Ethical Spotlight December 2018 När blir en gåva en muta? Ethical Spotlight December 2018

Introduktion Med julen runt hörnet är det viktigt att vi känner till våra riktlinjer för gåvor, gästfrihet och utgifter (Gåvor, Representation och Omkostnader, GRO) Att utbyta GRO i rimlig omfattning kan vara viktigt för att bygga goda affärsrelationer. Men att erbjuda eller ta emot GRO är förbjudet om det man erbjuder inte är måttfullt, eller om det på ett otillbörligt sätt kan påverka resultatet i en affärstransaktion. 22/11/2018

Gåva eller muta? En muta är någonting av värde, t ex pengar, gåvor, lån, arvoden eller belöningar som erbjuds eller tas emot i syfte att mottagaren skall agera ohederligt, bryta mot lagen eller få otillbörliga fördelar. En gåva är något av värde, antingen vara eller service, som ges utan att givaren förväntar sig någon motprestation eller något av värde i gengäld. Eftersom det ofta är svårt att fastställa givarens förväntningar, så har vi väldigt tydliga instruktioner om GRO för oss att följa i vår Business Practice Policy (kapitel 7). Business Practice Policy finns tillgänglig i Do What’s Right appen, alltid praktiskt tillgänglig. 22/11/2018

Grundläggande regler om GRO Om du är tveksam kan du tillämpa “Rodnadstestet (the Blush Test)” genom att fråga dig själv den här hypotetiska frågan innan du erbjuder eller tar emot GRO: “Skulle jag känna mig helt bekväm med att alla fakta om den här gåvan blev granskad av verkställande direktören, blev känd av mina kollegor eller blev officiell i branchtidningar eller lokala tidningar?” Om svaret på den här frågan blir något annat än “helt bekväm” ska du genast tänka om. Gör så här – All GRO måste: Vara måttfull och inte erbjudas för ofta, Ges på ett öppet och transparent sätt, och Ha ett legitimt affärssyfte. Gör inte så här – GRO får aldrig: Ha för avsikt att påverka en affärstransaktion, Ge sken av att givaren kan förvänta sig förmånlig behandling, Ges till en affärspartner med vilken du har pågående affärsförhandlingar, eller Vara kontanter eller “kontantliknande” (så som presentkort) Den GRO som inte kan accepteras, måste lämnas tillbaka till givaren. 22/11/2018

Kontrollista för olika typer av GRO Mottagare Tillfälle Värde Kontroll Privat sektor Alla Över 200 EUR / person Föregånde godkännande från närmaste chef Kundarrangemang Över 750 EUR / person Föregående godkännande från divisionsansvarig Över 1 500 EUR / person Inte tillåtet Makor/Makar Alla belopp Godkännande innan från närmsta chef Offentliganställda Alla belopp (utom väldigt låga nivåer) Föregåede godkännande från Ethics och Compliance Kom ihåg: Bara för att GRO understiger de belopp som anges ovan betyder det inte automatiskt att det är ok.

Striktare regler för vissa grupper av anställda Under året infördes striktare regler för vissa grupper av anställda. De som ska tillämpa de striktare reglerna är medlemmar av: Group Leadership Team; ​ Division Leadership Team; ​ Group Function Leadership Team; ​ Division Operation Leadership Team; och​ Mill Management Team.  Dessutom skall de striktare reglerna tillämpas av anställda som kan påverka resultatet av ett upphandlingsprojekt och som fått särskilda instruktioner om det i upphandlingsprocessen.   De striktare reglerna föreskriver : Ingen medlem av nämnda grupper skall acceptera GRO eller annan positiv specialbehandling från leverantörer.​ Följande generella regler gäller: Håll leverantörsmöten under normala kontorstider; ​ Resor och hotellkostnader för Stora Enso anställda betalas alltid av Stora Enso; ​ Gåvor returneras artigt men bestämt; ​ Delta bara i leverantörsarrangemang med direkt affärsagenda och med interesse för Stora Enso. Måttfull catering under såna arrangement är acceptabelt; ​ Vi betalar våra egna kostnader för affärsluncher, eller betalar varannan gång; ​ Leverantörer ska inte sponsra några Stora Enso organiserade aktiviteter.  22/11/2018

Striktare regler för vissa grupper av anställda (forts.) Vilka typer av GRO som erbjuds från leverantörer är inte längre accepterade enligt de nya reglerna jämfört med de generella reglerna i vår Business Practice Policy?​ Arrangemang utan relevant affärsinnehåll för Stora Enso, till exempel ett enskilt cocktail party utan affärsinnehåll.​ Underhållning såsom sportevenemang, konserter, jakt, golf etc, även om det skulle ske i samband med affärsarrangemang. ​ Gåvor – till exempel fruktkorgar, vinflaskor, presentkort etc. Företagsgåvor med väldigt lågt värde, till exempel en penna eller ett anteckningsblock är ok. 22/11/2018

Att diskutera i ditt team Får du gåvor från leverantörer, kunder etc? Har du känt dig obekväm när du har fått dem? Känner du till våra regler för GRO och var du kan hitta dem? 22/11/2018