Frukostmöte Mars 2019 Välkomna! Cecilia hälsar välkomna.

Presentation av nya medarbetare och information om förändringar på Redovisning och Controlling Cecilia Louise är tjänstledig sedan december för att prova nytt jobb i staten. Johanna Loven har slutat Muhammed och Ilda är nya och Muhammed började i december och Ilda i januari Vi har gjort om lite i enheten Muhammed och Ilda – First line support Nilex, banker och redovisning Helena o Ilona - redovisningsfrågor och bokslut Jonas, Lotta och numera Olle - controllers

Nya team som matchar våra tre campus Indelning från jan-2019 Syd Nord Solna Muhammed   Ilda Ilona Helena Petter Jonas Lotta Olle H1 K1 C1 H2 K2 C2 H5 K6 C3 H7 K7 C4 H9 K8 C5 OF/OV K9/C7 C6 S1 D1 C8 U* CB CA CC Team på Frukostmöte Mars Maj Sep Vi arbetar med dessa campusgrupper i Q3 och om det är något specifikt utvecklingsarbete eller frågeställningar i campusgrupperna.

Nya team som matchar våra tre campus Indelning från april-2019 Syd Nord Solna James  Karin Ebbe Markus Natalie Pershin Yuhan Aymann Hania Gisela H1 K2 C1 H2 K6 C2 H5 K7 C3 H7 D1 C4 OF/OV CB C5 S1 UF C8 UU UI CC US TL  UG/UK/UL   Vi arbetar med dessa campusgrupper i Q3 och om det är något specifikt utvecklingsarbete eller frågeställningar i campusgrupperna.

Agenda Årsbokslut och årsredovisning Arbetet i samband med bokslutet Tidsplan Q1 och Q2 På gång i Redovisning & controlling Info från Support systems Övrigt Cecilia går igenom agendan

Årsredovisningen och finansiella redovisningen 2018

KI i korthet 2018 Första gången över 7 miljader i omsättning. Forskningen dominerar fortsatt vår totala verksamhet och förhållandet är samma som förra året. Andelen anslag och externa medel är i princip oförändrat gentemot förra året

Finansiering 2018 Utveckling och fördelning i linje med 2017. Externa medel ökar med 4% och statsanslag med 3%. 58% kommer ifrån externa finansiärer Intäkterna är fördelade enl. tårtan och det syns tydligt att de statliga råden och stiftelser (CF och WALL) står för 30% av den totala finansieringen. Statsanslagen ökar med 3% och de externa med 4% gentemot förra året.

Resultaträkning Intäkter av avgifter och bidrag ökar vardera med cirka 4%. Dels ökad förbrukning och dels resultatföring ligger bakom. Lokalkostnader ökar 100 mnkr (14%). Främst ökar det på Fastighetsavdelningen (UF) och hänförs till de nya husen. Övrig drift ökar 5%, främst inom tjänster där konsult- och analystjänster sticker ut. Intäkterna ökar totalt 3% Transfereringar på samma nivå som förra året. Årets kapitalförändring ger i princip ett nollresultat på KI-nivå.

Balansräkning Materiella anläggningar ökar p.g.a. aktivering i och med inflytt i nya husen. Upplupna bidrags- och uppdragsintäkter ökar totalt sett med cirka 10% vilket är rimligt. Oförbrukade ökar med 3,5% (112 mnkr) och det är främst VR som står för ökningen. Materiella anläggningstillg: ökar framför allt pga aktivering av materiella tillgångar i BM, NEO, FL etc. som tagits i bruk under 2018. Upplupna bidragsintäkter (konto 16x2) ökar med 75 mnkr. Wallenberg står ensamt för nästan 30 mnkr. Rekvisition i efterskott gör stor förändring. Även stor ökning på VR pga flera nya stora kostnadstunga avtal. Oförbrukade bidragsmedel totalt 3,1 miljarder. ”öronmärka medel” för framtida åtaganden enl. avtal. Ack myndighetskapital (totalt kapital) över 1,6 miljard! Ökningen av myndighetskapitalet planar ut jämfört med tidigare år då mer kapital förbrukats.

Kapitalförändring och myndighetskapital Svängning i förhållandet mellan anslag och bidrag under 2018. Beror främst på infrastrukturella satsningar. Ökad resultatföring av gamla medel visar sig både avseende avgifter och bidrag. Nollresultat för hela myndigheten inkl. resultat från dotterbolag.

