ZI Bylaws and Resolution Committee Föreslagna ändringar i ZI’s stadgar mm. att behandlas på Convention 2010 § § §

Articles of Incorporation under the General Not for Profit Corporation Act State of Illinois Present wording 1a. Objects. 2. The objects for which it is formed are: (a) To improve the legal, political, economic, educational, health and professional status of women through service and advocacy; …. Proposed wording 1a. Objects. 2. The objects for which it is formed are: (a) To improve the legal, political, economic, educational, health and professional status of women at the global and local level through service and advocacy; ….

Ändringarna är föreslagna av ZI Board. Skälet för förslagen är att texten bör stämma överens mellan Articles of Incorporation och stadgar m.fl. handlingar, detta rättas till genom förslagen. Present wording 1b. Dissolution 6. In the event of dissolution or final liquidation of Zonta International, all of its assets remaining after payment of its obligations shall have been made or provided for, shall be distributed to or among such corporations organized and operated exclusively for the improvement of the legal, political, economic and professional status of women, … Proposed wording 1b. Dissolution 6. In the event of dissolution or final liquidation of Zonta International, all of its assets remaining after payment of its obligations shall have been made or provided for, shall be distributed to or among such corporations organized and operated exclusively for the improvement of the legal, political, economic, educational, health and professional status of women, …

Bylaws of Zonta International 2. Article IV Members, Section 2. Zonta Clubs. (b) Diversity of Classifications. (2) P6 and wherever appropriate in the Zonta International Bylaws Ändringen i denna artikel är föreslagen av ZI Board och innebär att på alla ställen i stadgarna för ZI där det anges ”district governor” skall detta ändras till ”governor”. Skälet till detta är att det bara finns governors i distrikten och att det därför är onödigt att ange detta särskilt.

3. Article IV, Members, Section 2. Zonta Clubs. (c) Termination. P 7 Precent wording (c) Termination. … In the event of termination all legal debts shall be paid by the club. Remaining assets must be disbursed either to a service organization whose mission is consistent with the objects of Zonta International or to the Zonta International Foundation, except for operating funds which shall revert to the district for organization and membership. Proposed wording (c) Termination. … In the event of termination all legal debts shall be paid by the club. Remaining assets must be disbursed to the Zonta International Foundation, except for operating funds which shall revert to the district for organization and membership. Ändringen är föreslagen av ZI Board. Skälet till förslaget är att då en Zontaklubbs tillgångar har samlats in i Zontas namn skall de också stanna inom Zonta.

4. Article IV, Members, Section 2. Zonta Clubs. (d) Disbandment. P 7 Ändringen är föreslagen av ZI Board. Ändringen innebär att vid upplösningen av en klubb skall guvernören i aktuellt distrikt inte bara informera ZI Executive Director om detta, utan även den Internationella Presidenten.

5. Article IV, Members, Section 3. International Honorary Members. P 7 Present wording SECTION 3. International Honorary Members. In recognition of international or national achievements that advance the status of women, election to International Honorary Membership shall be by a two-thirds ( ⅔ ) vote ……. Proposed wording SECTION 3. International Honorary Members. In recognition of international achievements that advance the status of women, election to International Honorary Membership shall be by a two- thirds ( ⅔ ) vote of ………………… Ändringen är föreslagen av ZI Board. Skälet till förslaget är att nationella insatser för att främja kvinnas ställning skall uppmärksammas på distrikts- och klubbnivå. Kommentar: Förslaget innebär således att enbart internationella insatser kan leda till att någon utses till internationell hedersledamot.

6. Article V, Section 7. Nonpayment of Dues and Fees. P 8 Proposed wording SECTION 7. Nonpayment of Dues and Fees. Unless payment is temporarily waived by the Zonta International Board, clubs in arrears for dues and fees shall pay an additional per capita fee for administration related to nonpayment. The Zonta International Board shall have the power to determine the amount in U.S. dollars, which must not exceed 10% of current dues. Headquarters shall notify the appropriate governor, ……………. Ändringen är föreslagen av ZI Board. Ändringen innebär att klubbar som inte betalar avgifter till ZI i tid skall utge en administrativ avgift per medlem. Avgiftens storlek bestäms av ZI Board och får inte överstiga 10% av aktuell avgift. Skälet för förslaget är att 1/3 av medlemmarna inte betalar i tid. Detta innebär extra arbete och kostnader. Likviditetsplaneringen försvåras när avgifterna inte betalas i tid. (Förslaget biträds av Financial Committee.)

