”En förnyad administration” ett utvecklingsprojekt 2008-02-01—2009-06-30

Uppdrag från rektor till förvaltningschef Rektors uppdrag Oktober 2007 Uppdrag från rektor till förvaltningschef Att etablera ett projekt: ”En förnyad administration – kvalitetsutveckling inom administrationen vid Lunds universitet” Resultat: Beslutad projektplan 2008-01-31 Rektor gav förvaltningschefen att etablera ett projekt Arbetet med projektplan har gjorts mellan november och januari Övergripande syfte: En långsiktigt välfungerande administration som styrs av utbildningens, forskningens, och ledningsfunktionernas behov och som uppfyller relevanta krav från externa myndigheter och organisationer och utmärks av effektivitet och professionalism.

Rektors uppdrag – uppdragsområden Identifiering av verksamhetsstyrningsprocesser Kartläggning och utveckling av administrativa stödprocesser inom LU Utformning av struktur för kontinuerlig kvalitetssäkring av administrativa processer Utveckling av nya arbetssätt och verktyg i det administrativa arbetet Utformning av struktur för riskanalys Förtydligande av ansvar och befogenheter inom gemensam förvaltning, fakultets- och institutionsadministration Översyn av förvaltningens organisationsstruktur Uppdragsområden som ingår i uppdraget från rektor

Projektet i korthet VAD GÖRA: Delprojekt 1: Processer och Organisation Delprojekt 2: Riskanalys Delprojekt 3: Kvalitetssäkring Delprojekt 4: Administrativt stöd till forskning med fokus på externfinansierad forskning. VARFÖR: Långsiktigt säkerställa en välfungerande administration styrd av utbildningens, forskningens, och ledningens behov och relevanta krav från externa myndigheter och organisationer. För att få en än mer effektiv och professionell administration

Projektet i korthet ER ROLL: I de olika delprojekten: Komma med idéer Bidra med erfarenhet Ta del av information VEM BESLUTAR Beslut fattas i enlighet med gällande delegationsordning PROJEKTLEDARE Marianne Granfelt

Administration i detta projekt: Definitioner Administration i detta projekt: Personaladministration Ekonomiadministration Utbildningsadministration Forskningsadministration Information/Kommunikation Lokalförsörjning Infrastruktur/ IT försörjning Service Administration kan definieras på olika sätt – för att uppfylla uppdragsområdena i detta projekt är det viktigt med helhet och bredd. Administration har därför definierats som Personal, ekonomi, utbildnings och forskningsadministration information/kommunikation + lokalförsörjning, infrastruktur, IT, Service som tex reception, vaktmästeri…..

Definitioner Processer: En helhet som består av ett antal aktiviteter som i ordning är länkade till varandra från identifikation av behov till tillfredsställande av behov Processområde: En samling processer som hänger ihop t ex Ekonomihantering (Från behov – betalning, kundfaktureringsprocess, bokslutsprocess osv) Ex på kvalitetssäkring: ISO 9000, Benchmarking, Självvärderingar… Risker som gör att verksamhetens mål inte nås

Definitioner Kvalitetssäkring: Struktur för att uppnå kvalitet i de administrativa processerna så att de levererar återkommande med avsedd kvalitet. Organisationens kapacitet att identifiera och hantera förändringar och realisera mål i en föränderlig omvärld. Riskanalys: En struktur för att identifiera, värdera och besluta om hantering av risker Ex på kvalitetssäkring: ISO 9000, Benchmarking, Självvärderingar… Risker som gör att verksamhetens mål inte nås

Grov tidplan 1/2 08 1/1 09 Analys Förslag, beslut Genomförande Forskningens, utbildningens och ledningens behov feb mars Processgenomgång feb mars april Struktur för kvalitetssäkring feb mars april Struktur för riskhantering feb mars april Vision och mål för administrationen april En schematisk bild över projektfaserna. Behovsanalys görs först men samtidigt startar arbete med processgenomgångar, framtagande av struktur för kvalitetssäkring och riskanalys. I april arbetar grupper med att ta fram en vision. Alla dessa faser leder in i diskussioner kring organisationsstruktur, roller och ansvar. Diskussionerna bygger på det material som tagits fram och pågår tom augusti. Förslag till beslut tas fram och beslut fattas i september. Därefter genomförs de förändringar som beslutats. Arbete med processer mer i detalj, kvalitetssäkring och riskanalys pågår under hela eller delar av året. Under våren 2009 fortsätter arbete med processutveckling med hänsyn tagen till riskanalys och kvalitetssäkring med stöd från projektet för att sedan bli ngt som organisationen kontinuerligt arbetar med. organisationsstruktur maj juni juli aug Roller/kompetenser sep okt nov dec Ny organisation och arbetssätt 1/2 08 1/1 09

