Kapitel 10 Kategoristyrd sourcing: en väg till bättre leverantörsresultat

Program Anledningar till att det finns underliggande besparingspotentialer vid inköp Hur man identifierar besparingspotentialer Utveckling av en sourcingstrategi Planering av kategoristyrd sourcing Hur man får bättre resultat från leverantörer Myten om partnerskap Slutsatser

Besparingspotentialer i inköp (1) Företagsomspännande program fokuserade på kostnadssänkningar verkar vara framgångsrika. Anledningar till slappa materialkostnader och priser: Traditionellt inköp (Inköpare involveras sent, om de överhuvudtaget blir inblandade i inköpsbeslutsprocessen; företaget gör affärer med en fast grupp av kända leverantörer) Kontinuerlig upphandling inom en fast grupp av leverantörer Inköpare konkurrensutsätter ett begränsat antal leverantörer genom att spela ut dem mot varandra.

Besparingspotentialer i inköp (2) Prisökningar för automatiskt över till nästa led Överspecificering Tekniska krav (definierade av FoU-avdelningar) som inte är nödvändiga läggs ut på leverantörerna. Leverantörskarteller på (internationella) leverantörs-marknader Trots de avtal som slutits på EU-nivå är karteller vanliga i de flesta europeiska länderna. I många branscher finns endast ett begränsat antal spelare, vilket möjliggör tysta överenskommelser. Leverantörers kundrelationsprogram Relationsprogram omfattar förmåner (fringisar) till kunder för att skapa en förmånligare position hos de beslutsfattande personerna.

Identifiera kostnadsbesparings-potentialer Starta med analys av företagets inköpsspend med hjälp av en spendkub Kategoriträd baserat på direkta och indirekta spendkategorier Spendkategori: En grupp likartade produkter och tjänster som köps från leverantörer och används för att tillfredsställa interna och externa kunders behov

Exempel på ett kategoriträd för icke-produktionsrelaterad spend IT-infrastruktur Stordator Servrar Intel-servrar Annan hårdvara Mjukvara till databas Applikationer Mellanprogramvara Säkerhetsprogram Datorer Skärmar Skrivare Andra tillbehör Outsourcade datortjänster Telekomhårdvara (röst) Telekomtillbehör (röst) Telekomhårdvara (informationsöverföring) Telekomtillbehör (informationsöverföring) Mobila telekomtjänster Professionella tjänster Ekonomiska tjänster Informationstjänster Juridiska tjänster Managementkonsult-tjänster Andra professionella tjänster Kontorsbyggnader Säkerhetstjänster Byggnadstjänster Tekniska installationer Inredning Kontorsmöbler Cateringutrustning Flyttjänster Parkeringstjänster Hyra av byggnader Energi Inredningstjänster Kontorsmaterial Förbrukningsmaterial Papper Kopieringstjänster Annan kontorsutrustning Humankapital Böcker och tidningar Bidrag Fortbildning Kläder Medicinska tjänster Utrustning för anställda Resor Hotell och konferenser Representationskostnader Rekryteringstjänster Transport till förskola Bilhyror (privata) Bränsle (privat) Tillfällig personal Marknadsföring, kommunikation Reklamtrycksaker Interna trycksaker Media/kommunikation Reklamgåvor Försäljnings-/reklamevents Fotografitjänster Översättningstjänster Marknadsundersökningar Reklamskyltar Sponsorer Fastighetstjänster Avfallshantering Varu- och dryckesautomater Catering Växttjänster Lokalvård Transport och logistik Kurirtjänster Lagringstjänster Arkiveringstjänster Förpackningar Fordon Bränsle (affärsrelaterat) Posthanteringsutrustning Värdetransporter Posttjänster Kassaskåp Industrirelaterat Råmaterial Förpackningar IT-kontrakt Tillmötesgående leverantörer Återförsäljare Icke tillmötesgående leverantörer Övrigt Interna fakturor Okända leverantörer Icke-inköpsrelaterad spend Moms Leverantörer

Identifiera kostnadsbesparings-potentialer Kostnadsbesparingar kan bero på: Kundanpassade versus standardspecifikationer Modulärt köp versus komponentköp Köpar-leverantörsberoende Antal leverantörer inblandade i sista upphandlingen Sista upphandlingens omfattning Typ och ålder på avtal Skillnaden mellan marknadspris och tillverkningskostnaden Nivån på inköpsfunktionens inblandning

Utveckla en sourcingstrategi Leverantörsrelationer Frågeställningar för sourcingstrategin: Globala eller lokala inköp: Internationell leverantörs-inriktning nödvändig eller räcker det lokal eller nationell? En- eller flerleverantörsval: Köp produkten av en eller fler leverantörer? Partnerskap eller konkurrensutsatta anbud? Köp från leverantör med vilken en partnerrelation är att föredra eller håll leverantören på avstånd?

