Statens inköpscentral

Statens inköpscentral Ansvarar fr.o.m. den 1 januari 2011 för upphandlingsverksamheten inom den statliga inköpssamordningen, Upphandlar och förvaltar ramavtal för statliga myndigheter avseende varor och tjänster som upphandlas ofta, i stor omfattning eller som uppgår till stora värden, Förvaltning omfattar information och rådgivning, uppdatering av webbsida, uppföljning av avtal och leverantörer, revisioner, statistik, återkoppling inför upphandling.

Statens inköpscentral Inköpscentralen förvaltar cirka 1100 ramavtal, Ett hundratal olika ramavtalsområden, indelade i 6 kategorier: Kontor och inredning Resor och boende Transport och tjänstefordon IT och telekom Skydd och säkerhet Övriga tjänster Inköpscentralen har ramavtal med cirka 700 leverantörer Ramavtalen omsätter cirka 11 miljarder kronor per år

Statens inköpscentral

www.avropa.se På www.avropa.se finns information om våra ramavtal och praktisk vägledning om hur avrop genomförs. Där finns även information om avropsberättigade, pågående och planerade förstudier, upphandlingar samt planerade informationsseminarier. Med hjälp av databasen kan myndigheter få svar på om de varor eller tjänster de har inköpsbehov av redan finns att avropa från ett statligt ramavtal.

Avropsberättigade Myndigheter under regeringen – deltar med stöd av förordning om statlig inköpssamordning (se SCB:s myndighetsregister, länk på www.avropa.se), Myndigheter under riksdagen – deltar genom fullmakt, ”Offentligt styrda organ”, stiftelser och bolag – deltar genom fullmakt, framgår av www.avropa.se. Kommuner och landsting – deltar genom fullmakt (gäller endast IT och telekom)

Nya ramavtal för tolkförmedlingstjänster 2013

Omfattning och giltighetstid Kontakttolkning även videotolkning och tolkning via webb (Konferenstolkning och teckenspråkstolkning ingår ej) Telefontolkning Tolkanvändarutbildning i priset ingår samtliga kostnader för utbildningspersonal samt för eventuellt utbildningsmaterial. kund ansvarar för att tillhandahålla lokal samt kostnader för denna i samband med utbildningen. Ramavtalen är giltiga fr.o.m. 1 nov 2013 t.o.m. 31 okt 2015 kan förlängas på initiativ av Statens inköpscentral i upp till 24 månader, dvs. maximalt t.o.m. 31 okt 2017. uppdrag kan ske senare om avrop skett innan ramavtal löpt ut.

Språk Obligatoriska språk ALBANSKA GEORGISKA PORTUGISISKA TYSKA AMARINJA GREKISKA PUNJABI UNGERSKA ARABISKA HINDI ROMANI URDU ARMENISKA HOLLÄNDSKA RUMÄNSKA UZBEKISKA ASSYRISKA/ SYRIANSKA ITALIENSKA RYSKA VIETNAMESISKA AZERBAJANSKA KANTONESISKA SLOVAKISKA WOLLOF BADINANI KURMANDJI SOMALISKA   BENGALI LETTISKA SORANI BKS (Bosniska, Kroatiska och Serbiska) LINGALA SPANSKA BULGARISKA LITAUISKA SWAHILI BURMESISKA LUGANDA TAGALOG DANSKA MAKEDONSKA TAMIL DARI MANDARIN/ RIKSKINESISKA THAILÄNDSKA ENGELSKA MONGOLISKA TIGRINSKA ESTNISKA PASHTO TJECKISKA FINSKA PERSISKA TJETJENSKA FRANSKA POLSKA TURKISKA

Språk Icke obligatoriska språk AFAR DANAKIL FULA KIKUYU PIDGINENGELSKA ARAMEISKA GORANI KINYARWANDA SHANGHAI ASHKALI GUJARATI KIRGISISKA SINGHALESISKA AZARI HAKKA KOREANSKA SLOVENSKA BAJUNI HAZARAGI KREOL TADZJIKISKA BALUCHISKA HAUSA KRIO TURKMENSKA BILEN HEBREISKA LAO TWI BERBERISKA IBO MAI-MAI VÄSTASSYRISKA CEBUANO INDONESISKA MALAJISKA YORUBA CHAUCHONESISKA ISLÄNDSKA MALINKE ZAZAKI CHIN JAPANSKA MENDE   EDO KAZAKISKA NEPALESISKA EWE KHMER NORSKA FEILI KIKONGO OROMO

Kompetenser Av Kammarkollegiet auktoriserad tolk med specialistkompetens som rättstolk (RT) och sjukvårdstolk (ST) inom de språk där sådana finns att tillgå. Av Kammarkollegiet auktoriserad tolk (AT) inom de språk där sådana finns att tillgå. Se www.kammarkollegiet.se för språk- och tolkförteckning. Övrig tolk, ej auktoriserad (ÖT) har genomgått sammanhållen grundutbildning som ges vid folkhögskolor och studieförbund som tidigare har varit under tillsyn av Tolk- och översättarinstitutet vid Stockholms universitet och nu är under tillsyn av Myndigheten för yrkeshögskolan, har gått andra tolkutbildningar utan statlig tillsyn, men som minst har gått grundutbildning /introduktionsutbildning (30 timmar) i tolketik och tolkmetoder.