Delprojekt 1 – Processer och organisation VAD GÖRA: Undersöka behov (utbildning, forskning, ledning) Gå igenom ca 10 processområden Ge förslag till roller/ansvar/organisationsstruktur inom administrationen VARFÖR: Ökad tydlighet roller/ansvar inom hela administrationen Översyn förvaltningens organisationsstruktur Effektivare processer/arbetssätt/verktyg ER ROLL: Ev delta i intervjuer och workshops Bidra med idéer och erfarenhet VEM Karin Ekborg-Persson/Karl Ageberg (delprojektledare) TID Feb 2008-Juni 2009 Delprojekt ett har fokus på behovsanalys och processgenomgång som sedan levererar resultat till diskussioner kring roller/ansvar och organisationsstruktur. Resurser behövs i workshops och i intervjuer. Extern konsult stöttar arbetet/metodiken. Administrationen ger service så att kärnverksamheterna kan uppfylla sina krav och mål. (Oslo modellen)

Delprojekt 1: Processer och organisation Behovsanalys: Intervjuer med fokusgrupper (lärare, forskare, studenter, forskarstuderande och ledningsfunktioner) kring behov av administrativt stöd Rapport 31 mars 2008 Ca 5-7 personer med synpunkter kring administrativt stöd Representanter: Lärare/Forskare (2), Student (1), Forskarstuderande (1), Prefekt (1), studierektor (1) Ca 2-3 timmars diskussion 1-2 grupper per område. Viktigt att olika åsikter får utrymme i fokusgrupperna.

Delprojekt 1: Processer och organisation Processgenomgång: Översiktlig kartläggning av ca 10 processområden. Fokus på roller/ansvar/organisation och utvecklingspotential En arbetsgrupp per processområde Rapportering från grupperna senast 30/4 Ca 10 personer väl insatta Samordnare som hjälper oss att sätta samman grupp, att ta fram bakgrundsmaterial, föra interna minnesanteckningar, diskutera upplägg av workshops tillsammans med PL och konsult Grupperna skall representera det administrativa området väl och komplettering sker via intervjuer

Processområden - behov Utbildningens behov Forskarutbildningens behov Forskningens behov Ledningens behov Utgångspunkt för processgenomgångar som framgår i uppdraget från rektor

Processområden - ledningsprocesser Utbildningens behov Forskarutbildningens behov Forskningens behov Ledningens behov Verksamhetsstyrnings/Ledningsprocesser skall identifieras – obs ej utvecklas Identifiering innebär en beskrivning till hur olika ledningsprocesser fungerar idag Verksamhetsutveckling: t ex strategiprocess, verksamhetsutveckling, verksamhetsavveckling Verksamhetsstyrning: tex verksamhetsplaneringsprocess, resurstilldelning, budgetprocess, verksamhetsuppföljning, dokumenthantering Verksamhetsutveckling Verksamhetsstyrning

Processområden – kärnprocessnära stödprocesser Utbildningens behov Forskarutbildningens behov Forskningens behov Ledningens behov Administration som är nära kopplad till universitetets kärnprocesser utbildning och forskning Adm stöd till utbildning tex utbildningsplanering, studentrekrytering, antagning, examenshantering, studiedokumentation, kursadministration, studieadministration, studentstöd (SLV och kuratorsverksamhet, skrivarverkstäder, studenthälsa, handikappverksamhet) karriär och alumniverksamhet. Adm stöd till forskning – adm stöd till strategi och planering, utvärdering, ansökningar, kalkylering, kontraktshantering, konferensverksamhet, seminarier, gästforskare, återrapportering, beslutsstöd till projektledare, stöd vid publicering och kommersialisering Adm stöd till forskarutbildning: Planering, antagning, disputation, stöd under forskartid – studieadministration, forskarstudentstöd, utbildningar för forskarstuderande, examination, karriärstöd… Adm stöd till utb Adm stöd till fo-utb Adm stöd till forskn

Processområden – generella stödprocesser Utbildningens behov Forskarutbildningens behov Forskningens behov Ledningens behov Generella stödprocesser – stödjer både forskning och utbildning Information – kommunikation – intern och extern information/kommunikation, marknadsföring, varumärke, fundraising Kompetensförsörjning – rekrytering/anställning, omplacering, uppsägning, personalvård, kompetensutveckling Personalhantering – Lönehantering, utlägg, reseräkningar, lönerevision Ekonomihantering – Behov-Betalning, Kundfakturering, inbetalningar, anläggningsredovisning, ombokningar, bokslut Infrastruktur – gemensam utrustning, infrastrukturell IT försörjning Lokalförsörjning – Nybyggnation, Ombyggnation, Flyttningar, Förhyrning och Uthyrning Service- Vaktmästeri, Lokalvård, reception, tryckning, transporter, sekreterarstöd, Personlig IT – service… Info/kommunikation Kompetensförsörjning Personalhantering Ekonomihantering Infrastruktur Lokalförsörjning Service

