Lathund-Ladok-1.25.0-Ändringsbarhet och registervård Lathund: Ändringsbarhet och registervård Innevarande version vid senaste uppdatering: 1.25.0 Mer information om Ladok Utbildningsmaterial hittar du på Ladok.se: Aktuellt utbildningsmaterial Systemdokumentationen och dess funktionsbeskrivningar beskriver systemet som helhet: Systemdokumentation för Ladok (inloggning krävs) 2019-04-11 Lathund-Ladok-1.25.0-Ändringsbarhet och registervård

Lathund-Ladok-1.25.0-Ändringsbarhet och registervård Versionshantering Versioner av lathunden och systemet Varannan vecka uppdateras systemet med ny funktionalitet. I systemets sidfot hittar du systemets versionsnummer. Utbildningsmaterialet uppdateras vid behov, i dokumentets sidfot anges datum och version. Om du ser att dokumentet har ett versionsnummer som är lägre än det som står på sidfoten t ex version 1.10.0 i dokumentet men version 1.18.0 i systemet, då bör du hämta ett nytt dokument på ladok.se om det finns. Nedan finns de uppdateringar som gjorts av lathunden listat: Version Kommentar Uppdaterad av Datum 1.22.0 Lathund publicerad på ladok.se Klara N., Karin S. 2019-03-06 1.25.0 Uppdaterat: ny markering om avvikande deltagande Klara Nordström 2019-04-11 2019-04-11 Lathund-Ladok-1.25.0-Ändringsbarhet och registervård

Innehållsförteckning Syfte Syftet med lathunden är att visa hur utbildningar och utbildningstillfällen kan förändras efter de har fått status ”komplett”. Lathunden vänder sig till personer på lärosätet som hanterar Ladok centralt: t.ex. förändrar utbildningar eller hanterar behörigheter för att slutanvändare ska kunna använda funktionaliteten. Lathunden beskriver inte rutiner och hantering inom ett lärosäte. Målgruppen för dokumentet är den lokala ladokförvaltningen på lärosätet. Lathunden förutsätter att användaren har en god förståelse för begrepp och upplägg i Ladok och i den egna verksamheten. Avsnitt Sida Kommentar Om ändringsbarhet och registervård 4 Ändringsbarhet 5-7 Registervård 8-10 Exempel vid tillämpning Avancerad registervård: modul 12 Kurstillfälle i status komplett som går mot fel version av kurs 13 Avancerad registervård: studieperiod 14 Avancerad registervård: giltig fr.o.m. 15 Följder när förändring på utannonserade kurstillfällen görs Se guide: ”Hantering av förändring på utbildningstillfällen om annonserats” 2019-04-11 Lathund-Ladok-1.25.0-Ändringsbarhet och registervård

Ändringsbarhet och registervård 2019-04-11 Lathund-Ladok-1.25.0-Ändringsbarhet och registervård

Ändringsbarhet och registervård Genom ändringsbarhet och registervård kan ändringar göras för utbildningar eller utbildningstillfällen som är i status komplett. Ändringsbarheten och registervård kan användas i olika lägen: Förändra attribut för utbildning Utförs registervård för ett attribut/fält på en utbildning ändras informationen på den aktuella versionen av utbildningen. Genom att istället skapa en ny version av utbildningen så behålls historiken över vilka ändringar som gjorts på utbildningen. Attribut som inte går att förändra Kod, omfattning och betygsskala kan inte förändras. Har fel information lagts in i något av dessa attribut/fält behöver en ny utbildning (t.ex. kurs eller program) skapas i Ladok. Ändringsbar oavsett status: Lärosätet kan styra den lokala utbildningsmallen inom ramarna för vad den nationella utbildningsmallen definierar, bl.a. om de tillgängliga attributen ska vara ändringsbara oavsett status på utbildning respektive utbildningstillfälle. Ändringsbar vid ny version: Lärosätet kan styra den lokala utbildningsmallen inom ramarna för vad den nationella utbildningsmallen definierar, bl.a. om de tillgängliga attributen ska vara ändringsbara när en ny version av utbildningen skapas. Registervård: I attributdefinitionen som definieras nationellt anges om attributet kan ändras genom registervård. Registervård delas upp i: ingen, normal eller avancerad nivå. Lärosätet kan inte styra vilka attribut som kan ändras genom registervård, men kan med hjälp av systembehörighet styra vilka användare som kan utföra normal respektive avancerad registervård. Följder i uppföljning vid registervård Registervård med avseende på t.ex. utbildningsområde och organisationsenhet får konsekvenser i Uppföljning, främst i rapporterna Helårsstudenter och Helårsprestationer. 2019-04-11 Lathund-Ladok-1.25.0-Ändringsbarhet och registervård

