Om bildspelet Detta bildspel är tänkt som ett bibliotek att plocka bilder ur. Om bildspelet ska användas av personer på bank är det viktigt att du målgruppsanpassar bilderna och talarmanus innan du skickar det vidare. Uppdaterat juni 2009

Bankgiro Inbetalningar - enklare rutiner i vardagen För banken och programvaruföretaget

BGCs nya inbetalningsprodukt En produkt för inbetalningar med sammanslagen och förbättrad funktionalitet. Bankgiro Inbetalningar är en heltäckande tjänst som skapar enkla, effektiva rutiner i hanteringen av inbetalningar och avstämningar i kundreskontran. Bankgiro Inbetalningar redovisar alla inbetalningar utom Autogiro helt elektroniskt i ett nytt och enhetligt filformat. Redovisningsfilen innehåller detaljerad information om varje betalning vilket underlättar avstämningsarbetet och bidrar till att skapa enklare och effektivare vardagsrutiner. Den detaljerade informationen i redovisningen av utförda betalningar ger ett direkt och tydligt svar på frågan vilka kunder som har betalat och vilka fordringar i kundreskontran som kan prickas av som betalda. Det innebär mindre pappershantering och bättre förutsättningar till automatiserad hantering i ekonomisystemet. Inbetalningarna redovisas samma dag som de behandlas av Bankgirot. Antalet redovisningar per dag beror på vilken bank och vilken programvara betalningsmottagaren har. Bankgiro Inbetalningar redovisar alla inbetalningar utom Autogiro helt elektroniskt i ett nytt och enhetligt filformat. Redovisningsfilen innehåller detaljerad information om varje betalning vilket underlättar avstämningsarbetet och bidrar till att skapa enklare och effektivare vardagsrutiner.

Bankgiro Inbetalningar passar alla betalningsmottagare Stora företag Mindre företag Organisationer Myndigheter Kommuner Föreningar I sitt grundutförande är Bankgiro Inbetalningar ett effektivt hjälpmedel för de verksamheter som valt att arbeta manuellt med kundreskontran. Till företag med större inbetalningsvolymer erbjuder Bankgiro Inbetalningar flera olika tillvalsfunktioner som gör det möjligt att hantera inbetalningarna med hjälp av automatiserad avprickning. Små betalningsmottagare Alla inbetalningar redovisade elektroniskt i en fil och i ett enhetligt format. Ingen redovisning på papper behövs. Mer information om betalningen (namn, adress och orgnr) gör att det blir lättare att pricka av betalningen manuellt i reskontran. Mer information i redovisning i internetbanken. Företaget kan med rätt programvara t ex Pagero Presentation, även få betalningsinformationen presenterad i ett webbgränsnitt. Mellanstora betalningsmottagare Alla inbetalningar redovisade elektroniskt i en fil och i ett enhetligt format. Ingen redovisning på papper behövs. Mer information om betalningen (namn, adress och orgnr) gör att det blir lättare att pricka av betalningen manuellt i reskontran. Har företaget OCR-kontroll så kommer sökning att ske efter fler referenser i betalningsposten, och har man längdkontroll så söker Bankgirot efter OCR-referenser även i informationsposten. Tillvalet utökad blankettregistrering (referenser från inbetalningsavier redovisas i filen) gör att ännu mer kan prickas maskinellt. Nu kan registrering av referensnummer från inbetalningsavier ske med samma kontroller som i OCR. Stora företag Alla inbetalningar redovisade elektroniskt i en fil och i ett enhetligt format. Ingen redovisning på papper behövs. Mer information om betalningen (namn, adress och orgnr) gör att det blir lättare att pricka av betalningen manuellt i reskontran. Bättre redovisning i internetbanken. Större företag har i princip all avprickning maskinellt. Det som sker manuellt är avprickning av de som angett felaktigt referensnummer. Men detta kommer att gå betydligt fortare eftersom man med Bankgiro Inbetalningar vet mer om betalaren. OCR-kontroll med längd gör att Bankgirot söker både i betalningsposten och informationsposten efter fler OCR-referenser. Möjlighet att stämma av kontoredovisningen automatiskt mot Insättningsposten. Tillvalet utökad blankettregistrering (referenser från inbetalningsavier redovisas i filen) gör att ännu mer kan prickas maskinellt. Nu kan registrering av referensnummer från inbetalningsavier ske med samma kontroller som i OCR. När företag växer kan produkten enkelt byggas på. Produkten kan utökas med funktioner som tidigare bara funnits i de separata inbetalningsprodukterna Inbetalningsservice OCR och Automatisk avprickning (tjänsten stängdes 2008-09-30) Den nya inbetalningsprodukten är ett första steg för att förenkla och effektivisera inbetalningar till företag. De enda inbetalningar som från början inte kan redovisas i den enhetliga layouten är autogiroinbetalningar. Bankgirot arbetar för att kunna redovisa också Autogiro i den nya enhetliga layouten. Det kommer troligen att ske genom en komplettering av layouten med en särskild posttyp för autogiroinbetalningar. När det kommer att finnas tillgängligt är ännu inte fastställt.

