Ansökan om utbetalning ”Vanligt” projektstöd Leader Om du har beviljats stöd via ett Leaderkontor ska ansökan om utbetalning lämnas/skickas dit. Om du har beviljats stöd via Länsstyrelsens ska ansökan om utbetalning lämnas/skickas till Länsstyrelsen.

Vad ska bifogas? Ansökningsblankett Kostnadssammanställning Fakturor och kvitton Lönespecar Betalningsbevis Medfinansiering Ansökningsblankett och kostnadssammanställning finns att ladda ner på Jordbruksverkets hemsida – www.sjv.se – välj ”Blanketter och trycksaker” – ”Stöd till landsbygden” och sedan antingen ”Leader” eller ”Företagsstöd och projektstöd”.

Stödberättigade kostnader Enligt regelverket Enligt beslut om stöd Enligt regelverket Moms är inte stödberättigad om du är momsredovisningsskyldig – och ska då heller inte finnas med i kostnadssammanställningen! Dröjsmålsräntor är ej stödberättigade Eget arbete och eget material (gäller ej Leader) Se även ”Allmänna villkor för projektstöd” samt ”Övriga upplysningar” som skickades ut tillsammans med Meddelande om beslut. Enligt beslut om stöd Kontrollera ditt Meddelande om beslut, under rubriken ”Särskilda villkor” framgår om det finns några speciella restriktioner för ditt projekts kostnader, andra villkor för utbetalning, t ex delrapport för projektet, någon begränsning i antal tillfällen du får ansöka om utbetalning.

Ansökningsblankett Olika för Leader och ”vanliga” projektstöd Bankkonto eller BG Redovisningsperiod Underskriven av firmatecknare Fyll i samtliga punkter! Det framgår av blanketten om den gäller Leaderprojekt. Sökande SJV betalar inte ut till PG, utan enbart till BG eller bankkonto. D. Redovisningsperiod Det datum första kostnaden du söker stöd för har uppstått till det datum sista kostnaden du söker stöd för har uppstått. E. Projektets kostnader ”Vanliga projektstöd” – saknas särskild rad för att ange offentliga resurser. Gör gärna egen lösning, så att det tydligt framgår hur stor del av kostnaderna som är offentliga resurser. F. Kreditfakturor Glöm ej att fylla i denna!

Kostnadssammanställning Redovisningsperiod – samma som i ansökan Verifikationsnummer – samma som på underlaget Kort beskrivning av/förklaring till kostnaden Redovisningsperiod Det datum första kostnaden du söker stöd för har uppstått till det datum sista kostnaden du söker stöd för har uppstått. Verifikationsnr Varje faktura/kvitto ska numreras. Leverantör/beskrivning Kort beskrivning av kostnaden, i vilket sammanhang den har uppstått, t ex ”Projektgruppsmöte Skurup 22.10.09”, i de fall det inte tydligt framgår av kostnadsunderlaget.

Fakturor Projektet mottagare, annars förklaring Hela eller del av beloppet? Vad avser fakturan? Underlag som styrker kostnaden Projektet mottagare, annars förklaring Om fakturan inte är ställd till projektet/projektägaren ska förklaring till varför ges på fakturan. Hela eller del av beloppet? Om endast del av kostnaden har belastat projektet ska detta anges på fakturan. Vad avser fakturan? Om det inte framgår av fakturan vad som har köpts ska även följesedlar, avtal, annonser eller liknande underlag finnas med. Underlag som styrker kostnaden T ex deltagarlista från möte, kopia av trycksak, program/inbjudan från kurs. Dessa underlag häftas samman med respektive faktura. I de fall flera fakturor kan härledas till samma aktivitet går det bra att hänvisa till den faktura vid vilken förtydligande underlag finns häftat.

KONSULT AB, vi hjälper dig med din vision Mottagare Fakturadatum:2009-08-24 KONSULT AB, vi hjälper dig med din vision föreläsningar, marknadsföring och coachning Mottagare Länsstyrelsen Stiftelsen Fakturanummer: 1 Projekt: Broschyr 1 Kundnummer: 10 Specifikation: Konsultarvode Gunilla Johansson För föredrag ”God Mat” 2009-01-20 Normaltimmar 6 h à 1125 kr 6 750 kr Totalt: 6 750 kr Moms: 2 250 kr Summa att betala: 9 000 kr Betalningsvillkor 30 dagar Bankgiro: 5588-xxxx Konsult AB Ö. Boulvarden 62 A 291 89 Kristianstad Tel. 044-xx xx xx