Ändringsbarhet oavsett status och/eller vid ny version Ändringsbarhet i nationell och lokal utbildningsmall I den nationella utbildningsmallen anges om attribut på ett utbildningstillfälle eller utbildning kan vara ändringsbart oavsett status och/eller vid ny version. I den lokala utbildningsmallen har lärosätet möjlighet styra tillämpningen för det egna lärosätet: Är attributet ändringsbart i den nationella utbildningsmallen kan du i den lokala utbildningsmallen ändra värdet till att medge eller ej medge ändringsbarhet. Är attributet inte ändringsbart i den nationella utbildningsmallen är det inte ändringsbart i den lokala utbildningsmallen. Anges attributet ändringsbart i den nationella utbildningsmallen? Ja Nej Lärosätet kan i den lokala utbildningsmallen ange om attributet ska vara ändringsbart eller ej. Attributet är inte möjligt att ange som ändringsbart i den lokala utbildningsmallen. Version av utbildningsmallen Det kan finnas flera versioner av en lokal utbildningsmall. När en utbildning skapas baseras den på den lokala utbildningsmall som är aktuell för perioden som utbildningen är giltig fr.o.m. När ett utbildningstillfälle skapas baseras det på den lokala utbildningsmall som är giltig för angiven startperiod. Exempel: ett utbildningstillfälle VT18 är baserad på version 1 av den lokala utbildningsmallen. När ett nytt utbildningstillfälle skapas inför VT19 har version 2 av den lokala utbildningsmallen skapats, bl.a. med andra förutsättningar för ändringsbarhet. De två utbildningstillfällena inom samma kurs baseras alltså på två olika versioner av utbildningsmallen, och olika regler för ändringsbarhet gäller för kurstillfällena. Kurs Lokal utbildningsmall Kurstillfälle VT18 Version 1 Innehåller t.ex. information om ändringsbarhet. Kurstillfälle VT19 Version 2 Information om ändringsbarhet har ändrats jmfr. med version 1 2019-04-11 Lathund-Ladok-1.25.0-Ändringsbarhet och registervård

Ändringsbarhet (forts.) Ändringsbar oavsett status eller vid ny version Ändringsbar oavsett status innebär att det är möjligt att förändra värdet för attributet/fältet efter den status vid vilken värde krävs har passerats. Möjligt för utbildning eller utbildningstillfälle. Ändringsbar vid ny version innebär att de är möjligt att förändra värdet för attributet/fältet när ny version av utbildningen. Notera att det inte går att hantera versioner av utbildningstillfällen i Ladok; alltså kan attribut inte anges som ändringsbara vid ny version i utbildningsmallen för utbildningstillfällen. I de fall att attribut/fält inte är ändringsbart vid ny version ska det inte heller vara möjligt att förändra uppgiften för attributet/fältet oavsett status. Systembehörighet Ändringsbar oavsett status: För att kunna förändra värdet i ett attributet/fält som är ändringsbart oavsett status krävs att användaren har behörighet att skapa och uppdatera utbildning respektive utbildningstillfälle på den organisation som det tillhör. Ändringsbar vid ny version: För att kunna skapa ny version krävs att användaren har behörighet att skapa ny version av utbildning på den organisation som det tillhör, samt att användaren har behörighet att skapa och uppdatera utbildning. Dessutom behövs följande systemaktiviteter för att genomföra ändringar: ”Utbildningsinformation: Läsa” ”Utbildningsinformation: informationsbehörighet – för aktuell utbildningsform” 2019-04-11 Lathund-Ladok-1.25.0-Ändringsbarhet och registervård