7. Article V, Section 8. Emergency Assessment. P 9 Present wording SECTION 8. Emergency Assessment. In case of emergency, the Zonta International Board or the convention may request a per capita assessment of no more than $5.00 U.S. dollars per year. Proposed wording SECTION 8. Emergency Assessment. In case of emergency, the Zonta International Board or the convention may request a per capita per year assessment in U.S. dollars, which must not exceed 10% of current dues. Ändringen är föreslagen av ZI Board. Skälen till förslaget är att bidraget varit oförändrat i 16 år och det därför är tid att justera det. En procentsats är då lämpligare än ett fast belopp. (Förslaget biträds av Financial Committee.)

8a. Article VI, Officers and Directors, Section 1. Officers. (a) Qualifications. Pp 9-10 Ändringen 8a är föreslagen av ZI Board. Förslaget: Den som skall väljas till en befattning som ZI Officer (dvs. president, president-elect, vice president eller kassör/sekreterare) skall ha tjänstgjort som International Director, utom kassören/sekreteraren som skall ha tjänstgjort åtminstone en period som vald District Officer (dvs. guvernör, viceguvernör, AD eller kassör). Skälen: Den erfarenhet som uppnås genom att ha varit ledamot av styrelsen för ZI krävs för att på bästa sätt kunna utföra uppdrag som ZI Officer. Kommentar: Förslaget innebär således att det inte kommer att vara tillfyllest för att väljas till ZI Officer att ha varit guvernör, viceguvernör kassör eller AD i ett distrikt.

8b. Article VI, Officers and Directors, Section 1. Officers. (a) Qualifications. Pp 9-10 Ändringen 8b) är föreslagen av Distrikt 23. ZI Board rekommenderar inte att förslaget antas med hänvisning till vad som anförts i ändringsförslag 8a. Distrikt 23:s förslag innebär att för att väljas till ZI Officer skall man ha varit International Director eller, under minst ett år varit guvernör, vice guvernör eller kassör i ett distrikt. 8c. och 8 d. Article VI, Officers and Directors, Section 2. Directors. (a) Qualifications. P 12 ZI Board föreslår i förslag 8c. att ”distrikt” läggs till framför ordet ”treasurer”, så att det framgår att man måste ha varit distriktskassör för att kunna väljas som ZI Director, det förtydligas sålunda att det inte här avses klubbkassör. Distrikt 23 föreslår i förslag 8d. en ändring som innebär att tjänstgöring som AD inte skall var kvalificerande för val till ZI Director. Detta förslag biträds av ZI Board.

9a. Article VI, Officers and Directors, Section 1. Officers. (d) Duties, (1) President. Pp ZI Board föreslår genom 9a. att Internationella Presidenten skall vara medlem i Bylaws and Resolutions Committee och Finance Committee samt medlem ex officio i övriga kommittéer utom ZI Nominating Committee. Tidigare var Presidenten medlem ex officio i alla kommittéer utom ZI Nom. Com. Skälet för förslaget är att Presidenten får en skyldighet att arbeta som aktiv kommittémedlem i de två kommittéerna. 9b. Article VI, Officers and Directors, Section 1. Officers. (d) Duties, (3) President-Elect. P 11 ZI Board föreslår genom 9b. att President-Elect skall vara medlem också i Finance Committee, tidigare var hon bara medlem i Bylaws and Resolutions Committee och medlem ex officio i övriga kommittéer. Skälet för förslaget motsvarar det som angetts i 9a. 10. Article VII, Zonta International Board. Section 1. How Constituted. P 14 ZI Board föreslår att texten om att the executive director skall vara styrelsens sekreterare tas bort pga. att detta är en administrativ föreskrift som inte behöver regleras i stadgarna.

