e-handel på Arbetsförmedlingen ESV:s e-handelsdag, 2010-06-16 Information om Arbetsförmedlingen Inköpsstrategi Inköpsstöd för Arbetsförmedlingen, INKA-projektet Erfarenheter Kontaktpersoner: Erik Ryrlind erik.ryrlind@arbetsformedlingen.se Jan Åbjörnsson jan.abjornsson@arbetsformedlingen.se

Ekonomi Det totala anslaget 2009 var 62 mdkr 40 mdkr gick till försörjning av arbetslösa i form av a-kassa och aktivitetsstöd 7 mdkr gick till köp av tjänster för arbetslösa, varav 1,4 mdkr fakturerades 10 mdkr gick till lönebidrag och andra särskilda insatser för funktionshindrade 4 mdkr gick till löner och lönebikostnader 1,4 mdkr gick till inköp av varor och tjänster för den egna verksamheten. Alltså sammanlagt 2,8 mdkr som är aktuellt för e-handel

Inköpsstrategi Analys Syfte Mål Processer Organisation Verktyg

Inköpsvärden, leverantörer och fakturor Inköpskategori enligt kontoplanen Värde ex moms Miljoner kr Antal leverantörer Antal fakturor 2009 2007 IT 226 175 202 480 2 222 2 700 Telecom 127 35 36 90 773 2 100 Kontorsvaror och maskiner 97 166 3 540 6 910 39 695 60 550 Lokaler ex hyror 105 99 1 017 1 470 16 476 15 600 Hyror 424 406 580 440 3 847 1 100 Posttjänster 62 56 32 210 645 8 050 Kompetensutveckling o övr. personalkostn. 150 3 310 5 460 11 410 19 800 Resor, logi o repr. 108 112 3 748 5 860 27 230 24 700 Övriga varor o tjänster 158 257 2 003 3 720 13 852 23 050 Finansiella tjänster 1 1,5 309 420 1 013 1 600 Summa 1 399 1 457 10 390 25 060 117 163 159 250

Inköpsstrategi Syfte och mål

Inköpsstrategi för Arbetsförmedlingen Inköpsstrategi Arbetsmaterial Syfte att skapa en effektiv och miljömedveten inköpshantering avseende kostnadseffektivitet, produktsortiment och relationer med leverantörer. att understödja Arbetsförmedlingens uppdrag att arbetsgivare får arbetskraft och att arbetssökande får arbete.

Inköpsstrategi för Arbetsförmedlingen Inköpsstrategi Arbetsmaterial Förslag till strategiska mål: Få ökad säkerhet, kontroll, och uppföljning av alla inköp Styra inköp mot ramavtal och upphandla ramavtal om sådana saknas Samordna inköp, där detta är befogat, för att effektivisera inköpsarbetet, öka kvaliteten på den inköpta varan/tjänsten och minska antalet fakturor Effektivisera fakturahantering och därmed få lägre administrativa kostnader Få ökad kvalitet i den ekonomiska redovisningen Sträva efter att alla inköp skall ha ett miljöperspektiv

Inköpsstrategi för Arbetsförmedlingen Inköpsstrategi Arbetsmaterial Exempel på operativa mål: Antalet fakturor som hanteras manuellt skall minska med 50 % under 2011, eller uppgå till högst 50 000. Av fakturorna skall 50 % vara e-fakturor 2011 och 70 % 2013. 2012 skall det finnas e-beställningsrutiner för 30 % av alla inköp, och 70 % 2020. Nyckeltal Avvakta gemensamma nyckeltal för staten

Inköpsstrategi Processer

Gemensam begreppsapparat Illustration över inköpsverksamhetens processer – det är viktigt att förstå vad som döljs under skalet för att kunna organisera arbetet! Exempel på övergripande vy över ett ramverk för inköpsarbete 1. Övergripande styrning, ramverk och policies 2. Kategori-styrning 3. Upphandla och kontraktera leverantörer 4. Hantera beställningar och order-läggning 5. Hantera leverantörs-utbetalningar 6. Hantera leverantörer och leverantörsutveckling

Inköpsstrategi Inköpsorganisation

Gemensam begreppsapparat Illustration över grundläggande ansvarsfördelning för inköpsverksamhet utifrån organisatoriska nivåer och komplexitet Koncernnivå / myndighetsgemensam Övergripande vision, strategier, mätetal och målsättningar för inköpsarbete “Code of conduct” – Uppförandekod för leverantörer Samarbeten och koordinering med andra aktörer (branschorgan, myndigheter etc.) Ledning av kategorier där koncernövergripande hänsyn och koordinering är av vikt (såsom stora volymer, gemensam specifikation, affärskritiskt) Hantering av utvalda leverantörer Definition av koncerngemensamma processer och verktyg Utveckling och förvaltning av systemstöd för inköp Koncerngemensamt ramverk för-, och uppföljning av intern kontroll Division/affärsområde /avdelning Avdelningsgemensam nedbrytning av övergripande strategier och målsättningar Utvalda nyckelkategorier där avdelningsgemensam koordinering och kravställning är av vikt Hantering av utvalda leverantörer Definiering av avdelningsgemensamma processer och verktyg Utveckling och förvaltning av avdelningsunika system och verktyg för inköp Affärsenhet Enhets unika inköp och kategorier Avrop och nyttjande av avtal från avdelnings- och koncernkategorier Enhetens hantering av enhetsunika leverantörer Utveckling och förvaltning av avdelningsunika system och verktyg för inköp Lokalt inköp Hantering av unika lokala inköp Avrop och nyttjande av avtal från enhets-, avdelnings- och koncernkategorier Hantering av lokala leverantörer Lokalt inköpsarbete (förrådshållning, godsmottag etc.) Not: Detta är exempel på ansvarsfördelning. Detaljerad ansvarsfördelning behöver etableras i samspel med de ingående rollerna för inköp och för ”rätt” nivåer av enhetsvisa/övergripande arbete.