Idag många olika format … Inbetalningsservice OCR Bg140/Insättningsuppgift via Internet Bankgirot Autogiro I dagsläget finns ett antal bankgiroprodukter för inbetalningar. Bankgironummer (BG140 – Insättningsuppgift på papper) Insättningsuppgift via Internet (ELIN) Inbetalningsservice OCR. Detta medför en komplex hantering av inbetalningsinformation som bl a innebär att inbetalningsinformation redovisas i flera olika layouter (OCR och GI papper eller via internet). Allt detta förenklas med Bankgiro Inbetalningar.

…med Bankgiro Inbetalningar Bankgirot Autogiro Med Bankgiro Inbetalningar får kunden en inbetalningsfil och en Autogirofil. Med tiden kommer också Autogiro att ingå i Bankgiro Inbetalningar.

Så fungerar Bankgiro Inbetalningar Betalnings- mottagare Internetbank Betalare Fil (+ ev Bildfil) Leverantörsbetalning + ev Insättningsuppgift via Internet som komplement Kuvertgiro Betalningsmottagarens kunder betalar sina fakturor elektroniskt eller via avier. BGC behandlar betalningarna och skickar en fil med en sammanställning av bankdagens samtliga uppdrag. I redovisningen bifogas den betalningsinformation som betalaren skickat med. Det kan vara elektroniska betalningsmeddelanden från betalningar i internetbanker, Leverantörsbetalningar eller betalningar som gjorts på en blankett. Bankgiro Inbetalningar består av en fil med redovisning av samtliga inbetalningar till ett bankgironummer. Betalningsmottagaren hämtar filen med ett kommunikationsprogram direkt från Bankgirot eller via sin internetbank. På så sätt slipper man redovisning på papper. Informationen finns tillgänglig samma dag som den behandlas av Bankgirot . Bank

Funktioner i Bankgiro Inbetalningar Alla inbetalningar i en fil Ingen pappersredovisning Mer information i redovisningen Bildfil med avibilder som komplement Redovisning av flera OCR-referensnummer i en betalning. Möjlighet till automatisk avstämning Redovisning en eller flera gånger per dag Alla betalningar redovisas i Insättningsuppgift via Internet Alla inbetalningar i en fil och i ett enhetligt format. Ingen pappersredovisning. Mer information i redovisningen. Betalarens namn, adress och organisationsnummer bifogas när det är möjligt. Bildfil med avibilder kan fås som komplement Bankgirot redovisar flera OCR-referensnummer i en betalning. Möjlighet till automatisk avstämning av kontoredovisningen Redovisning en eller flera gånger per dag. Alla betalningar redovisas i Insättningsuppgift via Internet (även OCR-betalningar).

