Informationssystem och controllerns roll TDEI20 2007-02-20 Nils-Göran Olve www.ida.liu.se/labs/eis/people/ngolve.html 41 32

Hur inriktar t ex interna avräkningar? Installation Säljbolag Inköp Övr kostn Transfer +/–? Inköp Övr k. Inst.. Transf. +/–? Intäkter Fabrik Produktledning Inköp Övr kostn +/–? Fabrik Övr k. +/–? Prod-ledn. resultat plus del i alla +/– ”In” – ”ut” Hur bestämma per produkt/system, och inför olika beslut?

Styrningens verktyg och processer ska binda samman avsikt och handling

Ekonomi är… Läran om att hushålla med resurser Att förstå marknader och organisationer (hierarkier) Ekonomistyraren/controllern jobbar med båda: Marknad: utforma roller och beslutsunderlag (t ex internpriser), incitament och ramar. Frihet, otrohet? Hierarki: genomföra planering och ansvarsuppföljning (t ex budget). Medbestämmande? (Intern) marknad och plan: båda finns i nästan alla företag. Budget och ”konton” ses ofta som uttryck för central, anslagspräglad styrning, men ekonomen är också delaktig i att skapa spelregler för internköp, och bör också vara med i diskussioner om de större marknaderna utanför företaget, t ex hur det vi säljer påverkar kunders lönsamhet.

Ekonomistyrningen påverkar… Hur sysselsatt kapital investeras Hur anläggningstillgångar utnyttjas Resurssnål produktion (t ex låga omsättningstillgångar) Lönsamheten i affärer Beslut som binder framtida resurser (t ex anställningar) Men också: Immateriella tillgångar som avgör konkurrenskraft Investera, utnyttja, odla och vårda till rätt kostnad – motsvarigheten till hur vi hanterar materiella resurser ovan vad gäller t ex kunskaper och attityder- Vem som avgör vad (t ex decentralisering av beslut) Informationsförsörjningen för beslut och motivation Sker genom a) informationssystem, b) människor (chefer och controllers)! ”Klassiska” frågor för ekonomistyrning!

= Att säkerställa att företagets informationsstyrning fungerar! Redan Jordan (1931)… ”The controller is responsible for maintaining an economical organization for the purpose of devising, installing and operating efficient methods of gathering data, assembling data and preparing intelligent reports and statements of all operations of the company and its subsidiaries; and also, for the organized supervision of all office methods and procedures through­out all departments of the company and its subsidiaries. An equal or more important responsibility of the controller is that of so cooperating with all the officials and department heads of the company and its subsidiaries that the entire organization will be constantly in possession of complete facts as to present and forecast future conditions, and of assisting all officials and department heads in every possible manner in their work of bettering previous results.” = Att säkerställa att företagets informationsstyrning fungerar!

Exempel: ekonomisk styrning tillämpad på IT Ska operatören vara internsäljande, fri nyttighet – eller outsourcas? Hur formuleras operatörens uppdrag: Vem betalar nya system, operatören eller kund/produktansvariga? Vad händer om (interna) kunder i ett system blir för få – eller för många? Vem bevakar IT-utvecklingen: operatören eller någon i ledningen? Gäller samma för olika IS? För data – jfr ”knowledge management”? Vad betyder detta för kompetenskrav, arbetssätt mm? (”Beställarkompetens”, CIO-rollen…) Ledning Uppdrag Uppdrag Styrsystem Operatör Kund-, produkt- ansvariga Ett exempel: hur ett företag bör satsa på IT beror helt på vad man ska ha det till. Nederst i figuren antyds det med ett kanalval: är avsikten att kunder ska umgås med företaget via dess webbplats, bakom vilken finns människor, eller via människor, som till sitt stöd har tekniken? När ledningen utformar system, strukturer, processer och seder som påverkar anskaffning och utnyttjande av informationssystem så är dessa affärsstrategiska frågor avgörande. Hur mycket bör ekonomen vara delaktig i att utveckla de tankarna? Är ekonomen med och ”räknar på” kundernas situation? Ger ekonomen sin bedömning av hur företagets IT-operatörer eller kundansvariga kommer att agera i enlighet med strategin, givet den ena eller andra utformningen av den interna styrningen? ? Kunder, partners