Ändringsbarhet: ny version Attribut som är ändringsbara vid ny version När en ny version av kursen skapas är status på kursversionen Utkast. I detta läge kan värdet ändras för alla de attribut som enligt utbildningsmallen är ändringsbara vid ny version. Notera att du även kan ändra värdet för de attribut som krävs vid status utkast när den nya versionen av utbildningen är i status utkast. Attribut som krävs i status påbörjad respektive komplett är ändringsbara i status utkast respektive påbörjad. Kursversioner kan inte tas bort En kursversion kan inte tas bort. Blir något fel i kursversionen kan en ny kursversion skapas när den senaste versionen för kursen är i status ”pågående” Utbildningsmall Ny version av kursen, i status Utkast Exempel: En ny version av kursen HP601A har skapats, och är i status utkast. Värdet i fältet ”Organisation” kan ändras nu, trots att kursen redan är i status utkast och att ”Organisation” krävs vid status utkast. 2019-04-11 Lathund-Ladok-1.25.0-Ändringsbarhet och registervård

Lathund-Ladok-1.25.0-Ändringsbarhet och registervård Registervård och registervårdsnivå Registervårdsfunktionen gör det möjligt att ändra värdet i attribut/fält för utbildning eller utbildningstillfälle, utöver de regler som finns för ändringsmarhet i respektive lokal utbildningsmall. Det sker inga kontroller av de förändringar som utförs vid registervård. Vilka attribut som kan ändras genom registervård anges nationellt i definitionen av attributet. Alla attribut har en angiven nivå för registervård: normal, avancerad respektive ingen. En komplett lista över attribut och dess registervårdsnivå finns i Ladok under: Systemadministration → Konfiguration → Utbildningsmallar → Attributdefinitioner. Attribut med registervårdsnivå ”Normal” eller ”Avancerad” kan förändras genom registervård av användare med motsvarande behörighet (se nästa sida) Ett antal attribut går ej att ändra genom registervård, de har registervårdsnivå ”Ingen” 2019-04-11 Lathund-Ladok-1.25.0-Ändringsbarhet och registervård

Lathund-Ladok-1.25.0-Ändringsbarhet och registervård Registervård (forts.) Attribut som kan ändras genom avancerad registervård För de attribut som kan ändras genom avancerad registervård finns mer information kring vad det innebär i systemdokumentationen (inloggning krävs). Registervård görs på respektive kursversion Registervård av utbildning med flera versioner Eventuella förändringar gäller för den version av utbildningen som behandlas. Om förändringen som görs ska gälla för samtliga versioner av utbildningen behöver alltså registervård genomföras för samtliga versioner av utbildningen. Kurs, version 1 Kurs, version 2 Kurs, version 3 2019-04-11 Lathund-Ladok-1.25.0-Ändringsbarhet och registervård

Lathund-Ladok-1.25.0-Ändringsbarhet och registervård Registervård (forts.) Systembehörighet Användare ges behörighet för att utföra registervård på normal och/eller avancerad nivå, för den organisation där utbildningen eller utbildningstillfället är kopplad. Systemaktiviteter för registervård: För registervård på normal nivå på utbildningar: ”Utbildningsinformation: Registervårda utbildningsinstans” För registervård på normal nivå på utbildningstillfällen: ”Utbildningsinformation: Registervårda utbildningstillfälle” För registervård på avancerad nivå för utbildning och utbildningstillfälle: ”Utbildningsinformation: Registervård, avancerad” Dessutom behövs följande systemaktiviteter för att genomföra ändringar: ”Utbildningsinformation: Läsa” ”Utbildningsinformation: informationsbehörighet – för aktuell utbildningsform” ”Utbildningsinformation: Skapa och uppdatera utbildning i status för aktuell status på utbildning” För användare med behörighet att utföra registervård är knappen för registervård tillgänglig i Ladok när de söker fram en utbildning eller utbildningstillfälle under Utbildningsinformation. 2019-04-11 Lathund-Ladok-1.25.0-Ändringsbarhet och registervård

Exempel vid tillämpning 2019-04-11 Lathund-Ladok-1.25.0-Ändringsbarhet och registervård

Avancerad registervård: modul För att hantera fallet då modul inte ska användas men finns i ingående delar för version av kurs i status komplett kan det detta ske genom avancerad registervård. Denna registervård ger möjlighet att lägga till nya moduler, ändra moduler från icke-obligatoriska till valbara och vice versa. Hantering: Välj att ändra kursens ingående delar genom registervård (systembehörighet för att genomföra avancerad registervård krävs) Klicka och dra in alternativet ”Ny valmöjlighet” från högerkolumnen Klicka och dra in den inkorrekta modulen inom rutan ”Valmöjlighet” i strukturen. Modulen görs då valbar. Spara Skapa en ny, korrekt, modul som är obligatorisk* Vid resultatrapportering kommer den felaktiga modulen (som är satt som valbar) inte krävas för resultat på kurs. Det kommer dock vara möjligt att rapportera in resultat på den valbara modulen. För att förtydliga att modulen inte ska användas kan man genom registervård ändra benämningen på modulen till t.ex. ”används ej”. * Tänk på att moduler som skapas för en kurs automatiskt ärver kursens status. Om kursen är i status komplett kommer modulen alltså läggas i status komplett så fort information har lagts in i de obligatoriska fälten och sparats. 4 1 2 3 2019-04-11 Lathund-Ladok-1.25.0-Ändringsbarhet och registervård

