Arkivarier 2.0 - en profession i förändring? Maria Kallberg

Maria Kallberg Fil kand i arkiv- och informationsvetenskap, doktorand i data- och systemvetenskap i projektet Centrum för Informationsförvaltning - CEDIF’ Arkivarie Näringslivsarkiv i Norrland – NIN 1998-1999 Arkivarie Landsarkivet i Härnösand 1999-2000 Universitetsadjunkt arkiv- och informationsvetenskap, Mitthögskolan 2000-2001 Kommunarkivarie Härnösands kommun, halvtid 2000-2002, heltid 2002 – Projektledare, Härnösands kommun 75% 2008-2009

kartläggningen verksamhetsutvecklingsprojekten – ett resultat

Kartläggningen av verksamhetsutvecklingsprojekt Hur ser det ut i andra kommuner? Min forskning syftar till att granska hur medvetna offentliga organisationen är om vikten av att hantera sin information i det pågående e-förvaltningsarbetet på ett sådant sätt att de uppfyller de legala kraven i offentlighets- och arkivlagstiftningen, samt hur arkivariers professionella status (positioner och arbetsutövning) påverkas inom organisationerna

Varför studera kommuner? Kommuner utgör till följd av den kommunala självstyrelsen, sin omfattande verksamhet och komplexa organisationsstruktur intressanta studieobjekt. Bilden är hämtad från www.ecoprofile.se/db/images/post14192.png

An example: Härnösand municipality

De allmänna handlingarna = myndighetens arkiv Skall vårdas och förvaltas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, rättskipningens, förvaltningens, och forskningens behov

Utmaningar! Informationen måste värderas utifrån om den skall bevaras eller gallras Hur den skall bevaras När överföring skall ske till arkivmyndighet Vem äger och ansvarar för informationen? Utlämnade och ev sekretessbedömning Traditionellt har arkivarier arbetat med dessa frågeställningar, ofta i egenskap som representanter för arkivmyndigheter med tillsynsuppgifter.

Studie 9 kommuner ”Goda Exempel” e-förvaltning Urval kommuner för fortsatta studier: Analys e-strategier (September – Oktober 2010) Motiv - varför? Mål – vad? Metod – Hur?

Resultat analys e-strategier Motiv – Varför? Tekniken möjliggör Effektivisera interna processer Effektivisera externa processer med medborgare och andra organisationer Stärka demokratin Minska kostnader Ökad andel äldre i befolkningen Förbättra servicen Mål - Vad? Fokus e-tjänster, e-förvaltning och e-demokrati Strategisk utveckling Förbättrade processer Minskade kostnader

Resultat analys e-strategier Metod - Hur? 9 KOMMUNER 24/7 e-tjänster Förbättra web för info utbyte Verksamhetsutveckling 8 KOMMUNER IT-strategisk utveckling 7 KOMMUNER Kontaktcenter 6 KOMMUNER IT-säkerhet (rätt information för behörig person) Integration av system Ökad möjlighet för medborgare att ta del av den politiska beslutsprocessen 5 KOMMUNER Standardiserad teknisk plattform Internationella standarder Elektroniskt ärende- och dokumenthanteringssystem 3 KOMMUNER Använda GIS strategiskt Stärkta strategisk IT-kompetens 2 KOMMUNER Integrera pappersbaserad/elektroniska handlingar 1 KOMMUN Implementera e-arkiv enl internationella standarder Fastställa ansvar för ägande av information och definiera godkända format för information

Intervjuer med arkivarier (Januari och Mars 2011) Bakgrunds-fakta Titel, antal tjänsteår, utbildning, organisatorisk tillhörighet, bak-grund till valet av yrke Yrkes-utövning Arbetsuppgifter, viktigaste arbetsuppgift/uppdrag, ev påverkan av centraliserad diariefunktion, yrkesrelation mellan arkivarier – registratorer, ev överlappande områden, professionell identitet Tillsyn I vilken utsträckning (elektronisk informationsförvaltning) och vem verkställer Elektronisk informations-förvaltning Strategiskt arbete (processkartläggningar, verksamhets-utvecklingsprojekt, representant i projekt eller strategiskt utvecklingsgrupp inkl representation av övriga yrkeskategorier) Påverkan av elektronisk informationsförvaltning i yrkesutövningen och på vilket sätt Gränslinjer mellan arkivmyndighet - övrig myndighet för ansvaret av elektroniska handlingar Tillämpning och erfarenhet av ISO-standarder (dok hantering, metadata, work-processes) Etablering av elektroniskt långtidsarkiv alt strategi/vision

Kompetens-utveckling/ arkivarieyrket i framtiden Behov av kompetensutveckling, arkivarieyrkets utveckling i relation till e-förvaltning, visioner kring framtida professions-utveckling Övrigt

Sammanfattat Resultat av intervjuerna Det finns en stor medvetenhet om utmaningarna kring e-förvaltning, men ofta inget strategiskt arbete Samtliga informanter ansåg att värdering av information över tid utifrån kontext vara unikt för yrket Stort ansvar men inga resurser Kompetensbrist och resursbrist Behov av mer spetskunskap kopplat till e-förvaltning och ansvar Tillsyn utövas sällan – ofta konfliktfyllt med dubbla roller

Analysmodell (arkivvetenskapligt & professionsteoretiskt perspektiv)

Analys Förändringar, t ex i form av styrnings- och kontrollsystem på legal och politisk arena kan få konsekvenser för professionerna på arbetsplatsarenan. Processer av öppnings- och stängningsstrategier gentemot andra professioner initieras och kan påverka professionernas definitioner av vad som är professionellt inom deras fält.

Resultatet av analysen visar Kommunerna är långt ifrån medvetna om regelverket Tillsyn utövas sällan Brist på resurser och kunskap Andra yrkesgrupper prioriteras Det råder ett gap mellan den legala och verkställande arenan, troligen beroende på att de legala kraven inte beaktas tillräckligt på den politiska arenan, vilket kan få konsekvenser för arkivarieprofessionen Stor risk för ekonomiska bakslag och informationsförluster, vilket gör det problematiskt att upprätthålla rättsäkerhet och demokratiska rättigheter Arkivariernas professionella status verkar vara begränsad, vilket öppnar upp för andra professioner

Tack för er uppmärksamhet! Maria maria.kallberg@miun.se