Bankgiro Inbetalningar passar alla typer av företag Grundfunktioner Tillval Elektronisk redovisning Alla betalningar i en fil All information om betalningarna OCR referenskontroller Utökad blankettregistrering Bildfil

Tillval i Bankgiro Inbetalningar OCR-referenskontroll, vilket innebär Checksifferkontroll och ev längdkontroll Sökning av ett eller flera OCR-referensnummer i betal- och informationsposten om längdkontroll valts Möjlighet till konvertering av PlusGirobetalningar Utökad blankettregistrering Redovisning av betalningsreferenser som angetts vid betalning med blankett Bildfil med avibilder av blankettbetalningar Vill företaget effektivisera avstämningen av kundreskontran rekommenderas tillvalet OCR-referenskontroller. Med tillvalet OCR-referenskontroll utför internetbankerna kontroller så att endast korrekta OCR-referensnummer bifogas betalningar till bankgironumret. Företaget kan själv välja kontrollnivå, det vill säga om bara OCR-referensnumrets checksiffra ska kontrolleras, eller om också längden ska kontrolleras. Detta tillval motsvarar den fristående inbetalningsprodukten Inbetalningsservice OCR. (se information om Inbetalningsservice OCR på www.bankgirot.se Normalt ska bara ett OCR-referensnummer anges per betalning, men det finns betalare som skickar med flera OCR-referensnummer i en betalning. Det förorsakar problem vid avstämningen av kundreskontran för företaget. Om mottagaren valt längdkontroll redovisar Bankgirot som en ny funktion flera OCR-referensnummer i en betalning Konvertering av plusgirobetalningar innebär att en mottagare kan skriva avtal om att PlusGirobetalningar konverteras och hamnar i bankgiroflödet Tillval Utökad blankettregistrering Vill företaget ytterligare effektivisera avstämningen av kundreskontran rekommenderas tillvalet Utökad blankettregistrering. Vid Utökad blankettregistrering utför Bankgirot en kompletterande registrering av alla referensnummer på blankettbetalningar till bankgironumret. Detta ökar förutsättningen för automatisk avprickning av kundreskontran. Detta kan göras efter de villkor som finns i kundens OCR-avtal eller med andra kontroller om Företaget önskar det. Företaget kan i avtalet om Utökad blankettregistrering specificera vilken typ av betalningsreferens som Bankgirot ska registrera från inbetalningsavierna. Bankgirot kan t ex registrera betalningsreferenser med viss längd eller som uppfyller reglerna för OCR-referenskontroll. Tillval Bildfil Bildfil är en separat fil med elektroniska bilder av betalningar gjorda med inbetalningsavier. Informationen som finns på inbetalningsavin redovisas som en bild i filen. Bildfilen kan användas som ett alternativ till Insättningsuppgiften via internet. Insättningsuppgift via internet kompletteras med OCR-betalningar om detta tillval gjorts.

Bankgiro Inbetalningar ger nytta för banken Enkelt att sälja Ett avtal En fil Bättre kvalitet ger nöjdare kunder Inga papperskostnader Bankgiro Inbetalningar är en produkt som kan byggas på efter företagens olika behov. Detta gör produkten lättare att sälja. Att endast behöva skriva ett avtal med kunden underlättar också bankens arbete. Att Bankgiro Inbetalningar genererar en samlad fil underlättar för banken att ta hem kundens samtliga flöden. När pappersredovisningen tas bort minskar bankens papperskostnader vilket i slutänden gynnar prissättning och kunden. Hanteringen i kundreskontran avgör vinsten för kunden.