Leverantörer per län Dalarna Blekinge 1. Linguacom 1. Semantix 2. Språkservice 3. Stockholms Tolkförmedling Gävleborg 1. Semantix 2. Linguacom 3. Språkservice Jämtland Blekinge 1. Semantix 2. Linguacom 3. Språkservice Gotland 1. Linguacom 2. Språkservice 3. Adman 100 språk Halland

Leverantörer per län Kalmar 1. Semantix Jönköping 1. Semantix 2. Linguacom 3. Språkservice Norrbotten 1. Linguacom 2. Språkservice 3. Adman 100 språk Stockholm Jönköping 1. Semantix 2. Linguacom 3. Språkservice Kronoberg Skåne

Leverantörer per län Uppsala Södermanland 1. Semantix 1. Semantix 2. Linguacom 3. Språkservice Västerbotten Västmanland 1. Linguacom 2. Språkservice 3. Järva Tolk Södermanland 1. Semantix 2. Linguacom 3. Språkservice Värmland Västernorrland 1. Linguacom 2. Språkservice 3. Stockholms Tolkförmedling

Leverantörer per län Örebro Västra Götaland 1. Linguacom 1. Semantix 2. Språkservice 3. Örebro läns landsting Västra Götaland 1. Semantix 2. Linguacom 3. Språkservice Östergötland

Tillgänglighet Leverantören ska tillhandahålla och förmedla tolkar dygnet runt årets alla dagar. Leverantören ska finnas tillgänglig för att besvara frågor under kontorstid (helgfri måndag till fredag 08.00 – 17.00, övrig tid tillgänglig per telefon vid akuta ärenden. Sjukdom, semester eller annan frånvaro ska inte påverka. Kund ska kunna boka och avboka tolk samt ändra redan inbokade uppdrag via e-post, telefon och fax (samt boka tolk via webbaserat bokningssytem), dygnet runt alla dagar på året. Mottagningsbevis – senast inom 1 timme. Ej detsamma som bekräftelse av uppdrag.

Valmöjligheter vid bokning Tolk på nära håll - tolk vars restid till tolkmötet är maximalt en (1) timme. Tolk via video - tolkning sker via videolänk. Kund ansvarar för att utrustning för tolkning via video finns. Inom denna kategori kan även tolkning via webb komma att bli aktuell. Tolk vars restid till tolkmötet överstiger en (1) timme. Får endast anlitas om Kund har godkänt de resekostnader som är förknippade med uppdraget.

Avrop/bokning av tolk Fast rangordning per län - avropsförfrågan ska ställas till först rankad Leverantör inom det aktuella länet. Ett antal möjligheter att avvika från rangordningen, dvs. gå vidare till nästa leverantör. Var tydlig med krav och önskemål! Avropsblankett hittar du på www.avropa.se. Webbaserat bokningssystem - tillgängligt via Leverantörens hemsida dygnet runt, alla dagar på året.

Avvikelse från rangordning Kund har rätt att gå vidare i rangordningen om Leverantören; inte besvarat bokningen alternativt inte återkommit med bekräftelse av bokningen. inte kan åta sig uppdraget. inte kan erbjuda tolk inom efterfrågat språk. inte kan erbjuda telefontolk med den efterfrågade kompetensen inom efterfrågat språk. inte kan erbjuda kontakttolk med den efterfrågade kompetensen inom efterfrågat språk vars restid till tolkmötet är maximalt en (1) timme. inte kan erbjuda kontakttolk med den efterfrågade kompetensen inom efterfrågat språk via video. inte kan erbjuda kontakttolk med den efterfrågade kompetensen inom efterfrågat språk vars restid till tolkmötet överstiger en (1) timme

Avvikelse från rangordning inte kan tillhandahålla en tolk med rätt kompetens och/eller lämplighet för uppdraget. inte kan erbjuda en tolk med ett visst kön om så har efterfrågats. inte kan erbjuda en tolk enligt den tidpunkt som begärts av Kund. avbokar ett bokat uppdrag som ännu inte utförts, och detta beror på Leverantören. avbryter ett påbörjat uppdrag och detta beror på leverantören. Om Kund hävt uppdrag och detta beror på leverantören Om Kund har påkallat sin rätt till vite och/eller skadestånd

Avropsförfrågan Avropsförfrågan bör minst innehålla: Avropande organisation Handläggarens namn och kontaktuppgifter Typ av tolkning (kontakt- eller telefontolkning) Datum samt start- och sluttid då tolkuppdrag ska äga rum Adress där tolkuppdraget ska genomföras (vid kontakttolkning) Vilket/vilka språk som kommer att talas under tolkuppdraget Tolkens kompetensnivå (RT, ST, AT, ÖT) Kort beskrivning av uppdraget (domstolsförhandling, förhör, möte med handläggare etc.) Utförande av tolkuppdraget, vid kontakttolkning (tolk på nära håll, tolk via video eller tolk vars restid till tolkmötet överstiger en timme). Övriga önskemål (särskild utbildning, visst kön eller viss dialekt etc.)

