Patientadministration Sara Edlund Journalenheten CESÅ Patientadministration Sara Edlund

Journalenheten CESÅ Chefsläkarbeslut år 2005 Enheten startade år 2006 7 anställda - 3 sjuksköterskor - 1 undersköterska - 3 assistenter Telefontid 9:00 – 14:30 (från 2014 till 15:00) - för patienter Bemannas på kontorstid, övrig tid hanteras akuta ärenden av respektive verksamhet

Arbetsuppgifter Iordningställande och menbedömning av journalkopior inför utlämning All hantering kring journalspärrar Framtagning av loggrapporter till patienter och verksamhetschefer Samordnande roll i journalförstöringsärenden Rättningar i databasen av inskannade dokument Utlämning av journalkopior i forskningsärenden avseende Akademiska sjukhuset

Omfattning Landstingets verksamheter med undantag av - Kvinnofridsenheten - Barnskyddsteamet - ETP-mottagningen - Ungdomshälsan - Klinisk genetik - HIV-journaler från Infektionskliniken - LRV-journaler från Psykiatrikliniken Privata vårdgivare som ingår i sammanhållen journal (d.v.s. använder Cambio Cosmic)

Antal Journalbegäran omkring 2300 st/månad Loggrapportsbegäran omkring 30 st/månad Spärrbegäran omkring 15 st/månad

Iordningsställande och menbedömning av journalkopior inför utlämning Beställare - Patienter - Vårdgivare - Försäkringsbolag - Socialtjänst - Försäkringskassan - Polis - Advokat - Anhöriga

Beställningsvägar - Telefon - Formulär på extern webb/funktionsbrevlåda/Mina vårdkontakter - Brev - Fax Arbetsförfarande - Ta fram begärda journalkopior från olika medier- Cosmic, KoVis, Mikrofilm, Profdoc samt externa applikationer - Menbedöma - Dokumentera - Sända kopiorna via post eller fax

Vid tveksamheter Vidarebefordras ärendet till respektive verksamhetschef för hjälp med menbedömningen

Spärrhantering Sedan januari 2012 läggs spärrar i ”Spärrtjänsten” Finns ca 160 olika verksamhetsområden att spärra i Spärrtjänsten Omkring 400 patienter Omkring 4000 spärrade verksamhetsområden

Spärrar Inre spärr Spärr på verksamhetsnivå ex Ortopeden, Flogsta VC Denna typ av spärr kan öppnas av användaren Nödöppning – vid fara för patienten liv Öppning av spärr med patientens samtycke

Spärrar Yttre spärr Kallas också för ej sammanhållen journal Spärr på vårdgivarnivå ex. LUL, Capio, Aleris Denna typ av spärr kan inte öppnas av användaren En inre spärr på Flogsta VC fungerar som en yttre spärr om du inte jobbar inom vårdgivaren LUL och kan då inte öppnas.

Spärrtjänsten

Spärrhantering Patienten kontaktar oss via telefon eller MVK Information till patient finns på extern webb Information och blankett för begäran om spärr Begäran i original mottas och handläggs i Spärrtjänsten Bekräftelsebrev till patienten när spärr är lagd

Framtagning av loggrapport Patient Patient begär via - Formulär på extern webb/MVK - Telefon - Brev Loggrapport tas fram ur ”Loggsnoken” Logg finns sedan datajournalen infördes omkring år 2004 Skickas till patient med post Verksamhetschef Kan gälla en patient eller en användare Tas annars fram på samma sätt som vid patientbegäran

Loggrapport på en patient

Loggrapport på en användare

Samordnande roll i journalförstöringsärenden Ärenden kommer direkt från IVO (Inspektionen för vård och omsorg) alternativt från respektive verksamhet Skickar journalkopior till IVO och verksamhetschef Begär in yttrande från verksamhetschef Bevakar ärendet Vid beslut om journalförstöring samordnar vi journalförstöringen Bekräftelsebrev på genomförd förstöring sänds till IVO och verksamhetschef

Rättningar i databasen av inskannade dokument Verksamheterna anmäler till oss när de hittar felinskannade dokument Vi kontrollerar, skannar om och tar bort felaktiga dokument

Forskning Avser journaler från Akademiska sjukhuset Begäran kommer oftast via berörd klinik till oss för handläggning Etiska nämnden måste ha godkänt forskningen

Skanning Företaget Devo-IT sköter inskanningen av handlingar Skicka inte restjournaler till CESÅ då det gör att inskanningen försenas Adress Internt: Journalskanningen, Ing 226, AS Externt: Devo IT, JSK, FE100, 751 75 Uppsala

Beställare som kontaktar er Inga R/P-blanketter till CESÅ - Saknar oftast uppgift om varifrån de kommer - Saknar uppgifter som vi behöver för att åtgärda ärendet - Hänvisa beställaren till oss direkt via telefon eller lul.se Observera att vi endast hanterar journalkopior från vårt upptagningsområde. Vi kan inte ordna journalkopior från andra landsting.

FRÅGOR?