Hanteringen i kundreskontran avgör vinsten för kunden. Kundfördelar Enkelt och effektivt – allt på en fil Mer information om betalaren Alla kontrollmöjligheter i en och samma tjänst Möjlighet till återredovisning flera gånger per dag Avibilder och annan information kan användas direkt i affärssystemet. Bankgiro Inbetalningar minskar hanteringen av flera olika filer. Med Bankgiro Inbetalningar får företaget mer information om de betalningar som gjorts än tidigare. Samtliga kontroller som kan göras i dagens tjänster finns tillängliga i Bankgiro Inbetalningar. Betalningsmottagaren kan få återredovisning flera gånger per dag beroende på bank. Graden av automatisk avprickning kan ökas genom att mer information finns om varje betalning. Detta gör effektivare avstämningsrutiner kan byggas i kundreskontran. De tidigare så omfattande manuella rutinerna kan få stöd i ekonomisystemet. Genom att redovisningen är mer innehållsrik kan de betalningar som inte kan stämmas av med automatik, enklare hanteras direkt av företaget. Den delvis nya informationen i redovisningen t ex namn, adress, organisationsnummer och extra referensnummer gör avstämningen enklare. Avstämningsrutinen kan ytterligare förbättras genom att bildfilens avibilder kan integreras med Bankgiro inbetalningars redovisning direkt i ekonomisystemet. Avibilderna kan läsas manuellt eller automatiskt med ett tolkningsprogram. Redovisningen är komplett i betydelsen att alla inbetalningar redovisas. Redovisningen av inbetalningar kan t ex integreras med orderinformation och utskickade fakturor. Hela affärshändelser kan visas. Därmed kan en enhetlig arkivlösning byggas i affärssystemet. Varje enskild insättning som görs på företagets bankkonto redovisas i en särskild insättningspost. I varje insättningspost redovisas valuta, belopp och ett unikt löpnummer per insättning. Därmed kan också avstämning av kontoredovisning (mot inbetalningarna) förenklas, kanske t o m. automatiseras. Hanteringen i kundreskontran avgör vinsten för kunden.

Förutsättningar För att kunna anslutas till Bankgiro Inbetalningar behöver kunden: Ett affärssystem som kan ta emot och använda redovisning i den nya layouten Ett avtal med banken om Bankgiro Inbetalningar En kommunikationslösning (via Bankgirot eller banken) Det är enkelt att komma igång med Bankgiro Inbetalningar. Kunden tecknar ett nytt avtal om Bankgiro Inbetalningar men behåller givetvis samma bankgironummer som tidigare vilket underlättar en snabb och smidig övergång. Avtalet registrerar du i BG Avtal eller enligt annan överenskommen rutin. För att börja använda Bankgiro Inbetalningar behöver man ett ekonomisystem, eller annan programvara, och en kommunikationslösning som stödjer Bankgiro Inbetalningar. På Bankgirots hemsida www.bankgirot.se, under Programtorget, kan du läsa mer om vilka ekonomi- och affärssystem som stödjer Bankgiro Inbetalningar. Om kunden redan använder inbetalningstjänster från Bankgirot så avslutas dessa när ett avtal om Bankgiro Inbetalningar kommer till Bankgirot. För att kunna hämta filerna i Bankgiro Inbetalningar behöver kunden en kommunikationslösning. Den kan vara integrerad i ekonomisystemet eller vara ett fristående verktyg. När filen ska hämtas direkt från Bankgirot kan man använda BgCom eller Bankgirots nya kommunikationslösning Bankgiro Link. På Bankgirots hemsida, under Programtorget, kan du läsa mer om vilka program som stödjer Bankgiro Link och BgCom.

Provkörning/test Under en 10-dagarsperiod kan kunden få nya filen i Bankgiro Inbetalningar parallellt med sin vanliga redovisning från Bankgirot. Kunden måste sedan meddela banken när en övergång till Bankgiro Inbetalningar ska ske.

Vilka lösningar passar din kund?