Bekräftelse Bokning av tolk som görs minst sex (6) kalenderdagar före uppdragsstart ska bekräftas skriftligen via e-post av Leverantören senast kl 15.00 två (2) kalenderdagar efter att bokningen mottagits. Bokning av tolk som görs två till fem (2-5) kalenderdagar före uppdragsstart ska bekräftas skriftligen via e-post av Leverantören senast kl 15.00 dagen efter att bokningen mottagits. Bokning av tolk som görs senast kl. 14.00 dagen före uppdragsstart ska bekräftas skriftligen via e-post av Leverantören senast kl 16.30 samma dag. Bokning av tolk som görs senare än kl 14.00 dagen före uppdragsstart eller samma dag som uppdragsstart ska bekräftas skriftligen via e-post av Leverantören omgående.

Bekräftelse Bekräftelsen ska minst innehålla: Datum samt start- och sluttid då tolkuppdrag ska äga rum Adress där uppdraget ska genomföras (vid kontakttolkning) Kontaktperson hos leverantören Tolkens namn och kontaktuppgifter Aktuella språk Tolkens kompetensnivå (RT, ST, AT, ÖT) Utförande av tolkuppdraget, vid kontakttolkning (tolk på nära håll, tolk via video eller tolk vars restid till tolkmötet överstiger en timme) Övriga önskemål (särskild utbildning, visst kön eller viss dialekt etc.) Uppdragets referensnummer samt uppgift om pris I de fall Kund efterfrågat tolkens CV ska denna bifogas

Bekräftelse Leverantören ska i samband med bokningen registrera och efterfråga de uppgifter som krävs för att kunna utföra uppdraget enligt de krav som ställts av Kund. Är avropet ofullständigt eller oklart ska Leverantören kontakta Kund omgående och begära in ett förtydligande. Är bekräftelsen inte i enlighet med avropet ska Kund kontakta Leverantören omgående och meddela vad som inte stämmer. Ändringar i avtalat uppdrag ska av Leverantören ske skriftligen genom att en ny bekräftelse skickas till Kund.

Bekräftelse Önskemål om namngiven tolk ska i möjligaste mån tillgodoses, om ej ska det motiveras. Kunden har rätt att begära en annan tolk om kunden finner att tolkens kompetens och/eller lämplighet inte är tillräcklig. Kunden har rätt att välja bort en tolk som har utfört tidigare uppdrag med bristande eller felaktiga tolkningar. Leverantören får efter skriftligt medgivande ersätta namngiven tolk med annan tolk med samma kompetensnivå.

Avbokning Kund har rätt att utan kostnad avboka uppdrag senast 48 timmar innan uppdraget ska påbörjas. Skriftlig bekräftelse via e-post till Kund. Om kund erbjuder ersättningsuppdrag för samma tid och leverantören tackar nej utgår heller ingen ersättning.

Uppdrag Anlitade tolkar ska inneha giltig fotolegitimation. Leverantörens och tolkens namn, samt tolkens kompetens ska finnas angivet på kortets framsida. Auktoriserade tolkar ska bära Kammarkollegiets tolkbricka vid kontakttolkning. ”God tolksed”, fullgoda språkkunskaper, ev. sekretessförbindelse Kund har rätt att göra säkerhetsprövning/registerkontroll av tolk inför uppdraget. Vid telefontolkning – störningsfri och säker arbetsmiljö.

Tolkrekvisitioner Leverantören ska kostnadsfritt för Kund tillhandahålla blanketter för tolkrekvisitioner vid kontakttolkning. På dessa ska följande uppgifter anges: Uppdragsnummer eller liknande Datum, tidpunkt och plats för tolkningen Tolkningstid Restid (tidsspillan) och eventuella resekostnader Myndighetens kontaktuppgifter, avdelning/enhet samt kontaktpersonens kontaktuppgifter Fakturerande enhet Tolkens namn eller unika identitet. Tolkens kompetensnivå (RT, ST, AT eller ÖT) Språk Signering av tolkanvändaren Rekvisitionen utgör underlag för fakturering. Leverantören ska kontrollera att angiven restid (tidsspillan) samt eventuella resekostnader i rekvisitionen är rimliga.

