Samordnad hantering Inledande utgångspunkter 10 november 2017

Därför behöver vi samordna oss Anpassning när 40 – 50 procent av verksamhet och resurser förs över från stadsdelsförvaltningar till nya förvaltningar. Mål att effektivisera och höja kvalitet Utveckla, effektivisera och standardisera processerna Minska administration, anpassa ekonomistyrning till kommande förändringar för fortsatt god hushållning Ökad kvalitet på stadens redovisning och månadsbokslut Nya IT-stöd kräver förändrade arbetssätt Snävare ekonomiska ramar Budget 2018 har krav på effektiviseringar inom alla områden, inte minst ekonomiområdet Nödvändigt att förändra för att göra redovisning kostnadseffektiv och med högre kvalitet i framtiden! HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN

Projekt samordnad hantering från start till mål november 2017 1 juli 2018 Nulägesanalys Utformning Genomförande Utveckling 1 Fortsatt utveckling Överföring av ekonomihantering från stadsdelar inför 2018 2 Utveckling av plattform för samordnad hantering HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN

Beslutsprocessen Drift startar 1 juli 2018 Nulägesanalys Förslag TU för beslut november-december 2017 Beslut i 13 nämnder januari 2018 Facklig förhandling i varje nämnd Information till kommunstyrelsen samt CSG januari 2018 Drift startar 1 juli 2018 Förbereda drift februari-maj 2018 HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN

Inledande hypoteser Kan komma att förändras inom ramen för nuläges- och behovsanalysen. Redovisningspersonal på stadsdelsförvaltningar flyttas till en samordnad enhet inför 1 juli 2018*. I början sköts redovisningen som tidigare, till största del av samma personal, men på ny plats. Detta för att säkra kvaliteten vid övergången. Efter starten utvecklas den nya enheten successivt. Utvecklingen kommer ske i nära samarbete med ekonomichefer och medarbetare. Redovisningshanteringen för de nya fackförvaltningarna föreslås redan från start hanteras på den samordnade enheten. *) I nuläges- och behovsanalysen ska förslag lämnas på eventuell uppdelning av bemanning utifrån lokala behov, dvs. eventuella arbetsuppgifter som bör vara kvar lokalt. HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN

Fördelar för medarbetaren Fler och nya karriärvägar Större möjlighet att anpassa innehållet i arbetet i bredd och i fokus Redovisningsprocesserna blir kärnverksamheten Plattform för utveckling av processerna, problem mer synliga och enklare att kvantifiera och åtgärda Möjlighet för medarbetare att bidra och påverka utveckling HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN

Fördelar för stadsdelsförvaltningen Frigör resurser Minskad sårbarhet Hög enhetlig kvalitet och service inom staden Genom att vara drivande från start, påverka utvecklingen av samordnad hantering Lättare behålla och rekrytera spetskompetens Lättare att introducera nya tjänster, samordnat för alla Visar verkliga kostnader för standardiserad/anpassad hantering av ärenden* * Styrka i stadens/stadsdelarnas budgetering HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN

Några fördelar för staden Ökad effektivitet i processerna Hög enhetlig kvalitet och service inom staden Lättare behålla och rekrytera spetskompetens Plattform för utveckling av processerna, problem mer synliga och lättare att kvantifiera, åtgärda och följa upp Lättare att säkra effektivt IT-stöd HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN

Förutsättningar för att det ska bli bra För att kunna uppnå de positiva effekterna behövs vissa förutsättningar: En övervägande andel av nuvarande hantering är samlad Hanteringen flyttas till en kund- och processorienterad organisation Processerna standardiseras Arbetet organiseras effektivare HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN

Processer som ingår i analysen Nedanstående processer skulle kunna ingå en samordnad hantering. Delar av dessa kan också bli aktuella att behålla lokalt. Order till inbetalning (Kundreskontra) Beställning till betalning (Leverantörsreskontra) Moms Redovisning och bokslut Process för budget och prognos ingår inte i analysen. HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN

Intraservice I projektet ingår stöd till mottagande organisation Intraservice behöver oberoende av detta ta ett helhetsgrepp kring område ekonomi Lokalfråga är redan under utredning hos Intraservice För att skapa så goda möjligheter som det bara går för den mottagande organisationen behöver ett beslut fattas snarast HÅLLBAR STAD – ÖPPEN FÖR VÄRLDEN

KONTAKT: Intraservice, Göteborgs Stad Katarina Pusa Jakobsson katarina.pusa.jakobsson@intraservice.goteborg.se