Bolaget AB Nuläge Förslag Inbetalningar/år: 20 000 st Inbetalningsservice OCR (Fil & Papper) Insättningsuppgift via Internet Kommunikation: BgCom Affärssystem för automatisk avprickning Förslag Bankgiro Inbetalningar med tillvalen OCR-referenskontroll Utökad blankettregistrering Insättningsuppgift via Internet Befintlig kommunikation och anpassat affärssystem Kundcase: Bolaget AB Nuläge: Företaget tar emot ca 200.000 inbetalningar per år och använder sig av två återredovisningsprodukter hos Bankgirot, OCR och LM (Leverantör Mottagare). Inbetalningarna prickas av maskinellt och den automatiska prickningsfrekvensen är ca 80%. Bolaget har valt att ta emot återredovisningen på både på fil och papper. Som komplement används Insättningsuppgift via Internet. För att skicka och hämta filer hos Bankgirot används kommunikationsprogramvaran BgCom. Förslag: Vi föreslår den nya tjänsten Bankgiro Inbetalningar med följande kontroller: Hård kontroll med längdkontroll (finns idag i OCR) och utökad blankettregistrering (finns idag i GI+), samt eventuellt en separat bildfil alternativt funktionen Insättningsuppgift via Internet för att kunna plocka fram avikopior på inbetalningar som är handskrivna (Girering/Inbetalning). Fördelar: Företaget kommer att få fler referenser redovisade i en betalning (om avsändaren har betalat så). Bankgirot redovisar i förekommande fall både namn och organisationsnummer, vilket gör att företaget inte behöver ringa Bankgirot för att kontrollera vem som har betalat. Tack vare valda kontroller sker även OCR-kontroller på de manuella betalningarna (GI+). Företaget sparar in både pappers- och portokostnader eftersom Bankgiro Inbetalningar inte har någon pappersredovisning. I redovisningsfilen finns även möjlighet att se hur kunderna betalar, är det mycket internetbetalningar kan det ju vara aktuellt med Elektronisk fakturering. Med mer information i filen ökar den automatiska prickningsfrekvensen. TIPS! På bankgirot.se finns en räknesnurra som visar hur mycket tid och pengar företaget kan spara genom att automatisera sin bokföring så mycket som möjligt. Företaget måste stämma av med sin programvaruleverantör att de kan hantera den nya fillayouten från Bankgirot och eventuellt bildfilsformatet Tiff. Fördelar En fil, ett format Elektronisk redovisning Mer information om betalaren Fler OCR-referenser redovisas Högre prickningsfrekvens

Bolaget AB – räkneexempel Nuläge Inbetalningar/år: 20 000 st Matchningsfrekvens: 80 % Timpris: 350 kronor Manuell hantering: 4 000 st Tidsåtgång: 133 tim Hanteringskostnad: 46 650 kronor Med Bankgiro Inbetalningar Inbetalningar/år: 20 000 st Matchningsfrekvens: 97 % Timpris: 350 kronor Manuell hantering: 600 st Tidsåtgång: 20 tim Hanteringskostnad: 7 000 kronor Besparing 39 650 kronor per år.

Pelles Plåtslageri Nuläge: Inbetalningar/år: 2000 st. Typ av återredovisning: Insättningsuppgift på papper Internetbank: Ja Kommunikation med Bankgirot: Nej Förslag: Bankgiro Inbetalningar utan tillval Komplement: Insättningsuppgift via internetbanken Kommunikation: Bankgiro Link med presentationsfunktion Kundcase: Pelles Plåtslageri Nuläge: Företaget hanterar ca. 2000 inbetalningar/år. Redovisningen från Bankgirot får dom på papper, insättningsuppgift (Bg 140). Dom har även internetbanken, men använder inte funktionen Insättningsuppgiften via Internet. I dagsläget prickas alla betalningar helt manuellt. Företaget har ingen kommunikation (så som BgCom eller Bankgiro Link) med Bankgirot. Förslag: Vi föreslår den nya tjänsten Bankgiro Inbetalningar utan tillval. Som komplement har dom redan funktionen Insättningsuppgift via Internet för att kunna se avikopior på inbetalningar som är handskrivna (Girering/Inbetalning). Kommunikationsval med Bankgirot kan vara Bankgiro Link. För att kunna göra redovisningsfilen läsbar är en presentationsfunktion att rekommendera. Fördelar: Företaget får återredovisningen via fil redan på betalningsdagen. Alla pappers- och portokostnader försvinner. Om företaget expanderar så kan kontroller byggas på efter behov. TIPS! På bankgirot.se/bankgiroinbetalningar finns en räknesnurra hur mycket tid och pengar företaget kan tjäna genom att automatisera sin bokföring så mycket som möjligt. Företaget måste höra med sin programvaruleverantör att de kan hantera den nya fillayouten Bankgiro Inbetalningar. Fördelar: Återredovisning på betaldagen Inga pappers- eller portokostnader Mer information om betalaren Möjlighet att bygga på fler funktioner efter behov

