Göteborgs universitet förnyas 2012-04-10

Innehåll Inledning Stödprocess; exempel Utbildningsadministration Processöversikt Nivå 1-beskrivning Nivå 2-beskrivning Administrativ organisation; förslag Institution Fakultet Gemensamma förvaltningen, struktur Gemensamma förvaltningen, arbetssätt Allmänt om implementeringen

Verksamhetsområde Vision Uppdrag Kunder Intressenter Erbjudande Mål KUNDPERSPEKTIV Vision Uppdrag Kunder Intressenter Erbjudande Mål Strategier Styrmodell Policies Kultur LEDNING OCH STYRNING Beställning Utförande Vision och mål Begäran om åtgärd Direktiv ORGANISATION Leverantör Mottagare PROCESS Input Output Abc... STÖD

Göteborgs universitet förnyas – tillvägagångssätt Maj-sep 2011 A-D 1/7 2012 Input Okt-dec 2011 Utforma Arbetsordning Resultat Arbetsordning Delegations-ordning Resultat Nya dekaner Nya prefekter Resultat Beskrivning av framtida gemensamma arbetssätt Definition av kompetenskrav Input Okt 2011- apr 2012 Utforma framtida gemensamma arbetssätt och definiera kompetenskrav 1/1 2013 Input Vår-sommar 2012 Resultat Insikt om respektive förändringsresa Acceptans Detaljerad plan för hösten Höst 2012 Mar-apr 2012 Utforma struktur för den administrativa organisationen Resultat Beskrivning av framtida administrativ funktionell organisation och forum Etapp 2,5 Implementering Resultat Nytt arbets-sätt Ta emot resultaten Bedöma resursbehov i processerna Genomföra riskanalys Specificera respektive nuläge Definiera eventuellt kompetensgap Utforma modell för bemanning Realisera Apr-maj 2012 Specificera befintlig kompetens Resultat Beskrivning av befintlig kompetens

Innehåll Inledning Stödprocess; exempel Utbildningsadministration Processöversikt Nivå 1-beskrivning Nivå 2-beskrivning Administrativ organisation; förslag Institution Fakultet Gemensamma förvaltningen, struktur Gemensamma förvaltningen, arbetssätt Allmänt om implementeringen

Stödprocessområde Identifierade styrdokument Utformade rollbeskrivningar Utformade prioriterade processer Identifierade stöd Lag och förordning Policy Rollbe-skrivningar Kompe-tenskrav i processen t ex: IT Mallar Checklistor

Innehåll Inledning Stödprocess; exempel Utbildningsadministration Processöversikt Nivå 1-beskrivning Nivå 2-beskrivning Administrativ organisation; förslag Institution Fakultet Gemensamma förvaltningen, struktur Gemensamma förvaltningen, arbetssätt Allmänt om implementeringen

Arbetsgrupp Administrativ organisation Anna Lindholm Bengt Ove Boström Håkan Berg Ingela Dahllöf Karin Cedhagen Lars Nilsson Lena Rogström Mats Edvardsson Thomas Hartvigsson Thomas Vestin Yvonne Söderling Christina Rogestam Karoline Axelson Anne-Charlotte Karlsson Viktoria Björcke

Ämnen/verksamhetsindelning Institution Prefekt Studierektor Kursansvarig Programansvarig Pro Vice Teknisk chef Kommitté för utbildning på grundnivå och avancerad nivå Kommitté för utbildning på forskarnivå Forskningskommitté Ledningsgrupp Administrativ chef Ekonomi PA/HR Utbildning/forskning Kommunikation Infrastruktur Allmän administration Ämnen/verksamhetsindelning

Fakultet Dekanus Pro Vice Prefektråd/LG Kanslichef Institution Strategisk verksamhetsplanering och budget Utbildning Forskning Kvalificerat stöd till Lärarförslagsnämnden Kommunikation Övrig fakultetsrelaterad administration Institution Institution Institution

Gemensamma förvaltningen Övergripande uppgifter Samordning Normering Effektivisering Expertis Planering Förvaltningschef Forskningsservice/ Utbildning/Student Forsknings- och innovationsservice Samverkan Rekrytering av studenter Antagning Examina Studie- och karriärvägledning Kommunikation ”extern” Internationalisering Analys och utvärdering Samordnande chef Personal/Ekonomi/ Myndighetsstöd Personal Ekonomi Kommunikation ”intern” IT-staben Projektkontoret Miljöenheten Samordnande chef Infra IT-avdelningen Service Center Fastigheter Investeringar Vaktmästeri Facility Management Säkerhet Lokalvård Samordnande chef Rektors kansli Samordning Kommunikation Verksamhetsplanering Intern styrning och kontroll Ägarstyrning Stöd till universitetsledningen Chef