11. Article VII, Zonta International Board, New Section 3. Membership on Zonta International Foundation Board. P 15 Proposed wording SECTION 3. Membership on Zonta International Foundation Board. No member of the Zonta International Board except the Zonta International President and the Zonta International President-elect shall serve on the Zonta International Foundation Board while serving on the Zonta International Board. 11 är föreslaget av Distrikt 3. ZI Board biträder inte förslaget. Skälen för Distrikt 3 till förslaget: ● ZI Board och ZIF Board har olika uppgifter. Det är viktigt att ZIF har specialkunskaper. Detta är inte lika avgörande för ZI Board. Uppdragsbeskrivningen för en ZIF Director anger bl.a. att hon skall ha kännedom om finansiella frågor mm. ● Beslutet av ZI Board 2008 att ersätta ZIF Board med ZI Board medförde att angiven expertis inte bevarades. Skälen för ZI Board att föreslå avslag: ●ZI och ZIF Boards har inte olika uppgifter. ZIF skall fullgöra vissa delar av ZI:s syfte. ● Överlappning innebär transparens och enhetlighet mellan ZI och ZIF. Överlappning av styrelser rekommenderas också av US Internal Revenue Service. ● ZIF Board har fasta grupper av experter, som lämnar råd när så erfordras.

12. Proposals pertaining to records of meetings at the international level 12a. Article VII, Zonta International Board, New Section 9. P 15 12b. Article VIII, Executive Committee, New Section 6. P 16 12a. och 12b. är föreslagna av Distrikt 13. ZI Board biträder inte förslagen. Förslagen: ● ZI head quarter skall ha en sammanställning av alla beslut som fattats av ZI och ZIF Boards förutom av beslut som rör procedurfrågor eller är konfidentiella. samt av beslut fattade av ZI/ZIF executive committee förutom av beslut som är konfidentiella. ● Sammanställningarna skall läggas ut på medlemssidan på ZI:s hemsida inom två veckor efter respektive möte. När det inte längre föreligger skäl att hålla ett beslut konfidentiellt skall också detta publiceras.

Skälen för Distrikt 13 till förslagen: Varje Zonta skall tillförsäkras direkt tillgång till ZI/ZIF:s beslut. Information är viktigt i en medlemsorganisation. Förslaget innebär att alla samtidigt får samma information och alla vet vad som beslutats. Denna rutin är välkänd i Danmark och tillämpas av olika myndigheter. Robert’s Rules anger bl.a. att medlemmar kan få tillgång till denna typ av information efter beslut med 2/3 majoritet. En stadgeändring åsidosätter Robert Robert’s Rules och är nödvändig för att medlemmarna skall få tillgång till informationen. Skälen för ZI Board att föreslå avslag: Förslagen rör procedurfrågor och administrativa frågor och sådana skall inte behandlas i ZI:s stadgar. Frågor rörande ZIF:s stadgar kan inte tas in i ZI:s stadgar då ZIF är en egen juridisk person med egna stadgar.

13. Proposals pertaining to the budget for ZI 13a. Article X, Convention, Section 1. Purpose. P 17 13b. Article XII, Committees, Section 5. Finance Com. Proposed wording Article X SECTION 1. Purpose. Zonta International shall hold a biennial convention to present an informative, motivational, and educational program; determine the policies of Zonta International; elect the Zonta International officers and directors and members of the Nominating Committee; receive reports; vote on proposed amendments to the bylaws; vote on biennial budget; vote on corresponding dues and fees; vote on resolutions and goals that establish the international service projects and program; and for any other business that may properly come before the convention assembly. Föreslagna av Distrikt 29. ZI Board föreslår inte bifall.

Skälen för Distrikt 29 till förslagen: Det är inte demokratiskt eller i enlighet med gott ledarskap, särskilt med tanke på olika befintliga ansvarsområden, att ZI Board beslutar om budget och revision, medan medlemmarna bara beslutar om avgifterna. Det finns en direkt relation mellan budget och avgifter. Om Budgeten redan är beslutad blir omröstningen om avgifter på Convention meningslös. Skälen för ZI Board att föreslå avslag: Förslaget strider mot bestämmelserna i Bylaws om de åligganden och befogenheter som ZI Board har. Om Convention röstar om budget och denna inte kan ändras under bienniet uppstår svårigheter. Budget är en plan som skall användas av ledningen för att allokera resurser och uppnå mål. (forts.)

