IV1021 Fö 1 – Introduktion till projektledning Gunnar Wettergren gunnarw@dsv.su.se © Gunnar Wettergren

Agenda Kursintroduktion Dagens föreläsning (Kapitel 1 & 2) Vad är projektledning? Projektet Projektledarens roll Projektorganisationen och företaget © Gunnar Wettergren

IV1021(7,5HP) – Projektledning Ansvarig Gunnar Wettergren gunnarw@dsv.su.se 08/6747090 7,5 HP (4,5+3) Bologna betyg © Gunnar Wettergren

Bolognabetyg © Gunnar Wettergren Grundläggande koncept Planering Övervakning Kontroll Estimering Projektmodeller Projektledarrollen (Tentamen Individuellt)A-F Planeringsverktyg (Inlämningsuppgift Student skall ha genomfört och fått godkänt på ett antal inlämningsuppgifter. Dess uppgifter testar students förmåga att praktiskt applicera de olika planeringsverktyg som kursen tar upp. Praktisk applicering (Inlämningsuppgift grupparbete) Pass/Fail Grupparbete där studenterna skall applicera de teoretiska kunskaperna som kursen tar upp. Vidare skall gruppdynamik och konflikter hanteras på ett tillfredställande sätt i gruppen. A Studenten förväntas kunna definiera, redogöra samt diskutera de olika teoretiska begreppen med klar och tydlig anknytning till teori och affärsverksamhet >=90% rätt För att gruppen skall få godkänt på denna inlämningsuppgift krävs följande: Inlämning sker inom utsatt tid Genomfört med hög kvalitet en muntlig och skriftlig opposition på en annan studentgrupps arbete Genomfört en riskanalys och följt upp dessa risker under kursens gång i enlighet med de teorier som diskuterats under kursen Applicerat en projektmodell som studenterna själva får välja Genomfört fallstudien på ett godtagbart sätt och levererat en högkvalitativ rapport i enlighet med kravspecifikationen B Studenten förväntas kunna definiera och redogöra samt koppla ovan nämnda områden till teori. >=80% rätt C Studenten skall kunna definiera och redogöra för teoretiska begreppen >=70% rätt D Studenten skall kunna definiera och till viss mån redogöra för teoretiska begreppen >=60% rätt E Studenten skall kunna definiera de olika teoretiska begreppen som använts under kursen >=50% rätt Fx Student visar viss förmåga att definiera de olika begreppen men måste komplettera för att få godkänt Missade inlämningstiden eller mindre än hälften av uppgifterna är korrekta. Missade inlämningstiden eller avvikelser från kraven ovan F Studenten visar oförmåga att definiera efterfrågade begrepp Lämnade inte in uppgiften Mycket stora brister eller ingen inlämning © Gunnar Wettergren (Har man fått Fx i en kategori är det högsta betyget man kan få E i den kategorin) (Alla former av fusk som uppdagas leder till F på kursen och rapporteras till SU för åtgärd)

Bok Textbook: Core concepts of project management (Wiley & Sons) © Gunnar Wettergren

Hur är kursen strukturerad? Föreläsningar Ett tillfälle att få hjälp med planeringsverktygsuppgiften Inlämningsuppgift (projektplan) Skriftlig examination © Gunnar Wettergren

Hur hänger allt ihop + = -Människor -Plannering Project models -Budget -Gantt -Resurser + = -Övervakning -Kontroll - Avslutning - Risker © Gunnar Wettergren

Vad är ett projekt? “A temporary endeavor undertaken to create a unique product or service” Source: A Guide to the Project Management Body of Knowledge, Project Management Institute Standards Committee, p. 167, 1996 Med andra ord det är en RISK © Gunnar Wettergren

Varför detta fokus på projektledning? Många uppgifter och idéer passar inte in i den vanliga organisationen Vi måste kunna dela ut ansvar och makt för att uppnå organisatoriska mål © Gunnar Wettergren

Hur går det så här långt? 1998 rapporterade Financial Review att bara 13% av de tillfrågade företagen var nöjda med sin ROI I 53 av 59 industrier gav en ökad IT investering inte motsvarande produktivitetsökning (McKinsey, 2002) ~ 50% av IT projekten misslyckas (Standish Group, 2002) 60% av de tillfrågade företagen under 2002 hade liten eller ingen formell träning I projektledning (Organizational Project Management Baseline Study, Interthink Consulting, September 2002) © Gunnar Wettergren

Vad karaktäriserar ett projekt? Unikt Har ett specifikt start- och slutdatum Temporär organisation Kan struktureras och drivas separerat från den övriga organisationen © Gunnar Wettergren

PL vs. Linjechef PL hanterar korta utvecklingsprojekt medans chefer hanterar daglig verksamhet Lite tid att utveckla och förbättra humankapitalet © Gunnar Wettergren