Utveckla en sourcingstrategi Leverantörsrelationer Frågeställningar för avtalsstrategin: Köpa på långtidsavtal eller korta spotköp. Ska hela inköpsvolymen täckas av ett ramavtal eller ska varje delmängd köpas som ett leveransavtal? Prisavtal eller prestationsavtal. Enbart ett prisavtal eller ett detaljerat servicenivåavtal (SLA) för rättidighet, tester, underhåll etc?

Planering för kategoristyrd sourcing Den kategoristyrda inköpsplaneringen ger strategier för varje viktig inköpskategori Innehåll: Affärsstrategi och frågeställningar kring affärerna Analys av historiska data Kundkrav och inköpsprocess Syften med sourcingstrategin Sourcingstrategi per inköpskategori Planering av aktiviteter Organisation och sammansättning av teamet

Hur man får bättre leverantörsresultat På väg mot prestationsbaserade relationer. En stegvis metodik: Etablera bästa möjliga (juridiska) avtal, en genomgående analys av nuvarande avtalsupplägg med existerande leverantörer. Syfte: att ingå ett prestationsbaserat avtal. Välj bästa leverantör, analys av (internationell) leverantörsmarknad, undersökande av den internationella konkurrensen. Syfte: Välja bästa leverantör inom respektive kategori. Skaffa bästa lösning från bästa leverantör, fokusera på ständiga förbättringar med leverantören baserat på de totala ägandekostnaderna.

Myten om partnerskap Philips är ett av de första europeiska företagen som fokuserat på partnerskap, och de introducerade begreppet ‘co-makership’. Syftet med den här typen av samarbete är att åstadkomma förbättringar i: Kostnader Logistik Kvalitet Produktutveckling

Myten om partnerskap Ellram och Hendrick (1993): En partner är definierad som en firma med vilket ditt företag har en pågående köpar-säljar-relation, som innefattar åtagande under en längre tid. Ömsesidigt delar man information, risker och vinster som uppstår inom ramen för relationen. Deras forskning visar att: Mindre än 1% av leverantörsrelationer kan betraktas som partnerskapsrelationer. Dock är dessa leverantörer ansvariga för 12 % av den sammanlagda inköpsvolymen!

Myten om partnerskap En studie från DTI (1994) drar slutsatsen att ‘vid framtagande av nya avtal med leverantörer verkar de flesta fordonstillverkare vara mer intresserade av retoriska knep än den faktiska verkligheten’ Detta kommer inte som en överraskning. Samarbete med leverantörer kräver internt teamarbete mellan alla discipliner fast företag fortfarande arbetar funktionsvis. Utveckling av partnerskap med leverantörer tar tid. Vägen är lång och svår. Det finns inga lätta sätt eller genvägar.

Prioriterad leverantör Myten om partnerskap Aspekter Leverantör Prioriterad leverantör Leveranspartner Designpartner Relations-egenskaper operativ taktisk strategisk Tidshorisont från beställning till beställning 1 år 1-3 år 1-5 år Kvalitet enligt tillverkarens önskemål kvalitetskontroll utförs av tillverkaren kvalitetskontroll utförs av tillverkaren och leverantören Leverantören utför slutlig kontroll Kvalitetskontroll utförs av leverantören (processkvalitet) Tidig leverantörs-involvering i designdesign Kvalitetskontroll utförs av leverantören (konstr.kvalitet Logistik beställningar årsavtal + avropsbeställningar Tillverkaren schemalägger regelbundet sina materialbehov EDI Kontrakt årsavtal (1 år) årsavtal (>1 år) kvalitetsavtal Konstruktionskontrakt Produktansvar Pris/kostnad pris pris+ rabatt pris + mål för kostnads-reducering Pris baserat på öppna böcker Ständiga förbättringar

Myten om partnerskap “Partnerskap är resultatet av uppdragsgivares kontinuerliga ansträngningar att förbättra resultat i relationen med leverantörer, snarare än en teknik som antas och införs på kort tid”

Slutsatser Effektiv leverantörsstyrning är ytterligare en hörnpelare i en framgångsrik affärsstrategi. Det internationella konkurrensfältet tvingar tillverkare att ständigt söka sätt att förbättra sitt kunderbjudande. Grundvalarna för kategoristyrda sourcingplaner är en sund spendanalys. Inköpsspenden kategoriseras i homogen produktkategorier med hjälp av ett kategoriträd. Vägen till partnerskap är lång och svår. Det finns inga enkla vägar eller genvägar till framgång.