Implementering och användning Linda Askenäs Linköpings universitet Ekonomiska informationssystem

Agenda Metoder för anpassning Metoder för anpassning Metoder för införande Metoder för införande Metoder för förvaltning Metoder för förvaltning

Vad handlar det om? Hur vi får verksamhet, människor och teknik att fungera ihop! Med hjälp av metoder Tänka efter PlaneraGenomföra Följa upp

Införande i sitt sammanhang VFS-modellen – Välja och Förvalta Standardsystem (A G Nilsson 1998)

Arbetsmodell VFS Projektarbete UtvecklingFörvaltning Förstudie Strategi (Nilsson 1998)

SIV-metoden Standardsystem I företagets Verksamhet (A G Nilsson 1991) Val Val Anpassning Anpassning Införande Införande

Val, införande, användning AnpassningInförande Användning Drift EfterstudieVal Förvaltningsstudie Genomförande Uppföljning Utveckling, anskaffning För- valtning (fritt efter Nilsson 1998)

Varför metod? Affärssystemen underutnyttjas eller rent av förstör verksamheten Affärssystemen underutnyttjas eller rent av förstör verksamheten Leverantörsberoendet ökar vilket leder till omfattande merarbete Leverantörsberoendet ökar vilket leder till omfattande merarbete Ständiga anpassningar äger rum i såväl verksamheten som systemet Ständiga anpassningar äger rum i såväl verksamheten som systemet Utvecklade metoder undviker upptäckta fallgropar Utvecklade metoder undviker upptäckta fallgropar (Nilsson, 2000)

Framgångsfaktorer I Förmåga till särpräglad kompetens Förmåga till särpräglad kompetens Vägval av lämpligt IT-system Vägval av lämpligt IT-system Täckningsgrad av verksamhetsområden Täckningsgrad av verksamhetsområden Verksamhetsstrategi Verksamhetsstrategi Systematik och inspiration Systematik och inspiration Kravspecifikationens roll Kravspecifikationens roll

Framgångsfaktorer II Leverantörens betydelse Leverantörens betydelse Förankring hos aktörerna Förankring hos aktörerna Juridisk kompetens Juridisk kompetens Situationsberoende lösningar Situationsberoende lösningar (Nilsson, 2000) (Nilsson, 2000)

Anpassning Affärssystem Verksamhet

Anpassning I, Logisk Utgå från kritiska faktorerna Utgå från kritiska faktorerna Demo/test Demo/test Fördjupad jämförelse Fördjupad jämförelse Grov anpassningsplan Grov anpassningsplan Slutförhandling Slutförhandling Detaljerad anpassningsplanering Detaljerad anpassningsplanering

Anpassning II, Fysisk Uppbyggnad av tabeller Uppbyggnad av tabeller Tester Tester Egen utveckling Egen utveckling Verksamhetsförändringar Verksamhetsförändringar Gränssnitt till andra system Gränssnitt till andra system Sammanställning Sammanställning

Införande I, Installation Teknisk samordning Teknisk samordning Leveranskontroll Leveranskontroll Driftsdokumentation Driftsdokumentation Omläggning från gammalt till nytt system Omläggning från gammalt till nytt system Idriftsättande av systemet Idriftsättande av systemet

Införande II, Förankring Organisatorisk samordning Organisatorisk samordning Studiebesök hos referensföretag Studiebesök hos referensföretag Användarhandböcker Användarhandböcker Informationsspridning och kompetensutveckling Informationsspridning och kompetensutveckling Aktivering av personalen Aktivering av personalen

Användning Systemhavande Systemhavande Hårdvara, intrastruktur och användarmanualer Hårdvara, intrastruktur och användarmanualer Informationsförsörjning Informationsförsörjning säkerhet in och ut data säkerhet in och ut data Kontakter med drift Kontakter med drift Verksamhetsförändringar Verksamhetsförändringar

Efterstudie Av projektet, genomförandet bra? Av projektet, genomförandet bra? Av systemet, målen uppfyllda? Av systemet, målen uppfyllda? Av förändringsprocessen, realiserad? Av förändringsprocessen, realiserad? Ett lärande för kommande projekt! Ett lärande för kommande projekt!Genomförande Olika områden, intressenter, informationskällor Olika områden, intressenter, informationskällor Samla in, bearbeta, analysera, ge åtgärdsförslag och besluta Samla in, bearbeta, analysera, ge åtgärdsförslag och besluta Brandt, Carlsson och Nilsson (1998)

