aktivitetshantering. Varje lag i EIF består alltså av ett lag med ett arbetsrum. Medlemmarna i dessa (arbetsrum och lag) skall vara samma.

Gruppadmin Gruppadmin för en grupp (arbetsrum) är tex lagledaren Det kan finnas flera gruppadmin/grupp Administration av arbetsrummets medlemmar – Ändra uppgifter på medlemmar i gruppen, tex mail och mobilnummer Lägga till medlemmar – Ny medlem måste finnas i medlemsregistret Ta bort medlem – Faktureras om >2 träningar genomförts. Meddelas i detta fall till Behörigheter – Det räcker med Gruppadmin på ledare

Gruppadmin

Här visas de grupper där du är medlem

Gruppadmin

Gruppadmin Uppdatera profil

Gruppadmin Glöm inta att spara om du ändrat något Arbetsrummets medlemmar skall överensstämma med laget. Det är medlemmar i laget som faktureras t.ex. träningsavgifter – Ändringar meddelas

Lagsida Logga in på rätt ”idrott” – Fotboll, innebandy och det lag du ska administrera.

Lagsidan

Redigeraläge

EPI Server

Skapa nyhet

Skriv din nyhet

Infoga en bild

Ladda upp bild

Länk

Publicera

Nyhet publicerad

Redigera arbetsrum Redigering av arbetsrummet går till på samma sätt som skapandet av en nyhet. – Välj sida och klicka Redigera – Text, bilder och länkar – Publicering

Kalender I arbetsrummets kalender visas de aktiviteter som skapats Om det är en aktivitet som skall närvaroregistreras finns det en koppling mellan arbetsrummets kalender och dess medlemmar. – Medlemmarna kan ”plockas” från vilken grupp som helst i medlemsregistret, även enskilda individer. Det enklaste är så klart att i normalfallet använda en grupp.

Kalender

Skapa aktivitet

Aktiviteter i kalender

Exportera kalender Det går bra att prenumerera på en specifik kalender, tex ditt lags.

Exportera kalender

Närvaroregistrering Närvaroregistreringen är grunden för föreningens LOK-stöd som söks digitalt. – Ersättning för deltagare 7-25 år – Minst en ledare måste delta i aktiviteten – Minst 60 minuter – Medlem måste vara angiven med fullständigt personnummer – Mm I EIF skall all närvaroregistrering göras i IdrottOnline -> inga papper Närvaroregistrering görs – I datorn – Via SMS – Via App till smartphone

Närvaroregistrering i datorn

SMS-registrering För att SMS-registrera en aktivitet måste du – Uppdatera din profil med mobilnummer – Godkänna SMS-registrering – Vara angiven som ledare för aktiviteten

SMS-registrering Uppdatera profil

SMS-registrering Godkänna SMS-registrering

SMS-registrering

Närvaroregistrering App Ladda ner App Skapa, registrera, administrera aktiviteter – Här kan man lägga till extra deltagare Logga in med samma uppgifter som på datorn – Logga in – Välj grupp, den översta är arbetsrummet (om man tex söker på F03) – Välj kalender, välj aktivitet, markera deltagare – Registrera

Närvaroregistrering App

Fler funktioner i IdrottOnline Närvarostatistik Grupp-SMS – Mötesplatsen – Grupper – När meddelande skickas från dator/app så kan alla medlemmar i gruppen svara med vanligt SMS. När man därefter skickar ett SMS till detta mobilnr så kommer alla i gruppen att få det. Enkelt, men tänka på att just alla läser det du skriver… Kallelser – Än så länge är tex Bokat.se bättre – Uppgradering på gång

Slutligen Hela systemet bygger på att vi har rätt uppgifter om de deltagare vi har på aktiviteterna. – Deltagare i föreningens aktiviteter skall vara medlemmar. (LOK-stöd och försäkringar) Denna registervård måste lagledarna ansvara för! I slutändan blir det lättare för er! Med den behörighet som en lagledare har så kan man inte förstöra något permanent. Tex radera medlemmar och ta bort grupper, lag. – Prova er fram!

Om du vill veta mer Då denna presentation inte gör anspråk på att vara heltäckande…