Budgetprocessen tar lång tid. Finance Committee ägnar flera veckor åt arbetet och därefter head quarter under en vecka. Zonta har avtal med lång giltighetstid, löneåtaganden och andra utgifter. Zonta har utgifter för ZI Board och kommittéer som båste beräknas, eftersom val inte har ägt rum när budgeten förbereds. Det skulle bli oerhört tidskrävande, och i praktiken omöjligt, för de röstberättigade medlemmarna att på Convention gå igenom och diskutera varje post i budgeten. Under ett biennium kan mycket hända som måste tas om hand. Omfördelning av budgetmedel blir nästan alltid nödvändigt. Förslaget 13b. är en följdändring i texten avseende Finance Committee’s åligganden vad gäller presentationen av budget.

14. Article X, Convention, Section 4. Convention Voting members. (b) Proxies. P 18 Föreslagen av Distrikt 23. ZI Board föreslår inte bifall. Förslaget innebär att klubb som representeras av proxy på Convention också skall få lämna en reservproxy. Skälen för Distrikt 29 till förslaget: En reservproxy skulle vara en back-up för det fall den som bär proxy blir sjuk eller inte kan delta i Convention pga. oförutsedda omständigheter. Skälen för ZI Board att föreslå avslag: Proxy bärs av en klubb, inte av en enskild person. Klubbar som skickar delegater bör försöka att sända även ersättare. Antalet röster en klubb får representera är begränsat. Reservproxy skulle bli svårt att administrera.

15. Proposals pertaining to duties of the Zonta International Nominating Committee 15a. Article XI, Zonta International Nominating Committee. Section 5. Duties. (a). Pp SECTION 5. Duties. The duties of the Zonta International Nominating Committee shall be to: (a)Work with district Nominating Committees to recruit qualified Zontians for Zonta International officers, directors and for the Zonta International Nominating Committee. Föreslagen av ZI Board Skälen för förslaget: ZI:s valberedning skall inte bara ta hand om nomineringar från distrikten, utan vara självständig. Hur valberedningen skall arbeta skall inte regleras i stadgarna, detta anges i ZI Manual.

15b. Article XI, Zonta International Nominating Committee. Section 5. Duties. (c). P 20 Föreslagen av ZI Board Förslaget innebär att valberedningen för ZI skall presentera sitt förslag senast 90 dagar före Convention istället för som idag, den 1 januari året för Convention. Skälen för förslaget Kandidaterna kan lättare utvärderas när de varit aktiva längre tid under bienniet. Det finns inget skäl för att detta förslag skall presenteras tidigare än annat material inför Convention.

16. Proposals pertaining to removal of members of Nominating Committees 16a. Article XI, ZI Nominating Committee, New Sec b. Article XIII, Districts, Section 13. Nominating Committee, New subsection f. P 33 16c. Article XIV, Clubs, Section 8. Nominating Committee, New subsection f. P 40 Föreslaget av ZI Board. Förslaget innebär att ledamöter av valberedningen för ZI samt valberedningarna i distrikt och klubbar skall kunna entledigas. Grunden för entledigande motsvarar vad som gäller för ledamöter av ZI Board, distriktsstyrelser respektive klubbar.

17. Proposals pertaining to Zonta International com. 17a. Article XII, Committees, Section 1. Committees. Proposed wording SECTION 1. Committees. There shall be standing committees as provided by these bylaws and special committees as authorized by the convention or the Zonta International Board. The Board shall coordinate the program and technical committee activities. In the conduct of committee work, a majority of the members of the committee shall be required for action. Committees may transact business by mail or through the use of a conference telephone or other communications equipment. Action by mail requires a unanimous vote of the Committee. Föreslagen av Distrikt 12. ZI Board föreslår inte bifall. Skälen för Distrikt 12 till förslaget: Det finns inte reglerat hur de internationella kommittéerna skall arbeta, t.ex. medför detta att en kommittéordförande kan arbeta mycket självständigt utan konsensus från övriga medlemmar. Skälen för ZI Board att föreslå avslag: Kommittéer fattar normalt inte egna beslut, utan lämnar bara rekommendationer och förslag. Det finns inget skäl för regler.