Användares upplevelser 4 av 10 håller med om att det fanns en tanke bakom införandet 4 av 10 håller med om att det fanns en tanke bakom införandet 2 av 10 menar att de haft inflytande på införandet 2 av 10 menar att de haft inflytande på införandet 2 av 10 är nöjda med sin utbildning 2 av 10 är nöjda med sin utbildning 1 av 10 har erfarenhet av att uppföljningar görs kontinuerligt 1 av 10 har erfarenhet av att uppföljningar görs kontinuerligt IT-kartan,

Riskfaktorer I Organizational fit Organizational fit Failure to redesign business processes to fit the software Failure to redesign business processes to fit the software Failure to follow an enterprise-wide design which supports data integration Failure to follow an enterprise-wide design which supports data integration

Riskfaktorer II Skill mix Skill mix Insufficient training and reskilling Insufficient training and reskilling Insufficient internal expertise, use of consultants Insufficient internal expertise, use of consultants Lack of business analysts, both technical and business knowledge Lack of business analysts, both technical and business knowledge Failure to mix internal and external personnel Failure to mix internal and external personnel Lack of ability to recruit and retain qualified ERP systems developers Lack of ability to recruit and retain qualified ERP systems developers

Riskfaktorer III Management structure and strategy Management structure and strategy Lack of senior management support Lack of senior management support Lack of proper management structure, one central structure Lack of proper management structure, one central structure Lack of a champion, great project leader Lack of a champion, great project leader Ineffective communications Ineffective communications

Riskfaktorer IV Software systems design Software systems design Insufficient discipline and standardisation Insufficient discipline and standardisation Lack of integration Lack of integration User involvement and training I User involvement and training I Insufficient training of end-users Insufficient training of end-users Ineffective communications Ineffective communications Inability to obtain full-time commitment of customers to project management and project activities Inability to obtain full-time commitment of customers to project management and project activities

Riskfaktorer V User involvement and training II User involvement and training II Lack of full-time commitment Lack of full-time commitment Failure to emphasise reporting, including custom report development Failure to emphasise reporting, including custom report development Technology planning Technology planning Inability to avoid technological bottlenecks Inability to avoid technological bottlenecks Attempting to build bridges to legacy applications Attempting to build bridges to legacy applications (Summer, M., 2000) (Summer, M., 2000)

Så sjabblar du bort en upphandling Undvik att sätta upp mål – de kan ju följas upp Undvik att sätta upp mål – de kan ju följas upp Lita på att tekniken löser det, tro på leverantörens försäkringar Lita på att tekniken löser det, tro på leverantörens försäkringar Välj det som alla andra har Välj det som alla andra har Allt på en gång – allt hänger ju ihop Allt på en gång – allt hänger ju ihop Välj det billigaste och snabbaste systemleverantören Välj det billigaste och snabbaste systemleverantören Pruta bort utbildningen Pruta bort utbildningen Reducera användarmedverkan – alla behov är omöjliga att lösa ändå Reducera användarmedverkan – alla behov är omöjliga att lösa ändå Avvisa all uppföljning – skyll på användarna Avvisa all uppföljning – skyll på användarna Lämna nu lugnt över allt till leverantören Lämna nu lugnt över allt till leverantörenwww.usersaward.com

Förvaltning AnpassningInförande Användning Drift EfterstudieVal Förvaltningsstudie Genomförande Uppföljning Utveckling, anskaffning För- valtning (fritt efter Nilsson 1998)

Implementering/Förvaltning Temporär Temporär Projekt Projekt Entreprenör Entreprenör Styr mot slutmål Styr mot slutmål Ny teknik Ny teknik Skapande Skapande Kontinuerlig Linje Koordinatör Behov/efterfrågan Befintlig teknik Vårdande

Förvaltning enl. På Affärsmässighet Affärsmässighet Ordning och reda Ordning och reda Kundupplevd nytta Kundupplevd nytta

Projektifiera förvaltningen Inte bara en ”happening” Inte bara en ”happening” Tidsbegränsad Tidsbegränsad Bestämda mål Bestämda mål Tydliga ansvarsroller Tydliga ansvarsroller Verksamhetsplaner och budget Verksamhetsplaner och budget Kompetens viktigare än linjetillhörighet Kompetens viktigare än linjetillhörighet

Förvalta IS IS inte enbart datorbaserade IS inte enbart datorbaserade manuella rutiner manuella rutiner Informations användning Informations användning IS är inget självändamål IS är inget självändamål IS är inte bara burkar IS är inte bara burkar

Systemmodell Informationsanvändning 2.Manuell databehandling 3.Tillämpningsprogram 4.Generella stödsystem 5.Systemprogram 6.datorutrustning

Klargöra ansvarsroller Ett ”projekt” per IS Ett ”projekt” per IS VerksamhetIS StrategiVDIT-chef BudgetSystemägare Systemsområdes -ansvarig BeslutSystemansvarigIS-ansvarig OperativAnvändaretekniker