Priser – myndighetskategori A Myndighetskategori A omfattar de myndigheter som uppräknas i Förordning (1979:291) om tolktaxa, dvs. allmän domstol förvaltningsdomstol Marknadsdomstolen Arbetsdomstolen arrendenämnd hyresnämnd Statens va-nämnd åklagarmyndighet Polismyndighet Kronofogdemyndigheten Arvode och all annan ersättning för myndighetskategori A ersätts enligt senaste utgåva av Domstolsverkets föreskrifter om tolktaxa. Leverantören har dock alltid rätt till en förmedlingsavgift.

Priser – myndighetskategori B Myndighetskategori B omfattar övriga avropsberättigade myndigheter som inte ingår i och omfattas av myndighetskategori A. Leverantörens priser för myndighetskategori B utgår i enlighet med bilaga Pris. Priserna är fasta under ett (1) år från det att ramavtalet undertecknats. Därefter kan priserna justeras en gång per år. Priserna innefattar även ersättning för tidsspillan om högst 30 minuter. Pris för av Kammarkollegiet Auktoriserad tolk med specialkompetens (RT & ST) för första tolktimmen (60 min): 590 SEK, per påbörjad halvtimme (30 min): 260 SEK Pris för av Kammarkollegiet Auktoriserad tolk (AT) för första tolktimmen (60 min): 460 SEK, per påbörjad halvtimme (30 min): 205 SEK Pris för övrig tolk (ÖT), ej Auktoriserad, för första tolktimmen (60 min): 335 SEK, per påbörjad halvtimme (30 min): 145 SEK

Priser – myndighetskategori B Arvode ska alltid utgå med belopp motsvarande minst en timme (60 min) arvodesgrundad tid för tolkning. Ersättning beräknas för varje uppdrag för sig. Då uppdraget sträcker sig mer än en dag beräknas ersättningen för den sammanlagda tiden. Grundbeloppet, dvs. pris för första tolktimmen, utgår således endast en gång per uppdrag. Som arvodesgrundande tid räknas den sammanhängande tid under en och samma dag som tolken står till Kundens förfogande. Tiden räknas från den tidpunkt till vilken tolken är kallad och har infunnit sig. I tiden inräknas varje uppehåll med undantag av normal måltidspaus.

Tidsspillan Tidsspillan utgör i allmänhet sådan tid då tolkens arbetstid tas i anspråk trots att den inte utgör arvodesgrundad tid. Ersättning för tidsspillan avgörs från fall till fall. Restid ska dock alltid anses som ersättningsgill tidsspillan. Normal måltidspaus utgör inte tidsspillan. Tidsspillan ersätts endast till den del sammanlagd tidsspillan överstiger trettio (30) minuter. Ersättning för tidsspillan utgår per påbörjad timme (60 minuter) med 65% av angivna timpriser för respektive kompetensnivå. Under obekväm arbetstid utgår därutöver tillägg för tidsspillan för varje påbörjad halvtimme (30 minuter) med 40% av den ersättning som utgår för tidsspillan per timme (60 minuter).

Obekväm arbetstid Tillägg för arbete under obekväm arbetstid ska utgå enligt nedan: Måndag till fredag kl 00.00-07.00 och kl 18.00-24.00: Leverantören har rätt att debitera ytterligare 45 % av ovan angivna priser för första tolktimmen (60 minuter), därefter utgår tillägget 60 % av ovan angivna priser per påbörjad halvtimme (30 minuter). Söndag, annan allmän helgdag än nedan eller lördag kl 00.00-24.00: Leverantören har rätt att debitera ytterligare 75 % av ovan angivna priser för första tolktimmen (60 minuter), därefter utgår tillägget 100 % av ovan angivna priser per påbörjad halvtimme (30 minuter). Från kl. 18.00 på dag före långfredagen till kl. 07.00 på dagen efter annandag påsk eller från kl. 18.00 på dag före pingstafton, midsommarafton, julafton eller nyårsafton till kl. 07.00 på vardag närmast efter helgdagsaftonen: Leverantören har rätt att debitera tillägg för varje påbörjad tolktimme (60 minuter) respektive påföljande halvtimme (30 minuter) med belopp motsvarande dubbelt tillägg på tid måndag till fredag 00.00-07.00 och 18.00- 24.00.

Förmedlingsavgift Leverantören har rätt till en förmedlingsavgift per förmedlat uppdrag. Om uppdraget sträcker sig över flera dagar så får en (1) förmedlingsavgift per dag debiteras. Om flera tolkar ska tolka under ett uppdrag så får en (1) förmedlingsavgift per tolk som bokas debiteras. Om kunden under pågående uppdrag gör tilläggsbeställningar som innebär att uppdraget utökas med ytterligare dagar eller tolkar så får en (1) förmedlingsavgift per ny dag respektive ny tolk debiteras. Om ett tolktillfälle innehåller flera uppdrag, t.ex. tolkning för flera personer i häktningsförhandlingar, så får en (1) förmedlingsavgift per uppdrag debiteras. Förmedlingsavgiften utgår i enlighet med prisbilagan. Vid förmedling av tolkuppdrag via telefon utanför kontorstid har Leverantören rätt att debitera ett tillägg på 100 % av förmedlingsavgiften.