Strategikarta för kundorientering – en första skiss KFF Mått Handlings- & mål plan Strategiska mål Lägre kostnader Vidgad affär ”Ta hem” effekter Kostn. Kund-andel Finansiellt Nöjd kund Djupnande relation Genom-förande Kund-attityder Kunder Tät dialog med kunden God planerings-förmåga #Kund-möten #Med-arbetare med kund-kontakter #änd-ringar Förutse kundönske-mål Minskat behov att ändra Interna processer Proaktiva kontakter Bättre framförhåll-ning För att enas om vad som är viktigt kan strategikartor användas. De visar strategiska mål och hur de förmodas bidra till framgång. Pilarna uppmuntrar till diskussion om vilka samband vi är säkra på, vilka som bara är antaganden, hur lång tid det tar innan effekter märks osv. Utåt höger preciserar vi sedan mätbara mål. Teknisk och social kompetens Förnyelse och utveckling Prova nya samarbetsformer Utveckla vår kunskap om kunden

”Anatomy of an Enterprise System” (Davenport, HBR July-August 1998) Managers and stakeholders Suppliers Customers Sales force and customer service reps. Reporting applications Back-office administrators and workers Financial applications Sales and delivery applications Central database Manufacturing applications Service applications Inventory and supply applications Employees Human resource management applications

Davenports kritik mot affärssystem (HBR 1998) ”The business often must be modified to fit the system… SAP isn’t a software package; it’s a way of doing business… How similar can our information flows and our processes be to those of our competitors before we begin to undermine our own sources of differentiation in the market?” Systemen kan användas för att bygga platta, flexibla och demokratiska organisationer där alla har tillgång till data. Men de innebär samtidigt centraliserad kontroll av information och processer. ”It can be argued that the reason enterprise systems first emerged in Europe is that European companies tend to have more rigid, centralized organizational structures than their U.S. counterparts.” (”Our new system’s going to make everbody fall into line”) ”Those companies that stressed the enterprise, not the system, gained the greatest benefits… If the development of an e.s. is not carefully controlled by management, management may soon find itself under the control of the system.”

Affärssystemets roller (Linda Askenäs 2000) Manipulatör Byråkrat Administratör Permittent Konsult

”Hur kan du tycka så, du som är ekonom?” Vad är ekonomi? Ekonomistyrning som en aspekt bland flera, eller överordnat perspektiv? I vilka resonemang känner sig ekonomen själv trygg och kompetent? Vad anser omgivningen att vi förstår oss på? Är uppgiften att bevaka”ekonomiaspekten” på verksamheten, eller att tolka företagets mål och styra mot dem? ”När chefer, kollegor och folk i allmänhet ser ekonomer som ett skrå som bara intresserar sig för att räkna pengar så är detta främst vårt eget fel. Yrkesgruppen (och vi som är med och påverkar den) behöver bli bättre på att förklara vad vi har att tillföra, och i varje organisation komma överens med berörda om vilken roll just ekonomisk styrning ska ges i styrningen av företaget. Ett företag med bra ekonomistyrning säkerställer att chefer och medarbetare beaktar vad de bör och kan innan de agerar. Många både inom och utom företaget har insikter som kan visa sig värdefulla och bör mobiliseras, och deras engagemang gynnas av att de deltar i de samtal om verksamhetens mål och utfall som ekonomerna är med och utformar. God ekonomistyrning blir då en konkurrensfördel i sig, en kritisk förmåga när företaget utvecklas.” (ur min artikel ”Vilken styrning är ekonomens?” i Lind J & Nilsson G (red.), Ekonomistyrningens metoder, sammanhang och utveckling – en vänbok till Lars A Samuelson. EFI vid HHS 2005)

Treasurer och Controller (och Internrevisor?) Olika ekonomroller Treasurer och Controller (och Internrevisor?) Redovisare och Affärsekonom (”Accounting controller och Business Controller”) …för olika delar av företaget