Processområden Utbildningens behov Forskarutbildningens behov Forskningens behov Ledningens behov OBS Processområden visar VAD vi gör och VARFÖR och speglar inte organisation! Adm stöd till utb Adm stöd till fo-utb Adm stöd till forskn Info/kommunikation Kompetensförsörjning Personalhantering Ekonomihantering Infrastruktur Lokalförsörjning Service Verksamhetsutveckling Verksamhetsstryrning

Processområden - aspekter Utbildningens behov Forskarutbildningens behov Forskningens behov Ledningens behov Aspekter visar på sådant som bör beaktas i varje processområde Aspekter HMS Risk Internationallisering Likabehandling Mångfald Breddad rekrytering Jämställdhet Ärendehantering System Adm stöd till utb Adm stöd till fo-utb Adm stöd till forskn Info/kommunikation Kompetensförsörjning Personalhantering Ekonomihantering Infrastruktur Lokalförsörjning Service Verksamhetsutveckling Verksamhetsstryrning

FAS PROCESSGENOMGÅNG Metod: Kort förstudie (bakgrundsmaterial, intervju) Grov processgenomgång (ca 2-4 workshops) Kompletterande intervjuer Rapport Bemanning: En arbetsgrupp/valt processområde (ca 10 personer – väl insatta) Varav en som samordnar gruppen (max 20% under aktuell period för genomgång) Externt stöd

FAS PROCESSGENOMGÅNG Samordnare i gruppen: (Ca 20% valda månader) Kunnig inom området Helhetssyn på processområdet Strukturerad person Uppgifter Delta på kort utbildning (Om projektet + processer) Ta fram bakgrundsmaterial Kontakt med konsult och projektledning Stöd vid bemanning av grupp och planering av processgenomgång

FAS PROCESSGENOMGÅNG Gruppdeltagare: Kunnig inom området Intresserad av processområdet Gärna specialist inom någon del men gärna med erfarenhet av flera delar/”Brukare”? Uppgifter Delta på workshops 2-4 heldagar

Delprojekt 2 – Riskanalys VAD GÖRA: Ta fram en struktur för hur riskanalyser skall genomföras. Genomföra riskanalys 2008 VARFÖR: Bättre styrning och uppföljning av verksamheten för att uppnå målen Externt krav (FISKEN Förordningen om intern styrning och kontroll) ER ROLL: Ev delta i workshop / intervjuer VEM: Eva Åkesson (ordförande) Susanne Wallmark (sekreterare) TID: Feb – Sept 2008

Delprojekt 3 – Kvalitetssäkring VAD GÖRA: Ta fram delprojektplan VARFÖR: Ökad effektivitet i de administrativa processerna Bättre beredskap att hantera förändringar i vår omvärld VEM : Arbetsgrupp Karl-Axel Nilsson, Tarmo Haavisto, Gunnel Holm, Johnny Nilsson Tid: Feb-Mars 2008

Delprojekt 4 – Administrativt stöd till forskning – med Delprojekt 4 – Administrativt stöd till forskning – med fokus på externt finansierad forskning VAD GÖRA: Kartlägga nuläge Analysera förbättringsbehov Föreslå organisation av administrativt stöd till forskning Ta fram struktur för handböcker och påbörja framtagande VARFÖR: Mål i strategiska planen Underlätta och förbättra förutsättningar för att hantera externt finansierad forskning ER ROLL: Ev delta i processgenomgång Ev bistå i arbete med handböcker VEM : Karin Hofvendahl (delprojektledare) TID: Feb – Aug 2008

Information och Kommunikation Hur blir jag informerad * projektkontoret@plan.lu.se * Nyhetsblänkare * Vårens förvaltningsseminarium * Befintliga informationsmöten Hur kan jag påverka * Genom att delta på workshops och intervjuer * Genom att delta i diskussioner med involverade Kontaktuppgifter Delprojekt 1: Karin.Ekborg-Persson@plan.lu.se Karl.Ageberg@plan.lu.se Delprojekt 2: Susanne.Wallmark@irev.lu.se Delprojekt 4: Karin.Hofvendahl@fs.lu.se