Reseersättning Vid av Kund skriftligen beordrad resa har Leverantören rätt till ersättning för verifierade kostnader samt traktamenten. Ersättning utgår enligt Skatteverkets regler. Ersättning för tolks resa utgår endast för billigaste färdsätt om inget annat har överenskommits. I övrigt utgår ersättning för utlägg endast om verifierad kostnad är nödvändig för genomförandet av uppdraget och under förutsättning att Kunden på förhand godkänt utlägget. Semesterersättning utgår inte.

Försening och fel När tolk är försenad med mer än tio (10) minuter ska Leverantören kompensera Kund genom att inte debitera den första halvtimmen (30 minuter) av det aktuella uppdraget. När tolk är försenad med mer än femton (15) minuter eller helt uteblir från avtalat uppdrag har Kund rätt att häva kontraktet utan krav på ersättning från Leverantörens sida. Därutöver utgår vite i enlighet med ramavtalet. Kundens rätt att häva kontraktet förhindras inte av att Leverantören underrättar Kund om förseningen. Väljer Kund att inte häva kontraktet och uppdraget därmed utförs trots förseningen utgår inget vite till Kund. Leverantören ska i sådana fall kompensera Kund genom att inte debitera den första halvtimmen (30 minuter) av det aktuella uppdraget.

Försening och fel Fel föreligger när Leverantören brister i att utföra uppdrag i enlighet med kontraktet eller Allmänna villkor. Även i de fall tolkuppdraget inte kan genomföras på grund av bristande kompetens hos tolk eller om tolk inte genomför uppdraget i enlighet med Kammarkollegiets vägledning ”God tolksed”. Kund har rätt att häva kontraktet utan krav på ersättning från Leverantören samt debitera ett vite i enlighet med ramavtalet. Med bristande kompetens hos tolk menas att denne inte uppfyller de krav som ställts i kontraktet. Kund ska så fort bristen uppdagas avbryta uppdraget och meddela Leverantören om bristen. Skulle bristen uppdagas först efter att uppdraget genomförts ska Leverantören meddelas när bristen uppdagats. Kund har rätt till skadestånd för direkt skada som orsakats av Leverantören.

Fakturering Tjänster faktureras månadsvis. Betalning sker trettio (30) dagar efter fakturans ankomstdag, under förutsättning att fakturaunderlaget är ostridigt Inga tillkommande avgifter Av fakturan ska framgå ramavtalsnummer, avtalsreferens, uppdragets innehåll, arten och omfattningen av det arbete som utförts under den tidsperiod som fakturan avser, kostnader under perioden, annan ersättning som skriftligen överenskommits.

Uppföljning Reklamera alltid vid kvalitetsbrister, reklamationsblankett finns på www.avropa.se, kopia till Statens inköpscentral. Kontinuerlig uppföljning av kvalitén Synpunkter från avropande myndigheter Enkät, kundnöjdhetsmätning Referensgrupp Kvalitetsrevision Dialog med leverantör Åtgärdsplan Uppföljning av åtgärdsplan Varning Avstängning Nedflyttning Hävning

Ramavtal för översättningstjänster 2012

Ramavtal för översättningstjänster Ramavtalen trädde ikraft 1 juli 2012 Löper t o m 30 juni 2014, därefter möjlighet till max 24 mån förlängning Rikstäckande ramavtal, 5 språkområden Leverantörer (översättningsbyråer)– antagna per språkområde Fast rangordning per språkområde Undantag från rangordning finns Avropsblankett + vägledning, www.avropa.se

Tjänster Översättning – till och från svenska Språkgranskning –kontroll av översatt text utifrån ursprungstext och målgrupp, tidigare översatta dokument Korrekturläsning – kontroll av grammatik och stavning, tidigare översatta dokument Bestyrkande per handling av auktoriserad översättare (translator)

Språkområden Engelska (amerikansk och brittisk) A Arabiska Finska Franska Persiska (Farsi) Polska Ryska Somaliska Spanska Tyska

Språkområden B Albanska Norska BKS (Bosniska, Kroatiska, Serbiska) Bulgariska Danska Estniska Grekiska Isländska Italienska Lettiska Litauiska Nederländska Norska Persiska (Dari) Portugisiska Rumänska Slovakiska Slovenska Sydkurdiska (Sorani) Thailändska Tjeckiska Turkiska Ungerska