17b. Article XII, Committees, Section 3 Bylaws and Resolutions Committee. (d). P21 Föreslagen av ZI Bylaws and Res. Com. ZI Board föreslår bifall. Förslaget innebär att texten anpassas till vad som redan gäller enligt stadgarna c. Article XII, Committees, Section 5. Finance Com. 17d. Article VI, Officers and Directors, Section 1. Officers. (d) Duties (4) Treasurer/Secretary. P11 Föreslagna av ZI Board (17c.) resp. ZI Bylaws and Res. Committee (17d.). Båda förslagen är följdändringar av förslagen 9a. respektive 17c. för att få överensstämmelse mellan texten i artiklarna.

17e. Article XII, Section 8. Service Committee. P 22 Föreslagen av ZI Board Ändringen innebär att det anges att Service Committee skall arbeta med projekt ”funded ” av ZI Foundation. I nuvarande text anges att projekten skall vara ”administered” av ZIF.

17f. Article XII, New Section 11. P 23 Proposed wording SECTION 11. Amelia Earhart Fellowship Award Committee. It shall select and recommend to the Zonta International Board, candidates for annual Zonta International Amelia Earhart Fellowships. Föreslagen av Distrikt 7. ZI föreslår bifall. Förslaget innebär att Amelia Earhart stipendiet regleras i stadgarna pga. det eget kapitalbelopp och bör därför anges i stadgarna som ett program som inte kan tas bort utan medlemsomröstning.

18. Proposals pertaining to committees at district and club levels 18a. Article XIII, Districts, Section 7. Duties of Officers. (a) Governor. P 26 Föreslagen av ZI Board. Förslaget innebär att det i distriktsstadgar skall anges att det skall finnas även en Service Committee och en Legislative Awarness and Advocacy Committee. Styrelsens skäl för detta är att det är service och advocacy som är de medel som används för att stärka kvinnors ställning och detta därför också skall reflekteras i stadgarna. 18b. Article XIII, Districts, Section 7. Duties of Officers. (b) Lieutenant Governor. P 26 Föreslagen av ZI Board. Förslaget innebär att det i distriktsstadgar skall anges att vice-guvernören skall vara ordf. i Organization Membership and Classification Committee i sin egenskap av medlem i ZI ORMCC.

18c. Article XIV, Clubs, Section 9. Committees. P 40 Present wording SECTION 9. Committees. There shall be at least the following standing committees and such other standing and special committees as the club board may authorize to achieve biennium goals. (a) Standing committees shall be: Finance Committee; Organization, Membership and Classification Committee; Public Relations and Communications Committee; Status of Women Service Committee; and United Nations Committee. (b) Other standing and special committees may include: Attendance Committee; Fellowship Committee; Intercity Committee; Newsletter Committee; and Program Committee. Proposed wording SECTION 9. Committees. (a) There shall be an Organization, Membership and Classification Committee, a Service Committee, a Legislative Awareness and Advocacy Committee and such other committees as the club board may authorize to achieve biennium goals. (b) Appointment... etc.

18c. (forts.) Föreslagen av ZI Board Skälen för förslaget: Många klubbar har olika uppgifter för sina kommittéer och de standing committtees som nu anges stämmer inte alltid överens med klubbarnas arbetssätt. Service och advocacy är Zontas viktigaste medel att stärka kvinnans ställning och arbetet med att rekrytera och behålla medlemmar är viktigt. Därför är de två föreslagna obligatoriska kommittéerna de viktigaste. Kommittéstrukturen bör vara densamma på alla nivåer inom Zonta.

19a. Article XIII, Districts, Section 10. District Board. (e) Mail/Telecommunication Voting. P b. Article XIII, Districts, Section 10. District Board. (f) Mail Ballot. P 29 Föreslagna av Distrikt 24. ZI Board föreslår inte bifall. Genom förslaget föreslår D 24 att vid kommunikation bl.a. mellan medlemmarna i en distriktsstyrelse skall kunna användas där det idag anges att t.ex. brev kan sändas. Med hänvisning till Black’s Law Dictionary (en välkänd ordbok använd av jurister) motiverar ZI Board sitt avslagsförslag med att ”brev” även innefattar e-post. 20. Article XIII, Districts, Section 12. Audit. Pp ZI Board föreslår ändringen för att revisionskostnaderna skall kunna hållas ner för distrikten i USA, som idag måste använda externa auktoriserade revisorer för sin revision.