Ett projekts tre mål Vad hanterar en projektledare? Tid (Planering, tidplan) Kostnader (Budget) Måluppfyllelse © Gunnar Wettergren

Performance, cost, and time targets © Gunnar Wettergren

Projektets livscykel Det mäter hur långt projektet har kommit som en funktion av tid eller resurser och hur fördelningen ser ut Det är viktigt att förstå cykeln och de olika faserna för att kunna leda och driva projektet Beginning of the project vs. implementation stages © Gunnar Wettergren

Exempel(1) © Gunnar Wettergren

Exempel (2) © Gunnar Wettergren

Projektportföljen Alla företag har en projektportfölj Inkluderar alla projekt som rullar inom företaget Kan se olika ut beroende på typ av företag Mycket svårt att kontrollera och leda © Gunnar Wettergren

Att välja ut projekt Vad styr urvalsprocessen? Kommer projektet att generera vinst, ROI? Har vi kunskap och resurser att genomföra projektet? Ligger det i linje med den strategiska planen? Kan vi utföra det inom den satta tidsramen? © Gunnar Wettergren

Urvalsmetoder Icke numeriska metoder Numeriska urvalsmetoder Helig ko Tvunget ur konkurrenssynpunkt Andra fördelar Numeriska urvalsmetoder Finansiella Betygsättning (poäng) © Gunnar Wettergren

Varför är det viktigt att förstå urvalsprocessen? Att förstå varför projektet startades hjälper dig att driva och leda projektet. Det klargör också dess roll. Det kan hjälpa dig att få ditt förslag godkänt © Gunnar Wettergren

Aggregerad projektplan ROI metoden används av många företag för välja projekt För att klara av de problem som uppstår vid val av nya projekt har Wheelwright/Clark utvecklat en modell för att välja projekt © Gunnar Wettergren

Aggregerad projektplan(2) Fyra olika kategorier av projekt Derivative projects – Stegvis/små förändringa av befintliga produkter/tjänster Breakthrough projects – Utveckla en ny generation produkter Platform projects – Utveckla plattformar för framtida produkter R&D Projects – Skapandet av ny kunskap © Gunnar Wettergren

Aggregerad projektplan (3) © Gunnar Wettergren

Vad betyder det att vara projektledare? Bokens definition är: “It is the PM’s job to make sure that the project is properly planned, implemented, and completed” © Gunnar Wettergren

En projektledares roller och ansvar Man kan lätt inse att en PL är en man/kvinna med många olika ansikten. Det finns nästan ett oändligt antal roller som du tvingas hantera som PL Med dessa roller kommer olika typer av ansvar © Gunnar Wettergren

Roller Möjliggörare Kommunikatör Virtuell PL Bollplank Problemlösare Kundvård/relationer Intressentvård Etc. © Gunnar Wettergren

Ansvar/Uppgifter Resurser Släcka bränder, ta bort hinder Ledarskap och kunna ta beslut Förhandlingar, lösa konflikter och övertala © Gunnar Wettergren

Varför använder vi projektformen, igen? Kapa TTM Dagens produkter kräver specialistkunskap, grupper kan skapas och brytas sönder enklare i ett projekt Teknologiförändringar och förändringshastighet Brist på tilltro till höga chefers förmåga att hantera stora förändringar © Gunnar Wettergren

Hur passar projektet in i organisationen? Vilken är kopplingen mellan projektet och organisationen? Hur påverkar det oss? Hur skall vi hantera denna relation? © Gunnar Wettergren

Interfacet mellan projektet och organisationen Det största problemet för en PL är interfacet mellan organisationen och projektet eftersom vi inte kan kontrollera det De resurser vi behöver kommer från moderorganisationen där chefer driver den dagliga verksamheten. De sitter på makten över resurserna © Gunnar Wettergren

Ren projektorganisation © Gunnar Wettergren

För- och nackdelar Fördelar Nackdelar Effektivt för stora projekt Resurser finns när man behöver dem Tillgång till specialister Korta kommunikationsvägar Nackdelar Dyrt för små projekt Specialister har begränsat kunskapsdjup Hög grad av kunskapsduplicering © Gunnar Wettergren

Funktionell projektorganisation © Gunnar Wettergren

För- och nackdelar Fördelar Nackdelar Djupt teknik kunnande Kommunikation utanför avdelningen mycket långsam Ingen teknisk bredd Svårt att prioritera projekt © Gunnar Wettergren

Matrisorganisation © Gunnar Wettergren

För- och nackdelar Fördelar Nackdelar Flexible koppling mellan projektet och moderorganisationen Starkt fokus på projektet i sig Kontakt med funktionsgruppen minimerar problem Val kan göras baserat på flera projekts behov Nackdelar Bryter mot Unity of Command principen Komplext att leda många olika projekt Konflikter © Gunnar Wettergren

Frågor? © Gunnar Wettergren