Språkområden C Amhariska (Amarinja) Mongoliska Armeniska Pashto Azerbajdzjanska (Azeriska) Bengaliska Hebreiska Japanska Kinesiska (Mandarin, Kantonesiska) Makedonska Mongoliska Pashto Romani chib Tigrinska Ukrainska Uzbekiska Vietnamesiska

Språkområden D Obs att alla leverantörer inte tillhandahåller samtliga språk (se avropa.se) Afrikaans Georgiska Hindi Indonesiska Jiddisch Kazakiska Khmer Kirgiziska Kirundi Koreanska Lingala Luganda Malajiska Mandinka Meänkieli Nepalesiska Nordkurdiska (Kurmandji) Punjabi Samiska (Nord-, Lule-, Syd-) Swahili Syriska Tagalog Tamil Tjetjenska Uiguriska Vitryska

Leverantörer Språkservice Space 360 Semantix Eqvator CBG Konsult & Information The Business Translator Adman 100 språk Linguacom Maems/Daccab Järva Tolk & Översättning

Avropsförfrågan Administrativa uppgifter Specificering och omfattning av de tjänster som beställs samt en kort beskrivning vad översättningsuppdraget avser. Källspråk (översättning från) och målspråk (översättning till) Leveransuppgifter Krav och önskemål på översättare Övrig information till översättaren (språkvarianter, syftet, inriktning och målgrupp, referensmaterial, terminologi, interna ordlistor etc.)

Ämnesområden Juridik Ekonomi Medicin Teknik Utbildning Politik Statsvetenskap Natur och miljö Naturvetenskap Energi (el, gas, fjärrvärme) Kultur Transport Annat ämnesområde (specificeras vid avropet)

Dokumenttyper Artiklar (t.ex. tidningsartiklar, vetenskapliga artiklar). Avtal Beslut, domar (t.ex. individärenden). Betyg, intyg Ekonomiska texter (t.ex. verksamhetsberättelser, årsredovisningar, ekonomiska rapporter, propositioner med ett huvudsakligt ekonomiskt innehåll). Författningstexter (t.ex. lagtexter, förarbeten, föreskrifter, traktat) Informationsmaterial (t.ex. broschyrer, trycksaker, presentationsmaterial, pressmeddelanden).

Dokumenttyper Kursplaner, utbildningsplaner Kvalificerade juridiska texter (t.ex. rättsutredningar). Rapporter Strategidokument, styrdokument (t.ex. rutiner, handlingsplaner, policy, handböcker, riktlinjer) Tal, brev Uppsatser, avhandlingar Webbinformation

Översättare Krav kan ställas på: Auktoriserad översättare (translator) – finns endast i ett begränsat antal språk, se Kammarkollegiets webbsida. Översättarens CV. Önskemål kan ställas på namngiven översättare. Beställaren ska ha rätt att begära en annan översättare om beställaren finner att översättarens kompetens och/eller lämplighet inte är tillräcklig. Beställaren har också rätt att välja bort en översättare som har levererat bristande eller felaktiga översättningar vid tidigare uppdrag.

Avropsordning Avrop (beställning) sker inom respektive språkområde. Det går inte att avropa översättning där svenska inte är ett av språken. Indelningen i språkområden gäller även tilläggstjänsterna. Fast rangordning inom varje språkområde. Ett antal möjligheter att avvika från rangordningen, dvs. gå vidare till nästa leverantör. Ramavtalet bygger på att beställaren ställer tydliga krav i sin förfrågan och snabbt kan gå vidare i rangordningen om den första leverantören inte kan möta kraven. Avropsblankett finns på www.avropa.se.

Undantag Om leverantören inte återkommit med bekräftelse av beställning. inte kan åta sig uppdrag. inte kan erbjuda auktoriserad översättare inom det språk som ska översättas. (Gäller under förutsättning att auktorisation finns i detta språk). inte kan erbjuda översättning inom efterfrågat språk, ämnesområde eller dokumenttyp. inte kan tillhandahålla en översättare med rätt kompetens och/eller lämplighet för uppdraget. inte kan leverera enligt den leveransdag som begärts av beställaren.

Undantag Om leverantören avbryter uppdrag och detta beror på leverantören. Om beställaren avbeställer uppdrag och detta beror på leverantören. Om beställaren hävt eller sagt upp uppdrag och detta beror på leverantören. Om beställaren har påkallat sin rätt till vite och/eller skadestånd.

Bekräftelse Bekräftelse av uppdrag, skriftligen via e-post, även om Leverantören inte kan åta sig uppdraget (ska motiveras). Senast 15.00 nästa helgfria arbetsdag. På begäran från Beställaren vid brådskande uppdrag som innebär översättning av högst 500 ord, senast kl. 16.00 samma arbetsdag förutsatt att beställningen kommit Leverantören tillhanda senast kl. 12.00 samma dag.

