Leverantörsfakturor Leverantörsfakturor @ GAS 2019-01-01 Leverantörsfakturor 3. …till GAS som scannar och regis-trerar fakturan. Skuld och ing moms bokförs hos GAS. 2. Leverantören skickar fakturan… 1. Förvaltningen beställer en vara eller tjänst Fakturaadress GAS Beställande förvaltning Beställarens namn Mottagarkod Leverantörsfakturor GAS @ 4. GAS skickar ett mail till mottagaren med koppling till fakturan 5. Mottagaren ser till att fakturan kontrolleras, konteras och attesteras 7. GAS fångar upp färdiga fakturor och skickar iväg dem för utbetalning. SDF ersätter GAS. Kostnaden bokförs hos SDF. 6. Ekonomifunktionen (samordnare) kontrollerar och ger dagligen GAS i uppdrag att betala (utanordnar) 8. Betalningen sker från GAS till leverantören på förfallodagen. 1
Mottagarkod Leverantörsfakturor Visar vem som först ska få fakturan 2019-01-01 Mottagarkod Visar vem som först ska få fakturan Anges vid beställning och ska framgå på fakturan när den kommer till GAS Koden är unik – en person kan inte ha flera koder – en kod kan inte innehas av flera personer Samordnaren (Adm) administrerar fakturor utan kod och under- håller register Leverantörsfakturor Exempel Mottagarkoder, Lundby 1
2019-01-01 Gasell Granska och Attestera Scannade Elektroniska Leverantörsfakturor i Lotus Notes Gasell 7 1
Fakturans ankomst Gasell 2019-01-01 Fakturans ankomst Om användaren har mottagarkod får han eller hon ett mail… Gasell Fem enkla moment: Kontrollera Kommentera Kontera Skicka vidare Attestera 10 1
2019-01-01 Kontrollera 1 Gasell Kontrollera fakturauppgifter och fakturabild. Leveranskontroll m.m. 1
2 Kommentera Gasell Skriv en kommentar. 2019-01-01 Kommentera 2 Gasell Skriv en kommentar. Resterande varor levereras vecka 2 2001 1
2019-01-01 Kontera 3 Gasell Kontera med hjälp av de begrepp som finns exporterade från Horisonten till Gasell. Viktigt med god kunskap om kod- planens uppbyggnad 1
4 Skicka vidare Gasell Gasell Skicka fakturan vidare för t ex attest 2019-01-01 Skicka vidare 4 Skicka fakturan vidare för t ex attest Gasell Gasell Välj mottagare från listan över användare i Gasells behörighets-dokument 1
2019-01-01 Attestera 5 Gasell Attesten sker utifrån be-hörigheten. Kryssa och välj ”Attestera valda”. Vid attest av alla rader välj enbart ”Attestera alla”. 15 1
Attest – intern kontroll 2019-01-01 Attest – intern kontroll Enligt kommunens attest- och utanordningsreglemente ska varje utbetalning kontrolleras, attesteras och utanordnas. Det är attestanten som ansvarar för att själv utföra eller att annan person utför de kontrollåtgärder som beskrivs i reglementet. Gasell Reglerna kring kontroll och attest gäller även i Gasell! Attesträtten kan begränsas t ex till vissa org, konton eller inom vissa belopp i personens behörighet. Attest omöjlig om man inte först tittat på den inscannade fakturabilden! 16 1
Attest - Säkerhet Gasell Notes bör låsas när man lämnar datorn med F5. 2019-01-01 Attest - Säkerhet Notes bör låsas när man lämnar datorn med F5. Alltid automatisk låsning av Id! Arkiv – Inställningar – Användar- inställningar Gasell 18 1
Attest - Sekretess Gasell 2019-01-01 Attest - Sekretess Gasell När fakturan är sekretesslagd visas inte den inscannade fakturabilden om man inte har behörighet till det Behörighet att sätta sekretess och att se sekretessfakturor Autosekretess – fakturan sekretessbeläggs automatiskt när GAS skickar den till viss mottagar- kod 19 1
Attest - Påminnelse Gasell 2019-01-01 Attest - Påminnelse Om fakturan är obehandlad påminner Gasell ägaren med automatik Gasell X dagar efter ankomst X dagar före förfall Var X:e dag därefter 20 1
Attest – Vid ledighet Gasell Informera ersättare vid ledighet 2019-01-01 Attest – Vid ledighet Gasell Informera ersättare vid ledighet Ersättare får inget mail – går in i Gasellen via vyn Kontera/Attestera 21 1