Gunnar Wettergren gunnarw@dsv.su.se Planering och budget Gunnar Wettergren gunnarw@dsv.su.se © Gunnar Wettergren

Agenda Dagens föreläsning Projektplanen Planeringsprocessen Dela upp projektet Budget Budgetmetoder Kostnadsestimering Osäkerhet © Gunnar Wettergren

Planer och planering © Gunnar Wettergren

Planera eller inte planera det är frågan Why should we even plan? © Gunnar Wettergren

Två extrema ståndpunkter “Ready, Fire, Aim” “Paralysis by Analysis” © Gunnar Wettergren

Planeringsprocessen PL första steg Första möte med intressenter Förstå vilka förväntningar som organisationen har på projektet Identifiera vilka seniora chefer som har ett stort intresse i projektet Avgör om något i projektet skiljer sig från det vanliga Första möte med intressenter Resultat: Förstått projektets ram Chefer förstår sitt ansvar © Gunnar Wettergren

Projektplanen PP primära uppgift är att fungera som en karta för PL med en väg från start till mål PP är livslinjen i projektet Levande dokument som måste uppdateras © Gunnar Wettergren

Olika typer av planer Master plan Projekt action plan Work breakdown structure Linear responsibility chart Olika planer visare projektet från olika vinklar © Gunnar Wettergren

Huvudplanen Overview Beskrivning av projektet Vad som skall levereras Milstenar Förväntat värde för kunden (Till för seniora chefer) Mål Detaljerad beskrivning av vad projektet skall leverera Projektets mission © Gunnar Wettergren

Huvudplanen forts. Angreppssätt Tekniska och ledarskap Relation till andra projekt Avvikelser från standard Kontrakt Överenskommelser med klienten och tredjeparts leverantörer mm Rapporter Tekniskakrav Datum för genomgångar/checks © Gunnar Wettergren

Huvudplanen forts. Tidplaner Summering av tidplaner och milstenar Resursbehov Uppskattade kostnader Fastakostnader Personal Specialistkunskapskrav Träning Legala aspekter © Gunnar Wettergren

Huvudplanen avslutad Utvärderingsmetoder Potentiella problem Procedurer och standarder Procedurer för övervakning, uppsamling och lagring av data gällande projektet Potentiella problem Lista troliga problem © Gunnar Wettergren

Skapa en arbetsplan Aktiviteter identifierade och arrangerade (WBS) Typ och kvantitet av de resurser som krävs för varje aktivitet identifierade Förgående aktiviteter och tidsåtgång uppskattade för alla aktiviteter Milstenar identifierade Vem som skall göra vad allokerat för alla aktiviteter © Gunnar Wettergren

Skapa en arbetsplan För att kunna göra detta måste vi: Bryta ner arbetet Uppskatta resursbehov Tid Personalkostnader HW/SW © Gunnar Wettergren

WBS – Work breakdown structure (identifiera aktiviteter) Den primärar anledningen till en WBS är att säkerställa att alla aktiviteter är identifierade och planerade Dela upp aktiviteter i mindre delar kan göras av projektmedlemmar Använd ett nivå system, nivå1, 2 etc. © Gunnar Wettergren

Example of WBS © Gunnar Wettergren

Uppskattningsmetoder Algoritmer Experter Analogier Top-down Bottom-up © Gunnar Wettergren

Exempel © Gunnar Wettergren

Linear responsibility chart Beskriver vem som är ansvarig för vad Grafisk representation Viktigt att komma ihåg så att rätt människor kan kontaktas vid problem etc. © Gunnar Wettergren

Linear resp. chart © Gunnar Wettergren

Interface mapping © Gunnar Wettergren

Budget © Gunnar Wettergren

Budgetera projektet En budget är en plan för att allokera organisationens resurser till projektaktiviteter Uppskatta resursbehov, hur mycket man behöver och när Budgeten knyter projektet till organisationens mål Budgeten kan användas av chefer för att övervaka och styra projekt © Gunnar Wettergren

Hur skapar men en budget Problemet är att vi inte kan säga “samma som förra året + 10%” eftersom projektet är unikt Vi kan använda liknande projekt som mall Glöm inte fasta- och indirektakostnader © Gunnar Wettergren

Top-down budget Höga chefer sätter övergripande total budget PL jobb är att se till att pengarna räcker. “Skattkiste metoden” © Gunnar Wettergren

+/- of Top-down budget + Total kostnad kan uppskattas snabbt Små aktiviteter måste inte uppskattas - Baserat på det faktum att höga chefer vet vad dem gör © Gunnar Wettergren

Bottom-up budget WBS identifierar aktiviteter Sedan estimeras dessa och summan blir budgeten © Gunnar Wettergren

+/- of Bottom-up budget Mer korrekt är top-down Leder till högra moral och acceptans - Tar längre tid att genomföra © Gunnar Wettergren

Budgetproblem Ingen av dessa kan användas uteslutande utan PL måste nästan alltid mixa Chefer tveksamma att släppa på pengarna då detta är deras primära kontrollmekanism Topdown menas att budgeten sätts av personer som inte är involverade i projektet © Gunnar Wettergren

Budgetosäkerhet © Gunnar Wettergren

Uppskattning och osäkerhet © Gunnar Wettergren

Anledningar till förändringar i projekt Uppskattningsfel Ny kunskap Ny order! © Gunnar Wettergren

Frågor © Gunnar Wettergren