Skapa affärsmässighet ”I alla goda affärer är både köpare och säljare nöjda” ”I alla goda affärer är både köpare och säljare nöjda” Verksamhet och IT-avd. att jobba ihop Verksamhet och IT-avd. att jobba ihop Kund och säljare Kund och säljare Avtal Avtal Affärsplaner Affärsplaner

Positionera förvaltningen AkutaSmåStörre Vidare utv. kundstöd rättningar Anpassningar förbättringar saneringar administration drift

Bygg rutiner Gör att det fungerar Gör att det fungerar Ändringshanteringsrutin Ändringshanteringsrutin Styrrutin Styrrutin

Framgångsfaktorerna Beskrivna Beskrivna Förstådda Förstådda Accepterade Accepterade

Kontakter med leverantör Pågående verksamhet Pågående verksamhet Driftstöd Driftstöd IS-support, mjukvarustöd med eller utan uppgraderingar (rättning av buggar, hjälpa användare) IS-support, mjukvarustöd med eller utan uppgraderingar (rättning av buggar, hjälpa användare) Projektverksamhet Projektverksamhet Anpassning, kundspecifik Anpassning, kundspecifik Utveckling av standardversion Utveckling av standardversion

Mycket att planera! Strategier och framtiden Strategier och framtiden Påverkan på organisationen och kulturen Påverkan på organisationen och kulturen Ta fram de konkreta behoven Ta fram de konkreta behoven Göra bra val, teknik, leverantör, införande Göra bra val, teknik, leverantör, införande Förbereda tekniken Förbereda tekniken Förändra processer i detalj, tex inköpsorder Förändra processer i detalj, tex inköpsorder Utbilda användare och tekniker Utbilda användare och tekniker Fortsätta att förvalta, förvaltningsorganisation Fortsätta att förvalta, förvaltningsorganisation

Problem ändå? Oförutsedda sociala och organisatoriska effekter Oförutsedda sociala och organisatoriska effekter Motstånd hos de anställda Motstånd hos de anställda Konflikter mellan grupper som konkurrerar om resurser, status, makt Konflikter mellan grupper som konkurrerar om resurser, status, makt Teknikentusiaster som står bakom onödiga satsningar Soltesz, 1997 Teknikentusiaster som står bakom onödiga satsningar Soltesz, 1997

Not just a technical challenge “An enterprise system, by its very nature, imposes its own logic on a company´s strategy, organisation, and culture” “An enterprise system, by its very nature, imposes its own logic on a company´s strategy, organisation, and culture” “The biggest problem are business problems” “The biggest problem are business problems” (Davenport, 1998, pp. 122)

Förändring! Införande av affärssystem innebär en organisationsförändring Införande av affärssystem innebär en organisationsförändring Förändringar som enbart ses som ett planeringsproblem är inte effektiva Förändringar som enbart ses som ett planeringsproblem är inte effektiva All kunskap i organisationen är inte känd för alla eller för någon All kunskap i organisationen är inte känd för alla eller för någon Visst är det viktigt att lära av andra och erfarenheter men Visst är det viktigt att lära av andra och erfarenheter men Att ta tillvara en bred kunskapsbas och engagemang är framgång Att ta tillvara en bred kunskapsbas och engagemang är framgång

Vad handlar det om? Hur vi får organisation, människor och teknik att fungera ihop? en föränderlig organisation en föränderlig organisation en komplex teknik en komplex teknik olika människor med skilda viljor och kompetens olika människor med skilda viljor och kompetens Genom en interaktiv process skapas en ömsesidig anpassning mellan organisation, teknik och människor

Tentan 20 poäng av 50 poäng 20 poäng av 50 poäng 0-20 poäng godkänt 0-20 poäng godkänt För godkänt på kursen krävs 20 poäng För godkänt på kursen krävs 20 poäng Frågor på modeller och metoder i bok och artiklar. Frågor på modeller och metoder i bok och artiklar. Ska kunna beskriva och förstå dem. Ska kunna beskriva och förstå dem.

Litteratur på tentan Brandt P, Nilsson A G, Carlsson R, 1998, Välja och förvalta standardsystem Nilsson, A.G., Användning av standardsystem i organisationer kritiska framgångsfaktorer Davenport T H, 1998, Putting the Enterprise into the Enterprise System Davenport T H, 1998, Putting the Enterprise into the Enterprise System Robey, D. Ross, J.W. and Boudreau, M-C. Learning to Implement Enterprise Systems Markus L, Power, Politics, and MIS Implementation Askenäs, L. and Westelius, A. (2000) Five roles of an information system