Controller = styrekonom? ”använd hellre styrekonom” (SAOL 2006 om ”controller”) Ordet används i officiella översättningar av EU-texter ”Mediespråkgruppen ville att det skulle heta styrekonom och inte controller, en rekommendation få journalister brydde sig om. Så är det fortfarande, i än högre grad. En titt i Mediearkivet visar att hittills i år har medierna där använt controller 117 gånger, styrekonom 0 (noll)” (Kenth Andréasson i GP 051102)

Business controllerns roll Business controller kan koncentrera sig på affären och verksamheten ”Beslutspåverkare”, inte bara analyserare av siffror Inte bara intern redovisningsinformation Fler info- källor Styrekonom Vägen ut från origo bör ses som en komplettering – controllern eller affärsekonomen upphör förstås inte med sin mer traditionella roll att analysera redovisningsinformation. ? Redovisnings-ekonom Mer av grupprocesser

Controllerns fyra roller Analytiker Förändringsagent (Coach) Kamrer Pedagog Men är alla ekonomer controllers? Är alla controllerns ekonomer? Vad är egentligen en ekonom?

Ut från det trygga hörnet? (Olve, Controllerns roll, 1988)

Controllerns roll och andra ekonomroller (Olve, Controllerns roll, 1988) Rollerna bör inte förstås som hårt specialiserade – särskilt ute i dotterbolag o likn kan samma person förena flera.

Vad anser VD att ekonomer/controllers är till för? Ekonomens bidrag Redovisningens processer – säkra sifferproduktionen Finansiell styrning – pedagogiska och genomtänkta finansiella mål Intern verksamhetsinformation som befrämjar önskvärda beteenden Controlling som framgångsfaktor! Mobilisera kunskaper och observationsförmåga runt om i företaget och i samspelet med dess partners Börja med en ”audit” på om allas agerande är faktabaserat och rätt inriktat Utveckla medarbetares kunskaper, informationsförsörjning och spelregler så att de ”inte kan låta bli” att handla i företagets bästa intresse Ska ekonomerna kunna göra det troligt att de påverkar företagets framgång så måste de kunna påvisa att chefer och medarbetare agerar effektivt också vad avser att utnyttja aktuell information och inrikta sitt handlande rätt.

Styrkort för controllerfunktionen “En oumbärlig del av vår organisation” Finans- (ägar-)fokus: resurseffektiv stabsroll som skapar värde genom att bidra till att alla gör rätt saker “Lagom mix av stöd och tillsyn” Kundfokus: Chefer och medarbetare anser att de får ökad insikt och att deras arbete underlättas Processfokus: Smidigt, lättbegripligt och väl- dokumenterat för att medge ”självbetjäning” ”Handlingsberedskap grundad på aktuella insikter” ”Vi är ännu bättre än vad kunderna hunnit märka” Kanske kan vi använda styrkortet på oss själva? Som ett kontrakt med chefen om vad som förväntas av controllers… Utvecklings- (förnyelse-)fokus: Följer omvärlden och utnyttjar de nya möjligheter som den ger, prövar nytt och lär av det

Sammanfattning Styrningen är en brygga mellan strategi (intentioner) och beteende (handling) – men ingen enkelriktad väg! Informationssystem och ekonomroller är den ”teknologi” som ska få styrningen att fungera på det sätt företagsledningen har tänkt sig. Samtidigt har ekonomer ett professionellt ansvar för att bevaka utvecklingen och föreslå hur företaget kan ta till sig nya möjligheter vad gäller styrning, t ex till följd av bättre IT. Ledningens styrning omfattar olika slags styrning. Vilken innebörd man vill ge ekonomistyrning varierar: t ex om den är strikt finansiell eller omfattar andra mått Testet på bra styrning: leder den till avsedda tankar och agerande hos dem som påverkar framtida kostnader och intäkter? För detta krävs bra informationssystem, men ännu viktigare är att folk förstår och har förtroende för informationen och för ekonomispecialister