Nämndernas/styrelsernas utvärdering av arbetet med budget 2005 Sven-Martin Åkesson 2005-11-03 Jag ska lite översiktligt gå igenom resultatet av en utvärdering som Henrik Nilsson och jag beställde våren 2005 för att ha som ett av flera underlag för arbetet med budget 2006. Utvärderingen genomfördes av KPMG. Innan jag gör det vill jag bara påminna om att detta var tredje gången vi utvärderade på detta sätt. Den första utvärderingen resulterade bland annat att vi i budget 2004 helt ändrade upplägg på budgethandlingen, med de följder det har fått på uppföljning och inte minst ert eget arbete. Den andra utvärderingen pekade bland annat på vikten av inte delarna får skymma helheten – varje perspektiv för sig och inte tillsammans! att de prioriterade målen gärna kunde bli färre och att medborgarperspektivet borde bli tydligare. Politikerna kände sig mer delaktiga i budgetprocessen, men konstaterade också brister i uppföljning och dialog. Utvärderaren såg små skillnader mellan majoritet och minoritet, men desto tydligare kulturskillnader mellan stadsdelsnämnder och facknämnder och inte minst bolagsstyrelser.

Uppdraget KPMG har fått i uppdrag att genomföra en utvärdering av nämndernas/styrelsernas arbete med budget 2005. Utvärderingen avgränsas till att omfatta budgetarbetet utifrån två centrala formuleringar i budgetens inledningen: -Nämndens/styrelsens arbete med inriktningsdokumentet -Nämndens/styrelsens arbete med uppföljning

Metodval Utvärderingarna skall genomföras i form av gruppintervjuer i syfte att nå ett förhållandevis stort antal ledamöter. Gruppintervjuerna ger, i jämförelse med en enkät, också möjlighet till att ställa följdfrågor och fördjupa analysen. Fokusgrupperna ger varje deltagare möjligheten att tycka till och komma med förslag samtidigt som det ger möjligheten att lyssna och lära av de andra deltagarnas kunskaper och erfarenheter.

Frågeområden Nämndens/styrelsens arbete med inriktningsdokumentet (Med utgångspunkt från kommunfullmäktiges budget utarbetar och beslutar nämnd/styrelse ett inriktningsdokument för den egna budgeten.) Nämndens/styrelsens arbete med uppföljning (Varje nämnd och styrelse ansvarar för uppföljningen dels av den egna budgeten och dels kommunfullmäktiges prioriterade mål. Rapporteringen till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige ska därför ske med resultat och analyser utifrån kommunfullmäktiges mål.)

Sammanfattande slutsatser fråga 1 Samarbetet med förvaltningen kring inriktningsdokumentet upplevs generellt fungera bra Det efterfrågas mer tid för att jobba med inriktningsdokumentet och mer utbildning hur inriktningsdokumentet skall tas fram och användas kontinuerligt i nämndens/styrelsens arbete Det efterfrågas mer dialog såväl inom nämnden som med KF/KS, förvaltningen och medborgarna samt en ökad tydlighet i de olika rollerna och dess ansvar Det efterfrågas även tydligare struktur och styrning av arbetet med inriktningsdokumentet

Sammanfattande slutsatser fråga 2 Samarbetet med förvaltningen kring uppföljningsarbetet upplevs generellt fungera bra Det efterfrågas ökad struktur och styrning av uppföljningsprocessen Det efterfrågas mer tid och bättre rutiner för analys i förhållande till uppföljning/mätning – idag för mycket siffror och för lite slutsatser Mer utbildning i och dialog kring uppföljning och analys av resultaten

Konsultens sammanfattande slutsatser Kunskapen och förståelsen för uppdraget att formulera ett inriktningsdokument och hur uppföljning skall ske är generellt på en låg nivå i förhållande till vilket ansvar kommunfullmäktige lägger på nämnden/styrelsen och dess ledamöter. Fortsatt utbildning och dialog kring detta är därför nödvändig. Olika nämnder förstår, utför och prioriterar uppdraget med inriktning och uppföljning på olika sätt. Ett mer likartat arbetssätt efterfrågas. Ledamöternas intresse för frågorna är stort och förståelsen för svårigheterna, riskerna och vikten av fungerande processer har ökat. Rollfördelningen och vad man ska förvänta sig från KF/KS avseende styrning, dialog, feedback och stöd tolkas olika och bör därför ytterligare klargöras.