Referensgruppsmöte 2 Agenda Deltagare Projektinformation Orbit 5 regiongemensamt system Processflödet i Orbit 5 Återkoppling referensmöte 1 Framtida möten

Projektinformation Ängelholm och Helsingborg blir pilotsjukhus Piloten körs under en månad kvartal 2 2013 Ängelholm startar någon vecka före Helsingborg Tidpunkten anpassad till införandet av Melior Målsättning att breddinförandet är klart 2013 Trolig införandeordning Ystad Hässleholm Kristianstad Landskrona Trelleborg SUS (stegvis)

Vad innebär pilot? Den regiongemensamma uppsättningen är klar och testad Lokal uppsättningen för Ängelholm och Helsingborg är klar och testad Systemet kommer att vara i skarp drift Befintligt operationsplaneringssystem kan inte användas efter pilotstart Användarna är utbildade i system, regelverk och arbetssätt Projektet supportar verksamheten under pilottiden Eventuella systemfel åtgärdas under pilottiden Utvärdering görs Utbildningens kvalitet Att arbetsprocesser, regler och rutiner fungerar Införandeorganisation och processer Anpassning utifrån utvärdering innan breddinförande startar

Planering/projektledning Övergripande tidplan Planering/projektledning Beslut införandeordning 30/5 Regiongemensam uppsättning + pilot Analysfas Uppsättning Test Pilot Lokala anpassningar + breddinförande UTBILDNING UTRULLNING Jan. 2012 April 2012 Juli 2012 Nov. 2012 Jan. 2013 Jun. 2013 Dec. 2013

Regiongemensamt system En databas för alla sjukhus Kärnfunktionerna lika överallt – minsta gemensamma Ändringar påverkar alla Standardisering eftersträvas Regionalt Inom specialiteten Viss anpassning görs per klinik/avdelning Väntelistor Checklistor Operationskort Egna vyer Planeringsregler mm

Regiongemensamt system Regional standard Terminologi Tidstyper Prioritet & angelägenhetsgrad Störningstyper & orsaker Operationskortens huvudgrupper Personalkategorier & roller Patientöversikt Operationsanmälan Anestesikort Uppföljning/rapporter Standard per specialitet Ordinerad utredning Operationskortens undergrupper Terminologi artiklar Anamnestyper

Vinster för användarna Tydligt och enhetligt arbetsflöde Enkelt att flytta patienter Enkelt att arbeta på flera sjukhus - enhetligt Enkelt att skapa egna listor Anpassade vyer utifrån roll och placering

Orbit – processer/faser 7 fasta faser Innehållet per fas delvis flexibelt Färgmarkering visar status Op-anmälan Anestesi-bedömn. Planering Pre-op på avd Pre-op på Op Operation Post-op

Demo Orbit 5 - Patientdokument

Återkoppling referensmöte 1 Viktigt att definiera vad av journalanteckningar som ska finnas i Orbit och när det är ok med länkning till annat journalsystem T ex diskuterades varningar. Melior är journalsystemet och därmed ”master”. Varningar finns i Melior. Hur länkning från Orbit skall gå till utreds. Viktigt hur patientlistor konstrueras och hur urval kan göras så att risken för att patienter ”tappas bort” elimineras. Löst i Orbit 5. Fasta urval kommer att finnas Viktigt att användaren själv kan göra sina väntelistor. Fungerar i Orbit 5. Behörighetsstyrt. Även fasta VL-urval kommer finnas Hur fångar vi preoperativt arbete i Orbit5? Ledtid ev åtgärder? Kommer att kunna lösas. Om patienter stryks mkt sent i processen försvinner den idag från väntelistan – måste undvikas Detta är en utbildningsfråga

Återkoppling referensmöte 1 Vilka möjligheter finns att hantera bevakningar – klara för operation men ändå inte Kommer att lösas, men ej klart hur Kan man ha två olika ”roller” igång samtidigt på datorn? T ex operatör i Trelleborg resp operatör i Malmö? Det kommer att vara möjligt att logga in med olika roller, men inte samtidigt. Tvingande fält efterlyses för att säkra kvalitén på indata. Kommer att finnas Kan man ha helt individuella fält för operatörer och/eller op-enheter? Tyvärr ej möjligt Obligatoriska (tvingande) fält kan varieras mellan olika enheter. Tyvärr ej möjligt. Kräver utveckling Hur kan vi göra historiken från Orbit 4 och Provisio (t ex anestesibedömningen) tillgänglig från Orbit 5? Ett knapptryck ska räcka! Gamla varningar måste ses. Projektet kommer att se över hur åtkomst till Provisio resp Orbit 4 ska ske. Läskopia. På sikt eventuellt E-arkiv   

