Ärendehantering och tillgodoräknanden i Ladok3 NUAK 2014-09-23 Matz-Ola Cajdert, Bo Sehlberg

Under hösten 2009 togs ett beslut om att starta ett projekt med målet att ta fram en nytt system som ska ersätta nuvarande Ladok. Beslutet togs av Konsortiets stämma där alla medlemmar representeras. Ladok3-projektet startade sedan upp under våren 2010. Nya Ladok ska tas fram i stark förankring hos medlemmarna enligt det direktiv som projektet fått – denna förankring sker bland annat genom att tidiga resultat har skickats ut på remiss till medlemmarna, genom att projektdeltagarna representerar ett flertal olika lärosäten, genom MIT-miljön där lärosätena kan testa och se den funktionalitet som hittills är utvecklad samt genom att lärosätesrepresentanter deltar i workshops vid kravframtagning.

Fokus för passet Ärendehantering i Ladok3 Tillgodoräknandehantering

Vad är ett ärende? NE:s ordbok: Formellt avgränsad fråga (inom visst område) som tas upp till behandling, vanl. av viss myndighet e.d. Förslag till definition: En till lärosätet inkommen begäran som kräver handläggning och vanligen avslutas med ett beslut eller annan åtgärd Vi begränsar oss till studieadministrativa ärenden som behöver systemstöd. Exempel: Anmälan/ansökan till utbildning Ansökan om tillgodoräknande Anmälan om studieuppehåll inklusive ansökan om platsgaranti vid återkomst Ansökan om examen/bevis

Ärendehantering i Ladok3 – man kan Diarieföra inkommet ärende Fördela ärenden på handläggare Göra anteckningar/noteringar som hör till ärendet Följa ärendegången Dokumentera beslut

Ärendehantering Generell ärendehantering Ärendeslag Ärende Underlag Beslut Ärendenummer Datum Handläggare Status Anteckningar/ noteringar

Ärendets livscykel För att man ska veta vad som händer har ärendet ett antal tillstånd det kan befinna sig i. Förutom denna övergripande tillståndshantering på ärendet kan det även finnas en specifik tillståndshantering inom ett ärendeslag. Denna tillståndshantering finns då inom ”Behandlas”-tillståndet för ärendet.

Ärendehantering - ärendeslag Generell ärendehantering Ärende Notering Ärendeslag Tillgodo-räknande Ärendeslag Ändring i studieväg Ärendeslag Bevis Exempel: Resultat från annat lärosäte Yrkesverksamhet Exempel: Byte av inriktning Uppehåll Examensbevis Kursbevis

Exempel: Examensärende

Tillgodoräknande

Definition av tillgodoräknande Beslut om att viss utbildning, kunskaper eller färdigheter förvärvade i yrkesverksamhet får ingå i kurs eller examen. Högskoleförordningen: Om en student vid en högskola i Sverige har gått igenom viss högskoleutbildning med godkänt resultat, har studenten rätt att tillgodoräkna sig detta för högskoleutbildning vid en annan högskola. Styrs av olika regelverk för olika utbildningsformer: Högskoleutbildning, SFS 1993:100, 6 kap, 6-8§§ Uppdragsutbildning, SFS 2002:760, 7§ Yrkeshögskoleutbildning, SFS 2009:130, 2 kap, 12§

Övergripande hantering Den utbildning/yrkeserfarenhet som ligger till grund för tillgodoräknande sammanställs i en ansökan och lämnas tillsammans med underlag (t.ex. betyg/intyg, kursplan, litteraturlista etc.) till handläggare (t.ex. studievägledare) för beredning. Beslut om tillgodoräknande fattas av beslutsfattare (t.ex. studierektor) enligt delegation. Student delges beslutet och nödvändiga uppgifter dokumenteras i Ladok.

Nya Ladok – tilltänkt övergripande flöde Från ansökan till beslut En student ansöker elektroniskt om tillgodoräknande (skapar ett ärende) och har möjlighet att bifoga underlag Utifrån definierade flöden i Ladok tilldelas ett ärende rätt handläggare (t.ex. en studievägledare) En handläggare har möjlighet att skapa delärenden, komplettera med uppgifter och har möjlighet att dirigera vidare ett ärende till en beslutsfattare enligt delegation Ärendet kan godkännas eller avslås av beslutsfattare Beslutet dokumenteras i resultatdomänen eller domänen för studiedeltagande (del av studieplan)

Beslut om tillgodoräknande Det studenten har gjort får tillgodoräknas som hel kurs del av kurs en kombination av kurser och/eller delar av kurser del av huvudområde (annan precisering) direkt som del av examen del av studieplan (del av program) Beslut relateras till målen för en viss kurs eller målen för en viss examen och aktuell studieplan Mot mål i kursplan Mot mål för examen

Förhållandet mellan ”grundas på” och ”tillgodoräknas som” Tillgodoräknande grundas på Får tillgodoräknas som Kurs/er En kurs Flera kurser Del/ar av kurs/er Mot mål i kursplan Del av kurs Examen Del av huvudområde (poäng o fördjupning) Del av examen (antal poäng) Mot mål för examen Annan verksamhet Del av examen/studieplan (poäng)

Nya Ladok – hantering av tillgodoräknande Hittills har funktionalitet byggts för att dokumentera tillgodoräknanden som grundas på kurs/er, del/ar av kurs/er och annan verksamhet och som tillgodoräknas som del av kurs Kurs/er Del/ar av kurs/er Examen Del av examen (antal poäng) Del av huvudområde (poäng o fördjupning) Del av kurs Flera kurser En kurs Del av examen (poäng) Annan verksamhet

Några synpunkter från målseminariet 2014-04-02 Generellt ärendehantering: Bra koppling till diarium Dela upp inkommet ärende i flera Bra översikt över ärenden – pågående ärenden, mina ärenden Bifoga dokument Plats för egna anteckningar Utskrift av beslutsunderlag i ändamålsenligt format

Några synpunkter från målseminariet 2014-04-02 Specifikt tillgodoräknandehantering Smidig hantering av kurser från annat lärosäte som ska ingå i (generell) examen Bättre specifikation av ”förbrukade poäng” och av vad som återstår att eventuellt använda för andra tillgodoräkananden när tillgodoräknande grundas på del av kurs Bättre presentation av tillgodoräknandebeslutet så att man förstår beslutet korrekt Peka ut vilken examen tillgodoräknandet görs för Dokumentation i studieplan av vad studenten slipper läsa till följd av tillgodoräknandet Tydligare specifikation av ”annan verksamhet”

Exempel:

Begreppen kommer att ändras

Frågor?

Mer information om Ladok3 Din lokala projektledare för införandet ladok.se > fliken Ladok3 Wikin > ladok.se fliken Ladok3 Ladokbrevet: elektroniskt nyhetsbrev Öppna frågestunder