Strategiska/taktiska leverantörskontakter Leverantörer Strategiska/taktiska leverantörskontakter Operativa Strategisk inköpsfunktion Inköpsstrategi Nyckeltal, mål, uppföljning Regler, riktlinjer, rutiner Standardisering Produktgruppsorganisation Inköpare (vissa med samordningsansvar) Stöd till lokal organisation Lokal kännedom Kravställande Användare Upptäcker behov Initierar inköp Produktgruppsstrategi Sortimentsstyrning Produktgruppsprofil Kravspecificering Leverantörsuppföljning Marknadsbevakning Produkt- grupps- team Ekonom Sakkunnig Annan intressent Exempel på inköpsorganisation med produktgruppsteam

INKA-projektet Inköpsstöd för Arbetsförmedlingen

Kort bakgrund till projektet Start våren 2007 med ursprunglig projektidé ” bidra till effektiva upphandlingar och inköp genom att införa elektronisk upphandling och elektronisk handel ” Förändrad inriktning (avgränsat bort upphandlingsstöd) En myndighet 2008 (med förändrad organisation samt förändrad budgetmodell) POC (proof of concept) i juni 2008 för att testa hypotes utvärdering och avrop av anskaffningsportal Pilot november 2008 - februari 2009 Införande – påbörjat 2009, lösning av GLN-koder, behörighetsadministration Beslut om fortsatt införande inom ramen för projektet under 2010

Utvärdering PoC (proof of concept) Fyller Raindance anskaffningsportal våra krav Processkartläggning Användningsfall Testfall Testplan Utvärdering och lösningsförslag Beslut om avrop

Lösningsförslag INKA-projektet Elektronisk faktura hantering Ev. Artikellista Leverantör med EDI avtal SFTI 9.x Abonnemangsfaktura Leverantör Leverantör Leverantörsans-anslutning och avslut partsinformation Pappersfaktura Svefaktura Leverantör med EDI avtal SFTI 6.x Prislista (PRICAT) Leverantörsans-anslutning för Svefaktura Avrop (inköpsorder) Avropserkännande Avropsbekräftelse Leverantörsfaktura Data-växel (BTS) Data-växel (Itella) Upplägg, grunddata för varje abonnemang Raindance Manuell hantering Vid förändring Kontinuerligt Nya/ändrade leverans- adresser och GLN-kod Användaruppgifter Behörighetsgrupp Attesträttigheter Felisia IdM Åtgärd Attest

Pilotverksamhet Scenario 6 Avrop mot ramavatal Kontorsvaruhuset (en av sex leverantörer) Scenario 9 abonnemangsfakturor Vattenfall Pilot från oktober 2008 – mars 2009 Utvärdering och lösningsförslag Beslut att fortsätta införande

Nuläge Status anslutning leverantörer scenario 6: Anslutna Kontorsvaruhuset Kontore Kontorab Kontorsspecialisten Herman Andersson Skövde kontorsservice KP Karlskrona Auralight Anslutning pågår Staples

Nuläge Anslutna Anslutning pågår Status anslutning leverantörer scenario 9: Anslutna Vattenfall OK/Q8 EON Kontorsvaruhuset (skåpservice) Fortum Mälarenergi Berendsen Anslutning pågår Övriga RKV-gruppen skåpservice

Planering INKA 2010 Varukorg Kartläggning av ansvariga inköpsorganisation En ingång för alla inköp, enkelt att beställa Leverantörsanslutning Effektivisera metod Utvärdera EDIonet (systemstöd för anslutning) Ansluta leverantörer Testa ytterligare scenario 6.5, Sveorder, fulltextorder Inloggning och signering via tjänstekort Lösningsförslag förvaltning av anskaffningsportalen ESV:s referensgrupp

Utkast Arbetsmaterial Produktgruppsanalys - varukorgar Utkast Arbetsmaterial Arkiv och dokumenthantering Inredning och lösa inventarier Kontorsmöbler mm Maskiner Lokaler och fasta inventarier Lokaler Fasta inventarier El Larm och bevakning Lokalvårdstjänster Resor Resebyråtjänster Bilar Vaktmästeri och kontorsmaterial Posttjänster Flyttning/Transporter/Bud Kontorsvaror mm Af-relaterade tjänster som skall belasta förvaltningsanslaget Analys, utredning och utveckling Ekonomitjänster Informationstjänster Trycksaker mm Medieanalys och omvärldsbevakning Information Publikationer IT Förvaltningsobjekt och program Telefoner och datorer Drift, underhåll och kommunikation Personaltjänster Rekrytering Kompetensutveckling Företagshälsovård och friskvård Representation

Erfarenheter

Erfarenheter Inköpsstrategier Inköpsprocesser Förankra från början Inköpsprocesser Den strategiska processen är viktig Ta med de interna processerna – och vem som äger dessa Organisation av inköpsarbetet Koppla processer och organisation Leverantörsanslutning Börja med en leverantör som kan! Abonnemang enklare Administration av pricat mm är omfattande – räkna med detta! Avsätt tillräckliga resurser – rationaliseringsvinsterna kommer på sikt!