Riksrevisionens granskning av bokslut och årsredovisning 2018 Riksrevisionen, som många av er träffade på internatet, har sedan 2018 tagit bort granskningen av delårsrapporten och vi har inget krav på att framställa delårsrapport. På hösten granskar Riksrevisionen våra rutiner och processer och året i siffror så långt vi kommit. Det är en relativt ingående granskning och de kommer även ut till vissa institutioner.

Riksrevisionens arbete Under perioden September – December pågick löpande granskning Riksrevisionen dokumenterar processer. Information som sammanställs är exempelvis vad som bokförs, vilka typer av transaktioner förekommer och vem som ansvarar för redovisning/avstämning av posten på myndigheten. – Vi ser det som en vägledning om vad vi bör arbeta med och bli bättre på. Vi fick en del feedback och har lite att arbeta med och förbättra men i det stora hela ser det bra ut Name Surname 09/07/2019

Karolinska Institutet 2018 RIKSREVISIONENS GRANSKNING 2018 Karolinska Institutet 2018 Muntlig avrapportering av tidigarelagd granskning 2018 Kent gustafsson Elina gustafsson 2018-12-19

Materiella anläggningstillgångar RIKSREVISIONENS GRANSKNING 2018 Materiella anläggningstillgångar Institutionerna/avdelningarna hanterar väsentliga bedömningar avseende centrala områden som aktivering vs kostnadsredovisning, avskrivningstider, utrangeringar samt behov av nedskrivning. För skapa en enhetlig hantering bör följande instruktioner/riktlinjer utvecklas eller upprättas: Hantering av utrangering och försäljning av materiella anläggningstillgångar. Hantering av bidragsfinansierade investeringar. Redovisning av tilläggsinvestering på befintliga anläggningar – förutsättningar för redovisning av dessa som tillägg på befintliga anläggningsobjekt. Rutiner för bedömning, beräkning samt redovisning av nedskrivningar för materiella anläggningstillgångar. Information av tillämpningen av komponentavskrivning med bl.a. fastställd beloppsgräns kan med fördel finnas med i befintliga instruktioner (framgår av tilläggsupplysningar i ÅR). Riktlinjer för nya rutiner för hantering av inventering av materiella anläggningstillgångar. Anpassade till MBF 22 § och ESV:s föreskrifter detta lagrum. 2018-12-19

Materiella anläggningstillgångar (forts.) RIKSREVISIONENS GRANSKNING 2018 Materiella anläggningstillgångar (forts.) Övriga noteringar: Projektavslutsblankett bör införas för att underlätta bedömningen av bl.a. tidpunkt och investeringsbelopp samt erhålla formell bekräftelse på att investeringar är färdigt att tas i bruk och att avskrivningar ska påbörjas. Ett par avvikelser mot delegationsrätter noteras vid granskning av attester av utrangeringar av materiella anläggningstillgångar med kvarvarande restvärden. 2018-12-19

Avgifter Granskning är pågående. RIKSREVISIONENS GRANSKNING 2018 Avgifter Granskning är pågående. Generell iakttagelse – EA:s centrala mall för fullkostnadskalkyl används inte alltid och ej enhetligt. 2018-12-19

Bidragsfinansierad verksamhet RIKSREVISIONENS GRANSKNING 2018 Bidragsfinansierad verksamhet Det finns inte någon enhetlig rutin för beslut om mottagande av bidrag som kräver samfinansiering. Underskrivna avtal om bidrag är inte inlagda i UBW. Ett avtal där disp.tiden gått ut – resultatföras? Olika rutiner för avstämningar och uppföljning av kostnader. I årsbokslutet vi följer upp: KI:s kontroller av stillastående projekt på posten Oförbrukade bidrag. Utestående fråga om avtal i ett projekt under Upplupna bidragsintäkter. 2018-12-19

Övriga driftkostnader RIKSREVISIONENS GRANSKNING 2018 Övriga driftkostnader Granskning av fakturor: Ver 300717629 inte var aktiverad fast den avsåg investering i större maskin. Bokad på konto för "korttidsinvesteringar” (ska enligt uppgift aktiveras senare). Ver 300724192 avser extern representation, moms är felaktigt lyft. Belopp obetydligt. Centrala rutiner för bilagor vid reseorder och reseräkning? Uppföljning av behörighetsadministration Bedömer att iakttagelser från 2017 avseende behörighetsadministration kvarstår. KI centralt registrerar fortfarande behörighet till EFH-systemet utifrån institutionens ansökningar, utan krav på underlag. KI avvaktar större projekt kring hantering av användarkonton och behörighetsadministrering. 2018-12-19