Gemensamma förvaltningen – arbetssätt – principskiss Forskningsservice/Utbildning/Student Personal/Ekonomi/Myndighetsstöd Infra/IT/Lokaler 3. Vid behov tar teamet frågan vidare F U S P E M I IT L Team Team Team 1 Personal Ekonomi Team 3 Personal Ekonomi Team 2. Teamet svarar direkt eller tar hand om frågan Team Campus Team 2 Personal Ekonomi Service Center 1. Prefekter och fakultetskanslier vänder sig till sitt team FK Inst Inst FK Inst Inst Inst

Innehåll Inledning Stödprocess; exempel Utbildningsadministration Processöversikt Nivå 1-beskrivning Nivå 2-beskrivning Administrativ organisation; förslag Institution Fakultet Gemensamma förvaltningen, struktur Gemensamma förvaltningen, arbetssätt Allmänt om implementeringen

Tidplan Implementering 2012 2013 Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Q1 Q2 26/4 Information i styrelsen Rektors beslut om ny administrativ organisation Ny administrativ organisation Förutsättningar inför implementering Implementering av organisation och arbetssätt Nya chefer valda/utsedda Detaljering av organisationsförslag Samordna administrativ organisation och stödprocesser Genomföra kompetenskartläggning Definiera konsekvenser och skapa förutsättningar Utforma utbildningspaket Beslutsunderlag om processverktyg Utforma tillvägagångssätt för bemanning av administrativ organisation Genomföra riskanalys Formera organisation för realisering, samordning och införandegrupper Information till berörda nyckelpersoner Bedöma resursbehov i processer och organisation Definiera eventuellt kompetensgap Bemanna organisationen Etablera administrativ organisation Etablera roller och arbetssätt för processutveckling, inkl. processansvar Genomföra utbildning Fortsatt utveckling av stödprocesser

Implementerings-organisation Universitetsledning Implementerings-organisation Ledningsrådet Samordningsperson Samordningsgrupp Samordningsforum Förvaltningschef/ samordningsperson Kanslichefer Fakultet Kanslichef Administrativ organisation Fakultet Kanslichef Införandegrupper Gemensamma förvaltningen Fakultet Kanslichef Modell för bemanning Institution Administrativ chef Institution Administrativ chef Institution Administrativ chef Information och utbildning

Här håller vi på att landa Utredes utanför GU förnyas Internationaliseringsorganisationen Perspektiv Kommunikation Enstaka fakultetsspecifika förutsättningar Fortsatt dialog mellan rektor och dekan Organisatoriska lösningar utanför linjeorganisationen Lokalfrågorna (Campus, Service Center) Arbetsmiljökommittéverksamheten Medbestämmandeförhandlingar

Bemanningsfrågorna är inte lösta ännu Förutsättningar Vi har ett ”nyrekryteringsstopp” Vi behöver ha en transparent åtgärdsplan som är bestämd med de fackliga organisationerna (ev ansökningsförfaranden, ev avgångsproblematik etc) Prefekterna/avd cheferna kommer att ha en bild av personalens kompetens Vi måste genomföra detta så bra som möjligt tillsammans för att hålla kostnaderna nere Vi kan hamna i en situation där vi både har rekryteringsbehov och ett slags övertalighet

Kontroll över utvecklingen Vi håller på att ta fram tre nyckeltal som ger oss en bild över personalsituationen före och efter SUHF:s personalredovisning nedbrutet på institution/avdelning Andelen administrativ personal i relation till samtliga anställda per institution/motsvarande BESTA-kodningen på ett antal familjer vilket ger en bild av kompetensflöden

Normerande beslut Rektors beslut om den principiella organisationsstrukturen som vi just presenterat Det har initierats en översyn av samtliga styrdokument Vilka kan tas bort Vilka behöver justeras Vilka behöver skapas

Normerande beslut Rektors beslut om den principiella organisationsstrukturen som vi just presenterat Det har initierats en översyn av samtliga styrdokument Vilka kan tas bort Vilka behöver justeras Vilka behöver skapas

Innehåll Inledning Stödprocess; exempel Utbildningsadministration Processöversikt Nivå 1-beskrivning Nivå 2-beskrivning Administrativ organisation; förslag Institution Fakultet Gemensamma förvaltningen, struktur Gemensamma förvaltningen, arbetssätt Allmänt om implementeringen