Kontaktperson Leverantören ska tillhandahålla en kontaktperson som ska fungera som projektledare. ansvarar för uppdraget gentemot Beställaren. är ansvarig för att uppdraget genomförs i enlighet med beställningen samt bestämmelserna i ramavtalet. utser lämplig översättare utfärdar instruktioner till alla parter möjliggör och ser till att översättningen blir konsekvent. ansvarar för att tidsschema följs. ser till att kontakt upprätthålls med alla parter godkänner leverans.

Ändringar m.m. Ändringar under uppdragets gång – kostnadsökning ska kunna påvisas av Leverantören – debiteras per timme enligt skriftlig överenskommelse. Avbeställning av hela eller delar av uppdraget – utan kostnad om ännu ej genomfört, eller avbeställt p.g.a. Leverantören, annars ersättning för utfört arbete. Avbrytande – Leverantören kan avbryta om förutsättningar väsentligt ändrats. Utfört arbete ska ersättas.

Kontroll När översättningen är slutförd och innan leverans sker ska Leverantören ansvara för att översättaren själv kontrollerar sitt arbete. Kontrollen ska minst innefatta: att innebörden av texten översatts korrekt, att översättningen är fullständig, att den inte innehåller felaktigheter och att de angivna specifikationerna är uppfyllda. Översättaren ska göra eventuella nödvändiga ändringar. Leverantören ska ansvara för och slutligt verifiera att tjänsten som levererats är i enlighet med angivna specifikationer i beställningen. Kontroll och slutverifiering ska ske kostnadsfritt, dvs. ingå i de lämnade priserna.

Leverans Normalleverans (exkl. postbefordran, A-post): För texter upp till 2 000 ord – inom 5 arbetsdagar För texter med 2 001 till 10 000 ord – inom 10 arbetsdagar För texter över 10 000 ord – enligt överenskommelse Expressleverans (exkl. postbefordran, A-post): För texter upp till 2 000 ord – inom 3 arbetsdagar, För texter med 2 001 till 10 000 ord – inom 5 arbetsdagar Återkoppling omgående om avtalad leveransdag ej kan hållas. Normalleverans gäller även om Beställaren inte angett något vid avrop.

Leverans Leveranssätt: Dokumentformat vid leverans Post (A-post) Fax E-post Annat sätt, t.ex. budning, betalas av Beställaren Dokumentformat vid leverans Pappersformat Digitalt format, Word 2003 eller senare/likvärdigt alt. PDF

Avvikelser Brist vid utförandet – om tjänsten avviker från de krav som ställts i upphandlingen eller i avropet: Kräva rättelse på Leverantörens bekostnad, avhjälpt senast inom 10 arbetsdagar, annars skälig nedsättning av ersättningen, och ev. skadestånd, (exkl ev. nedsatt ersättning) Leverantörens ansvar för brist gäller tre (3) månader efter att Beställaren mottagit leveransen Säga upp beställningen - Leverantören ersätts för färdigt resultat Häva beställningen - prestationer återgår (resultat och betalning) Reklamera så snabbt som möjligt! Reklamationsblankett, kopia till Statens inköpscentral

Avvikelser Leveransförsening – om Leverantören befarar en försening; Omgående meddela Beställaren skriftligt, med orsak angiven Ange när leverans beräknas kunna ske Beställaren har rätt till vite per påbörjad förseningsdag Beställaren har rätt att säga upp alternativt häva beställningen på grund av att förseningen innebär sådan olägenhet att ny leveranstid inte kan godkännas Vid stor olägenhet för Beställaren eller underlåtelse att meddela Beställaren – rätt till skadestånd

Priser Prisuppgifterna som offererats i upphandlingen är fasta i ett (1) år från och med 2012-07-01, finns tillgängliga på avropa.se Lämnade priser ska omfatta ersättning för samtliga kostnader och utgifter för fullgörandet av uppdraget Ordräkningen som ska ligga till grund för prissättningen ska göras i källspråket, om ej möjligt – i målspråket Timdebitering kan förekomma då pris/ord-modellen inte kan användas Minimidebitering på 200 ord alternativt 1 timmes arbete Pris per ord för texter som överstiger 10 000 ord debiteras i enlighet med priset för normalleverans för text från 2 001 till 10 000 ord Redan översatta mall- eller blankettexter som Beställaren tillhandahåller i digitalt format eller på papper får inte debiteras igen vid senare tillfälle

Övrigt Leverantören ansvarar för säker hantering och förvaring av handlingar Leverantören ska ha rutiner för att säkerställa sekretess och informationssäkerhet Handlingar som skickas via e-post ska skickas som krypterad fil om Beställaren så begär Sekretessförbindelser ska tecknas i de fall Beställaren begär detta Leverantören får inte ersätta namngiven översättare med annan utan Beställarens skriftliga medgivande Leverantören är skyldig att ersätta översättare som Beställaren anser saknar rätt kompetens