Övriga frågeställningar under revisionsåret RIKSREVISIONENS GRANSKNING 2018 Övriga frågeställningar under revisionsåret Kapitalförändring per verksamhet De flesta projekt i urvalet inom bidragsfinansierad verksamhet som är finansierad av avgifter har ingen påverkan på kapitalförändringen per Q3 2018. Analysen visade på ett fall av felklassificering som avgiftsintäkt. Ett projekt inom anslagsfinansierad verksamhet med avgiftsintäkter på ca 3 mnkr har påverkat kapitalförändringen positivt med cirka hälften, 1,5 mnkr per Q3. Följs upp vid slutgranskning. 2018-12-19

Årsbokslut och årsredovisning Ett noterat ”fel” Name Surname 09/07/2019

Name Surname 09/07/2019

Reflektioner kring årsbokslutet 9:00

Reflektioner - gruppdiskussion Vad har fungerat bra? Vad kan fungera bättre? Exempel på diskussionsområden: Tidplanen i stort Kommunikationen mellan EA institutionerna Bokslutsmallar, avstämningslistor, systemstöd etc. Interna arbetet/bemanning/arbetsbelastning hos er Jonas

Våra reflektioner Saker som gått bra: Saker som kan förbättras: Upplevelsen att bokslutsprocessen funkar mycket bättre och mer effektivt Saker som kan förbättras: Rekvisitioner ska betalas innan 31 december - kontantmetoden Tillfälliga kunder + Finansiärskod Bokningar av transfereringar Vi kan bli bättre på motpartsredovisningen och bokning av transfereringar. Ta stöd av EA-handbok och avstämningslista. Rekvisitioner ska betalas innan 31 december, fakturorna får ej ligga som en öppen post i reskontran. Finansiärskod på Tillfälliga kunder är 86DIV och det måste ändras när man skapar en försäljningsorder om det ska vara annat innan fakturering.

Tidsplan kvartalsboksluten Q1 och Q2

Genomgång tidsplan och förändringar i stängning EFH/UBW 2019 Q1 och Q2 Inga bokslutsspecar behövs Längre tid innan stängning för utrymme att hinna… Skicka fakturor o rekvisitioner alternativt boka upp intäkter Hantera leverantörsfakturor och boka upp kostnader Analysera och reflektera Julibokslutet – period 201907 Bokföring av bankhändelser Avräkningskonton Ingen Intrastat-rapportering Cecilia 5 min Vi ska begära uppskov för intrastat för juli

Dags för bensträckare! 9:30

På gång i redovisning och controlling

På gång hos oss som påverkar er Översyn attestregelverk - ska gå via Primula och Orgip Budgetstöd i UBW Kalkyl djurhus Forskarwebben Huvudfinansiär på projekt Systemstöd för rapportering till finansiärer Digitalisera påminnelser och räntefakturor Förstudie uppgradering UBW Rekvisitioner i systemet Kundreskontra och kundorder på webben Intrastat – enklare rapportering Bankbehörigheter Swedbank Minimera bokningar på avräkningskonton från UF/US

Nyheter och förbättringar

Ny uppdaterad Excelerator-mall Nya kontroller på INST- och PROJ-begreppen Mallarna är ”låsta” per institution Utesluter konton som ej bör bokas på Laddas upp på KI Share och kan börja användas nu direkt!

Avtalsreskontran på webben Klientversionen kommer att släckas UBW webb blir enda ingången till AR fr.o.m. 3 april Nya uppdaterade funktioner för full funktionalitet är testade och klara Manuellt dokumentarkiv Orgip-struktur Smidigare utsökningsalternativ Uppdaterad användarmanual kommer att finnas inom kort – vi meddelar! Funktioner som EJ funkar i klienten idag: klicka på alla länkar, lägga prognoser på andras inst. p.g.a. kostnadseffektivitet, uppgradering och vissa funktionalitetsproblem i klienten

Forskarvy Ny rapport i VIS framtagen för ledning samt forskar- och projektledare på olika nivåer. Syfte: Ge en snabb och tydlig överblick av det ekonomiska läget i en enhet/grupp, och underlätta uppföljning/analys för både kärn- och stödverksamhet Styrs utifrån Orgip-struktur med data från huvudboken och Avtalsreskontran Behörighetsstyrd på användarens KI-Id Utrullning sker institutionsvis. CLINTEC och FyFa är med och testar. Utse en FV-ansvarig hos er!