Var hittar jag mer information? På bankgirot.se hittar du en aktuell lista över vilka programvaruföretag som anpassat sina programvaror till Bankgiro Inbetalningar. www.bankgirot.se

Bankgiro Inbetalningar stödjer ny- och merförsäljning Allt finns kvar! Bg-nummer OCR Blankett- registrering Nya funktioner! Allt om betalaren Alla fakturanummer Enkel konto- avstämning Allt i internet- banken Inget papper Allt i ett! Komma igång! Avtal med banken Kommunikation Affärssystem Intelligens- nivå! Presentation Sökning Matchning Användning Prickning Automatisk/ Manuell Återsökning Arkivering Utskrift Att sälja Bankgiro Inbetalningar! När du presenterar Bankgiro Inbetalningar för din kund kan det vara bra att använda fem enkla rubriker för att förstå fördelarna: Allt finns kvar Det kunden använder idag (Bankgironummer, OCR-kontroller och Utökad blankettregistrering) och som är bra har vi valt att lägga in och bygga vidare på i Bankgiro Inbetalningar. 2. Nya funktioner Vi har sett till att få med en hel del förbättringar som kunder kan ha glädje av: All information om betalaren, Alla fakturanummer skickas med i betalningen, enklare kontoavstämning, all information är tillgänglig i internetbanken, all information i en fil och inget på papper. 3. Att komma igång Vad behöver kunden för att komma igång? Ett avtal om Bankgiro Inbetalningar måste tecknas med banken. Om kunden redan har OCR-kontroller kommer samma kontroller automatiskt att göras i Bankgiro Inbetalningar. Kunden måste kunna skicka och ta emot filer till och från Bankgirot. Om kunden har en kommunikationslösning idag kommer den i de flesta fall att klara även Bankgiro Inbetalningar. Det är samma sak med kundens affärssystem – det måste stödja Bankgiro Inbetalningar. Vilka affärssystem som gör det ser du på www.bankgirot.se/programtorget. 4. Intelligensnivå Kunden måste fundera över hur man vill jobba med filen. Hur mycket ska automatiseras? Vad klarar mitt affärssystem av vad det gäller sökning och matchning? 5. Användning Hur kan kunden använda filen istället för papper? Här visar vi exempel på hur man kan jobba med filen. I all sin enkelhet kan man ta emot filen och pricka betalningar manuellt genom att använda ett presentationsprogram. Matchningsprogram för automatisk avprickning ger ytterligare effektivisering. Återsökning kan göras internetbanken eftersom i transaktionerna finns kvar i 13 månader, annars kan man välja att arkivera filen intern eller externt för bl a återsökning. Vad det gäller utskrifter är den enklaste vägen att själv skriva ut det som passar just ditt företag. De två sista rubrikerna är en affär mellan kunden och programvaruleverantören, även om den delen är det som styr hur stor nytta kunden får av möjligheterna med Bankgiro Inbetalningar.

Bankgiro Inbetalningar ersätter äldre produkter Automatisk avprickning LM och GI+ Tjänsten stängdes 2008-09-30 Inbetalningsservice OCR Tjänsten stängs på sikt Bra skäl att sälja Bankgiro Inbetalningar!

Vad gör konkurrenten?

En jämförelse Bankgiro Inbetalningar Total IN Klart sedan mars 2006 Lanseras vår 2007 Endast för Nordeas kunder Innehåller alla betalningar och kontoutdrag i en fil Betalningsinformation dagen efter bokföringsdagen Visar ej betalningskanal Lagring via e-redovisning Bankgiro Inbetalningar Klart sedan mars 2006 Öppet för alla Kan kompletteras av banken med utlandsbetalningar och kontoutdrag Betalningsinformation på bokföringsdagen Visar betalningskanal Lagring i Insättningsuppgift via internet Plusgirobetalningar Bankgiro Inbetalningar Utlandsbetalningar Bankgiro Inbetalningar

Bankgiro Inbetalningar Sammanfattning Alla inbetalningar redovisas elektroniskt Redovisning i en fil och ett format Ingen pappersredovisning Mer information i betalningen Fler OCR-referenser redovisas