Uppföljning Reklamera alltid vid kvalitetsbrister, reklamationsblankett finns på www.avropa.se, kopia till Statens inköpscentral. Kontinuerlig uppföljning av kvalitén Synpunkter, reklamationer Enkät, kundnöjdhetsmätning Trepartsmöten (SIC, kund, leverantör) Kvalitetsrevision Dialog med leverantör Åtgärdsplan Uppföljning av åtgärdsplan Varning Avstängning Nedflyttning Hävning

Kvalitet Kundnöjdhetsmätning februari 2013 1 = Inte alls nöjd 3,7 % 2 11,1 % 3 11,1 % 4 34,3 % 5 31,5 % 6 = I högsta grad nöjd 8,3 %

Kvalitet Kundnöjdhetsmätning november 2013 Hur nöjd är du totalt sett med de översättningstjänster som leverantörerna erbjuder? 1= Inte alls nöjd 6,8% 2 6,0% 3 9,8% 4 24,1% 5 39,8% 6 = I högsta grad nöjd 13,5%

Kvalitet Orsaker till nekade uppdrag Kund avbokar p.g.a. utebliven bekräftelse Ingen ledig översättare i aktuellt språk Efterfrågad kompetens (translator) saknas Översättare saknas inom efterfrågat ämnesområde/dokumenttyp Ej avtal med efterfrågad översättare För kort leveranstid, inkl om kund begärt snabbare leverans än 3 dagar Otydligt manus, risk för felaktiga översättningar Alltför omfattande textmaterial

Råd inför avrop Att tänka på vid avrop av översättning Viktiga frågor Vad är textens syfte? Vem eller vilka ska läsa texten? Var ska texten läsas? Hur ska texten presenteras? I vilket medium ska översättningen användas? Vad ska läsarna göra, veta eller känna när de läst texten? Är det något som inte ska översättas, t.ex. produktnamn, branschbegrepp eller samhällstermer? Finns det referensmaterial, t.ex. om företaget, produkterna, ämnesområdet eller kulturen? Finns det terminologilistor, en språkpolicy eller kanske en stilguide? Finns det originalfiler? PDF-filer kräver bearbetning före översättning.

Råd inför avrop Att tänka på vid avrop av översättning Ämnesområde och textmängd Information om ämnesområde och teknisk svårighetsgrad gör att projektledaren kan välja ut översättare med rätt specialkompetens och beräkna leveranstid. Skicka gärna några typiska sidor för bedömning redan i offertstadiet. Referensmaterial Försök att bidra med så mycket information som möjligt. Förse översättaren med referensmaterial som kan underlätta i översättningsarbetet, till exempel beskrivningar av liknande produkter, interna ordlistor och allmän information om er själva (årsredovisningar, broschyrer). Med bra referensmaterial är det lättare för översättaren att tillämpa den terminologi som ditt företag eller din bransch använder.

Råd inför avrop Att tänka på vid avrop av översättning Gott om tid Om möjligt är det bra att planera in översättningen i god tid. Det ligger mycket arbete och diskussioner bakom de texter ni lämnar för översättning. Översättaren har stått utanför den processen. Ge översättaren tid och möjlighet att lära känna dig och ditt företag. Vid avropet Lämna all information du har om texten. Tala om ifall den text du lämnar är komplett eller inte. Är den slutgiltig? Informera om nuvarande format och layout och önskat format vid leverans. Tala om när du behöver ha översättningen färdig. Var tydlig med vad du menar med ”färdig”. Menar du färdig för tryckning, färdig för att läggas in på webbplatsen eller något annat? Om du har mindre bra erfarenheter av tidigare översättningar, berätta om problemen.

Råd inför avrop Att tänka på vid avrop av översättning Var tillgänglig och svara på frågor Du har säkert värdefull kunskap om ämnesområdet, om det tillhör din vardag, och det kan vara kunskap som kanske inte är självklar för översättaren. Var därför öppen för att besvara frågor under översättningens gång eller hänvisa till en kollega som insatt i projektet. Det underlättar mycket för översättaren och ger ett bättre slutresultat. Kontrollera leveransen När du får översättningen – kontrollera leveransen direkt. Om det behövs justeringar är det viktigt att göra dem så fort som möjligt, medan översättaren fortfarande har materialet färskt i minnet. Då slipper du vänta på att översättaren ska läsa in sig på materialet på nytt. Värdefull återkoppling Återkoppla alltid till din kontaktperson. Inför nästa projekt är det viktigt att veta vad som fungerade bra och vad som kan bli bättre.

Mer information www.kammarkollegiet.se/inkopscentralen www.avropa.se E-post: ramavtalsservice@kammarkollegiet.se Telefon: +46 (0)8-700 08 00 E-post: klas.ericsson@kammarkollegiet.se Telefon: +46 (0)8-700 07 37