Kurstillfälle i status komplett som går mot fel version av kurs Hantering: Skapa ett nytt kurstillfälle som går mot korrekt version av kurs Ta bort studenternas registreringar på kurstillfället som skapats inom den inkorrekta kursversionen (observera att detta kräver att det inte finns resultat attesterade på kurstillfället) Ta bort studenternas förväntade deltagande på kurstillfället som skapats inom den inkorrekta kursversionen Anta studenterna till på kurstillfället som skapats inom den korrekta kursversionen. Masshantering finns för detta under: Studiedokumentation → Avancerat → Antagning, flera studenter. Registrera studenterna igen Studiedokumentation → *sök fram kurstillfället* → Deltagande → Hantera flera 2019-04-11 Lathund-Ladok-1.25.0-Ändringsbarhet och registervård

Avancerad registervård: studieperiod Förändringar på studieperiod får inte genomslag direkt för registrerade studenter När förändring görs av studieperioder på ett utbildningstillfälle där studenter redan är registrerade behöver följande hantering genomföras för att förändringen ska få genomslag: Förändra värdet i ett attribut/fält för utbildningstillfället Ta bort studenternas registrering på kurstillfället Observera att om studenter har fått resultat på kurstillfället behöver dessa först tas bort för att registreringen ska kunna tas bort. Registrera studenterna igen Förändringen har nu fått genomslag för studenterna. Före: Studentens deltagande på kurstillfället markeras som avvikande: eftersom informationen med kurstillfället och studentens deltagande skiljer sig åt. Efter registreringen på kurstillfället tagits bort och lagts till igen stämmer studentens deltagande överens med kurstillfället. Varningstriangeln har tagits bort. 2019-04-11 Lathund-Ladok-1.25.0-Ändringsbarhet och registervård

Avancerad registervård: giltig fr.o.m. Kurstillfälle bakåt i tiden Ett utbildningstillfälle kan inte skapas med en studieperiod som är tidigare än första versionen av utbildningens giltig fr.o.m. Attributet ”Giltig fr.o.m.” på utbildning är öppet för registervård för användare med behörighet att utföra avancerad registervård. Sök fram utbildningen i utbildningsinformationen, gå till fliken ”grunduppgifter” och välj att ändra genom registervård Ändra Giltig fr.o.m. på utbildningen till en tidigare period och spara * Sök fram eller skapa utbildningstillfället, nu kan du lägga till en studieperiod som startar på eller efter utbildningen är giltig fr.o.m. * Kursversion bakåt i tiden Skapas en ny version av kursen kan den inte ha en giltighet som är tidigare än den tidigare kursversionen. Genom avancerad registervård kan giltig fr.o.m. på kursversion 1 ändras till ett tidigare datum, och därmed kan även kursversion 2 göras giltig fr.o.m. en tidigare period. Exempel: Kursversion 1 är giltig fr.o.m. HT2016. När kursversion 2 skapas kan den inte ha ett värde i giltig fr.o.m. som är tidigare än HT2016. Genom registervård görs kursversion 1 giltig fr.o.m. HT2014. Kursversion 2 kan då göras giltig fr.o.m. HT2014 och framåt. 2 1 2019-04-11 Lathund-Ladok-1.25.0-Ändringsbarhet och registervård

Följder när förändring på utannonserade kurstillfällen görs Om förändringar görs på ett utbildningstillfälle som redan har utannonserats behöver du säkerställa att urvalsresultat överförs till önskat utbildningstillfälle i Ladok. Se information om hur du gör detta i guiden ”Hantering av förändring på utbildningstillfällen om annonserats” (dokument på ladok.se). 2019-04-11 Lathund-Ladok-1.25.0-Ändringsbarhet och registervård