Återkoppling referensmöte 1 Viktigt att tänka i flexibilitet inför framtida utveckling då vi bygger systemet. Orbit 5 kommer, liksom alla datasystem, att behöva kontinuerligt underhåll. Stora förändringar i organisationen kommer att kräva motsvarande omfattande förändringar i Orbit 5. Måste man byta ut op-kortet om en patient akut flyttas från en planerad operation t ex akut på natten? Op-kortet behöver endast bytas om op-avdelning byts. Ett valt op-kort ligger kvar även om det var helt felaktigt/irrelevant. Måste analyseras vidare Rimlighetskontroller måste finnas i t ex tidrapporteringen – Måste tydliggöras vilka rimlighetskontroller som avses Organisationen är viktig och knepig eftersom den inte är likartad vid olika förvaltningar och inte beständig över tid. Organisationen byggs efter HSA  

Återkoppling referensmöte 1 Postop/UVA måste kunna se flera olika op-enheter eftersom man ibland tar emot patienter från olika håll. Ingen låsning här alltså. OK, Löses via behörigheter Det bör vara möjligt att utifrån planerat ingrepp välja op-kort kopplade till olika op-enheter. Op-korten ska standardiseras så långt som möjligt, men korten knyts till op-avdelningen Ett stort problem idag är att det saknas enormt många op-journaler i Orbit vilket kraftigt reducerar värdet av t ex op-statistiken i Orbit. Hur kan vi lösa detta problem i Orbit 5? Ska göras så lätthanterligt som möjligt. Integration mot Melior utreds. Ingreppskoder bör ge förslag på op-kort. OK i Orbit 5 Vid flytt av patient från VL till bevakningslista, måste anmälningsdatum justeras när patienten förs tillbaka till VL. OK i Orbit 5, men handpåläggning krävs

Återkoppling referensmöte 1 Sterilsystemet måste integreras från början. Måste definiera på vilket sätt systemen ska integreras. Kan vara svårt att integrera samtidigt som man gör regiongemensamma system av både sterilhantering och Orbit. Man måste kunna ”frysa” bilden av dagens planerade program, för att sedan kunna se vilka ändringar som skett. Fungerar ej i Orbit 5. Måste i så fall utvecklas  Behov av MAG-vy så att man kan se flera op-enheter samtidigt. Går att tagga patient, kräver handpåläggning Önskemål från anestesi att kunna få lista på patienter som en anestesiolog skall ha under t ex. veckan, även om dessa finns på flera olika op-avdelningar. Går att tagga patient, kräver handpåläggning Koppling mellan op-kort och anestesikort. Lista med förslag på tänkbara anestesiformer. Fungerar ej i Orbit 5. Måste i så fall utvecklas

Återkoppling referensmöte 1 Kunna se historik på föregående veckas patienter. Löses via Qlickview Användarvänlighet, tänk på att det ska finnas en konsekvens i Orbit och även mot andra system när det gäller kolumner med Ja- och Nej-frågor/kryssrutor. Projektet kan så långt möjligt lösa det i Orbit 5, dock kan projektet inte ta ansvar för andra system Ordinerad utredning på sidan 1 i operationsanmälan. Återkommer till det när systemet byggs, hösten 2012 Instrument/galler kopplas till op-kort för att underlätta operationssköterskans arbete. Analyseras tillsammans med projektet regiongemensam sterilhantering Information från op. sal till vårdavdelning/postop/DKE t.ex. orsaken till längre operationstid än planerat (var dokumenteras detta?) Utreds vidare om orsaken kan dokumenteras. Fördröjd op.start – var/ hur dokumenteras detta? I tidsregistrering

Återkoppling referensmöte 1 Op.ssk dokumentation i Melior eller Orbit. Var är detta beslutat (regionens chefsläkare?) Avvakta utredning om sterilhantering Behörighet – vad skall vara tillgängligt för de olika rollerna. Ska sättas upp enligt Patientdatalagen och regionens krav Tidsregistreringarna idag är för många. Dessa måste relevanta och definierade i Orbit 5. Ses över i projektet, 8 tider obligatoriska. Vikten av ”klocktiderna” – för att kunna planera nästa patient (vårdavd./DKE) Ej obligatorisk tidsregistrering. Utreds om enskilda kliniker/förvaltningar kan ha egna tider utöver de obligatoriska

Obligatoriska tidstyper Patienttid start In på sal Anestesi start Operation start Operation slut Anestesi slut Ut från sal Patienttid slut/avrapportering Entydiga definitioner ska tas fram Tidstyperna behövs för att kunna få fram regiongemensam statistik

Framtida möten Mötet v24 ställs in Gränssnittet kommer inte att kunna visas då Slutet av augusti – visa vissa flöden Oktober December