Kvitton Kassakvitto Kontantbetalning Hela eller del av beloppet Vad avser kvittot? Underlag som styrker kostnaden Kassakvitto Ska styrkas med bokföringsunderlag eller kontoutdrag. Kontantbetalning Vid kontantbetalning och avsaknad av faktura/kassakvitto ska det finnas ett skrivet kvitto där säljaren har kvitterat att betalning har mottagits. Köparens namn och vad som har köpts ska framgå av kvittot. Hela eller del av beloppet Om endast del av kostnaden har belastat projektet ska detta anges på kvittot. Vad avser kvittot? Om det inte tydligt framgår av kvittot vad som har köpts, eller på vilket sätt kostnaden kan kopplas till projektet, ska detta anges på kvittot. Underlag som styrker kostnaden T ex deltagarlista från möte, kopia av trycksak, program/inbjudan från kurs. Dessa underlag häftas samman med respektive kvitto. I de fall flera kvitton kan härledas till samma aktivitet går det bra att hänvisa till det kvitto vid vilket förtydligande underlag finns häftat.

Betalningsbevis Internetbetalning Kontantbetalning Betalningsorder Betalningsbevis för myndigheter m fl Betalningen får vara gjord tidigast det datum ansökan m stöd kom in till Länsstyrelsen/Leaderkontoret och senast tre månader efter att klardatum för projektet har passerats. Internetbetalning Styrks med kontoutdrag. På utdraget måste det framgå avsändarkonto samt mottagarkonto. Obs att det inte är tillräckligt med mottagarnamn! Det måste även framgå att det rör sig om en historisk betalning, dvs. det räcker inte att fakturan är upplagd för betalning, utan den måste vara genomförd. Kontantbetalning Vid kontantbetalning av faktura ska kvittens med betaldatum finnas på fakturan. Kassakvitton ska styrkas med bokföringsunderlag eller kontoutdrag. Om faktura och kassakvitto saknas ska det finnas skrivet kvitto där säljaren har kvitterat att betalning mottagits. Det ska även framgå vem som har köpt något och vad som har köpts. Betalningsorder Om betalning har skett via betalningsorder ska denna kompletteras med kontoutdrag som visar att motsvarande summa har dragits från bankkonto/giro. Betalningsorderns nummer måste framgå av kontoutdraget! Betalningsbevis för myndigheter och organisationer med central ekonomifunktion För vissa stödmottagare kan betalningsbevis ersättas med ett intyg där stödmottagaren intygar att de fakturor som redovisas i ansökan om utbetalning verkligen har betalats. Om detta är fallet ska det finnas uppgift om det i beslutet om stöd och stödmottagaren ska ha lämnat in en redogörelse för hantering av leverantörsfakturor till stödmyndigheten. Obs att intyget enbart ersätter kravet på betalningsbevis. Fakturor, kvitton och övriga underlag måste redovisas på vanligt sätt.

Exempel Genomförda betalningar Nordea Kontoinnehavare: Länsstyrelsen Organisationsnummer:xxxxx Mottagarkonto Utskrifts Datum: 2009-09-30 / Avsändarkonto/Belastat konto _________________________________________________________ 5632-62xx belopp: 5 000 SEK 954862-384xx Transaktions datum: 2009-08-30

Löner Anställd personal Timanställd Arvoden Reseersättningar Traktamenten Anställd personal, hel- eller deltid Kostnaden ska styrkas med anställningsavtal samt lönespecifikationer för de aktuella månaderna. På lönespecifikationen måste det framgå till vilket konto lönen ska betalats ut. Om det inte gör det måste det på annat vis verifieras att pengarna har gått till rätt person. Timanställd Kostnaden ska styrkas med projektdagbok (kan laddas ner från Jordbruksverkets hemsida, www.sjv.se), lönespecifikationer för de aktuella månaderna samt underlag som visar hur lönekostnaden har beräknats (om detta inte har lämnats in redan i samband med ansökan om stöd). På lönespecifikationen måste det framgå till vilket konto lönen ska betalats ut. Om det inte gör det måste det på annat vis verifieras att pengarna har gått till rätt person. Arvoden Underlag som visar att sociala avgifter har betalats ut måste bifogas. Kvitto eller kvitterad faktura som styrker att arvodet har betalats ut. Det ska även framgå vilken aktivitet arvodet har betalats ut för. Reseersättningar och traktamenten Dessa ska styrkas med reseräkningar. Mottagarkontot måste även här verifieras om det inte framgår av underlaget. Även här gäller att kostnaderna ska styrkas med kontoutdrag. På utdraget måste det framgå avsändarkonto samt mottagarkonto. Obs att det inte är tillräckligt med mottagarnamn! Det måste även framgå att det rör sig om en historisk betalning, dvs. det räcker inte att fakturan är upplagd för betalning, utan den måste vara genomförd.