21. Article XIV, Clubs, Section 2. Members. (b) Classified Member. P 34 Present wording (b) Classified Member.... (3) To be invited to membership, a candidate shall be actively engaged in or have experience in a recognized business or profession in a decision- making capacity. Proposed wording (b) Classified Member. …. (3) To be invited to membership, a candidate shall be actively engaged in a recognized business or profession in a decision-making capacity. Kommentar: Förslaget innebär en återgång till den lydelse, som artikeln hade före Convention i Rotterdam 2008.

21. (forts.) Föreslaget av Distrikt 27. ZI Board föreslår inte bifall. Skälen för D 27:s förslag: Att vara aktivt engagerad är den väsentliga delen av vår identitet som Zontor, som säkerställer Zontas rykte bland andra högt ansedda internationella serviceorganisationer. Särskilt vad gäller advocacy behöver vi engagemanget och kontaktnätet hos professionellt aktiva medlemmar. För att utöka medlemsantalet behöver vi attrahera kvinnor som vill gå med i en organisation som erbjuder ett intressant professionellt nätverk. Uttrycket ”or have experience” är för vagt för att ge verklig vägledning. Med enbart ”professionals” som medlemmar undviker Zonta att utveckla en organisation med två klasser. Skälen för styrelsens avslagsförslag: Den nuvarande lydelsen ger klubbarna en valmöjlighet.

22. Article XVI, Indemnification. P 40 ZI Board föreslår en lydelse av artikeln, som innebär att konsulter till (t.ex. advokater) inte kan omfattas av ZI:s ansvarsfrihetsförsäkring. Dessa förväntas ha en egen sådan försäkring. 23. Article XVII, Resolutions, Section 1. Definition and Duration. P 44 ZI Board föreslår en lydelse av artikeln, som innebär att en resolution antagen på Convention skall ha giltighet under enbart det biennium som avses i resolutionen. Enligt nuvarande stadgar skall en resolution äga giltighet till dess att det som avses i resolutionen är fullbordat.

Rules of Procedure of Zonta International Förslag 24 avser bara USA och Canada. Förslag 25a. är framlagt av ZI Board och innebär att ingen lobbying skall vara tillåten inför förslag som är uppe till omröstning på Convention eller i samband med val på Convention, distriktsmöte eller annat Zontamöte av kandidater till någon post inom Zonta. Förslag 25b. från Distrikt 12, som ZI Board föreslår skall avslås innebär en möjlighet för lobbying i samband med andra förslag än val. ZI Board anser att ingen form av lobbying skall vara tillåten vid dessa frågor.

Förslag 26a från Distrikt 12 föreslår ZI Board inte bifall till. D 12 föreslår att en distriktsstyrelse skall kunna klaga å ett beslut fattat av en internationell kommitté eller dess ordförande. ZI Board anför att kommittéer fattar inga egna beslut, utan lämnar rekommendationer och förslag till ZI Board. Distriktsstyrelserna kan alltid kommunicera med ZI Board via sin liason. Förslag 26b. från Distrikt 12 föreslår ZI Board inte bifall till. D 12 föreslår att det skall finnas kommitté för distriktsstyrelserna att vända sig till om man önskar få till stånd en omprövning av beslut fattade av ZI Board. ZI Board anför att Convention är Zontas högsta beslutsfattande organ. Mellan Conventions har ZI Board uppdraget att handa Zontas verksamhet. Distriktsstyrelserna kan alltid kommunicera med ZI Board via sin liason.

Förslag 27 är föreslaget av ZI Board. Det innebär ingen ändring i sak, utan förtydligar enbart skillnaden mellan ZI:s status i FN och i Europarådet.

PROPOSED RESOLUTIONS 1.RESOLUTION TO SUPPORT ESTABLISHMENT OF CODES OF ETHICAL CONDUCT 2.RESOLUTION TO PROMOTE WHO FRAMEWORK CONVENTION ON TOBACCO CONTROL 3.RESOLUTION ON THE ZONTA REPORTING SYSTEM 4.RESOLUTION ON DAILY REGISTRATION FEE AT ZONTA CONVENTIONS