Support Systems informerar

Organisatorisk placering av Support Systems Support Systems har sedan 2019-03-01 bytt organisatorisk hemvist från EA till UF-stab. Detta med anledning att ytterligare stärka förvaltningsorganisationen av administrativa stödsystem samt möjliggöra en central hantering av frågor kring UF:s olika administrativa system. Enheten Support Systems har organisatoriskt omplacerats. Från och med 2019-03-01 är enheten Support Systems inte längre en enhet under ekonomiavdelningen (EA), utan som en enhet inom UF-stab. Anledningen till denna organisatoriska förändringen är att ytterligare stärka förvaltningsorganisationen av administrativa stödsystem samt möjliggöra en central hantering av frågor kring UF:s olika administrativa system.

Administrativa stödsystem är en sida som samlar information om stödsystemen för dig som medarbetare på KI. Här hittar man information kring system, dokumentation, förvaltning, support och system som dessa system stödjer. Sidan administreras av som sagt av Support systems, så vid frågor eller information mejlar du supportsystems@ki.se

Om man skrollar ner på sidan kan man därefter se alla de administrativa stödsystemen.

Vid mer information om ett specifikt system så är det bara att klicka på bilden. Här till exempel vill jag ha mer information om Affärssystemet UBW.

Via den här vägen kan du även nå den nya UBW-handboken

UBW-handboken ser även den lite annorlunda ut UBW-handboken ser även den lite annorlunda ut. I stället för fler handböcker som PDF-filer finner man nu alla handböcker som berör UBW på samma ställe och direkt på webben. UBW-handboken består av tre delar. Handbok för ekonomer Handbok för e-handeln Handbok för Elektronisk fakturahantering (EFH).

Varje del av ubw-handboken har olika sidor (tex komma igång i UBW, Söka information i UBW,mm ) med en ansvarig person som ansvarar för informationen på respektive sida.

För att gå in på ett specifikt sida är det bara att klicka på dess länk. Till exempel går jag här in på avsnittet Kom igång i UBW under Handbok för ekonomer.

Nu är jag alltså inne på själva sidan Nu är jag alltså inne på själva sidan. Alla sidor har egna kapitel som man ser på den högra delen av sidan. Vill man komma direkt till ett specifikt kapitel är det bara att klicka på rubriken så kommer man dit direkt utan att man behöver skrolla.

Längst ner på sidan ser man vem som är ansvarig för informationen på sidan. Vid frågor och uppdatering av den information som står på sidan så kontaktar man den sidansvarige. Kontaktuppgifter till sidansvarig finner man om man klickar på hens namn.

Inventeringsprocess hos KI Ev bara nämna kort

Förändringar Beslut att inventera vart tredje år istället för årligen med start 2019. Fastställt schema enligt ordningen nedan: 2019 (år 1) - Campus Syd 2020 (år 2) – Campus Solna + Universitetsförvaltningen (U-inst) 2021 (år 3) - Campus Nord Mellan inventeringsåren ansvarar institutionen att löpande underhålla sina inköpta anläggningar och stöldbegärliga inventarier i anläggningsregistret. Excelmall med inventeringsinformation kommer att skickas ut under april och vara uppladdad med institutionens aktuella anläggningar och stöldbegärliga inventarier. Den ska sedan laddas upp vid två tillfällen på KI Share – dels när inventeringsplanen är fastställd senast 30 juni och dels när inventeringen är genomförd senast 31 oktober. Generell information om skillnad mellan inventarie och anläggning Anskaffningsutgiften för en anläggning blir en kostnad först då den redovisas i resultaträkningen som en avskrivning. Helena Derby Johansson 2019-07-09

Excelmall Excellmallen består av sex flikar som beskrivs nedan: Instruktioner – här beskrivs hur inventeringen ska gå till och hur ni ska fylla i övriga flikar i excelfilen. Inventeringsplan – här fyller ni i de olika inventeringsperioderna för de olika avdelningarna. När det är gjort gör ni en första uppladdning av dokumentet på KI Share så vi vet hur er plan ser ut och kan följa upp den tillsammans med er. Anläggningar – här listas era aktiva anläggningar där ni dokumenterar aktuell inventeringsinformation. Stöldbegärliga inventarier - här listas era aktiva stöldbegärliga inventarier där ni dokumenterar aktuell inventeringsinformation. Fysisk utrustning ej i lista – om det finns inventarier/anläggningstillgångar som inte finns i listorna noteras det här. Inventeringsintyg – här fyller ni i aktuella uppgifter när inventeringen är genomförd och sammanställd. Efter det laddar ni upp excelfilen på KI Share. Generell information om skillnad mellan inventarie och anläggning Anskaffningsutgiften för en anläggning blir en kostnad först då den redovisas i resultaträkningen som en avskrivning. Helena Derby Johansson 2019-07-09

Övriga frågor eller synpunkter? TL