Medfinansiering Likvida medel Offentlig resurs Privat medfinansiering Eget arbete/Ideellt arbete Eget material/Ideella resurser

Likvida medel Offentlig medfinansiering - proportionell Privat medfinansiering - intäkter Kontoutdrag Utbetalningsavi För att stöd ska kunna betalas ut måste underlag finnas som visar att annan offentlig medfinansiering har betalats in i proportion till ansökan om utbetalning. Vid varje enskild utbetalning måste andelen offentlig faktisk finansiering och andelen projektstöd följa fördelningen i beslutet om stöd. Om den redovisade inbetalda medfinansieringen är lägre än den andel som finns angiven i beslutet om stöd så beräknar systemet automatiskt ut en motsvarande minskning av stödbeloppet. Det går bra att redovisa all medfinansiering på samma gång, stödmyndigheten beräknar sedan storleken på medfinansieringen för varje enskild utbetalning. Exempel på underlag kan vara kontoutdrag, som tydligt visar avsändare, samt mottagarkonto, eller utbetalningsavi samt kompletterande insättningsunderlag som visar att pengarna har satts in på projektets/projektägarens konto. Offentlig medfinansiering Privat medfinansiering Om den privata finansieringen, helt eller delvis, består av intäkter ska underlag bifogas som visar intäktens storlek.

Offentlig resurs Projektdagbok, lönespec (arbetstid) Värderingsintyg el motsvarande (material) Om projektet delfinansieras med offentliga resurser måste underlag bifogas som visar på att offentliga resurser har satts in till projektet enligt beslutet om stöd. Offentliga resurser i form av arbetstid redovisas med projektdagbok samt lönebesked. Hur andra former av offentliga resurser redovisas bedöms från fall till fall. I de fall det är möjligt ska sökanden bifoga ett värderingsintyg utfärdat av en oberoende part.

Eget/ideellt arbete/resurser Eget arbete/Ideellt arbete Projektdagbok Eget material/Ideella resurser Värderingsintyg eller motsvarande För dessa finansieringsslag gäller samma underlag som för offentliga resurser.

Avdrag och sanktion För sent inkommen ansökan om slututbetalning Avdrag för felaktig kostnad Sanktion För sent inkommen ansökan Om ansökan om slututbetalning kommer in mer än tre månader efter att klardatum har passerats går sökanden miste om hela stödsumman. Avdrag för felaktig kostnad Vid redovisning av felaktig kostnad görs ett avdrag med den felaktiga summan. Sanktion Om skillnaden mellan stödbeloppet beräknat på redovisade kostnader i ansökan om utbetalning och stödbeloppet beräknat på stödberättigade kostnader i ansökan om utbetalning överstiger tre procent görs ett ytterligare avdrag med samma summa, dvs avdraget fördubblas.

Förskott Ideell förening Ek för i form av lokalt kooperativ Allmännyttig stiftelse Lokal utvecklingsgrupp Max 50 %, högst 250 000 kr

Att tänka på Meddela förändringar i budget eller projektets inriktning före ansökan om utbetalning Kostnaden ska ha en direkt koppling till projektet och dess verksamhet, annars är den inte godkänd. Osäker? Kontakta Leader/Länsstyrelsen! 80-% regeln Ingen slututbetalning utan godkänd slutrapport Vid förändringar i budget eller i projektets inriktning, kontakta Länsstyrelsen/Leader för diskussion kring en eventuell revidering av projektets budget och/eller projektplan. Det är mycket lättare att hantera eventuella förändringar i projektet innan ansökan om slututbetalning har kommit in. Ibland kan det vara svårt att avgöra om en kostnad har direkt koppling till projektet eller inte. Var kritisk, och stäm gärna av med Länsstyrelsen/Leader om du är osäker. Du kan få ut maximalt 80% av det totala beviljade stödbeloppet innan ansökan om slututbetalning görs. För att ansökan om slututbetalning måste, utöver ett korrekt underlag, även en slutrapport lämnas in. All för hur slutrapporten ska se ut finns i jordbruksverket s anvisningar till ansökan om utbetalning.

Kontaktuppgifter Maria Nilsson Maria.k.nilsson@lansstyrelsen.se 044-25 26 08 Lisbet Smolka Ringborg Lisbet.smolka.ringborg@lansstyrelsen.se 044-25 24 15